關于深化企業文獻信息資源建設的探討

畢愛華

（徐州礦物集團華東機械廠圖書館，江蘇 徐州 221000）

1 文獻信息資源在企業發展中的地位和作用

隨著市場經濟的發展，企業由原來的生產型向生產經營型轉化。而在生產、經營的各個環節中所需的最新信息、最新技術方法、最新管理經驗等都是從企業圖書館獲得的。

國民經濟信息化是國家信息化的基礎，是信息化社會的重要標志。企業是國民經濟的基礎，企業信息化又是國民經濟信息化的基礎。企業要搞好生產提高效益，主要依靠采用先進的科學技術及現代化企業管理，任何一項科學技術成果的出現、新產品的開發都需要相應的環境和條件,需要使簡單扼要向生產力及物質因素滲透的載體和橋梁，這就是文獻信息。

文獻信息在企業發展中的作用表現在：文獻信息是企業組織生產的先導、企業聯系市場的媒介、科學決策的依據、企業搞活經營的手段、企業改善素質的參謀和企業提高效益的保證。所以，國外無論是大公司還是小企業都十分重視企業信息化的建設，稱“信息是企業的生命”。他們認為，在國內外市場激烈的競爭中，文獻信息是決定企業上下沉浮的關鍵，一個企業信息化的程度，決定著企業未來的命運。當前，企業想在復雜的社會經濟環境下求生存、謀發展，就必須有切實可行的信息資源作保障。

2 現狀分析

2.1 企業的決策人信息意識淡薄

我國的信息工作，迄今雖然已有40年的歷史，但可以肯定的說，在前30年內基本上受計劃經濟的約束和控制，始終處于從屬地位和被動局面，這在很大程度上制約和影響了一代人，甚至是兩代人的思維觀念。后來的經濟體制改革,雖然使信息工作由從屬和被動的靜遲狀態逐步轉向了復蘇，企業領導者的觀念也比較過去有所轉變，但仍然缺乏銳智和信息意識，長期以來形成的單憑主觀感覺和經驗進行工作的習慣還遠未消除，在處理實際問題時，仍然存在著有信息可以決策，沒有信息或信息不足照樣決策的情況。另外，一些企業領導對管理存有誤區，認為企業的發展，效益的提高靠產權制度改革和外延擴張取得的，只要有良好的外部環境即可，對信息工作缺乏長遠考慮和財力、物力和人力等方面的配合和支持，不重視企業基本管理工作，對建立有關的信息系統沒有熱情，由此，導致企業決策失誤，企業在競爭中失利，甚至破產倒閉。

2.2 多數企業缺乏自身的信息來源

為了克服多元化經營的固有缺陷，企業需要在正確決策上尋找突破口，而只有在完備信息的基礎上，才有做出正確決策的可能。企業無論大小，其管理內容大致相同，但不同層次的企業管理需要的信息是不同的，企業的高層領導需要的是戰略信息，中層領導者需要的是戰術信息，而基層管理者需要的是業務和作業信息。企業掌握信息的完備程度決定了決策的正確程度，也就決定了企業經營風險的大小。為此，企業主要需要獲得三個方面的信息：國家宏觀經濟政策信息、市場信息、本企業內部的信息和競爭對手的信息。一般企業獲得信息的渠道很單一，無非是一些公開性的文獻、一般性的技術交流資料或出差考察資料。專利信息及聯機檢索等現代化手段及設備較少，檢出的資料不全。大量興起的企業自辦的信息刊物的許多內容都是東拼西湊的結果,很少有通過技術分析獲得的信息,這在一定程度上造成了信息污染,也使得企業缺乏自身的、固定的信息來源。

2.3 信息處理手段落后

目前，我國多數企業的信息機構都存在著資金不足的問題,由于受資金的限制，許多企業的信息機構無力購買一些現代化先進技術設備。雖然一些大型企業都設有情報研究所、情報部或情報室，但中小企業通常只設有情報室，其中相當一部分中小企業沒有專門的情報信息機構。特別是效益差的企業，其信息工作仍停留在“資料室”的水平，致使信息的收集、加工、存儲、傳遞、控制仍以傳統的手工方式為主，采用的是進行文獻資料檢索、技術和專利查新、翻譯、編輯行業技術經濟動態刊物，開展項目動態跟蹤和專題調研等情報信息服務。這種模式雖然對企業仍是提供信息服務必不可少的方式，但信息部門往往根據其要求的課題和內容進行工作，服務對象窄，信息傳遞單一，工作狀態被動，服務水平較低，從而影響了企業信息機構的信譽度。

2.4 信息技術落后，企業網絡化程度不高

在向知識經濟邁進的今天，信息技術尤其是網絡信息技術正隨著世界經濟的多極化、區域化、一體化及國際貿易自由化的發展，逐步滲透到社會經濟的各個環節，經濟全球化和信息化已成為不可逆轉的潮流，這給企業的生存和發展帶來了巨大的挑戰和機遇。早在1983年，美國的奈斯比特在他著名的《大趨勢》一書中就把“從等級制結構到網絡化結構”作為改變我們生活的十大趨勢之一。在從計劃經濟體制向市場經濟體制轉軌的過程中，企業被推向市場，原來的金字塔型的體系為企業提供決策信息方面的作用已越來越弱化，企業必須建立自己的信息渠道，網絡化的特點在于它提供一種橫向聯系。但多數企業家對于信息化社會帶來的機遇和挑戰準備不足，對以網絡化為代表的信息基礎機構的作用認識不足，對網絡化依然如霧里看花。據“中國因特網使用情況調查報告會”所提供的資料，1998年上半年我國共有因特網用戶1715萬，站點317萬個，但上網企業只占總用戶的11.13%，說明我國企業網絡化程度不高。

2.5 企業信息系統建設滯后

目前，發達國家企業信息系統與信息資源管理正與“數據處理時代”向“信息技術時代”轉變。例如,英、美、法、德、日、韓、新加坡等國，由于經濟實力雄厚,企業自動化程度較高,信息系統管理的總體水平比較先進。改革開放以來，我國企業信息系統的發展從總體上看已經初具規模，國家投資建設的“國家經濟信息網”等全國性公用信息網絡為企業逐步實現信息化提供了條件。同時，也實現了中央各主要部委之間、各省市地區之間以及國家重點工程、國有大中型企業的初級網絡化目標。但由于我們國家底子薄、企業分散、集團規模化企業少、設備和技術基礎差,企業信息系統的開發利用水平總體上還處于 “數據處理時代”,與發達國家相比至少要落后20年。我國大型企業信息系統較好,少數大型企業實現了國內外聯網。但是，就全國企業的總體情況看，信息系統還處在自我封閉的狀態，企業外部環境信息和國際市場信息不通暢。

2.6 企業信息人員素質較低，結構不合理

企業信息工作人員的素質和結構也是影響信息化的重要因素之一。長期以來，我國企業信息工作人員的素質比較低，普遍知識面比較窄；人員結構也存在著嚴重的不合理性，基本上以科技、外語、圖書、情報、檔案人員為主，專業信息人員很少，即懂專業知識，又懂現代科學技術的復合型專業人員則更少，這樣的知識結構決定了信息人員只能對信息作簡單的整理等表面性工作，而無力對信息進行深度的開發，大大影響了信息科研成果的力度。

3 文獻信息資源自動化

3.1 自動化是企業圖書館發展的必然趨勢

隨著現代化技術的普遍應用，我國各大中型企業己紛紛建立起企業網,而圖書館作為企業的文獻信息中心則是網上的重要資源之一,無論是從簡單的MARC標準的講座，還是文獻信息資源共建的討論；無論是圖書館應用系統的開發引進和設備的購置，還是館際互借、聯合編目、網上交換資源共享等，這些變化都預示著信息革命正推動著一個圖書館自動化、文獻信息網絡化的全新階段的到來。那么，企業圖書館如何實現自動化呢?

3.2 保證和協調建設經費

長期以來,由于經費緊張,各企業圖書館把有限的資金投在了硬件建設上,以盡快實現初步的業務管理自動化,而用在軟件及數據庫建設上的資金嚴重不足,這樣就造成了建成的圖書館自動化系統效率低，缺乏發展后勁。因此，在系統建設的初期就要統一設計、統一協調,保證系統的各個階段、軟硬件的各個部分都要有一定比例的資金,這樣系統才能平衡發展。

3.3 單獨建設與分工合作相結合

建設具有一定數量和質量的數據庫的文獻信息網絡是一個人力物力和財力投入都很大的系統工程,讓目前經費不夠充裕的企業圖書館獨立承擔建設任務是比較困難的,因此，需要多方協調，統一規劃,分工合作。硬件可以在一定的基礎上獨立建設,而軟件和數據庫可以聯合編制、引進或自建,只有這樣，才能在一定區域或行業內實現網上檢索、借閱等共享服務。

3.4 實現標準化與規范化

標準化與規范化是文獻信息網絡建設的基本要求,是網絡能否生存的關鍵。一直以來,由于種種原因我國企業圖書館工作中存在著大量不符合標準或不規范的問題,隨著文獻信息資源網絡化建設的發展，企業圖書館必須結合文獻信息網絡的建設要求,統一標準、統一規范,否則將后患無窮。

4 文獻信息資源自動化管理模式

4.1 單機單用戶管理模式

單機單用戶是指使用一臺微機開展某一方面的管理工作,各計算機之間無任何連接。如采訪、分編、典藏、流通或期刊等工作各自使用一臺或多臺微機,雖然這幾項工作都能進行,但在某一段時間內只能在一臺微機上進行其中的一項。

在國內企業圖書館,這種模式目前占多數,比如濟南自來水公司圖書館即采用的這一模式。原因是這一模式系統投資小、見效快、維護容易,但其缺點也是顯而易見的,即功能單一，不能同時開展多項工作、數據資源共享較難,即使很小的圖書館也很難在單臺微機上運行集成管理系統。不過，從長遠的觀點看,這一模式只能是一種過渡。

4.2 單機多用戶管理模式

使用單臺計算機,主要是指高檔微機,也可以是大中小型機,配置多個終端同時進行多項工作的一種管理模式。

近幾年來,特別是隨著微機服務器的發展，采用這一模式的圖書館不在少數，如煙臺港務局圖書館就選擇了這一模式。其優點是軟件和數據的共享性好、不感染計算機病毒,投資相對少一些、擴大用戶只需增加終端設備即可。但這一模式也有一個不可克服的缺陷，即如果主機出現故障就會導致整個系統的癱瘓，因此采用這一模式必須使用高可靠性的主機,最好能有一臺備用主機,或能及時排除主機故障,否則就會影響整個圖書館業務工作的開展。

4.3 微機局域網模式

微機局域網是近幾年計算機技術和通訊技術相互結合的產物,它是一種以一臺或多臺服務器和若干工作站組成的結構化的多機多用戶系統,計算機用戶既可使用自己本地工作站上的數據也可共享他人的數據,既能處理本地計算機上的數據也能處理中央服務器或系統中其他計算機上的數據。

這一模式的優點主要是系統擴展能力較強、數據可分布存放、如果其中個別計算機(包括中央服務器)發生故障對整個系統的影響較小。微機局域網一次性投資大，系統維護較難、極易感染計算機病毒是其主要缺點。

根據以上分析,單機單用戶管理模式只能作為一種過渡模式,而多用戶模式和微機局域網模式各有利弊,各館可根據自己的情況做出不同的選擇。

5 小結

在市場經濟和科技興企的新形勢下，知識更新的速度愈來愈快，人才競爭的趨勢愈演愈烈。在這種情況下，企業圖書館作為企業的文獻信息資源中心,它是幫助企業領導實現宏觀決策、促進生產科研的主要知識源和重要的情報信息源,是企業發展技術經濟的重要支柱,在知識經濟的今天,人們已經認識到了“知識就是生產力”、“知識就是力量”。作為企業主體的廠長(經理)和職工都需要掌握現代管理知識和專業知識,更不要說企業的技術改造。新產品的研制與開發、工人素質的提高,這些只有依靠圖書館才能實現,因此，企業要發展離不開現代化的圖書館。反之，企業圖書館也只有強化其服務職能,才能為領導和技術管理人員提供高質量的文獻信息服務。

［1］劉新重.圖書館是企業發展技術經濟的重要支柱［J］.圖書館理論與實踐,1998(1).

［2］張廷廣，何潺.企業圖書館與自動化建設［J］.現代情報，2000（3）.

［3］程剛.我國企業信息工作存在的問題及治理［J］.情報雜志，1996（3）.