高校圖書館為地方政府信息服務對策研究

江門職業技術學院圖書館〔廣東省江門市 529090〕 吳南雁

“政府信息”主要就是政府發布的各種行政條例、管理規章、各種程序性的操作規范等,它們通過政府公報、公告、文件、通知等方式向社會公眾發布,讓公眾了解社會管理、政府工作,并應用這些信息,決定自身活動的具體方式。同時,這些信息的公開發布,也是公眾監督政府行為合法性的前提之一。政府是信息的最大生產者和擁有者,但這并不阻礙高校圖書館為政府提供信息服務的可能性;相反,高校圖書館的咨詢服務功能,其信息服務對滿足政府的需求有著特殊作用。因此,高校圖書館應根據《中華人民共和國政府信息公開條例》,抓住為地方政府信息服務的機會,通過參與地方政府信息服務,推動高校融入社會,拓展高校圖書館的發展空間,提升高校圖書館參與服務社會的意識,提高高校圖書館服務社會的水平。

一、高校圖書館開展政府信息公開服務工作的現狀

目前,高校圖書館開展的政府信息公開的服務工作,基本上仍處于空白。在高校要查閱政府信息,其主要途徑基本上是在高校檔案室查閱。我國在很長一段時間,政府部門一般都是通過“紅頭文件”的形式出臺各種政策,根據行政渠道上傳下達,其公開的程度有嚴格的規定,傳播的范圍和級別有一定的要求,公眾幾乎很難看到,且政府各系統部門間的信息資料屬內部資料各自存檔,相互之間很難得到。長期以來,高校圖書館面向讀者的服務主要是提供圖書、期刊、報紙等資料,對政府信息關注較少。因此,高校圖書館對政府信息的收集也是比較零碎的。

高校圖書館內一般不提供政府所屬各部門的紙質政府信息公開指南和信息公開目錄索引,包括政府公報。高校圖書館內未設專職工作人員負責與指導讀者對政府信息的需求,不受理有關政府信息公開的咨詢問題,也沒有查閱者登記制度,因而高校圖書館還無法提供依申請公開事宜的程序或咨詢。在各高校圖書館的網頁中,也沒有相關內容的特色欄目和政府網站的鏈接。

即使有的高校圖書館開展了政府信息公開查閱工作,也是對口性服務,只針對本地區政府或其所屬部門在其政府網站上主動公開的信息。對不同地區、上位地區、中央機構不同部門主動公開的政府信息,均無法提供綜合的查閱服務。此外,由于宣傳不夠,致使社會公眾不知曉,使政府信息不能被公眾及時有效地利用,大量的信息資料處于閑置狀態。

二、高校圖書館開展政府信息公開服務工作的優勢

盡管高校圖書館對其信息服務的功能認識還存在觀念陳舊、方式單一、服務滯后之不足,但這并未改變高校圖書館的服務本質。高校圖書館信息服務已向多功能、全方位轉變,開展政府信息公開服務工作就是延伸和擴大了高校圖書館的服務職能,并且有其優勢。

(一 )硬件優勢

高校圖書館大都擁有現代化的設施設備,擁有各種文獻載體和數字技術、網絡設施、高性能的計算機等現代化技術和設備。高校圖書館在網絡化、自動化、數字化建設上也取得了很大發展,有些高校圖書館之間實現了聯網,它們以其高速度、大容量和先進的信息傳遞占據很大優勢,這些都為高校圖書館開展政府信息公開服務提供了設備和信息公開的硬件條件。

(二 )技術優勢

高校圖書館先進的信息技術,建立了高速快捷的校園網,有豐富的軟件開發和應用經驗,有完善的信息組織和分類體系、現代化的信息處理技術、高效的網絡檢索搜索引擎等技術,計算機技術、縮微技術、信息數字化技術、聲像技術等,都早已進入高校圖書館,有些高校圖書館之間還建立了資源共建共享協作,建立用戶檔案,為用戶提供網絡資源信息和情報加工服務,分析他們的信息需求特點,通過篩選、分析、整理、集成,依靠 Push技術主動為用戶提供信息,滿足用戶的需求,具有實施信息快速傳遞的技術基礎條件。

(三 )人才優勢

高校圖書館都有一支學歷高、有實際工作經驗、具有專業知識、能進行信息資源整理檢索的圖書情報專業的復合型人才隊伍,這支隊伍精通計算機知識,知識面廣、懂業務、懂技術、懂計算機、懂網絡、懂管理,可以根據不同需求開展多種形式和不同層次的信息服務工作,能根據不同的檢索內容及相關的檢索要求進行信息檢索和深加工,能夠將信息搜集、傳遞、管理、加工等專業的知識熟練運用于工作實踐中,在必要時可以聯絡、組織相關學科門類的專家、教授,具有信息開發能力和新技術的應用能力。

總之,高校圖書館信息服務能根據用戶的信息需求,利用先進的網絡通信技術和網上信息資源,通過對信息深加工為用戶提供高質量的增值信息,把握用戶定位,為用戶量身定做合適的信息內容和服務,滿足用戶的個性化信息需求。

三、高校圖書館為地方政府信息服務的對策

《中華人民共和國政府信息公開條例》將公共圖書館納入了政府信息公開服務體系,但沒有把高校圖書館納入到政府信息公開服務體系。目前,由于我國高校圖書館開展政府信息公開服務普及程度不高、服務水平較低、宣傳不到位,因而導致公眾知曉率低,應通過加強宣傳、深化服務內容、爭取政府支持等途徑改變現狀。

(一)加大宣傳力度

高校圖書館為地方政府信息服務有一個如何讓大眾知曉的問題,這就需要加大宣傳的力度。人們習慣于在公共圖書館查閱政府信息,不習慣于在高校圖書館查閱信息,因為高校圖書館一般不對外開放,很多人都不知道高校圖書館的這個新職能,這就需要高校圖書館加強這方面宣傳的力度。要加強宣傳力度,必須以高校圖書館為陣地,以討論活動為載體,邀請政府各部門的專家組織各種形式的“專題講座”、“宣講報告會”等,向公眾發布、解說、宣講重要政策、熱點問題和焦點問題,深化政府信息公開的內容與形式;通過發布公告、資料及宣傳手冊,開辟宣傳欄,編輯《讀者須知》,開展政府信息服務日等多種服務方式,使公眾了解高校圖書館在政府信息公開活動中扮演的角色和地位,讓公眾明白高校圖書館也參與了政府信息公開服務,可以培養公眾的高校圖書館意識;還可以利用各種機會,到社區特別是偏遠地區開展宣傳,傳播政府發布的各項政策信息,使公民的知情權、參與權和監督權得到保障。

(二)建立“政府信息公開查詢平臺”

政府公開信息的第一步是平臺建設,該平臺主要以各級政府網站上的公開信息為整合對象,以用戶需求為導向,通過自動化采集和組織,將各級政府公開的信息進行整合,建立多種專題數據庫,對不同形式的政府信息及政府機構,利用統一的元數據標準,將信息資源的內容、外部特征及其關聯關系進行充分組織、挖掘和揭示;并將互聯網上的不同來源、格式和版本的政府信息資源與國圖館藏文獻資源進行有序整合,構建一個方便、快捷的政府公開信息整合服務門戶。在此基礎上,以聯盟方式實現資源共享、資源互補,達到新的層面。通過“政府信息公開查詢平臺”,整合高校圖書館制作的“政策法規專題數字資源”,內容涵蓋政治、經濟和社會各方面;設立“國家政府信息查詢”、“各級政府信息查詢”、“各級政府直屬機構信息查詢”、“公共信息查詢”等欄目,提供國家、省和地區政府網站的直接鏈接,方便公眾一站式查詢,也可建設“政府公開文件數據庫”。同時,高校圖書館還可依托“政府信息公開查詢平臺”來加大政府信息公開的宣傳,遵循主動、及時、易用、效益原則開放檔案,培養公眾利用政府公開信息的意識,為政府信息公開提供優質的服務。

(三)強化高校圖書館政府信息公開服務職能

高校圖書館對政府信息公開服務職能的強化：一要及時、準確、全面地收集政府公開的信息,尤其是政府公開的規范性文件要收集齊全,在服務中要開展政府信息公開服務電話咨詢、網上咨詢,并在有關閱覽室開辟政府信息公開專架,內容包括機構職能、政策法規、業務文件、行政權力、工作動態等。二要設置政府信息公共檢索服務點,方便讀者通過政府信息公開網,及時完整地獲取政府部門公開的信息。政府信息公共檢索點在高校圖書館的設立,將為廣大讀者了解和利用政府信息提供極大便利,也使高校圖書館能夠很好地發揮揮政府網站的輻射作用,成為政府信息公開的重要服務平臺。三要提供人性化服務?？蔀槠渥x者配備專門服務人員和計算機、打印機、復印機等設備,還要為讀者提供使用的筆、紙以及老花鏡等物品,在服務中要針對不同讀者的需求提供有針對性的服務?？傊?高校我圖書館將采集的政府信息進行整理、序化,可以提高社會公眾對高校圖書館的認可度,使圖書館信息知識導航作用得到進一步發揮。

(四)建立高校圖書館政府信息服務制度

高校圖書館為政府信息服務要堅持服務導向,構建具有自身特色的政府信息服務制度。諸如：(1)建立高校圖書館對政府信息記錄的接收和保存制度。政府信息公開的及時性,客觀上要求高校圖書館在第一時間接收到政府公開信息的電子文本,及時收集到政府公開信息的電子文本是高校圖書館提供政府信息服務的關鍵所在,高校圖書館應與各級政府機關建立能及時接收與送交政府公開信息的長效機制。政府主管部門也可指定或委托高校圖書館,利用高校圖書館的專業技術優勢,進行當地政府信息公開目錄、指南、索引、摘要的編制工作,并為高校圖書館開展政府信息公開服務提供必要的保障,認真為圖書館落實有關設施、設備的需要。 (2)建立信息共享制度。為加強政府部門信息共享,應該建立信息共享制度,以加快建設統一的電子網絡平臺和信息安全基礎設施,加快建設信息資源目錄體系和交換體系,支持信息共享和業務協同。 (3)實行政府信息“專職員工”服務制度。即確定政府信息服務專職人員,利用他們熟悉館藏、懂服務政策、相關信息技術的能力,以及深入了解和掌握政府信息的專長,幫助讀者提高獲取和利用政府信息的能力和技巧。通過這種服務,其專職服務人員將成為政府信息領域的信息專家,使圖書館傳統業務實現新進展,更好地發揮圖書館的服務職能。(4)建立信息咨詢服務管理制度。良好的信息咨詢服務管理制度,能保證信息咨詢服務工作的有效開展。高校圖書館根據制定的制度進行更為積極的信息咨詢服務,如在現有網絡系統下,可以通過組織建立信息網絡系統,實現信息資源共享。(5)借鑒歐美發達國家在政府公共信息資源開發利用時制定的相關政策法規,如信息公開、版權利用、隱私保護、合作伙伴關系以及服務標準等,正確處理好公開和保密的關系,樹立起信息公開的義務意識,對規定為保密的事項嚴格保守紀律,防止圍繞權力尋租的暗箱操作,促進社會對信息的利用。

(五)打造政府信息服務專業隊伍

高校圖書館雖然具備了提供政府信息服務的硬件設施保證,但在保證政府信息服務所需的專業人才隊伍方面還有欠缺,急需進行培養。其工作人員應具有較高的計算機操作技能,能熟練應用信息采編自動化軟件,熟悉互聯網絡及通信知識,有法律意識,熟悉政府法律法規。其工作人員向行政機關申請公開信息時,能夠熟悉申請程序,代用戶辦理申請手續,提供一站式服務,這就需要掌握政府文獻信息源、學習各類網站和數據庫的檢索方法,還要主動與提供政府信息的行政部門、檔案館溝通、交流,建立合作關系。因此,具有一支為政府信息信息服務的專職隊伍也是高校圖書館政府信息公開服務的根本保障。

(六)組建高校圖書館政府信息整合服務聯盟

高校圖書館應對政府信息的整合服務采用分層建設、共建共享的模式,打造聯合艦隊,利用成熟的文獻信息管理方法和工具,把政府公開信息納入到高校圖書館信息整合的流程中來。政府的義務是公開,而圖書館的義務是整合和服務。信息的整合可以根據不同級別的圖書館進行,如部屬高校圖書館主要整合中央級的政府信息,各省屬高校圖書館主要整合省級政府信息,地市屬高校主要整合地縣級政府信息。但政府信息本身是有關聯性的,不是孤立的,從中央到地方,到各部門,怎樣引用、摘述、流轉、整合這些政府信息公開資源,都需要高校圖書館的介入。通過組建“高校圖書館政府信息整合服務聯盟”,高校圖書館可以在應對政府文獻信息資源中相互協作,使信息資源得到優化。反過來,高校圖書館又可以利用圖書、期刊、報紙等文獻為地方政府和社會公眾服務。

(七)通過理論研究促進高校圖書館信息服務

理論研究來自于實踐,理論的形成可以指導實踐。要使高校圖書館更好地為政府信息公開服務,必須從理論上去探討,如高校圖書館在政府信息公開制度下應服務的內容、如何服務、服務的效果怎樣,通過理論的探討去指導實踐,在實踐中不斷完善。當實踐中遇到問題時,高校圖書館就必須不斷反思自身應如何定位和發揮它的作用,如何發揮高校圖書館的特殊性推動此項工作的實施,這些研究都有助于高校圖書館能夠不斷利用政府信息公開之機會,為高校圖書館帶來新的發展契機。

總之,高校圖書館收集、保存政府公開信息資源為社會提供使用,必須充分重視對海量政府公開信息進行科學地組織與整合,幫助社會公眾及時、便捷地獲取全面的、系統的、權威的、準確的大量優質信息資源,使公眾可以方便快捷“一站式”地獲取政府公開信息,最大程度地降低政府信息傳播的成本,最大限度地保障公眾應享有的知情權。

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