完善基層人民銀行會計檔案管理之淺見

□ 王 雷 葉群群

在力推會計基礎工作規范化的大環境下，會計檔案工作中也面臨著一些亟待解決的問題。本文以人民銀行宿遷市中心支行為例，分析轄區內會計檔案管理現狀和存在的不足，提出進一步完善基層人民銀行會計檔案管理的對策建議。

一、會計檔案管理基本情況

目前轄區市、縣兩級行的會計營業、國庫、貨幣金銀部門會計核算業務，全部由市中心支行事后監督中心負責集中監督，完成監督后的會計檔案資料主要分為以下幾種管理形式：

(一)會計營業以及市級國庫會計資料采取集中管理。央行會計集中核算系統產生的所有會計資料(包括中心支行核算中心、專柜和縣支行網點柜產生的資料)和中心支行國庫部門的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，由事后監督中心負責定期裝訂、歸檔，并辦理日常會計檔案查詢和保管期滿后與中心支行綜合檔案管理部門移交等事宜。

(二)發行會計以及縣級國庫會計資料采取分散管理。一是中心支行貨幣金銀部門有關會計資料經事后監督中心監督完畢后，返回至貨幣金銀部門，由其自行裝訂、歸檔、保管。二是縣支行國庫業務的會計憑證 (裝訂后移交)、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，定期返還至縣支行綜合檔案管理部門 (賬表、清單、系統工作日志等會計資料由事后監督中心負責裝訂)，縣支行綜合檔案管理部門負責歸檔、查詢等后續管理工作。

(三)會計核算輔助資料實行自行管理。會計業務核算部門的各類登記簿作為會計核算的輔助資料，由各業務核算部門自行保管或定期移交其本單位綜合檔案部門保管。

(四)監督過程中形成的資料自行管理。事后監督部門在監督過程中產生的監督資料包括：事后監督工作日志；事后監督通知書、事后監督提示單、會計資料交接清單；檔案移交清單、會計檔案調(查)閱通知書、會計檔案保管及調(查)閱登記簿；現場監督、主管檢查以及重要會計事項的記錄資料；監督情況月報、監督情況反映、監督分析報告以及中央銀行會計集中事后監督系統產生的日志、報表(包括磁介質)，由其自行裝訂、歸檔、保管，定期移交至中心支行綜合檔案管理部門保管。

二、會計檔案管理工作中存在的不足

(一)涉及職能部門較多，責任界定不明確。在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責的側重點不同，管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同。有時因職責落實不到位，管理會出現真空和時緊時松現象；有時因對政策理解的偏差，加大了協調難度。因此，分散保存、多頭管理，在一定程度上難以保證會計檔案管理質量。

(二)執行制度不嚴格，檔案管理存在局部風險。通過實地檢查發現，由于人手不足、職責不明確、硬件不配套以及會計檔案管理知識缺乏等原因，基層人民銀行會計檔案管理還存在諸多隱患。如有的會計檔案管理未實行專人保管，立卷、歸檔不及時，移交手續不全；有的缺少會計檔案檢查記錄，會計檔案調閱時無部門負責人審批記錄；有的會計檔案保管地點不具備規定的條件，沒有防潮設施等。

(三)制度制定不完善，執行依據不夠充分。一是監督形成資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能，其在實施監督過程中產生的監督資料是會計管理不可或缺的重要依據，是會計活動的延伸部分，而在《中國人民銀行會計檔案管理規定》中，涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。二是檔案保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確，但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定：“事后監督產生的文檔資料，由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定，因此，事后監督部門在事后監督過程產生的所有監督資料，歸并于《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中各年限類別下“其他需要保管的檔案和有關資料”，并依據各種資料的重要程度人為確定其保管期限。

三、改進會計檔案管理的對策建議

(一)嚴格管理，明確責任劃分。會計檔案管理能否取得成效，相關部門重視是關鍵，執行制度是前提，落實職責是保證。檔案管理涉及到的各部門要高度重視會計檔案管理工作，加強制度學習，掌握規定要求，嚴格按照規章制度操作，杜絕工作中的主觀性和隨意性。要及時修訂內控制度，明確職責，落實到人，防范檔案管理風險。規范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續，庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導和檢查，促進會計檔案管理工作步入科學化、規范化、現代化的軌道。

(二)實施檔案集中管理模式，開設檔案網絡查詢功能。為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監督，集中管理”的會計檔案管理模式。由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔，不再將監督完畢的會計資料進行返還。這樣不僅可以減少檔案管理流通環節，還有利于立卷、歸檔、復制、查閱、移交等各環節的統一和規范。針對會計檔案異地保管給會計檔案查詢工作帶來的一定困難，建議實施會計檔案網絡查詢功能，開通會計檔案網絡查詢通道，同時出臺相關制度，制定操作規程，落實任務，明確責任。

(三)完善制度建設，明確監督資料相關規定。《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位，事后監督屬于會計核算監督的范疇，是會計核算過程的延續，是會計核算業務的后臺。建議《中國人民銀行會計檔案管理規定》將事后監督過程中產生的監督資料歸屬于會計資料的范圍，并對監督過程中產生的主要監督資料的保管期限予以明確。