加強水務音像檔案管理工作刻不容緩

□ 焦雨娜 焦雨翠

水務音像檔案是指在水務建設管理工作中產生的，以聲音或影像為記錄方式的，具有保存和利用價值的照片、底片、影片、錄音帶、錄像帶、唱片及相關文字說明的歷史記錄。音像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的音像檔案。為加強水務音像檔案的管理，充分發揮其在水利事業中的作用，我們就海倫市水務局8個立檔單位的音像檔案管理情況進行了調查。調查發現，音像檔案普遍存在歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和音像檔案的保管及利用。音像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強音像檔案管理工作刻不容緩。

一、音像檔案管理存在的問題

（一）檔案意識不強，音像檔案難以及時完整歸檔

一是多科室拍攝，收集上難以控制。拍攝者多出自業務部門，隨機性強，檔案部門對拍攝的時間、內容及照片、錄像的數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門，也是很零散，很不完整。在收集工作中，檔案人員往往處于被動局面。調查中還發現，許多攝錄人員對音像檔案存在錯誤認識。他們有的誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而在公務活動中形成的照片、錄音、錄像等，拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存。有的認為，誰拍的資料就歸誰所有，送往報社、電臺和某個領導就算完事了，怎么處理這些聲像資料屬于個人行為。還有同志隨著工作變動連同自己拍攝的工作資料也一同帶走，還美其名曰為保護個人知識產權。上述現象造成了音像檔案的流失，致使單位檔案資料不齊全完整，嚴重影響了音像檔案的保護和開發利用。

二是“賬外”檔案不易控制。許多科技音像檔案資料形成于部門，而這些部門出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，并往往從個人實際工作需要出發，對音像資料進行任意處置，致使照片底片損傷，將其中一些珍貴資料丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

三是音像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以準確齊全追憶。調查發現，有近80%的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的音像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交出。究其原因，主要是檔案意識不強，對音像檔案管理缺乏重視。

（二）音像檔案管理混亂，問題復雜

1.管理制度不健全，音像檔案沒有集中統一管理。調查中，有4個單位制定了相應的音像檔案管理制度，占50%；有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，目前基層單位音像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占15%；二是各科室一年一次移交檔案室，占25%；三是由科室分散保管或個人保存，占40%；四是科室、個人都沒有保存，占20%。由此表明，有五分之三的單位音像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2.管理水平發展不平衡。調查中發現，設備、人員、音像檔案、音像檔案管理制度都比較規范的有1個單位，占12.5%；有設備無音像檔案管理制度，音像檔案收集不齊全的有3個單位，占37.5%；而有設備無音像檔案、有音像檔案沒集中統一管理的有4個單位，競占50%。兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有1000余張，其余7個單位存100多張，平均150張(其中多者上千張，少者幾張)。僅從照片檔案一項看，音像檔案的管理水平就相差很懸殊。

3.保管條件差，音像檔案難以長久保存。音像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，沒有一個單位設置了音像檔案室，只有4個單位配備了音像檔案專柜，其余各單位都將音像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于音像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，難以挽回。

4.重大活動檔案失控，音像檔案流失嚴重。眾所周知，每次機關組織的重大活動、召開的重要會議，都要安排人員攝影錄像，形成了許多有價值的音像檔案資料。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。究其原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一項工作，相應形成的檔案資料不全面系統，活動結束后，檔案資料也各歸東西，這就使相關音像(包括文書、實物等)檔案資料流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成了檔案材料的流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，這也造成了檔案的流失。

二、加強音像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高認識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從經驗講要做到以下幾點：一要爭取主管部門、各個科室的大力支持，引起全體干部職工的廣泛關注，從而提高全體干部職工特別是各級領導同志的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。二要抓住機遇服務中心工作。檔案主管部門、各立檔科室要善于抓住機遇，結合本單位中心工作，通過室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變音像檔案管理混亂的現狀，就必須制定一個切合實際的管理辦法來規范檔案工作。各立檔單位要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的音像資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，要制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕資料歸私人所有。要對音像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的音像檔案應定期向檔案室移交，在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成大家自覺的行動，以確保音像檔案歸檔質量。

（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對音像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對音像檔案工作的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理的重點內容。同時，針對不同科室現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。要注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好音像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，音像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內配不齊專柜，設專室保管更不現實。我們認為，結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，音像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶要采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長音像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要完整地收集音像檔案，就要采取必要的行政手段和提供必需的物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式去收集。檔案室要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：通過正常移交接收；重點科室重點收集；重點人物(攝錄人員)直接征集。對存于個人手中的屬于歸檔范圍的音像檔案，要多方努力，登門收集和征集。對散存在科室的音像檔案，要通過發文件、上門實地尋求等形式，廣泛征集。

（六）檔案部門要直接參與各類重大活動

為有效提高音像檔案管理水平，檔案部門要直接參與各類重大活動。針對重大活動檔案失控、音像檔案資料流失嚴重的現狀，檔案部門應派專人直接參與相關重大活動，并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動產生的檔案(紙質、音像檔案)得以及時、齊全、完整地歸檔，便于統一管理，方便各方利用。