書刊動態清點工作探討

謝瑞霞 （臨沂師范學院圖書館 山東 臨沂 276005）

1 引 言

準確地掌握館藏文獻的實際情況是圖書館的一項基礎工作[1]。為了使書目數據真實地反映藏書的實際情況，需要圖書館對其藏書進行定期清點。并且清點工作對于圖書館的資源建設、讀者服務、各環節的管理等工作能起到極大的促進作用，也有助于提高圖書館的管理水平與服務質量。

傳統的清點工作需要閉館并根據館藏卡片或清單等集中進行，費時費力，而利用現代化的設備和技術進行書刊財產的動態清點就會省時、省力、準確、高效。在動態清點過程中，圖書館的流通、閱覽、編目等部門的工作可照常進行[2]。

筆者工作的圖書館所隸屬的臨沂師范學院由原臨沂師范專科學校、臨沂教育學院、臨沂工業學校、臨沂農業學校4校合并組建而成，書刊共計300余萬冊。為了迎接教育部的本科教學工作水平評估，推進書刊資料管理工作的現代化、規范化、科學化，我館克服重重困難，利用匯文文獻信息服務系統對全館的書刊資料資產進行了全面的動態清點。

2 準備工作

2.1 思想動員

書刊清點是一項十分復雜而細致的工作，領導高度重視。館長親自召開有關工作會議, 討論清點計劃和實施方案，并對全體參與清點工作的人員進行了一次思想動員，一再強調工作的重要性、及時性，同時對清點工作做了周密部署，對實施程序、工作責任、組織紀律等提出嚴格要求，使大家明確清點的任務和目的，進而從思想上保證了清點工作的順利進行。

2.2 技術準備

由于我館此前從未做過書刊清點工作，無任何工作實踐經驗可言，所以我們首先在技術和人員方面做了充分的準備。技術方面，通過邀請匯文系統技術人員對我館系統管理員及主要業務技術骨干進行培訓與指導，使他們對于書刊清點工作有了初步的認識，然后布置人員進行了小范圍內的實驗，得到了基本的工作量的數據，并對清點過程中可能出現的各種問題做了設想，認真研究了解決辦法。人員方面，為了保證清點工作的順利進行，使每個工作人員都了解系統軟件的使用方法，我們在書刊清點開始前對工作人員進行了必要的崗前培訓，提出了高標準、嚴要求。這些都保證了清點工作的質量、速度及進度。

2.3 責任分工

由于我館的書刊館藏量較大、館藏地點多、時間緊，導致清點工作內容繁雜，任務艱巨。并且此次清點隊伍龐大，全館人員幾乎全部上“陣”。為保證清點工作能夠緊張有序、有條不紊地進行，需要做好嚴密的組織工作。我館這方面的工作應該說考慮得比較充分，做到一切以提高工作效率、按時完成任務為目的，嚴格執行工作規程、規范化操作、作息時間和考勤制度，并對每個部門、每個小組及每個工作人員的工作任務都做了明確的規定，由專人進行工作過程監控，使工作人員都能夠井然有序地完成各項工作任務。

3 動態清點過程

動態清點是指在圖書館的流通、編目、閱覽等部門的工作照常進行的情況下，對某一個館藏地或某幾個館藏地的書刊同時進行清點。這樣雖可以做到清點與服務工作兩不誤，但也大大增加了圖書館清點工作人員的工作量及工作難度。

在清點過程中，我館要求各項具體任務要落實到各工作小組，每一架書都分到各個小組，各個小組都設有小組長，做到了任務明確、責任分明。并且每項工作的銜接都能按工作程序嚴格要求，做到環環相扣、依序分步進行。在清點過程中，從最初的下架到最后的衛生完成（下架、掃描條碼、重打和粘貼條碼、修補書標、書刊倒架規劃設計、倒架后的書刊上架、打掃衛生等）一氣呵成，也將館藏地的廳容整理和順架工作一并完成。可以說很好地完成了靜態清點（指在不接待讀者的情況下開展清點工作，即閉館清點）和動態清點（指在不影響正常工作和大多數書刊借閱的情況下，分批分館藏地進行書刊清點工作）結合運用。

3.1 建立清點批次

在清點工作開始前的一項重要工作就是在匯文系統中建立好清點批次，且應該由專人來統籌規劃完成。匯文系統要求每天只能建立一個批次，不能再建立第二個，所以如果準備在多個館藏地或者是一個館藏地分若干類別同時進行清點，就必須提前幾天將批次設定好，以免到時影響工作。具體步驟為：在匯文系統中的典藏模塊中打開“館藏清點”，點擊“選擇清點批次”，如果是首次清點某一個館藏地，需要“新增批次”，在這一選項中，首先選擇所需清點的“館藏地”，然后在清點類型中選擇“按館藏地”還是“按類別”來清點（如果某一個館藏地的書刊數量較少，可以直接選擇“按館藏地”進行清點；如果書刊數量較多，則可以將本館藏地的書刊“按類別”分別建立幾個批次分批來清點），最后點“確認”完成增加批次。

3.2 書刊掃描

清點批次建立完成后，在“選擇清點批次”界面中相應清點批次的“處理狀態”顯示為“處理中”，這時掃描工作小組的人員就可以打開相應的批次，“確認”進入，進行條碼號掃描了。這時要求書刊下架、掃描和上架嚴格按照原來的順序，不能亂放；掃描時留意電腦屏幕，以免漏掃等；在工作人員對書刊進行掃描的同時，其他工作人員可以打掃衛生、整理書架，以便書刊清點完畢后，無需再由專人來整理書刊即可對讀者開放，大大地提高了效率。另外,由于是動態清點，所以對于讀者歸還的圖書、采編部新編圖書都要及時進行掃描。

在掃描的過程中，有問題的書刊則系統會自動提示“該書不屬于本館藏地”、“該條碼不存在”等。對于這些書刊，可由工作人員按類整理好，然后交給下一個工作小組，即采編部的工作人員來完成。

如果某個批次的書刊清點完畢，點擊“清點統計”之后，則該批次的處理狀態變為“處理結束”，這時一定不要再打開此批次進行清點。

3.3 問題書刊的處理

對于掃描過程中問題書刊的處理，具體情況可分為以下幾種：

3.3.1 對于破舊書刊 圖書館經過了多年的發展，書刊破舊及損壞等情況時有發生，有些書刊已經無法流通，這樣就可以借這次書刊清點的機會對它們進行剔舊，把這些書刊轉移到剔存書庫之中。

3.3.2 對于無書標或條形碼打印錯誤等情況 有的書刊的書標發生了嚴重破損，甚至已經看不清原來的索書號，這樣就要求重新打印一個書標并粘貼好。對于條形碼打印錯誤的書刊也需要重新打印一新條形碼并粘貼好。

3.3.3 對于數據庫中無信息或者著錄信息不一致的情況 不只是我館，現在許多圖書館的回溯建庫工作大多由多人完成，并且任務重、時間短，所以出現一些問題書刊是在所難免的。加之，現在許多圖書館的自動化設備都在升級換代，在系統與系統之間的轉換過程中，由于某種原因也存在一些沒有轉入的數據。這些數據如果在轉換時沒有及時得到處理，遺留在日常工作之中比較難發現，只有在書刊清點時才有可能發現并做及時處理。對于這部分書刊就需要重新修改著錄信息或者按照回溯建庫的方式重新錄入。

3.3.4 對于館藏地錯誤的書刊 書刊出現亂庫現象可以分為兩種情況：一種是這本書只是放錯了位置，應該歸入甲庫，而現在這本書卻在乙庫中。這時需要把這本書再歸入甲庫，但需注意的是所修改館藏地的書刊是否已清點完畢，如果沒有清點完畢，只需要將書重新送回館藏地進行清點即可；但如果已清點完畢，點了清點統計，那么就需要在該館藏地的“再次清點到書刊條碼號”下重新掃入條碼號。另一種情況是這本書按照類別應該歸入甲館藏地，系統中顯示的乙館藏地是錯誤的。這時也要先根據乙館藏地是否已清點完畢的實際情況，做好區別對待，然后再重新修改館藏地進行清點。

3.3.5 對于財產號重復問題 這是一個在清點過程中比較難處理的問題。在清點過程中會出現許多財產賬號重復的現象，如1個財產賬號兩種書刊、1個財產賬號多本書刊、未建庫的書刊與已建庫的書刊財產賬號重復等。總之，我們可以把1個財產號下賦予兩本書刊以上的現象統稱為書刊重號現象[3]。我館是由4個學校的圖書館合并而成，且各個圖書館都具有單獨規劃、分別采編、各自建賬、獨立運作的長期歷史，因此，合校并館后，書刊財產號編制出現重號現象是正常的，并且對于我館來說這是主要原因之一。另外一個原因就是在建庫時操作的失誤，造成錄入數據錯誤，由此出現了數據庫中已經有了某個財產號，未建庫的書刊也有相同的財產號。這樣就需要工作人員查清原因，區別對待。

書刊資料財產號重復直接影響清點結果的準確性和數據庫建設的質量，而書刊資料資產清點結果的準確性和數據庫建設的質量對今后書刊資源的采集、整合、檢索、開發、利用等都會產生廣泛深遠的影響。“一書一號一價格”是保證書刊資料資產清查結果準確性和數據庫建設高質量的基礎。在清點過程中，我們根據重號不同的原因，對財產號重復問題做了分析，進行了類型總結，并采取不同方法對重號現象進行了妥善處理，使書刊資料實現了“一書一號一價格”的目標[3]。

4 數據處理工作

4.1 清點統計

由于我們清點書刊采用的是動態清點，即清點是在不影響為讀者服務的前提下實行的，所以我們清點完一個館藏地即對這個館藏地進行整體統計。具體操作：在“選擇清點批次”中選擇批次“確認”進入之后，點擊“清點統計”，顯示有4類數據：“未清點到書刊”、“在館異常書刊”、“非本館（本類）書刊”、“館藏情況”。“未清點到書刊”指的是書目數據庫中有數據但實際上沒有找到相應的書刊；“在館異常書刊”指的是在書目數據庫里原來書刊狀態為剔舊、丟失等情況，結果在清點時又找到了；“非本館（本類）書刊”是指清點時把不屬于該館藏地或該類的書刊掃描進去；“館藏情況”是通過清點我們得到的一個比較真實、接近書目數據庫的館藏信息概要[4]。最后點“統計”，即可得到清點后的館藏情況，如“理論館藏書刊”、“清點到書刊”、“清點丟失書刊”、“實際館藏書刊”、“遺失賠償書刊”等。如果采用某個館藏地分類別進行清點，則可以按類別批次來統計，最后匯總此館藏地清點情況。

4.2 數據復查

在某一個館藏地清點完畢之后，為了防止清點時掃描遺漏，可以把“未清點到書刊”清單打印出來，然后派專人到書庫中去查詢。如果發現了未清點到的書刊，需要把這部分書刊重新在“再次清點到書刊條碼號”中掃入條形碼。具體步驟：在“館藏清點”中打開“未清點到書刊處理”，選擇所清點的“館藏地”，點擊“查看”即可看到本館藏地所有未清點到的書刊，點擊“打印”可以打印出清單，如果想要備份數據，也可導出數據存放。如果在書庫中查找到了未清點到的書刊，則在“再次清點到書刊條碼號”框中掃入條碼號。如果是某個館藏地分類別進行清點，則可以通過選擇“清點日期”來分類別處理數據。

4.3 數據統計

對于確實查詢不到的書刊，可以等全部的書刊清點完畢、數據復查之后，處理為聲明丟失即可。具體步驟：在“館藏清點”中“未清點到書刊處理” 選擇所清點的“館藏地”，點擊“查看”，顯示出未清點到書刊的信息，選擇“處理”，系統提示“是否將清點丟失書刊置為聲明丟失？”，點擊“確定”。做這一項工作時一定要慎重，因為雖然這些書刊以后找到了，還可以在“典藏”模塊中的“書刊狀態特別處理”中把聲明丟失狀態修改為新的書刊狀態，但這樣做是比較費時費力的。全部書刊清點完畢之后，就可以由專人負責做好數據統計、匯總，最后上報。

5 總 結

書刊清點從實事求是的原則出發，既可以擠掉藏書數量中的水分，又能使過去沒有數據的書刊正常流通，達到清點后的書目數據與實際藏書一一對應，使書目數據能真實地反映藏書的實際情況，為我們各項工作的開展提供比較準確的基礎數據，促進圖書館各項業務工作更好地開展[1]。

我館通過對書刊清點工作的周密部署，經過3個月的艱苦努力，終于順利完成了清點工作，為各項工作的開展奠定了堅實的基礎。當然通過這次書刊清點，我們也發現了以后需要努力的地方。比如，工作人員業務素質有待提高，書目數據庫的維護工作需繼續加強等。我們會在以后的工作中制訂相應的措施、落實責任、搞清源頭，使館藏質量向更高標準、更規范化邁進，將工作推上一個新臺階。

[1]馬 燕, 王建衛. 利用ILAS系統進行藏書清點工作的實踐與體會[J]. 現代情報, 2004(6):49-51.

[2]許培云, 久吉明. 館藏圖書動態清點的設計與技術實現[J]. 圖書館學研究, 2004(4):96-98.

[3]李廣義, 施小培, 牛蘭金. 圖書資料財產帳號重復問題的分析及處理[J]. 圖書館建設, 2004(4):26-27.

[4]尹桂平, 于秀芬, 李 娜, 等. 利用libsys3.0匯文系統典藏模塊進行館藏清點工作的實踐探討[J]. 農業圖書情報學刊, 2007(10):87-88.