領(lǐng)導(dǎo)者:管好時間是一門藝術(shù)

“認(rèn)識你的時間，管理你的時間”，管理時間的藝術(shù)是每一位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該掌握的工作方法——

時間是人生最寶貴的一種資源，對于領(lǐng)導(dǎo)者來說，每天要處理大大小小各種事務(wù)，工作任務(wù)與工作時間之間的矛盾就顯得更為突出。

有些領(lǐng)導(dǎo)工作起來常常打亂仗，忙得暈頭轉(zhuǎn)向，顧東顧不了西，還需要搭上不少陪家人以及休閑娛樂的時間，就這還是覺得時間不夠用，有一大堆事等著處理，常為此焦慮、失眠。不少領(lǐng)導(dǎo)抱怨:由于陷入各種繁瑣的事務(wù)和應(yīng)酬，感到時間不夠用，精力跟不上，每天處于疲于應(yīng)付的狀態(tài)。

上述狀態(tài)引出領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)中的一個現(xiàn)實課題:如何運用領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)原理，有效地管理和使用時間?提高工作效率?

規(guī)劃時間，做領(lǐng)導(dǎo)該做的事

前蘇聯(lián)生物學(xué)家柳比歇夫，一生嚴(yán)格統(tǒng)計自己的時間，創(chuàng)造了獨特的“時間統(tǒng)計法”，實際上就是一種時間規(guī)劃。他從26 歲開始，直到82 歲逝世，56年如一日，天天一絲不茍地記錄當(dāng)天時間的支出狀況。他每晚統(tǒng)計時間消耗，月度有小結(jié)，年底有總結(jié)，使時間的浪費降低到最低限度。有一年，他計劃完成中心工作(寫作、研究)和例行工作(看參考書、做筆記、寫信)一共用570小時，實行結(jié)果用去了564.5 小時，誤差僅為1%，可見他的時間規(guī)劃、時間管理已達(dá)到何等精確、科學(xué)的水平。

柳比歇夫的時間統(tǒng)計法并不復(fù)雜，對于領(lǐng)導(dǎo)者提高時間的利用率，杜絕時間的浪費有很好的借鑒意義。

當(dāng)然在實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)一般很難做到每天像柳比歇夫那樣進行時間核算。但在開展工作時，可以要求有關(guān)部門制定較為詳細(xì)的月或周的工作計劃，并成為一種工作習(xí)慣，避免工作時緊時松，使工作時間得到合理安排。

作為領(lǐng)導(dǎo)者要樹立時間是一種資源的意識，在工作中應(yīng)該增強時間成本的觀念，養(yǎng)成核算時間成本的思維習(xí)慣。比如一項工作可以半天完成的就不要花一天時間，可以開短會解決的事情，就不要開長會，一些領(lǐng)導(dǎo)長篇累牘的講話，召開“馬拉松”式的會議，就是既不尊重別人時間，也沒有時間成本效應(yīng)觀念的表現(xiàn)。

領(lǐng)導(dǎo)者要意識到讓“會議縮水”，節(jié)約的不僅僅是自己的時間，而是大家的時間。如一個單位有50 個人，領(lǐng)導(dǎo)者如果一個月中將會議壓縮了4 個小時，就一下節(jié)約出200 個小時。留下的時間可以讓下屬更好地完成具體工作。不會管理時間的領(lǐng)導(dǎo)往往會使下屬忙得團團轉(zhuǎn)。但從工作績效上看，卻是一種無謂的空轉(zhuǎn)。

而領(lǐng)導(dǎo)在進行時間規(guī)劃時，一是應(yīng)注意統(tǒng)籌兼顧，保持時間上的彈性，合理分配單位工作、學(xué)習(xí)、休息的時間，做到勞逸結(jié)合，把握好工作節(jié)奏。二是要善于使用零星的時間，通過工作規(guī)劃的調(diào)整，把零星時間集中起來使用。不少領(lǐng)導(dǎo)在工作中感到時間不夠，主要是缺少整塊的時間來干一些重要的事情。其實把零星的事情湊在一起，如一個下午可以先后安排開兩個會，這樣就可能節(jié)約出另外半天的時間。人們在工作中最容易浪費的就是零星時間，做好時間規(guī)劃，把零星時間湊整使用或做好工作安排，這里面有很大的潛力可挖。

中心環(huán)節(jié)與工作目標(biāo)“兩手抓”

管理中有一個大家熟知的“二八定律”，即如果面對十件事情，解決了其中兩件最重要的事情，往往就能收到80%的效果。也就是說，在眾多工作中，真正起到主要作用的往往是20%的重要事情。因此領(lǐng)導(dǎo)工作就要抓住中心環(huán)節(jié)。

在工作中，人們有急事先辦的習(xí)慣，但急事不一定就是重要的事。如果總是先辦急事，則最后往往是重要的事情沒有時間處理，甚至?xí)捎谥匾氖虑闆]有處理好，而影響了大局。久而久之，自己成了工作的奴隸，而不是工作的主人。因此，一般的工作人員也許是急事先辦，而領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)分清主次，把握大局，對于不是影響全局的事情，即使是急事，也可以交給下屬去處理，自己則應(yīng)集中精力處理好大事，這樣才能使整個組織不至于迷失方向，陷入混亂。

一些領(lǐng)導(dǎo)之所以在工作中窮于應(yīng)付，喪失了主動權(quán)，一個重要的原因或是對工作缺乏一盤棋的觀念，分不清輕重主次，對工作缺乏總體把握的能力。

如果一個領(lǐng)導(dǎo)對自己的工作有深入的研究和思考，對什么是工作中的重點、什么是工作的中心環(huán)節(jié)，做到心中有數(shù)，那么領(lǐng)導(dǎo)活動中才能做到游刃有余。即使面臨的工作錯綜復(fù)雜，也不會陷入事務(wù)主義的泥潭。抓住了中心環(huán)節(jié)，就把握了事物的總體脈絡(luò)，綱舉目張。

如在推進一項工作時，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該抓的是方向、是目標(biāo)、是結(jié)果的考核。即干什么、要達(dá)到什么樣的結(jié)果，要做到心中有數(shù)。至于怎么干，用什么方法去干則應(yīng)該交給下屬。如果一項工作多人合作完成，則用什么人，怎樣分工也應(yīng)該交給具體負(fù)責(zé)這一工作的人，不要插手下屬份內(nèi)的事務(wù)。

除了抓中心環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)在工作中最重要的是把握住工作目標(biāo)。首先是目標(biāo)的確立是重中之重。一些領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)道:坐著就能摘到的桃子說明目標(biāo)定得過低，跳起來也摘不到的桃子說明目標(biāo)定得過高，只有跳起來能夠摘到的桃子才是恰到好處的目標(biāo)。

對于工作周期比較長，工作量比較大的任務(wù)，可以對任務(wù)進行分解，事先設(shè)計一些階段性的目標(biāo)考核任務(wù)，以保證工作的進度。對于一般性的工作，在時間允許的情況下，可以采取一種隨機抽查的方式了解工作的進度，進行督促檢查。領(lǐng)導(dǎo)在工作中，應(yīng)該避免對工作過程和細(xì)節(jié)的過度參與。每個人對工作節(jié)奏的把握也不完全一樣，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重的是工作結(jié)果的考核，這樣才能最大限度地調(diào)動下屬的積極性、創(chuàng)造性。

善于授權(quán)，為自己找“替身”

有些領(lǐng)導(dǎo)的辦公室門前天天排長龍，很多人等著匯報、請示、簽字……令人詫異的是有的人請領(lǐng)導(dǎo)審批簽字只是要申請領(lǐng)取一支筆而已。這樣的領(lǐng)導(dǎo)缺少了灑脫的氣質(zhì)，小到一株花草，領(lǐng)導(dǎo)都要事必躬親，把不少時間和精力都耗在這些日常事務(wù)中，又怎么有時間和精力去思考關(guān)系全局的大事?因此，領(lǐng)導(dǎo)者必須要學(xué)會授權(quán)，不能所有的事情都大包大攬。

在領(lǐng)導(dǎo)工作中，面對看似無法完成的工作任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)者最有效的辦法就是要知人善任，善于授權(quán)。在領(lǐng)導(dǎo)者時間管理中，學(xué)會用人授權(quán)是解決時間不夠用的一個有效方法。授權(quán)有一定的靈活性，授權(quán)與放權(quán)不同。授權(quán)是領(lǐng)導(dǎo)將自己職權(quán)范圍內(nèi)的部分權(quán)力授予下屬，讓下屬承擔(dān)自己份內(nèi)的部分工作任務(wù)，是為自己找“替身”。

授權(quán)不是簡單地派任務(wù)。授權(quán)時工作項目要盡可能符合被授權(quán)者的能力和期望，要明確授權(quán)內(nèi)容與完成期限，要讓部屬了解自己在授權(quán)下必須達(dá)到哪些具體目標(biāo)，以及在什么時間內(nèi)完成，清楚了這些才能有基本的行動方向。領(lǐng)導(dǎo)者授了權(quán)就該適度放手，放手讓部屬去做，相信他們能做好。這樣領(lǐng)導(dǎo)可以騰出一些時間和精力抓大事，部屬也可以小試牛刀。

放權(quán)與授權(quán)不同，是將自己不應(yīng)該包攬的事和權(quán)下放，是還權(quán)于下級。放權(quán)比較正規(guī)，一般要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)集體研究，并作為一種制度確定下來;而授權(quán)則比較靈活，比較短暫，工作完成后這部分權(quán)力的授受也隨之消失，以后類似的情況怎么處理，決定權(quán)還在于授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)。

一個好的領(lǐng)導(dǎo)對自己的權(quán)力應(yīng)該善于抓大放小，在時間不夠用時，要善于選擇恰當(dāng)?shù)娜耍跈?quán)替自己處理有關(guān)的事務(wù)。