淺談高校中文期刊回溯建庫中的問題和對策

倪琪

（南京曉莊學院圖書館，江蘇 南京 211100）

期刊回溯建庫是相對新刊即到即編建庫而言，它是利用圖書館自動化管理系統把圖書館以前積累的期刊數字化，使其成為計算機可讀的、有組織的相關文獻信息的集合（即館藏數據庫），以供讀者用計算機進行檢索。我校是由三個院校合并而成的，主圖書館在方山校區。為實現期刊文獻管理的標準化、自動化和信息檢索查詢的高效快捷，2007年上半年起，我館利用匯文Libsys3.0操作系統，對原各校區歷年館藏期刊進行了回溯建庫。

1 回溯建庫前的準備工作

1.1 管理軟件系統的選擇

圖書館管理軟件系統功能如何，對回溯期刊數據庫的質量及建成后數據庫的數據存儲、檢索利用和日常維護都會產生很大影響。我館在2003年以前使用的是博菲特管理軟件系統，2003年開始使用江蘇匯文文獻信息服務系統Libsys3.0操作系統，經過逐步升級，2009年11月，系統升級至Libsys4.0操作系統。

1.2 數據源的選擇

由于必須保證期刊編目的完整性和準確性，我館選擇了以數據套錄為主和自建編目為輔的方法進行編目。套錄數據的數據源質量直接關系到數據庫的檢索效果，因此要選擇優質數據源套錄。經多方考察，我館主要套錄南大、南師大等省內外高校的期刊MARC數據。

1.3 回溯建庫方案的確定

回溯建庫一般有三種方案：一是根據目錄卡片來建庫。方便、快捷但著錄信息不完整。二是核對刊卡建庫。能避免刊卡不符的現象，但核庫工作量大，著錄欠準確。三是根據文獻實體來建庫。著錄的結果準確，但工作量非常大。我館采用根據文獻實體建庫的方案，雖然任務艱巨，但著錄全面，質量有保證，并能給每本刊貼上條形碼，利用匯文系統的功能添加館藏信息，實現對期刊流通、閱覽的管理。

2 回溯建庫流程

回溯建庫工作的程序先是查重，如果已有編目數據，則添加館藏信息；如沒有編目數據，則先套錄數據或新建數據后再添加館藏信息。將套中的數據下載后，結合本館館藏進行必要的修改補充，如題名、ISSN號等有變化的進行必要的附注，并給出索刊號和館藏年限，就成了本館的機讀目錄數據；對未套中的期刊按照著錄規則、主題標引規則、CNMARC格式標準自建。在添加館藏信息時，財產號中填我們賦予書的條碼號，其余如典藏地點、幣種和價格等按要求進行填寫和選擇，這時該刊回溯才算完畢。

3 建庫過程中遇到的問題

在OPAC查詢中，讀者最關心的不是刊的書目信息，而是本館是否收藏了他所需要的某種刊的某一期，即館藏信息。所以我們回溯的目的是既回溯書目，又要有館藏信息。由于期刊具有連續性、繼承性、動態性等特點，它在連續出版過程中，常常出現刊名、出版周期等變化，在運用計算機管理集成系統來開展期刊回溯工作時就有其復雜性和特殊性，部分數據中存在著著錄項目不全、分類錯誤等問題。以下是回溯期刊館藏信息過程中遇到的問題：

3.1 記到用的Marc記錄和自編的Marc記錄不完整

在連續出版物模塊進行期刊訂購的時候，需要填寫訂購期刊對應的MARC數據，作為記到的依據。由于訂購工作是以征訂單上的信息為準的，而征訂單上一般只包括刊名、出版頻率、國內統一刊號等信息，這樣的Marc記錄數據是不完整的。另外，自編Marc時，往往偏向于中文圖書的標準，有些字段被遺漏，有的字段著錄不太確切，形成不完整的Marc。

如《中州學刊》分別用索刊號C/339和題名檢索時，均檢索出不完整的Marc數據，屬自編Marc數據和記到Marc數據并存：自編Marc字段包含索刊號信息，用索刊號C/339檢索出不完整Marc；記到Marc字段包含題名信息，用題名也檢索出不完整的Marc。

3.2 著錄缺乏必要的規范

在著錄多個檢索點入口 （如200字段@a子字段）時缺乏必要的規范，檢索結果則不一致。如《國土資源的遙感》：用索刊號S/52檢索時，無Marc數據；用題名檢索時，有完整的Marc數據，905 字段中的索刊號也是S/52。如果檢索點著錄規范，用S/52和題名檢索時，可以檢索出同一Marc數據。

3.3 分類標準不統一

因為分類法的非唯一性，所以各分館有可能采用相同的分類法，也可能不同，但即使選擇相同的分類法，版本也可能不一樣，且各分館的著錄標準、標引深度也可能不一致，而種次號更是各分館根據自己的館藏進行分配的，所以“同刊異號、異刊同號”的現象普遍存在。

例《星星詩刊》：用合刊索刊號I2/178檢索，無完整Marc數據；用題名檢索，有完整Marc數據，但索刊號是I22/7，屬于同刊異號。

3.4 存在部分重復數據

合并前各分館采用不同的索刊號和排架方法，沒有及時修改、刪除一些重復或錯誤的數據；另外，在套錄、自建數據時，有時沒從多個檢索點入口查重，存在著重復數據的問題。

如《銀行家》：用索刊號F/187檢索，有完整的Marc數據；用題名檢索，檢索出不同的Marc數據：606字段中顯示的是“英語”；905字段中的索刊號是H319/992，此數據是分類錯誤的重復數據，未及時刪除。

3.5館藏與Marc對應出錯

由于本地書目數據庫、套錄庫、外部Marc等之間的關系較為復雜，在數據轉換過程中，經常會發生將館藏記錄添加到別的Marc條目下的錯誤。如《清明》：用合刊索刊號I2/156檢索時，無Marc數據；用題名檢索，則檢索出《清明》的圖書書目數據。又如《江蘇通訊》：用合刊索刊號D/1(1)和題名檢索，均檢索出《研究生入學考試政治理論課》Marc數據。

3.6 題名相同而版本不同的少套錄

題名相同而版本不同的情況很多，套錄和自建數據時，往往容易少套錄或少建數據。如《天津大學學報》（社科版）：用合刊索刊號C/314檢索，無Marc數據；用題名檢索，檢索出《天津大學學報》（自科版）Marc數據，少了一條《天津大學學報》（社科版）Marc數據。

3.7 題名更改且版本不同的誤套錄

一些大學學報有多種版本，如哲社版、自然科學版等，師范專科院校合并或升格后的學報變動較多，有師大學報和師專學報、簡稱題名和全稱題名的學報等，這些學報中有的有源目錄可套，有的無源目錄可套，易張冠李戴。如館藏的《陜西師大學報》：（1)用《陜西師大學報》索刊號C/44檢索，檢索出《陜西師范大學學報》（哲學社會科學版）；（2）用《陜西師大學報》題名檢索時，無Marc數據；（3）用《陜西師范大學學報》題名檢索，檢索出《陜西師范大學學報》（自然科學版）。

4 解決問題的對策

4.1 對館藏不完整Marc的處理

記到用的不完整的Marc雖然不對應館藏，也不能將其刪除，因為這條記錄是在Libsys3.0（或升級后的Libsys4.0）連續出版物模塊的訂購中添加使用的，系統不允許刪除。因此，我們采取用新的Marc記錄覆蓋粘貼在記到用的Marc或不完整的自編Marc上面的方法，原來的數據得到了更新，且不影響原有記錄對應的館藏。新的Marc記錄可以通過套錄和規范著錄兩種方式獲得。

4.2 規范著錄，提高錄入的準確率

規范著錄標準，要把錄入的準確性放在數據庫建設的首位。編目人員要嚴格按照標準化、規范化輸入，特別是作為檢索點入口點的字段，如200字段@a子字段，不允許出現錯字(使用拼音輸人法容易誤輸入同音且形似的字)，注意不能有多余的空格和符號，標點符號和字母的大小寫輸入都要規范。

4.3 制定分類細則，統一索刊號

科學地分類是對期刊質量進行控制的關鍵，分類表的選取、類目分級的設立都直接影響期刊的管理和服務。期刊分類必須遵循的基本原則是：a分類級別宜寬不宜細；b難以入類的期刊歸入上位類；c盡量避免使用總論復分表和組配方式等。根據目前我館期刊問題較多的情況，統一分類標準和標引深度，按規則將庫里原來幾個館的期刊數據進行合并、核實和修改，用分類號和期刊的種次號作為期刊的索刊號。

4.4 必須重視查重工作

查重質量的高低直接影響到期刊數據庫的質量。若忽視重復記錄，新建或重新下載一條完整的Marc記錄，那么有的刊就有了2條Marc記錄，這將造成數據的分散，須及時核實和處理重復記錄。查重時必須通過多種途徑(如題名、索刊號等)，利用所掌握的最新期刊信息進行查找，并注意Marc格式中4xx等字段的鏈接和3xx字段中的附注說明，避免一刊多條記錄或空記錄的發生。

4.5 減少館藏與Marc對應出錯

加強回溯建庫人員的責任心，對其嚴格培訓，使之掌握匯文系統編目模塊與回溯相關的功能及使用方法，掌握機編規則、標準、格式和數據轉換等技術，對套錄不到的數據要能夠進行簡單編目，并明確各數據庫之間的關系，以及Marc記錄與新增館藏之間的對應關系。

4.6 認真核對題名相同版本不同的期刊

同一刊物由于存在各種版本，購買的數據往往同時幾條，在套錄Marc數據時，選那一條，要仔細查看以下字段：091字段、092字段及3xx等字段，注意200字段和905字段。如《內蒙古師范大學學報》（自科版）：

200 1 @a內蒙古師范大學學報ANEI MENG GU SHIDA XUE BAO@i自然科學版

905 @aNJNCLdN/215(中刊)

4.7 按標準Marc分別著錄版本不同的改名刊

對于題名更改且版本不同的刊，必須按標準Marc分別予以著錄，并在4xx字段中說明該刊的變化情況，不僅要著錄刊名變化前的期刊，還要對刊名變化后的期刊進行著錄。例如：

改刊前期刊的著錄：

200 1 @a武漢師范學院學報@AWu Han Shi Fan Xue Yuan Xue Bao@i哲學社會科學版@f武漢師范學院學報編輯部

440 1@12001@a湖北大學學報@i哲學社會科學版改刊后期刊的著錄：

200 1 @a湖北大學學報@AHu BeiDa Xue Xue Bao@d= JournalofHubeiUniversity@i哲學社會科學版@f湖北大學

430 1@12001@a武漢師范學院學報@i哲學社會科學版

對于改名期刊，還有一個索刊號如何編制的問題。筆者認為應在保留原有索刊號的情況下，在刊次號上加以區分即可。

5 做好數據庫的維護工作

期刊數據庫與圖書書目數據庫主要的區別就是它具有動態性、連續性。期刊數據庫的數據經常發生變化，如新刊的征訂、出版周期的變動、刊名的更改等，要保證期刊數據庫的質量，須對期刊數據庫及時進行維護，做好更新、替換、刪除、修改、追加和整理等工作。

綜上所述，圖書館在實現自動化管理、回溯建立期刊書目數據庫的過程中，選擇優質的管理軟件和數據源是關鍵；日常的期刊管理工作是基礎；回溯過程中的質量監控和期刊數據庫的及時維護是保證。

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