地震系統(tǒng)基建檔案管理探析＊

朱少華

(山東省地震局,濟南 250014)

地震系統(tǒng)基建檔案管理探析＊

朱少華

(山東省地震局,濟南 250014)

總結(jié)了新形勢下地震系統(tǒng)基建檔案的發(fā)展與變化,探索了基建檔案新的管理模式。

地震系統(tǒng);基建檔案

隨著國家對防震減災(zāi)事業(yè)投入的加大,特別是“十五”、“十一五”重點項目建設(shè)實施以來,地震監(jiān)測基本建設(shè)項目規(guī)模不斷擴大,基礎(chǔ)設(shè)施迅速增加,基建檔案大量產(chǎn)生,原有的基建檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢發(fā)展和變化的需求,因此,改進和加強地震系統(tǒng)基建檔案的管理勢在必行。

1 新形勢下地震系統(tǒng)基建檔案工作的發(fā)展和變化

1.1 基建項目迅速增加

近年來,我國的防震減災(zāi)事業(yè)進入了一個全新的階段。以山東省地震局為例,“十五”期間財政專項經(jīng)費中用于強震臺和測震臺網(wǎng)基本建設(shè)的項目數(shù)量比“九五”多了數(shù)倍。“九五”期間建成的山東數(shù)字地震臺網(wǎng)由濟南臺網(wǎng)中心及15個臺站組成,至“十一五”末,山東省測震臺將達到125個,強震臺將達到146個,這些基本設(shè)施的建設(shè),為地震預(yù)報提供了良好的監(jiān)測環(huán)境和研究條件,進一步提高了山東省防震減災(zāi)的能力。

1.2 基建項目及其檔案管理模式發(fā)生了變化

以前,地震系統(tǒng)由于基建項目相對較。少,有的基建檔案與臺網(wǎng)測震數(shù)據(jù)光盤、科研項目檔案混編在一起,有的還保存在計劃(或基建)部門。隨著近年基建項目和基建檔案的迅速增加,基建項目開始由計劃部門專人管理,基建檔案由單位檔案室對基建部門進行指導(dǎo)、審查和把關(guān),嚴格管理基建檔案。特別是“十五”重點項目檔案的建立和驗收,進一步系統(tǒng)地把地震部門的基建檔案進行了收集與整理。

1.3 基建檔案材料內(nèi)容日趨增多

地震系統(tǒng)原有的基建檔案比較注重基建工程過程中產(chǎn)生的那部分材料,如工程前期階段規(guī)劃審批材料、施工驗收文件、竣工圖的審核、竣工驗收文件等。而現(xiàn)在基建檔案材料內(nèi)容大大增加,新增了從項目的申請到驗收的材料,包括專項合同書、申報書、可行性報告、專項執(zhí)行情況、績效考核表、驗收申請表、經(jīng)費決算表等。

2 基建檔案管理水平滯后的主要原因

基本建設(shè)項目檔案管理水平落后于其他門類的檔案管理在地震系統(tǒng)是一個比較突出的問題。機關(guān)檔案管理人員對文書檔案和科研項目檔案的收集、整理與保管早已形成了一套完整的體系和工作流程,而基建檔案卻沒有把它當(dāng)作獨立門類的檔案加以收集、整理。基建檔案在檔案綜合管理中往往處于被忽視的境地,有關(guān)技術(shù)人員忽視基建過程中各類文件材料的收集,加之建設(shè)周期又比較長,檔案人員接收基建檔案又是在項目竣工之后,介入較晚,因此,造成了基建檔案收集不完整,整理不及時的現(xiàn)象,給基建檔案以后的利用工作帶來了很大的障礙。造成基建檔案管理水平滯后的原因,主要有以下3點。

2.1 管理者思想上存在一些模糊認識

一般的基建工程項目建設(shè)周期多則幾年,少則半年、幾個月。一般來說,機構(gòu)是臨時成立,班子是臨時組合,人員是臨時借調(diào),甚至辦公場地都是臨時的,因而有些管理者往往對檔案的收集和整理抱有臨時觀念和臨時做法,認為在檔案管理上花錢花時間沒必要。在工程建設(shè)中,往往只忙于工程進度不注意工程資料的收集和保管;有些甚至根本不重視資料的收集,哪里用完哪里丟;加之缺乏管理意識,人員臨時抽調(diào),資料是人走樓空;工程起始無專人管理,竣工時再來收集整理,難免造成資料的遺漏和失實等等。究其原因,是部分管理人員沒有從思想上認識到基建工程建設(shè)項目檔案的建立具有與基建工程項目本身建設(shè)一樣重要的意義。

2.2 缺乏完善的基建檔案管理方法

盡管國家在基建檔案管理方面已有《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號)、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(修正)(2001年建設(shè)部令第90號)等管理規(guī)定,但地震系統(tǒng)各單位大多沒有建立單獨的基建檔案管理辦法,加之基建檔案涉及的部門多,如檔案室、基建管理部門、建設(shè)單位等,主體責(zé)任界線糾葛不清,加之受專業(yè)知識、經(jīng)驗或職責(zé)等因素影響,檔案部門在基建檔案管理方法的制定上確實存在一定難度。另外,由于施工期間的基建檔案是由施工單位的技術(shù)人員管理的,建設(shè)單位和施工單位基建檔案管理的不協(xié)調(diào)也會增加基建檔案管理的難度。

2.3 基建項目時間長,檔案移交不及時

由于基建項目持續(xù)時間較長,涉及部門單位多,一些施工資料、監(jiān)理資料要由施工單位、監(jiān)理單位共同提供,建設(shè)單位想要收集資料,須經(jīng)常與施工單位與監(jiān)理單位多方協(xié)調(diào),所需時間較長。從某些單位的基建情況看,有些基建項目在竣工后多年仍不申請專項驗收,有的由于審計或決算等原因拖延了整個項目的驗收。也有的項目由于工程質(zhì)量問題或工程款沒有及時到位,施工出現(xiàn)暫停現(xiàn)象,拖延了檔案的移交時間。有時甚至只是因為施工單位負責(zé)工程的技術(shù)員更換或建設(shè)單位負責(zé)基建的管理人員退休等原因,使基建檔案在竣工驗收后很長一段時間內(nèi)才能收集齊全。

3 加強基建檔案的科學(xué)管理,建立有效的監(jiān)督機制

3.1 建立科學(xué)的基建檔案制度和有效的監(jiān)督機制

地震系統(tǒng)各單位應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合自身實際,按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,遵循檔案自身形成規(guī)律,制定新時期本單位基建檔案收集、整理、保管、利用等管理辦法,形成一整套完整的管理體系。要建立嚴格的基建檔案歸檔監(jiān)督機制,把基建檔案納入基層單位相關(guān)人員職責(zé)范圍之中,把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實到人,嚴格規(guī)定歸檔內(nèi)容、范圍、時間、質(zhì)量要求和歸檔手續(xù),確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

3.2 注重工程建設(shè)過程中基建檔案的收集、積累和審查

在工程建設(shè)過程中基建部門要嚴格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度,把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)。檔案部門應(yīng)隨時了解基建項目的主要工作進度,督促、指導(dǎo)基層檔案人員及工程技術(shù)人員做好基建文件材料的積累和審查工作。如在基建工程竣工時,對竣工資料逐項核對檢查,有缺頁、字跡模糊不清、簽章手續(xù)不完備、三筆現(xiàn)象(紅筆、鉛筆、圓珠筆)、竣工圖隨意涂改拼湊、用復(fù)印件代替竣工藍圖等不符合要求的現(xiàn)象,應(yīng)進行重點檢查,責(zé)令整改;竣工材料驗收完畢后,由驗收人員填報移交清單并簽名。

4 提高基建檔案管理水平應(yīng)采取的措施

4.1 提高認識,轉(zhuǎn)變觀念

一個單位基建檔案管理的好壞,不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān),更與檔案資料的管理者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。因此,首先要在思想上認識到基建工程檔案的建立具有與基建工程本身建設(shè)一樣重要的意義,必須克服臨時觀念,確立基建檔案的重要地位。要設(shè)專人負責(zé),專人管理;工程項目涉及的相關(guān)部門要形成建檔的共識,相互支持配合,創(chuàng)造一個積極和諧、良好的建檔環(huán)境。要加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入,不斷改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施和檔案保管條件。

檔案人員及其相關(guān)業(yè)務(wù)人員,要認真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī),在各部門間形成檔案監(jiān)管共識,不斷提高業(yè)務(wù)能力,自覺增強責(zé)任意識,做到主動出擊、提前擬定計劃,實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴把質(zhì)量關(guān)。同時檔案人員,要根據(jù)工程進度,緊密與參建單位的負責(zé)人、施工人員等聯(lián)系,爭取配合,做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

4.2 加強基建檔案的收集整理工作

基建檔案要達到資料齊全,內(nèi)容完整的目標(biāo)要求,就應(yīng)該重視抓好基礎(chǔ)資料的收集工作,堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步,堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合,編制分類方案,正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作,齊抓共管,進一步做好基建竣工歸檔工作。

為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng),就要把基建檔案工作與工程建設(shè)計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)相聯(lián)系,同步進行,做到工程進度到那個階段,檔案收集和管理工作跟蹤到那個階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理,按工程項目組卷,使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理,方便利用,保持其整體功能,并將立好卷的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門,嚴格交接手續(xù),認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

4.3 基建檔案管理工作中應(yīng)注意協(xié)調(diào)的兩個關(guān)系

一是檔案部門與基建部門的關(guān)系;二是檔案部門與行政服務(wù)部門的關(guān)系。

4.3.1 基建部門是基建檔案收集的第一關(guān)

從基建項目的立項、審批到開工建設(shè),都離不開計劃基建部門。當(dāng)基建辦公室成立時,收集工作便開始了,檔案部門應(yīng)適時的介入。從建設(shè)工程立項開始,基建部門就必須做到向有關(guān)部門、檔案人員“五個交底”。一是工程建設(shè)概況交底。讓參與項目建檔任務(wù)的有關(guān)人員了解工程規(guī)范、掌握各環(huán)節(jié)建設(shè)情況;二是建檔任務(wù)職責(zé)、分工交底。使參加建設(shè)的有關(guān)單位、部門明確分工、分別確立建檔工作的任務(wù)和職責(zé);三是歸檔范圍、內(nèi)容交底。對參建的各單位確定工程建設(shè)各個階段或各單項收集內(nèi)容和歸檔范圍,有的放矢地做好各自實施范圍內(nèi)的建檔工作;四是歸檔要求交底。根據(jù)土建、通信工程建設(shè)的實際情況,向有關(guān)單位交待檔案資料收集、整理、分類組卷、編目工作要求,規(guī)定歸檔時間和內(nèi)容,使工程建檔工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),確保歸檔質(zhì)量;五是竣工檔案驗收交底。從工程建檔“交底”會開始,就確立驗收要求,擬寫“工程簡介”、“檔案編制說明”的條款內(nèi)容,為日后工程竣工檔案驗收早作準(zhǔn)備。實施建檔工作“五個交底”,以實現(xiàn)工程檔案資料由分散、無制度管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧小礃?biāo)準(zhǔn)化管理;由歸檔軟任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛仓笜?biāo);由被動應(yīng)付收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃由祥T服務(wù)的三個轉(zhuǎn)變。

4.3.2 行政服務(wù)管理離不開基建檔案,同時又豐富著基建檔案的內(nèi)容

行政服務(wù)部門擔(dān)負著房屋改擴建和維修等大量的基建工作,在具體的運行中,除按有關(guān)規(guī)范搞好配套管理外,還需要查閱大量的基建檔案,如施工圖紙、竣工驗收圖紙、地下給排水管線及地下煤氣、電力電纜管溝和通訊電纜線路等資料。當(dāng)行政服務(wù)部門要對某房屋進行大修繕時,必須要查找已建房屋的技術(shù)文件、施工質(zhì)量狀況及當(dāng)時的竣工圖。這些都是房屋修繕的重要技術(shù)依據(jù),因為根據(jù)以前的這些資料和房屋使用的實際情況提出技術(shù)鑒定,才能判定是否可以改造或加層,然后制定出修繕方案。

近年來,山東省地震局行政服務(wù)部門在對現(xiàn)有建筑進行修繕加固等工作時,如進行電氣線路改造、拆除危房和臨建房等,在施工中,利用了大量當(dāng)年建房時的原始文件及地下管網(wǎng)、電路圖,使翻修工程有了依據(jù),得以順利進行,為合理使用修繕資金提供了科學(xué)依據(jù),從而提高了經(jīng)濟效益和社會效益。對于改擴建及維修工程后形成的檔案資料,行政服務(wù)部門交到檔案室,更加豐滿了原有的基建檔案。檔案的利用是檔案工作的最終目的,是以檔案收集的完整與準(zhǔn)確為基礎(chǔ)的。所以必須重視基建檔案,特別是地下綜合管網(wǎng)檔案和隱蔽工程檔案的收集、整理、保存。只有檔案收集得齊全、準(zhǔn)確,利用時就能成為科學(xué)的依據(jù),經(jīng)濟效益也就自然而然產(chǎn)生了。

5 基建檔案的信息化建設(shè)思路

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展以及檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級,檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為必然。但是由于各單位檔案管理部門或是同一單位各門類檔案的發(fā)展水平存在差異,所以在某些檔案領(lǐng)域仍存在著利用信息化不充分的現(xiàn)象。一是地震系統(tǒng)現(xiàn)有的檔案軟件沒有基建檔案信息管理功能。二是對原有傳統(tǒng)載體的基建檔案應(yīng)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

5.1 基建檔案信息化的優(yōu)勢

所謂檔案信息化,就是檔案室以檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的檔案為主要物質(zhì)對象,用計算機對檔案進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為計算機軟件形式的二次文獻信息提供給相關(guān)部門利用的過程。其優(yōu)勢有以下幾個方面:一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機的潛能,提高利用率。目前,地震系統(tǒng)有些基層檔案室計算機的應(yīng)用單一,開發(fā)功能簡單,有的僅僅用于檔案目錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費,使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其所用。二是可縮短二次文獻信息的加工時間,提高基建檔案信息的時效性。基建檔案信息化,可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地制作二次文獻。三是可以增加信息存儲量。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用,可以大大增加基建檔案信息的存儲量,存儲密度也比紙質(zhì)檔案高出許多倍。利用很小的空間就可以保存大量的信息,而且開發(fā)利用的速度快,具有直觀性、選擇性、易操作性。

5.2 基建檔案信息化是地震系統(tǒng)檔案一體化管理的迫切需要

實現(xiàn)機關(guān)檔案一體化管理便于保持檔案之間的有機聯(lián)系,以發(fā)揮其整體優(yōu)勢,有利于檔案的保管和利用。地震系統(tǒng)過去的關(guān)于文書檔案、科研檔案、基建檔案、會計檔案等傳統(tǒng)分類方法將被打破,取而代之的是在信息集成系統(tǒng)中對各個管理模塊和流程的設(shè)置。基建檔案信息化將極大地促進檔案一體化管理,達到信息共享,以提高檔案的利用效率。運用計算機管理檔案,實行檔案的自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計,并按照不同要求,編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等,達到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,將有力地促進檔案信息資源的開發(fā)利用。

總之,加強基建檔案的管理是提高地震系統(tǒng)整體管理水平的基礎(chǔ)性工作。地震部門各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都要在思想上高度重視,落實責(zé)任,采用切實可行的具體措施,下大力氣抓實抓好;要進一步建立健全基建檔案的管理制度,嚴格遵循科學(xué)管理方式,努力提高基建檔案管理科技含量,這樣才能最大限度地發(fā)揮基建檔案應(yīng)有的作用。

(作者電子信箱,朱少華:zhushaohua1967@sina.com)

Analysis and management of the capital construction files in earthquake administration

Zhu Shaohua

(Earthquake Administration of Shandong Province,Jinan 250014,China)

This paper summarizes the development and changes of the capital construction files under the new situation in earthquake administration,and probes into the new management mode of capital construction files.

seismic system;capital construction files

P315;

A;

10.3969/j.issn.0235-4975.2010.11.006

2010-06-22;

2010-07-16。

山東省地震局合同制科研項目資助(10Y22)