電算化會計信息系統環境下內部控制的分析

包根梅

內部控制關系到企業財產物資的安全完整，關系到會計系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性。企業為實現既定的管理目標，必須建立一整套內部控制制度，以保證企業有序、健康地發展。企業在建立了電算化會計系統后，會計處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性得到了極大提高，但是，企業的會計信息系統同時也面臨著各式風險，在系統缺乏控制的情況下，就會造成丟失數據資源，以及依據不正確的數據做出決策等而造成損失等后果。這些都為企業的內部控制帶來新問題，對企業內部控制制度造成極大沖擊，因此，建立適合電算化會計系統的內部控制制度就尤為重要。

一、電算化會計處理系統對企業內部控制的影響

（一）由于會計信息處理方式的改變而產生的影響。原手工操作下一些內部控制辦法在電算化后沒有存在必要性。如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡的檢查、總賬和明細賬的核對；原手工操作下一些控制辦法在電算化后轉移到機內了，如憑證借貸平衡校驗，余額發生額平衡檢查。由此可見，電算化會計除了人這個執行控制的主體外，許多內容控制辦法主要通過會計軟件來實現的。因此，計算機系統的內部控制也由手工條件下的單一人工控制轉為為人工控制和程序控制。由于電算化系統中內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點，電算化系統許多程序中包含了內部控制功能，這些程序化的內容控制的有效性取決于應用程序，如程序發生差錯或不起作用，由于人們依賴性以及程序運動的重復性，使得失效控制長期不被發現，從而使系統“在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性較大”。

在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章，但在電算化會計信息系統的中，業務人員可以利用特殊的授權文件或口令獲得某種權利或運行特定程序進行業務處理，由此易引起失控而造成損失。在電算化會計環境下，授權控制是最主要的組織原則，內部控制的形式也由手工條件下的制度控制變為制度控制與程序軟件控制。內部控制的程序化使得內部控制具有不定期的依賴性并增加了差錯反復發生的可能，這就意味著在新的會計工作環境下，加強財務軟件的系統權限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網絡系統權限控制等工作成為內部控制的又一項重要工作。

（二）由于經濟業務記錄方法的改變而產生的影響。在傳統的手工會計系統中，企業會計內部控制的對象就是處理會計業務的財務人員，內部控制的重點就在人員之間的相互牽制上，通過財務人員任用和分工以及嚴格的財務管理制度，就可以實現良好的企業會計內部控制的目的。實行會計電算化后，原來的核算工作有相當一部分由計算機自動完成，會計工作的完成涉及到人與電算化軟件兩個因素，而且電算化軟件還是主要的影響因素，這使得內部控制的重點由對人的控制轉變為對人和機器的控制，由此可見，在會計電算化的條件下，企業內部控制的對象已由對人的控制為主轉變為對人的控制和對機的控制為主。

（三）數據記錄方式和保存介質的變化等因素所帶動了內部控制的變化。在手工會計環境下，企業的業務發生均記錄于紙張之上，并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數據形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的一個基本特征。但是，電算化系統下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，由于在技術上對數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。另外，在電算化會計系統中，會計和財務業務處理方法和處理程序發生了很大變化，原來書面形式的各種會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上，節約了數據的保存空間，也使數據的存取更加方便，不過電磁介質易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改、拷貝、轉入是一個非常重要的問題。

二、會計電算化系統下內部控制面臨的問題

任何內部控制制度都有其局限性，有消極影響同時也存在積極影響的一面，但是，在不同的會計操作技術和信息處理方式下，內部控制的這種局限性雖然不能消除，卻是可以改變或影響的。

（一）消極影響

1.系統的設計和使用不當。目前在我國許多電算化會計系統是用戶單位的財務人員和協作單位的計算機人員合作開發的，這就存在著開發和使用脫節的問題，使得設計出來的系統存在許多問題，不能反映企業的實際情況；其次，隨著電算化水平的提高和系統功能的強大，對計算機知識水平和操作能力的要求越來越高，在崗的財務人員雖然經過一系列計算機和電算化的培訓，但與實際操作水平還有一定差距，每當企業財務人員遇到相關軟件操作問題時，直接找相關ERP的服務單位，一般來說企業在崗財務人員只是依賴與服務公司，這在一定程度也限制了ERP的推廣與應用。

2.會計電算化系統下差錯的重復性和連續性。傳統手工會計系統下，由于會計處理環節相對分散，各個環節由不同人員登錄，一個環節數據出現錯誤，在下一個環節還可以發現更正。而在電算化會計系統的環境下，由于數據處理的程序化和集中化，只要一次輸入原始數據，系統就會自動進行多項處理。因此，一旦原始數據出現錯誤，將引發日記賬、明細賬及總賬等出現一系列錯誤，從一個環節蔓延到其他環節，使得錯誤的嚴重性加大。

（二）積極影響

1.防止串通舞弊。不相容職責的恰當分離可以避免單獨一個從事和隱瞞不和規行為提供合理的保證。但是，兩個或多個合伙即避開這類控制，串通舞弊一直是企業內部控制失效的主要原因。在手工會計下，通過不相容職位的分離和必要的簽字授權等方式防范作弊。但是，由于成本和效率的原因，這種控制一般由兩個人來完成，特別重要的流程采用雨三個人來完成，由于合伙人在基本上市是同一個部門長期合作，形成了密切的協作關系，因而防范串通舞弊市相當困難的。在電算化會計下，可以大大降低串通舞弊的可能性。由于信息系統的高效率，業務的完成可以由經辦該項業務的所有人員實時控制，特別是可以跨部門實時自動控制，業務處理過程可以在不同部門的相互協作和相互監督下幾乎同時完成，避免了手工會計下業務處理分部門單獨封閉運作，使串通舞弊的難度加大，降低了串通舞弊的概率，提高了內部控制水平。

2.減少人為錯誤。內部控制發揮做的有效程度關鍵是取決于執行人員的實際運作，不能期望人們在執行控制職責時始終正確無誤，工作人員的粗心大意、精力分散、身體不適、理解錯誤、判斷失誤等都會造成控制失效。在防范認為錯誤方面，電算化會計的優越性就更明顯了。在手工會計下，幾乎所有工作都由人工完成，要避免認為錯誤幾乎市不可能的，或者是成本上不可行的，隨著會計信息化水平的不斷提高，屬于人工進行的操作越來越少，企業組織可以把控制的重點放在由手工控制的地方，盡可能地減少人工操作的人為失誤。由于人工操作的減少，企業操作認為錯誤的范圍縮小，對此方面進行控制的成本就可以降低，控制的強度就可以加大，發生認為錯誤的可能性就越來越小。

三、電算化會計系統內部控制的發展和完善

（一）加強人才培訓及人才培養。工欲善其事，必先利其器。內部控制是由人來執行并受人的因素影響，加強人才培訓和人才培養是內部控制建設中的重要內容。

（二）加強操作的安全控制，保證信息的準確和安全性。為保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，避免由于外部因素導致的系統運行的不安全因素，應指定相應的上機守則與操作規程。只有完備詳細的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上保證會計信息的真實性和可靠性。

（三）加強內部審計、數據和程序的控制。數據和程序控制主要是指對數據、程序的安全控制。程序的安全與否直接著系統的運行，而數據的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性。

1.程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統維護人員不得接觸到程序的技術資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性；程序備份則是指有關人員要注明程序功能后備份存檔，以備系統損壞后重建安裝之需。程序的安全控制還要求系統運用單位制定具體的防病毒辦法，包括對所有來歷不明的介質和在運用前進行病毒檢測，定期對系統進行病毒檢測，運用網絡病毒防火墻以防止日益猖獗的網絡病毒侵入等。

2.數據控制的目標是要做到任何情況下數據都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數據的恢復與重建等，而數據的備份則是數據恢復與重建的基礎，是一種常見的數據控制手段，采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。利用兩人服務器進行雙機鏡像映射備份是備份的先進形式。

隨著計算機及網絡技術的迅速發展，會計電算化已被越來越多的企業所采用。會計手段發生變化的同時，內部控制也發生深刻的變化。在會計電算化環境下，會計處理的速度加快了，極大的加強了會計核算的準確性和會計信息的準確性，減少了會計人員因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。信息技術的應用增加了企業內部控制的風險，同時也能提高企業的內部控制效率，增強內部控制的效果。企業應遵守會計原則的基礎上，加強對會計人員進行培訓，充分利用信息技術，使內部控制不斷完善和優化，提高企業的經濟效益。