淺談種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案建設(shè)

陳 西

（陜西省種子管理站，西安 710021）

種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案是種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)和檢驗(yàn)員在檢驗(yàn)工作活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈臋z驗(yàn)文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，是反映種子檢驗(yàn)業(yè)務(wù)的重要史料。只有建立全面完善的檔案，才能真實(shí)地反映檢驗(yàn)技術(shù)和檢測(cè)工作的發(fā)展情況。

1 種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)的內(nèi)容

在參考 《農(nóng)作物種子質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)考核準(zhǔn)則》和《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為，種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案應(yīng)根據(jù)種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)管理和運(yùn)行情況與特點(diǎn)進(jìn)行收集整理，歸檔的材料應(yīng)具備以下基本內(nèi)容。

1.1 文書檔案

文書檔案是種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作和業(yè)務(wù)的重要見證，凡是反映本機(jī)構(gòu)工作運(yùn)行活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍，如上級(jí)和本級(jí)機(jī)構(gòu)有關(guān)檢驗(yàn)工作和業(yè)務(wù)的文件材料、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的建立批文、主管任命文件、人員隊(duì)伍情況、各種規(guī)章制度、管理體系文件、管理體系運(yùn)行情況、年度工作計(jì)劃和總結(jié)等。

1.2 人員檔案

人員是最寶貴的資源。種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢測(cè)水平的高低，很大程度上取決于人員素質(zhì)。人員檔案反映著種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的軟實(shí)力，種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)保存所有人員的教育培訓(xùn)、資格考核、工作經(jīng)歷和年度工作考評(píng)等檔案，并按照每個(gè)人員逐一建檔，保證一人一檔，及時(shí)更新。

1.3 儀器和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案

儀器設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)是實(shí)驗(yàn)室開展監(jiān)測(cè)工作所必須的重要資源，也是保證檢測(cè)工作質(zhì)量、獲取可靠數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。儀器和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案反映了種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的硬件基礎(chǔ)，應(yīng)包括儀器設(shè)備名稱、制造商名稱、型號(hào)和編號(hào)或者其他惟一性標(biāo)志，接收、啟用日期和驗(yàn)收記錄、放置地點(diǎn)、制造商提供的資料或者使用說(shuō)明書，歷次檢定、校準(zhǔn)報(bào)告和確認(rèn)記錄、使用和維護(hù)記錄，儀器設(shè)備的任何損壞、故障、改裝或者修理記錄等。

1.4 原始記錄和檢驗(yàn)報(bào)告

原始記錄是種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)反映種子質(zhì)量情況的第一手資料，各項(xiàng)檢測(cè)結(jié)果的原始記錄應(yīng)與檢驗(yàn)報(bào)告一并歸檔。

1.5 檢驗(yàn)技術(shù)研究成果及標(biāo)準(zhǔn)

種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)研究成果及標(biāo)準(zhǔn)是本機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)技術(shù)工作的最終結(jié)果和技術(shù)工作規(guī)范，各類科研項(xiàng)目和新技術(shù)開發(fā)報(bào)告、檢驗(yàn)技術(shù)研究成果、專利、種子檢驗(yàn)規(guī)程和種子質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都應(yīng)納入歸檔范圍。

2 種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案的保管

檔案保管好了才有利用的可能，因此，做好檔案的保管工作是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)。種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案的保管是一項(xiàng)常規(guī)性、長(zhǎng)期性、保持性的工作，只有堅(jiān)持定期、及時(shí)歸檔的原則，才能避免出現(xiàn)在考核評(píng)審時(shí)突擊整理，考核結(jié)束后束之高閣的情況出現(xiàn)。種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)由專人完成對(duì)檔案的收集、整理、保存、借閱、銷毀等工作。

首先，種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照歸檔內(nèi)容及檢驗(yàn)工作程序，定期對(duì)檢驗(yàn)檔案進(jìn)行收集整理。對(duì)于文書檔案，建議每年初對(duì)上年度的檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集整理；原始記錄和檢驗(yàn)報(bào)告可按季度對(duì)完成的檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行整理歸檔；人員檔案、儀器和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案、檢驗(yàn)技術(shù)研究成果及標(biāo)準(zhǔn)可按照工作完成情況及時(shí)歸檔。

其次，種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值及有關(guān)規(guī)定制定本機(jī)構(gòu)的檔案保管期限。如文書檔案、人員檔案、檢驗(yàn)技術(shù)研究成果及標(biāo)準(zhǔn)一般應(yīng)長(zhǎng)期保存，儀器和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)檔案可按儀器使用和報(bào)廢情況保存相應(yīng)檔案，原始記錄和檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)按《農(nóng)作物種子質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)考核準(zhǔn)則》要求至少保存6年，超過(guò)保存期限的檔案應(yīng)及時(shí)辦理銷毀。

最后，種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)還應(yīng)制定檔案的借閱管理程序，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，隨時(shí)追蹤其使用情況，定期檢查整理，以防止檔案的損壞和丟失。

3 種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策

3.1 種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)存在的問(wèn)題

隨著檔案工作受重視程度的提高以及管理技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的手段和設(shè)施不斷得到完善、更新。但在實(shí)際工作中，種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案建設(shè)工作仍然存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：一是建檔意識(shí)差，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案建設(shè)不夠重視，又無(wú)前人的經(jīng)驗(yàn)可循，在工作中未形成良好的記錄習(xí)慣，也不注重資料的收集和整理，使實(shí)驗(yàn)室有工作而無(wú)記錄，有措施而無(wú)文字記載和資料存檔；二是有制度無(wú)職責(zé)和監(jiān)管，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)無(wú)專門或兼職的檔案管理人員，造成檔案管理的無(wú)責(zé)任性，建檔工作無(wú)法監(jiān)管；三是種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案繁雜，原始資料量巨大，涉及內(nèi)容廣泛，致使一些檔案管理歸類不明確，檔案不完整，無(wú)連續(xù)性。

3.2 種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)的主要措施

針對(duì)種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)存在的問(wèn)題，建議檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)做好以下幾方面的工作：

一是建立科學(xué)健全的檔案管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。明確檔案在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)各項(xiàng)管理工作中的重要性，針對(duì)本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案格式，做到定期檢查，有效監(jiān)管。

二是加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。人員的素質(zhì)決定檔案建設(shè)工作的好壞，種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷對(duì)全體人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，讓全體人員充分認(rèn)識(shí)檔案在工作中的重要作用。選擇細(xì)心、責(zé)任感強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，從制度、職責(zé)范圍等方面給予支持。

三是提供必要的檔案工作環(huán)境和設(shè)施。建議種子檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)配置適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施，以防止檔案的損壞。

四是根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。如配備專用電腦保存檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的電子信息檔案文本等材料。

[1]國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南[M].北京：中國(guó)計(jì)量出版社，2007.

[2]國(guó)家農(nóng)作物種子質(zhì)量檢驗(yàn)中心.農(nóng)作物種子檢驗(yàn)員考核法規(guī)學(xué)習(xí)讀本[M].北京：中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社，2010.

[3]陜西省檔案局.檔案工作法規(guī)選編[M].西安：陜西省檔案局，2004.