試論高校檔案資源的開發與利用

□ 王 顥

對于高校來說，檔案資源開發與利用的水平將直接關系到開展信息服務方式的選擇和檔案信息化建設的優劣成敗，同時它也是衡量學校管理水平的重要標志之一。

一、高校檔案資源開發與利用的意義

當學校領導對某些重大問題作出戰略決策時，或是在制定發展規劃、年度計劃、規定政策等重大事宜時都需要大量的信息作參考。高校檔案是領導在決策過程中獲得信息的重要渠道。高校檔案信息資源是最真實、最原始、最有說服力的歷史記錄，它包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，為學校各項工作提供服務。高校檔案通過各種渠道傳輸給師生員工，將對高校各項工作起催化、促進作用。因此進一步改進檔案利用工作是檔案部門的重要任務，檔案管理人員應該積極主動，深入開發檔案信息資源，充分挖掘館藏檔案信息，為學校提供利用服務，形成檔案利用工作的良性循環。

二、高校檔案資源開發與利用存在問題及分析

思想觀念的誤區。傳統的檔案工作只是信息的整理和歸檔，在服務方面是被動的。目前高校檔案資源開發雖然有統一的規范和標準，但是對檔案信息資源的信息價值和作用缺乏認同感，缺乏檔案信息資源共建共享的創新觀念，檔案管理人員仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，檔案信息資源的優化整合與開發利用工作落后于信息社會發展的需要，導致檔案信息資源建設難以適應高校檔案信息利用的需求，從而成為制約高校檔案資源開發建設的重要因素。

缺乏資金的投入。缺少科學規劃管理和專項經費的投入，使高校檔案資源開發建設長期形成了條塊分割的局面，造成數據庫規模小、結構不合理等一系列問題，難以滿足檔案信息資源建設合理完善的需要。

缺乏技術及專業人才。目前高校檔案管理工作者網絡技術運用能力、信息資源處理能力和信息加工整合能力，難以適應信息時代的需求。

上述問題與不足的原因是多方面的，概括來說有如下幾個方面：

1、對檔案資源建設的重要性認識不足。高校檔案工作人員普遍缺乏信息是資源的意識，對檔案資源開發建設及信息技術的應用更是缺乏系統深入的研究。在檔案資源建設方面，缺少必要的發展規劃、工作思路、戰略目標，人員配置、機構設置與檔案信息化建設的工作要求也不相適應。

2、高校檔案管理隊伍結構不合理。從目前高校檔案工作隊伍現狀來看，不少檔案工作人員從未接受過檔案管理專業培訓，缺乏檔案管理及檔案開發建設的基本理念、基本知識、基本技能，人員的知識結構、專業技能都很不理想。

3、檔案管理方法單一，設施簡陋。不少檔案部門仍采用傳統的人工管理模式管理檔案，基礎設施薄弱，檔案數字化管理空白，適應不了檔案資源建設與開發利用的要求。即使千方百計擠出資金進行基本建設，也只是建設與教學、科研緊密相關的項目，無資金投入到檔案管理的基礎設施建設。加上管理機制不靈活、用人機制、獎懲制度等均不夠完善，直接制約著檔案工作人員的主動性、積極性和創造性的發揮。

三、高校檔案資源建設與利用的建議

1、充分提高認識，切實轉變觀念。新時期的高校檔案工作者必須努力學習并不斷提升自己的業務能力，了解和把握國家信息化發展對檔案事業的影響與要求，創新方法，拓展檔案信息資源開發利用和管理工作的思路，并不斷拓展服務范圍，從而真正提高檔案信息的利用率。同時，檔案管理部門要加強宣傳，提高社會對檔案服務工作的認識。

2、充分利用網絡技術，不斷促進信息化建設。網絡信息技術是新時代管理最重要的武器，高校檔案管理要注重與現代網絡技術相結合，利用網絡來提高檔案信息的管理效率。要利用計算機系統和數據庫信息技術手段，為高校教學、科研服務，實現電子文檔一體化和檔案資源信息利用網絡化。

3、加強人員培訓，提高整體水平。檔案資源建設離不開網絡和計算機知識的應用，無論是電子文件的歸檔和管理，還是館藏檔案的數字化轉換、檔案的網絡利用等，都離不開計算機知識和檔案知識的有機結合，所以高校應為檔案部門配備計算機專業人員，對他們進行檔案業務的培訓，使他們能更好地完成檔案信息化建設。

4、加大投入，立足校園，服務社會。高校檔案部門可以針對社會的需求，拓寬服務的范圍，在條件允許的情況下，為部分社會單位提供信息服務。這樣既能為社會發展作出積極貢獻，也能在一定程度上提高高校的社會形象。首先，可提供學歷學位鑒定服務。當下，激烈的就業競爭，導致一些偽造學歷學位證書的現象出現，影響了社會公平，對此高校的檔案部門可以利用自身的資源優勢，為社會提供鑒定和證明服務。如向用人單位提供畢業生學籍學位檔案信息，通過檢索學籍檔案、入學記錄等鑒定學歷真偽，并出具書面證明材料等。其次，可積極促進科研成果的推廣。高等院校是我國科研的重要基地，每年都要產生許多科研成果，然而這些成果當中的大部分都只作為檔案資料保存，只有少部分被應用到實踐中。如果對這些科研成果能夠加以利用開發，將會對社會進步產生積極影響。第三，可開展人才信息服務。高等院校是高素質人才培養的搖籃，高校檔案部門掌握了許多高級人才的相關資料，我們可以利用這些資源為社會提供人才服務。如開發高等院校的人才資源數據庫，建立高校人才信息庫，將學校的辦學特色、學科專業設置、畢業生個人信息匯集起來，并通過網絡工具進行傳播，這樣不僅可以為企事業單位提高人才選擇的效率，也在一定程度上拓寬了高校畢業生就業、擇業的途徑。

①于建平：《淺談檔案信息資源利用》2006年第11期

②孔偉娟：《與時俱進開發高校檔案信息資源》，《云南檔案》2008年第01期

③徐英：《論高校檔案資源信息化建設與發展》，《青海社會科學》2007年第6期

④尹美京、任鳳仙：《檔案意識與檔案工作的關系之我見》，《檔案學通訊》2009年第3期:87頁

⑤華東師范大學檔案館：《積極推進數字檔案館建設,充分發揮高校檔案資源的社會效應》，《中國教育報》2008-05-29第9版