哈佛大學圖書館的文獻保護體系

□林 明

美國哈佛大學不僅擁有龐大的圖書館系統,館藏豐富、服務先進,其文獻保護與修復工作更是體系完整、操作規范,堪稱學術圖書館的典范。為了提高中山大學圖書館的文獻保護與修復水平,促進中山大學圖書館文獻保護與修復中心的建設,本人應哈佛大學哈佛燕京圖書館館長鄭炯文先生的邀請,于2009年5月專程赴美考察哈佛大學圖書館的文獻保護與修復工作,詳細了解其組成體系、人員配置、操作規范及日常運作情況,獲益良多。特將所見、所聞、所思記錄下來,供同仁參考。

作為哈佛大學的重要組成部分,哈佛大學圖書館系統是全球最大的學術圖書館系統之一,擁有73個圖書館①http://hul.harvard.edu/new s/2009_1211.html(2010-01-25)。關于哈佛大學圖書館系統的圖書館數量,由于統計方法和標準的不同而異。據哈佛大學主頁按照字順排列的圖書館列表統計共181個,但其中有很多是單獨列出的圖書館專藏,不能計為單獨的圖書館;按照學院排列的圖書館列表統計共67個,但其中部分圖書館又下轄若干個圖書館,如文理學院有機與進化生物學系的 Botany Lib raries又分為7個圖書館,其中也有單獨列出的圖書館專藏。在哈佛大學圖書館主頁的有關介紹中多次出現哈佛大學圖書館數量的描述均為超過70個獨立的圖書館,其中一篇新聞明確指出哈佛大學圖書館系統包括73個獨立的圖書館單位,所以本文采用此數據。,總館藏超過1600萬件。

哈佛大學圖書館系統包括大學圖書館和學院圖書館兩個層面。大學圖書館的職責是在數字資源的采購與建設、信息技術、密集存儲和文獻保護方面統籌整個大學圖書館系統中各圖書館的合作,并具體負責哈佛大學儲存圖書館(H arvard Depository)、哈佛大學檔案館(Harvard University A rchives)、圖書館數字化計劃(Library Digital Initiative)、信息系統辦公室(Office for Information Systems)、學術交流辦公室(Office for Scholarly Communication)、館藏公開項目(Open Collections Program)、檔案管理辦公室(Records Management O ffice)、韋斯曼保護中心(Weissman Preservation Center)和對圖書館員的信息服務(Staff Resources)。這些機構和項目管理并協調學院圖書館的信息系統、圖書的密集式儲藏、圖書保護與修復、學校檔案類資料的收藏與管理等。

學院圖書館是圖書館系統的主體,在大學圖書館的協調下進行合作。各學院圖書館相對獨立,分別負責本圖書館(系統)的資源建設、隊伍建設和讀者服務,向全校讀者開放。學院圖書館中以哈佛學院圖書館(包括哈佛文理學院)系統為最大,在數量上占哈佛大學圖書館系統的半壁江山,包括著名的威德納圖書館(The Harry ElkinsWidener Memorial Library)、霍頓圖書館(Houghton Library)、哈佛燕京圖書館(Harvard-Yenching Library)等。哈佛醫學圖書館、哈佛商學院圖書館、哈佛法學圖書館等也都是非常著名的專業圖書館。

在文獻保護與修復方面,哈佛大學圖書館和哈佛學院圖書館發揮主導作用,協同其他各圖書館分工合作,形成了從環境控制、日常維護、災難預案、大規模脫酸、載體轉換等預防措施到善本修復、流通館藏修復、商業裝訂和館內小修等補救性措施兼備的完整保護體系。

1 文獻保護機構

在哈佛大學圖書館系統中專門從事圖書館文獻保護工作的機構有:

1.1 哈佛儲存圖書館

隨著哈佛圖書館館藏的不斷增加,圖書館建筑的空間緊張問題日益突出,哈佛大學于20世紀80年代提出了遠程密集儲存方案,并在離劍橋市28英里以西的馬薩諸塞州的Southborough市建造了哈佛儲存圖書館,采取高度密集式儲藏設備,以嚴格的環境控制措施來存儲紙質文獻和縮微膠卷,同時也滿足哈佛大學部門檔案的存儲要求。該館由哈佛大學圖書館管理,供全校圖書館使用。

哈佛儲存圖書館的使命是促進哈佛校園空間的高效利用,通過為館藏的存儲和檢索提供一個安全、可靠和成本效益合理的環境來保存具有歷史價值和經濟價值的文獻資源。具體說有以下5點:

(1)保護和保存館藏文獻;

(2)以滿足或超越客戶及檔案儲存行業標準提供服務;

(3)慎重開支經費,為大學和客戶獲取最高效益;

(4)進行不間斷的定性和定量測量、分析和績效報告;

(5)維持一個促進團隊合作、良好溝通的工作環境以完成使命①http://hul.harvard.edu/hd/pages/m ission.h tm l。

哈佛儲存圖書館采用模塊化設計,可以根據需要非常方便地增加儲藏倉單元,其館址容量最終可建筑15個主儲藏倉單元,總計約20萬平方英尺的儲藏空間,可排書架總長300萬英尺。每個儲藏單元之間都設有隔斷系統,以滿足消防和分區控制的要求。哈佛儲存圖書館選擇的書架高度為30英尺,為升降采摘機械所能達到的最高高度,存儲深度36英寸,行間距為56英寸。根據圖書大小的不同,1萬平方英尺(約930平方米)可以存放150-200萬冊文獻。

第一個儲藏倉模塊于1986年建成開放,擁有4排共9000節書架,到1990年9月,第一存儲單元幾近放滿。1991年增加了第二個儲藏倉模塊,并對書架的結構和防火系統進行了改進。1995年第三個儲藏倉建成;為了不斷滿足遠程儲存的需要,第四個儲藏倉模塊也于1996年建成,同時還建了2排短書架來存放縮微膠卷和影像膠片。第五和第六儲藏倉1999年中期建成,每個儲藏倉的容量是以前單個儲藏倉的1.5倍,擁有6排書架,這兩個最先進的存儲倉利用冷藏庫技術建造以達到更為嚴格的環境控制。這兩個倉完成后,哈佛儲存圖書館將第一和第二儲藏倉的文獻搬到這兩個倉,并對最初的兩個儲藏倉進行了消防系統的改造。2004年,一個擁有10排書架的大存儲倉建成。2009年將繼續擴建1.9萬平方英尺空間用于存儲檔案。

哈佛儲存圖書館的設計不僅可以密集儲存以提高空間的使用率,同時通過以下六個方面的嚴格控制為文獻提供了良好的存儲環境,使文獻處于穩定狀態,延長了文獻的使用壽命:

(1)通過集成的環境控制系統,持續監控,保證書庫連續穩定的保存環境;

(2)六個主存儲倉模組的溫濕度全年控制在恒定狀態,溫度為華氏50℉,相對濕度為35%;

(3)另一個單獨的膠卷儲存倉的溫濕度設定為40℉和35%;

(4)先進的空氣循環和過濾系統過濾掉空氣中的微粒和有害氣體以確保存儲環境;

(5)帶有監測裝置的紫外線過濾熒光燈最大程度地減低光線對文獻的損害;

(6)中性無酸的圖書存儲盒防止了可能存在于紙質文獻中的酸的傳播②http://hul.harvard.edu/hd/pages/facility.htm l(2010-1-10)。

為了節省存儲空間,達到最密集的儲藏,哈佛儲存圖書館提供不同規格的半封閉或全封閉紙箱來存放不同大小和規格的文獻。文獻到館后,首先對文獻按照尺寸大小進行測量和分組,同樣大小的文獻集中存放,每個紙箱有一個唯一的條形碼。文獻裝箱時采集文獻條碼以使之與箱條碼關聯,集中在箱條碼下,紙箱上架后采集架位條碼輸入系統。查找文獻時,通過文獻條碼可以確定箱條碼,然后再確定架位條碼,可以非常快捷地定位文獻。

哈佛儲存圖書館遠離主校園,采取封閉式管理,只有工作人員可以進入。四周森林密布,為了防止山火的侵襲,在館舍四周開辟了數十米寬的防火帶。讀者通過哈佛大學圖書館統一的檢索門戶HOLLIS(Harvard’s online library catalog)檢索到需要的文獻在哈佛儲存圖書館時,可以填寫網上申請表單索取文獻并確定要送達的圖書館。有部分文獻的書目記錄沒有進入HOLLIS,讀者可以檢索儲藏圖書館的聯機目錄并提出請求。哈佛儲存圖書館在收到請求后第二個工作日便可將請求的文獻送達提交請求的圖書館。獲取哈佛儲存圖書館的文獻為收費服務。

1.2 韋斯曼文獻保護中心

哈佛大學圖書館文獻保護辦公室(Preservation office)成立于1989年。2000年3月,為紀念捐贈人Paul M.Weissman和Harriet L.Weissman夫婦而命名為韋斯曼文獻保護中心。該中心隸屬于哈佛大學圖書館,共有17名工作人員,分為文獻保護項目辦公室和特藏修復實驗室兩個部分,負責管理和實施哈佛大學范圍內的文獻保護計劃和項目,通過評估文獻保護現狀和需求來確保館藏的可獲得性,并對善本圖書、地圖、照片等進行修復工作。韋斯曼文獻保護中心與哈佛學院圖書館保護與成像部一起為哈佛大學圖書館系統所藏的文獻和其他文化遺產提供高質量的保護、修復和復制服務。主要工作包括:

(1)咨詢與現場服務:包括提供報告、指南和教育培訓,主辦研討會,提供咨詢和其他服務等來提高哈佛大學圖書館的文獻保護技術和水平;制定文獻保護災難預案和開展預防活動,每天24小時開通幫助熱線和提供館藏恢復專家服務;設計館藏評估的工具,并協助設計和實施館藏評估計劃和項目;幫助各圖書館選擇適宜的文獻保護環境監測設備,建立監測項目,并解釋結果,根據所得結果適時調整保存環境,延長圖書館館藏資源的使用壽命;針對具有長久保存價值的館藏資源的數字化、數字資源長期保存和傳送,制定工作指南和說明書。

(2)修復服務:包括特藏修復,由高水平專家修復經過長時間存放、使用和惡劣環境造成損毀的珍貴善本、手稿、印刷品、圖紙、地圖和其他特藏材料。許多在韋斯曼文獻保護中心特藏修復實驗室修復的館藏都是非常罕見的,具有獨一無二的歷史、學術和藝術價值。韋斯曼文獻保護中心的修復師也對將要進入數字化項目流程的普通館藏進行修復,對它們進行加固以承受掃描等操作。

(3)載錄格式轉換計劃:十多年來,在國家人文科學基金的支持下,韋斯曼文獻保護中心管理了七個縮微復制項目,保護了超過十萬冊脆化的各學科書籍。韋斯曼文獻保護中心負責資料的挑選、準備和編目,哈佛學院圖書館文獻保護部成像組負責高質量的縮微復制。

1.3 哈佛學院圖書館文獻保護與成像部

哈佛學院圖書館文獻保護與成像部不僅管理并實施哈佛學院文獻保護與修復項目,致力于保護哈佛學院圖書館的館藏,還和哈佛大學圖書館韋斯曼文獻保護中心一起為整個哈佛大學圖書館系統、校內其他機構和個人提供整套的、高質量的保護、保存、載錄格式轉換服務。

哈佛學院圖書館文獻保護與成像部分為兩個部門,一個是文獻保護服務,另一個是成像服務。

其中文獻保護服務分為兩組:一個是館藏修復實驗室;第二個是裝訂與圖書加工組。

哈佛學院圖書館館藏修復實驗室位于哈佛學院威德納圖書館內,共有14名工作人員,主要負責修復18世紀以來的流通館藏,致力于使用永久性和耐用的材料、科學可行的修復技術和高效的手段,并嚴格遵循美國文物保護協會的文獻修復職業道德規范,做好修復工作。修復實驗室占地3400平方英尺,擁有最先進的設備和工具,分為修復前分類、小修、中修和高級修復處理、裝具制作、水濕文獻恢復等區域和一個參考圖書館。

裝訂與圖書加工組有11名工作人員,主要負責為哈佛學院圖書館選擇商業性文獻裝訂服務并擬定相關要求,確保上架文獻裝訂可靠、標志明晰、裝具符合長期保存的要求。

成像服務部共有40名工作人員,分為八個組,全部在威德納圖書館內。包括:顧客服務、館藏轉換服務、數字影像的服務、攝影服務、掃描服務、縮微服務、目錄服務和項目支持服務。

哈佛學院圖書館文獻保護與成像部與韋斯曼文獻保護中心目前的負責人同為Jan Merrill-Oldham。兩個機構關系非常密切,既有分工,又有合作。在文獻保護方面,韋斯曼文獻保護中心負責統籌與規劃整個哈佛大學圖書館系統的文獻保護項目,哈佛學院圖書館文獻保護與成像部會同有關圖書館共同實施;在文獻修復方面,韋斯曼文獻保護中心的修復實驗室主要負責整個哈佛大學圖書館系統的特藏文獻的修復,而哈佛學院圖書館的文獻修復實驗室主要負責流通館藏的修復和各種裝具的制作。

除了以上部門專業從事文獻保護與修復之外,哈佛的商學院圖書館等也設有規模不等的文獻修復實驗室。哈佛學院的陶澤(Tozzer)圖書館還不定期地舉辦普通館藏圖書的小修培訓,輔導哈佛學院各圖書館的館員圖書維護與修復的基本知識。其他圖書館也基本上都設有文獻保護館員或館員助理職位。

上述各個專業部門組成了哈佛大學圖書館的文獻保護組織體系,并通過各個機構的分工與合作來策劃、組織和實施有關的文獻保護項目。

2 文獻保護工作

哈佛大學圖書館系統所開展的文獻保護工作主要包括以下幾個方面:

2.1 環境控制與日常維護

韋斯曼文獻保護中心和哈佛學院圖書館文獻保護部聯合,共同負責哈佛大學圖書館系統的文獻保護環境控制和日常維護服務,包括:調查館舍建筑的概況,發現有可能影響文獻保護的因素并推薦改進措施;監測館內的溫濕度及光線,記錄并分析數據,及時發現可能引起館藏損毀的因素;為展覽提供咨詢意見,包括展覽區域的安全評估、展覽家具的推薦及需要注意的事項等;提供適當的處理方法,為館員和學生提供培訓材料,包括圖書資料的清潔指引、圖書資料的搬運指引等。提供裝訂形式、材料等的選擇指引和圖書上架前加工方面的指引,如條形碼、藏書票、書袋卡、書口章、安全磁條等;提供合適的家具及裝具推薦和指引。

哈佛大學圖書館制定的有關環境控制和日常維護規范與指引有①http://preserve.harvard.edu/care/index.h tm l:15個拯救哈佛館藏的方法;錄像帶維護與日常處理建議;館員培訓;用戶培訓;檔案和特藏文獻的日常處理;圖書館館藏的搬運與清潔;如何將館藏移送哈佛儲存圖書館;威德納圖書館條形碼及借期條規程;威德納圖書館藏書票規程;館藏文獻的書口章;醋酸纖維膠片的劣化:診斷和儲存。

2.2 災難預案與災后恢復

哈佛大學圖書館制定有非常詳細的文獻保護災難預案和災后恢復程序,并建立了一個擁有數十人的的應急隊伍,成員包括所有韋斯曼文獻保護中心和哈佛學院圖書館文獻保護與成像部的全職修復人員和文獻保護館員。

哈佛大學圖書館的災難預案和災后恢復工作包括:

(1)應急計劃:包括緊急情況聯系人、館藏搶救隊伍、搶救館藏的方法、館藏搶救的優先次序、應急材料的儲備及存放地點、緊急情況的安全措施及所需技術手段、保險等;

(2)應急訓練:針對哈佛的館藏等具體情況,向館員提供各種各樣的教育和培訓機會,宣傳和講授與災難有關的文獻保護應急措施和恢復程序與方法等。手段包括介紹程序、講座、工作坊、示范、練習等。2003年10月29日,哈佛大學圖書館和哈佛學院圖書館館藏應急小組(LCET)舉辦了一場為期一天的模擬災難訓練。40多個來自哈佛20多個圖書館的員工參與了培訓課程和救助實踐,提高了真正面對災難的能力。

具體的工作規范和指引有:哈佛大學圖書館應對颶風方案;霉菌污染管理指南;哈佛大學圖書館館藏資源恢復:應急響應的清單;個人收藏品的恢復:應急響應的清單。

(3)應急物資儲備:哈佛提供了應急物資儲備清單,以搶救500冊受災圖書為單位,各館可以根據自己的情況來準備。

(4)災后恢復程序:首先要確保人員的安全;第二是迅速評估災難狀況;第三是避免館藏受到進一步的破壞;第四是確保應急人員和恢復人員到位;第五是與物業及設備人員合作,穩定存儲環境;第六是進行全面的受災狀況調查和評估;第七是確定是否需要館外商業性服務機構并與之聯系;第八是保存各種受災記錄,聯系保險公司等。

2.3 載錄格式轉換

哈佛學院圖書館文獻保護與成像部成像服務組提供廣泛的、旨在保護瀕臨滅失的館藏資料的載體和記錄格式的轉換服務,這種轉換主要包括兩種形式:一是縮微,二是數字化。目前載錄格式轉換的主要方式為數字化。載錄格式轉換不僅可以有效地保存館藏原件,也可以為讀者提供更為便捷的獲取方式。

哈佛大學圖書館在開始一個館藏載錄格式轉換項目時,要首先填寫一個調查表來制定計劃和預估費用。調查表提交后,圖書館將征詢成像部和韋斯曼文獻保護中心的意見。為了更好地規劃計劃和確定費用,或者需要更多的信息或試驗。每個載錄格式轉換項目的價格可能因對象不同而不同,但項目的主要花費來自人力資源和設備的成本。

載錄格式轉換項目最終要由哈佛學院圖書館載錄格式轉換審核委員會確定,由哈佛學院圖書館文獻保護與成像部成像組實施,實施過程中要接受該委員會每月一次的檢查。

一般來講,載錄格式轉換項目的對象必須是已經或準備編入哈佛大學圖書館中央書目庫的,數字化后的產品也將會與原書目記錄相連并向全哈佛或更大范圍提供使用。

2009年10月9日,哈佛大學與中國國家圖書館在哈佛學院威德納圖書館簽署協議,共同開發哈佛燕京圖書館藏中文善本古籍,實現數字化。根據雙方協議,中國國家圖書館將負責向該項目提供資金和技術支持并承擔數據質量控制工作,哈佛大學圖書館負責提供技術設備并承擔中文善本古籍的數字化、元數據制作和數據傳遞工作。根據協議,本項目為期6年,涉及4210種51889卷中文善本古籍,將由雙方各自保留一份完整的數字化圖像文檔,分別用于各自網站免費發布和其他學術研究及文獻保存之用①http://www.n lc.gov.cn/syzt/2009/1015/article_382.htm。

2.4.文獻修復

哈佛大學圖書館的文獻修復項目包括對修復對象的評估、清洗、處理以及保護裝具的制作等。韋斯曼文獻保護中心修復實驗室負責全哈佛大學圖書館系統的特藏修復,包括善本圖書、手稿、油畫、地圖、照片等,以及部分需要進行載錄格式轉換館藏的加固修復。修復實驗室共有20名修復師。哈佛學院圖書館文獻修復實驗室主要負責哈佛學院流通館藏的修復工作,共有14名修復師。

2.5 數字資源的長期保存

數字資源的長期保存就是維持數字資源的長期可用性。哈佛大學圖書館在進行保護性載錄格式轉換尤其是數字化項目的時候,首先確定的是符合長期性要求的格式,分別就音頻、視頻、文字和圖像制定相關標準和指引;其次是選擇符合長期性原則的存儲結構、設備等,并定期維護。哈佛大學圖書館還維護哈佛大學的機構庫。

2.6 文獻保護的教育與培訓

韋斯曼文獻保護中心和哈佛學院圖書館文獻保護服務部門提供一系列面向整個哈佛大學的文獻保護培訓,形式包括項目、工作坊、訓練、實習、文獻保護宣傳品和指南等等。

(1)咨詢服務:哈佛圖書館鼓勵館員向讀者和有需要人士提供有關文獻保護方面的知識咨詢服務;

(2)教育培訓課程和研討會:向哈佛社區提供,除了一般的基本知識培訓外,哈佛大學圖書館員工每年還安排定制的工作坊,如對館藏保護的應急準備和響應、環境監測等。

(3)文獻保護宣傳產品:這些產品用來宣傳推廣文獻保護知識及如何來保護哈佛的館藏,并在哈佛圖書館和檔案館內免費發放和鼓勵使用。這些產品包括下雨天用來保護圖書的塑料袋、書簽、招貼畫、海報、桌面提示和磁鐵等。

3 體會

經過實地的考察了解、訪談及閱讀有關文獻,哈佛大學圖書館系統的文獻保護工作給我留下非常深刻的印象,其特點主要表現為:

3.1 體系完備

哈佛大學圖書館系統的文獻保護工作從預防性保護到補救性保護,從原生性保護到再生性保護一應俱全,體系非常完備。在預防性保護措施方面,不僅哈佛儲存圖書館的環境控制十分嚴格,其他各圖書館也都有完備的環境控制設備并定期監測環境數據;20世紀90年代,哈佛大學圖書館還開展了批量脫酸工作;防止含酸紙質文獻的進一步惡化;不僅文獻保護館員從事文獻保護工作,而且還通過各種培訓加強全體館員和讀者的文獻保護意識和知識,使每一個接觸文獻的人都明白如何正確地處理文獻。在補救性保護措施方面,哈佛大學圖書館系統配備了規模宏大、設備先進的文獻修復實驗室,從特藏修復、流通館藏修復到采購商業性的文獻裝訂服務,針對文獻的類型和特點區別對待,確保都能得到符合規范的處理。

在原生性保護方面,通過預防文獻原件的損害和對破損文獻的修復,確保文獻能夠得到長久的保存。在再生性保護方面,通過文獻載體和記錄格式的轉換,不僅使文獻的內容能夠廣泛地為讀者所使用,還可以有效地保護原始文獻。如哈佛大學圖書館將經過縮微、數字化等方式進行載錄格式轉換后的文獻原件全部送到哈佛儲存圖書館保藏,主要以轉換后的文獻格式提供服務。

3.2 分工合作

哈佛大學圖書館系統結構復雜,以分散管理為主。但哈佛大學圖書館的文獻保護工作則以隸屬于哈佛大學圖書館的韋斯曼文獻保護中心和隸屬于哈佛學院圖書館的文獻保護與成像部為主,以哈佛儲存圖書館、其他各學院圖書館和分館的相關機構和人員為輔,他們分工協作,為哈佛大學圖書館系統提供了完備的文獻保護服務體系。這是非常值得我們學習的。

參考資料

1 哈佛大學圖書館.[2010-01-25].http://preserve.harvard.edu/index.h tm l

2 宋力生.哈佛大學圖書館系統及館藏管理.圖書情報工作,2006,50(2):131-134

3 于寧,陳虹.高校圖書館的遠程書庫建設.圖書館雜志,2009,28(9):45-47

4 BRIEF HISTORY OF REMOTE LIBRARY STORAGE USING HIGH DENSITY SYSTEMS.[2010-01-25].http://128.223.86.142/rlsc/dill_final/APPENDICES.doc