以科研成果促基層檔案管理

○連紅

一、以改革主導研究，提升檔案管理水平

（一）檔案管理人員需要積累交叉學科知識

社會的迅速發展向檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰。基層檔案管理者首先應是一位檔案工作的“研究者”，因此需要具備廣博的知識。特別是作為服務教學、研究第一線的基層檔案管理者，不僅要有一定的檔案專業知識，而且要熟悉教學環節，了解教學動態。因此，筆者便通過參加研究生課程進修班，學習課程教學論、教育心理學、教育學、美學理論、管理學、檔案學、圖書情報，電腦編輯等多種學科，不斷地為自己充電，逐漸地增長相關領域的學識。同時在檔案管理實踐中邊學邊干邊研究，虛心向專家同行學習，借鑒其他管理領域的先進經驗。這樣才能有助于高校基層教學研究檔案管理工作的創新。

（二）運用創新思維改革基層圖書檔案管理

隨著教學改革的不斷深入，教師對信息資料的需求越來越大。那種被動的管理已不能適應當今高等教育的發展，為了轉變這種局面，開展適合教學改革的檔案管理調研活動是理論研究的第一步，而邁出這一步需要管理者具有聰睿敏捷的思路和捕捉問題的創新能力。筆者申報了相關研究課題并進行了廣泛的調研活動，在走訪國內二十幾所高校資料室后，發現普遍存在的共性，人員編制問題使大部分二級學院圖書檔案管理面臨著無人管理的尷尬境地，重點高校的二級學院雖然有專人管理資料室，但是檔案工作仍不被重視，無專門的檔案室和工作人員的情況屢見不鮮。處于兼職的檔案員無暇顧及，專職的資料員也只是一般性日常服務。此事難就難在兼職，是敢為人先迎難而上，還是回到原位順其自然。人的精力是有限的，超越自我，超越極限，本身是對自己的挑戰。顯然，在復雜多樣的工作環境中創新，是一種能力的提高，選擇超越更有價值。筆者根據實際情況，從以下幾方面考慮并加以實踐：

1、對分散的二級學院檔案采取集中管理，原來由各教研室分管的教學檔案統一集中學院管理。

2、實行圖書檔案一體化管理。筆者以為檔案工作與資料室管理之間存在著天然的聯系，都屬于信息資料，特別是占據二級學院資料管理主導地位的教學檔案。于是，在調查研究的基礎上確立了以服務教學研究為中心的圖書檔案一體化管理的目標。

3、將改革列入學院發展規劃，全面建立學院檔案管理，為教學科研服務。有計劃、有目標地開展，打破了原先被動的工作狀態。

4、采取互動的方式，調動教師積極性，共同建設資料室、檔案室。其一，將集體智慧融入檔案管理，號召廣大師生參與，共同營造嶄新的研究型檔案資料室；運用集群的方式進行創新，達到功能互補，以學科團隊來豐富資料室內涵，使之進入互動交流的良好狀態。其二，改革的切入點亦很關鍵，根據分院實際情況，筆者因地制宜地開辟了“學術信息服務窗”，并設計了多個欄目征求師生的意見，得到眾多師生的積極響應。

以上信息管理改革措施經過幾年的實施，漸露成效。譬如，圍繞學院中心工作，資料室成功舉辦了科研成果展、學術交流、如何申報課題、申報精品課程等名師講座；開辟了教學評估專欄——“如何編寫教案講稿”、“讀書月”等活動；出版了“外國語學院論文集”上下兩冊。“學術信息服務窗”被學校科技處評為十大科技新聞獎。教師參與的個人業務檔案的建立、畢業設計、試卷整理等教學檔案的匯總，逐步形成了圖書檔案一體化管理的新模式。由于師生參與其中，學院的學術研究逐年升溫，學科團隊參與資料室建設更加踴躍。信息服務產生的效果是營造了外國語學院的學術氛圍，促進了教學和科研活動的開展，在校內外產生了較大影響。這種檔案管理改革舉措，是對高校基層資料室管理模式的新突破。

二、以理論指導實踐，實現研究成果價值

高校基層檔案管理是門學問，在當今越來越激烈的高校競爭中，如何建立規范化、標準化的二級學院基層檔案管理模式，為教學科研服務，值得深入研究。特別是高校二級學院的檔案管理沒有先進模式可參照，有些改革舉措在實踐中發現其缺乏系統性和連貫性。為追求卓越的基層檔案管理新模式，結合課題進行研究是最好的辦法，是提升檔案管理品質的重要途徑。為此，2007年筆者主持申報了“基于高校外語資料室特色的集成管理模式研究”獲得了校級課題立項。

（一）以課題研究為依托，實施檔案目標管理

目前我國高校二級學院檔案管理普遍存在的問題有：一是缺乏規范化的制度；二是無系統化的管理模式；三是管理隊伍不穩定等，造成了教學檔案束之高閣，無人問津等現象。筆者認為開發教學檔案，與圖書資料鏈接一體，形成一個龐大的分院資料庫，統一實行標準化的目標管理，這種教學檔案管理目標是學院發展的長久之計。

以教學評估為契機，筆者結合校級課題“構建高校系級教學檔案體系的新思路”，把課題研究與教學檔案管理工作捆在了一起，按照課題計劃進行管理改革，同時在改革實踐中不斷完善理論研究，以研究成果來實施檔案的目標管理。整個過程是動態的，發動師生參與建設教學檔案新體系；聯合其它分院共同探索改革途徑；著重抓住教學檔案的主體部分——試卷、畢業論文、教案講稿的收集及管理，以此成果為樣板，創建教學檔案管理新體制。

（二）邊學習邊研究，力求管理模式推陳出新

為把課題做到位，讓教學評估專家滿意，真正實現研究成果的價值，為教學研究的中心工作服務，課題組終于探索出一條高校系級教學檔案管理的新途徑。

1、積極探索研究方法，創新信息儲存載體。例如：將教學檔案匯編成冊，這樣既便于查閱，又有利于管理。于是，筆者在傳統編纂的方法上進行了創造，將每個項目的材料進行整理、分類、編目做成匯編數百冊，既有專題性的單行本，又有綜合性的合訂本。在此基礎上，又借鑒了教學評估材料的某些整理方法，提煉了每項材料的內容，撰寫概況，統計數據，分類編輯目錄等。把死材料變成活信息，方便了教師查閱，這就使得管理層次又提升了一步。最近編輯的《外國語學院近三年教學檔案縱覽》一書，是教學檔案六大體系的濃縮，也是對課題成果的總結，是整個教學檔案管理的品質升華。

同時，向計算機專家學習制作教學信息網站，由于較好地把美學等學科綜合地運用到網站制作中，使外國語學院“資料——檔案在線”網站達到功能全、視覺美、優雅而實用的效果，受到廣大師生歡迎；這種教學信息網站，在國內高校二級學院中仍屬罕見。

2、課題研究需要鏈接所有的知識信息庫。從理論到實踐，再從實踐上升至理論；筆者體會到只有充分利用自己儲存的知識，將文學、美學、檔案學、管理學等知識融合一體，才能達到教學檔案內容和形式的完美統一。這種理念為教學檔案管理改革注入了新鮮血液，由于國內檔案學界目前尚無涉及高校基層教學檔案管理改革實踐領域研究，因此此項研究成果在管理改革實踐中，獲得了視覺效果和使用效果的雙豐收。這種新穎的集成管理模式，也受到教育部教學評估專家、浙江省檔案學專家、各兄弟院校以及學校各部門領導、師生的一致好評，成為中國計量學院教學評估的亮點。它是以研究促工作帶來的成果之一。

（三）凝練課題成果，推廣高校教學檔案管理經驗

豐碩的課題研究成果，得到專家認可，更值得推廣應用。筆者申報的“高校教學檔案系統開發集成管理模式研究”獲得了浙江省檔案局科技項目計劃立項后，便在原有基礎上建立了外國語學院“資料——檔案在線”網站，分門別類地創設了圖書、音像、檔案、學術信息服務窗等模塊，下設若干個資料庫；同時開展了多樣化的編研形式，充分利用檔案信息資源，為中國計量學院30周年校慶撰寫了院志，編成畫冊，做成展板，以大型櫥窗展覽的形式營造校慶氛圍，通過多媒體在網上進行對外宣傳，充分發揮了檔案資料室的功能。

課題研究的目的是為了解決工作中的問題，拓寬視野，在實踐中尋求理論支撐；但無論在課題研究或改革實踐中，往往會出現沒有先例可以參照的情形，這就需要以實踐創新來提煉理論，再由實踐來檢驗理論。例如：課題“構建高校系級教學檔案體系的新思路”，最初沒有任何具體理論的指引，但課題組借鑒并利用了其他管理方法及相關學科知識，奠定了檔案管理理論創新的基礎。在結題時發現創新的理論缺乏高度，還有邏輯漏洞，后來查找了各門類管理文章，得到了啟發，經過思考與鑒定，終于從已建立體系的一些改革成果中提煉出集成管理模式。為大力推廣研究成果，課題組又提升出適用于各行各業基層檔案管理的方法，創設了“3部曲10步法基層檔案集成管理模式”。該成果經驗還被撰寫成講稿，制作成PPT多媒體課件向兄弟院校進行推廣；并得到浙江省檔案局有關部門領導和浙江大學檔案學專家的肯定和贊賞；課題品質的提升還孕育了實用新型專利的誕生。各地慕名來參觀考察的高校絡繹不絕，應國內部分高校的邀請，課題主持人所作的二級學院檔案管理工作改革的專題報告，受到廣泛好評。

三、愛崗敬業才能有所作為

社會發展需要現代化管理，信息時代一方面給檔案事業提供了良好的發展平臺，另一方面也為檔案管理人員提出了更高的要求。因此檔案管理者必須解放思想、轉變觀念，用新的管理學理念武裝自己，要有敢為人先的勇氣和鍥而不舍的忘我工作精神，只有這樣檔案管理工作才能與時俱進，才能在平凡的崗位上有所成就。

筆者始終認為，高校二級學院的檔案管理承擔著為學院中心工作、為師生服務的應盡責任，在教學改革和提高教學質量中發揮著重要的作用；特別是教學評估對檔案的需求越來越大，分院檔案發展勢頭前景無量。作為基層兼職檔案員要胸懷寬廣目光遠大，應把自己定位得高一些，以科學發展觀建設基層檔案。只要有心，理論研究方面肯下功夫，是完全可以出創新成果。中國計量學院外國語學院教學檔案管理工作改革的成功經驗就是一個典范。

筆者在課題研究和改革實踐中體驗了研究工作的全過程，概括為八個字：執著、堅持、充實、快樂。首先要熱愛本職工作。要把檔案管理作為自己的事業來干，做得越深入越感受其中的樂趣。其次要打破舊框框，敢于創新。教學檔案大部分是在教學第一線的二級學院，有著得天獨厚的資源和條件，既然從未有人開辟教學檔案的系統編研，但是探索了而且做到精益求精就是創新。

善于總結經驗也是檔案管理人員必備的一項技能。筆者將課題研究的每個階段成果都撰寫成論文，目前已在全國檔案學核心期刊上發表了25篇，其中有2篇論文被人大復印資料全文轉載；4篇論文在2007年和2009年分別獲得浙江省檔案學會、浙江省高校檔案學會優秀論文成果1-3等獎，其中2篇獲一等獎。2009年課題成果還獲得了國家實用新型專利3項，外觀專利1項；2008年編研成果《外國語學院教學檔案縱覽》獲得了浙江省檔案局優秀編研成果三等獎；課題項目成果《高校院系教學檔案集成管理模式初探》獲得浙江省檔案局優秀科技成果三等獎；2009年論文類成果《高校檔案集成管理模式系列研究》獲浙江省教育廳高等學校優秀科研成果三等獎。

結語

俗話說：一分耕耘一分收獲。近幾年由于中國計量學院外國語學院檔案管理和科學研究的重視，促進了基層教學檔案管理工作的改革，因此也提高了檔案管理品質，無論集體還是個人在其中都獲得了“雙贏”。檔案管理改革改變了過去師生對教學檔案工作的看法，分院領導也更加重視了此項工作，專門建設了分院檔案室，改善了師生查閱文獻資料的條件，從而更有效地發揮了高校基層文獻檔案資料為教學科研服務的作用。