建立完善的企業合同管理體系

□李建軍

建立完善的企業合同管理體系，加強合同管理，防范合同風險，是企業特別是銷售企業當前應重視解決的一個重要問題。

企業合同管理中存在的主要問題

目前，在一些企業合同管理工作中主要存在著法律意識薄弱、合同履約率低、信用風險等問題。

1.企業負責人或員工法律意識不強，法律知識欠缺。一些企業的負責人或員工不重視對法律知識的學習，習慣于傳統的行政手段和經濟手段，不善于運用法律手段管理企業，在經濟往來過程中，將簽訂合同當做一種形式，給合同履行帶來很大的隱患。一些合同管理人員缺乏必要的法律、管理等業務知識，在工作中對有些合同條款、履約程序等問題提不出有效的辦法措施，導致發生合同糾紛。還有一些企業沒有明確的授權制度，因授權不明、超越權限，對外簽訂合同引發糾紛的事件也不時發生。

2.在合同簽訂和履行中存在責任心不強、行為不規范的問題。主要表現在：對合同相對人的資格、權限、場所、資金等基本情況缺乏詳細必要的分析、了解和調查；合同主體不當；合同文字不嚴謹；合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞；只有從合同而沒有主合同；違反法律法規簽訂合同。

3.沒有解決好標準合同與市場實際相抵觸時出現的一系列問題。在合同履約階段存在的最主要問題是履約過程中的合同變更。一些企業合同管理人員往往缺乏這種及時變更的意識，在合同內容變更或合同主體變更時，不能通過對原合同的修改來維護自己的合法權益。比如，有些企業在合同履約過程中應簽證確認的沒有進行簽證確認，當發生糾紛時因無法舉證而敗訴；有些企業在被拖欠應收款的情況出現后，由于不能及時訴諸法律，當起訴時發現已超過了訴訟時效；還有些企業，對應當行使的權利不去行使，如抗辯權的行使。

4.信用意識薄弱，信用風險問題突出。目前我國社會和企業的誠信環境并不理想，一些企業的信用觀念淡薄，企業合同信用率不高，合同履約率低，因此信用風險管理成為一個相當突出的問題，把好信用管理關是合同管理的重要一環。

上述問題的存在，使企業的經營面臨很大的風險，因此必須構建企業合同管理體系，實現對合同的規范化和制度化管理，以防范風險。

建立合同管理體系的對策

1.建立完善的合同管理組織體系。合同管理可以按照縱、橫兩個標準設立合同管理機構，按照縱向關系可以在總部、分公司、子公司分別設立合同管理部門；按照橫向關系可以在合同管理機構中再細分為合同管理小組，按合同的性質、類別和區域進行合同管理，從而使合同管理機構覆蓋到企業的每個層次、每個方面，實行統一管理，對合同的立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等行使監督、檢查和指導的職責。這樣，在企業內部形成由各層次的法律機構組成的全方位合同管理體系。

2.建立完善的合同管理人員體系。通過采取對外公開招聘、內部選拔等方式，培養一支懂法律、懂經營、會管理的合同管理隊伍。同時，要加強對他們的業務培訓，定期或不定期地對其進行法律、管理等知識培訓，使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的專業知識水平和實踐技能。對合同管理人員要實行崗位責任制，建立競爭上崗機制。建立合同管理激勵機制，對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業爭取額外經濟效益的人員予以獎勵，以此激發和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創造性。

3.建立完善的合同管理運行體系。合同管理涉及企業管理的許多方面，光靠合同管理機構難以完成管理職能，應建立完善的合同管理制度體系和運行機制，使合同管理機構和其他部門之間協調配合，形成齊抓共管的局面。如建立合同審查會簽制度，一般合同由業務部門、技術部門、項目負責人、合同管理部門分別審查，重大合同還須由安全部門、財務部門、主管領導審查，由參與審查的各部門和人員提出審查意見，對存在的問題經整改后會簽；建立合同聯席會議制度，對于金額較大的投資項目，必須召開項目合同相關部門參加的聯席會議，共同對合同內容進行審查和把關，形成科學的合同管理方法；建立合同管理評價考核制度，把合同管理的內容和主要指標納入企業目標考核中，定期開展合同管理大檢查，對合同管理情況進行深入分析，對出現的問題及時糾正，不斷總結合同管理的經驗和成效。建立科學合理、切實可行的合同管理制度體系和運行機制，通過制度來規范、協調各方的工作，使合同的簽訂、履行和爭議處理都處于有效的控制狀態。

4.建立完善的企業信用評價體系。防范信用風險是目前國內企業合同管理的重要方面。應建立對企業的合同管理水平、合同履約能力、合同履約狀況和企業合同信譽度等方面進行量化、細化的綜合評價考核機制，多與那些信用好、履約率高的企業或單位簽訂合同協議，對那些信用能力不理想的企業在簽訂合同時應謹慎防范，加入防范信用風險的特別條款。