網絡環境下高校行政秘書素質培養新探

孫也 北京航空航天大學化學與環境學院 100191

網絡環境下高校行政秘書素質培養新探

孫也 北京航空航天大學化學與環境學院 100191

高校行政秘書在高校行政管理體系中最能體現高校行政管理體系崗位性質，其工作任務繁重，頭緒眾多。在網絡信息化社會的大背景下，高校行政秘書如何更有效地做好行政秘書工作越來越重要，本文通過分析網絡環境下高校行政秘書所面臨的挑戰，提出從思想觀念、網絡技術水平、信息處理能力和制度規范等方面著手，提高秘書的信息化素質。并通過構建網絡同儕互助平臺為提高工作效率提供新視角。

高校行政秘書；網絡環境；信息素質；同儕互助

高校行政秘書是高校日常行政事務的主要承擔者，高校行政秘書既要貫徹學校層面的精神，還要高效地執行好院系行政管理層的各項決策指令，溝通上下，協調左右，聯絡內外，處理日常行政事務[1]。隨著高度信息化社會的發展，網絡已成為任何一個組織及其成員生存與發展的重要資源。20世紀90年代末期以來，網絡在高校逐步得到普遍應用，現在網絡已成為廣大師生生活中不可缺少的一部分，網絡的普遍應用給高校行政秘書工作也帶來了新的挑戰，同時也給高校行政秘書素質提高帶來了新的契機。

一、高校行政秘書崗位的角色定位

高校是人才培養和知識創新的基地，具有智力資源豐富、思想活躍、技術水平先進等特點，高校行政秘書是高校日常行政事務的主要承擔者，不僅要協助領導做好日常行政事務的組織與管理工作，而且要協調好領導與教師之間的關系，高校行政秘書是維持高校工作良性運作和協調各種關系的角色。從工作功能職責上來說，高校行政秘書是行政管理層的助手和參謀，是上傳下達的紐帶和窗口。

高校行政秘書的工作主要包括以下幾個方面：（1）文書工作。年度工作計劃、工作總結、通知文件、申請報告等的草擬、審校；會議記錄與會議紀要的整理；公文傳送和信息資料的保存；文件的歸檔，檔案資料的登記和保管等；（2）協調溝通工作。聯系行政管理層與教職工，學校各職能部門，承擔公關、接待和外聯事務等，督促各項工作計劃、制度實施落實；（3）人事工作。協助組織考核、職稱評定、引進人才等，根據行政管理層要求，協助編制崗位設置、人才招聘、員工培訓等計劃；（4）日常工作，協助院系行政管理層督促各項工作計劃、制度實施落實；管理辦公設施、辦公用品；函電文件處理；信息資料的收發、整理及利用；會議安排，會務籌備；處理突發事件、緊急事件等。

行政秘書面臨的工作繁雜、信息量大，信息時代的到來，使得秘書人員工作時選擇與查詢信息的渠道大大增加，篩選信息的困難也加大了，工作變得空前復雜，這就要求行政秘書結合實際，努力提高自身的素質[2]。

二、網絡時代高校行政秘書工作面臨的挑戰

傳統的秘書工作特點是以處理書面信息為主要內容，以書面操作為主要方式。隨著電腦、網絡的普及，各高校正努力地實現辦公自動化、現代化，信息收集、利用、反饋的過程運用網絡來執行，作為領導的參謀、助手，行政秘書所面對的信息工作內容更豐富，秘書信息工作的地位日益突出，文秘人員原有的工作、生活、思維方式及教育、管理、決策等活動都面臨重大挑戰。

（一）信息工作復雜化。傳統的信息工作以文件、書籍、報刊、記錄、簡報等書面形式的資料為主。隨著計算機的普及，新興電子信息如各種電子圖書、電子期刊、光盤文獻、磁盤和光盤數據庫、多媒體資料，也成為現代秘書搜集信息的重要來源。同時，網絡的出現使得信息源由傳統的印刷型向網絡型過渡，現代信息無論從時間到空間，從質量到數量，從搜索到傳遞，規模都是空前巨大的。

（二）縱向信息傳遞存在障礙。高校行政管理中，傳統的金字塔形的行政管理機構依然存在，層級制的限制依然存在，行政秘書“越級匯報”仍舊被視為違反了學校的規章制度，但是由于網絡環境下信息的自由傳播，因此出現兩種類型的并存的現象，因而也無法減少或阻止領導向行政秘書下行傳播在工作指示和決策上的失效[3]。

（三）媒介使用不均衡，缺乏有效的規范。在上傳下達的過程中，有的喜歡通過電話、有的喜歡通過手機短信、有的喜歡通過電子郵件、有的喜歡通過QQ或MSN，群體傳播有時通過網絡發布通知、有時通過下達紅頭文件、有時通過電話傳達等等，紛繁復雜，不同的領導、不同的單位有不同的媒介使用習慣，傳播媒介的隨意使用不利于行政秘書對信息的理解，傳達效果不一，不利于提高行政秘書的工作效率。

三、高校行政秘書信息化素質的提升

信息技術日新月異，行政秘書只有不斷學習信息科學知識，不斷提高計算機操作水平和網絡技術能力，才能跟上時代的步伐，使秘書工作卓有成效。

（一）轉變觀念、創新思想。高校的行政秘書必須用科學發展觀來武裝自己的頭腦，轉變傳統觀念，主動掌握運用網絡技術手段和方法，要對網絡環境下自己在組織中的角色以及自己在組織中所發揮的作用進行重新認識。培養對信息敏銳的感受力、持久的注意力和對信息價值的洞察力、判斷力，具有強烈的網絡信息化意識，積極主動地挖掘、搜集、利用有利于領導決策和秘書工作開展的各種信息，有效利用網絡是秘書人員提高工作效率的重要保證。

（二）營造良好的網絡環境，提高運用信息工具的技能。應努力改善高校行政秘書的網絡硬件條件，通過信息技能的教育和訓練，使其能夠不斷獲取新知識、新信息，結合行政手段和刺激機制，鼓勵秘書自身信息化素質的提升。高校行政秘書一方面要全面掌握網絡技術。另一方面要熟練運用基本的軟件，如熟練操作Office辦公自動化軟件，包括文字處理工具、多媒體工具、網頁制作工具等；習慣運用E-mail的傳送管理，遠程信息查詢，上傳與下載等。只有熟練掌握這些技能，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地做好本職工作。

（三）強化準確處理信息的能力。科學化決策要求信息質量更優化，高校行政秘書要具有能夠根據工作任務發現和捕捉信息，搜集、整理信息的能力。從大量零散的看上去帶有偶然性、苗頭性、動態性的信息中，捕捉到必然性、傾向性、規律性的東西。努力培養高校行政秘書的篩選、鑒別、綜合利用和輸出信息的能力，使得能夠從豐富的信息中選擇和鑒別自己所需要的信息，將有效傳遞有用信息給他人。

（四）建立適應網絡環境下高校行政管理的規章制度。有必要在保留傳統媒介的基礎上，建立有關制度以要求、指導高校行政秘書更多地使用基于網絡技術的各種媒介開展管理工作[4]。例如辦公信息網絡、電子政務(OA)系統、教學管理系統、學生管理系統、校園卡管理系統等信息系統使用的規章制度，使得網絡環境下的高校行政管理實現規范化、標準化以及程序化。

四、探索構建高校行政秘書網絡同儕互助平臺

同儕互助是指具有相等或類似身份和等級，來自于相同或相似背景并追求相同或相似目標的社會群體間通過多種多樣的手段和方法進行對話、互動和合作，以促進個人、組織共同進步和發展的途徑[5]。創設高校行政管理人員專業化發展的新的環境，探索構建高校行政秘書網絡同儕互助平臺為提高工作效率提供一些新的視角。

網絡互助學習群體在運作時主要包含：一是在完成相關職能部門分配的工作任務或平時工作中遇到問題時，通過實時和非實時的交流與互動進行現實或虛擬人際網絡求助，或者就某一管理領域的問題自發組織研討活動；二是據不同的工作內容、興趣等形成數個互助社群，通過分享觀點和共同討論，并通過與求助者的交流，通過選擇不同的傳遞形式提供適當的管理資源與實施策略、進行協作；三是根據幫助建議或評價意見解決實際的工作問題，改進工作方式，進行自我反思，并將收獲共享。通過促進網絡環境下的同儕互助活動，有效挖掘人際交往和非正式學習的作用。

目前，在高校行政管理人員中應用比較明顯的QQ群便是一個明顯的例證，如高校內行政秘書或職能部門群，開展一些通知發布、就某一問題進行討論、網上咨詢等等，這些都是利用現代化信息技術來進行合作互助的方式，但這些較分散的、自發，可以通過一定的組織形式，制度規范，使這些合作互助形式得以有效運用、使之功能最大化。

五、結語

隨著信息化和網絡化的發展，高校行政秘書的工作面臨著挑戰，同時也迎來了提高工作效率和素質提升的新機遇。高校行政秘書應正視網絡環境下的新問題，增加知識面、創新思想觀念，熟練掌握運用網絡技術。保持對新事物特殊的感受力和濃厚的興趣，以追求卓越的良好精神狀態，爭取成為高效率復合型的行政秘書人才。

[1]饒舒, 劉睿, 饒良輝.高校行政秘書崗位之體析[J]. 科技信息.2009, (12) .

[2]宋立. 關于轉型發展期高校行政秘書工作的思考[J]. 秘書工作.2009, (04) .

[3]朱潤曄.提高二級學院辦公室工作水平的思考[J].高教與經濟.2009, (01) .

[4]楊帆. 提高高校行政秘書人員信息素質的對策[J].科技情報開發與經濟. 2009, (08)

[5]阮高峰, 林葉郁.同儕輔助學習模式及網絡互助學習群體構建實踐[J].中國電化教育, 2006, (11)

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.16.094

孫也（1985-），女，吉林省柳河縣人，實習研究員，北京航空航天大學化學與環境學院黨務秘書。