會計電算化檔案管理探討

摘要：會計電算化.主要是應用計算機代替人工記賬、結賬、報賬以及對會計信息的處理、分析和判斷的過程。隨著我國會計電算化的深入發展，如何加強和完善會計電算化檔案的管理工作，是一個值得探討的重要課題。本文著重闡述了會計電算化檔案管理的現狀，并結合實際工作中的特點，提出如何做好會計電算化檔案管理的相關措施。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案；檔案管理

會計電算化與檔案管理之間是相互聯系、密不可分的。會計電算化拓寬了會計檔案管理的范圍，提高了會計檔案管理的效率與水平。同時，會計檔案管理也針對會計電算化提出了新的要求，并且產生了許多新的問題，這應引起會計工作人員和檔案管理人員的高度重視，切實加強電算化會計檔案的管理工作。

一、會計電算化檔案管理的現狀

1.會計檔案管理制度不完善。會計已進入電算化時代，網絡技術應用領域的拓寬使會計電算化檔案管理出現許多新的特征，過去紙質的檔案管理制度在內容、方法及管理目標上都顯得較為狹隘，好多單位沒有及時地修訂本單位的會計檔案管理制度，沒有明確相關的檔案管理職責，以致影響了會計電子檔案的整理和應用，從而使電算化檔案管理出現簡單化、形式化的現象。

2.企業自身的內部控制不完善。在電算化下，由于會計人員操作流程不規范、職責不清等原因，經常造成會計檔案在不知覺的情況下被修改，導致會計人員舞蔽事件時有發生。例如會計檔案的任意篡改、業務數據的任意修改和刪除、程序的無故破壞等，都使得電算化會計檔案的管理工作受到人為的破壞，甚至嚴重影響了企業會計報表的真實性、可靠性和完整性。

3.電算化會計資料保存不完整。一方面，在電算化下，有些單位對于所有的電算化會計資料并沒有完整地進行保存。會計檔案的管理，是指對存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的全部的會計數據。另一方面，由于會計電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會計數據有可能不同，有的單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調闊。

4.會計電算化專業人才缺乏。會計電算化不僅涉及會計方而的知識，還包括了計算機和管理等多方面的專業知識。老的財務人員不能適應會計電算化發展的需要，而新的財務人員又沒有足夠的實際經驗應對日益復雜的賬務處理，財會人員只能對日常的會計核算進行處理，對計算機進行維護、開發和利用及如何提高會計管理水平則無能為力。因而導致用戶在選擇會計軟件時，只注重會計軟件仿真程度，不注重軟件在會計管理方面的功能與現行會計法規相違背的功能存在。

二、加強和完善會計電算化檔案管理的措施

1.領導應重視會計電算化檔案的管理。領導重視是提高企業會計電算化檔案管理工作的重要前提和關鍵保證，只有建立和落實各級會計電算化檔案管理工作責任制，職責明確，在“軟件”和“硬件”設施方面都加強監督，才能使電算化會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到順利落實。

2.企業應制定一套切實可行的檔案制度。為了更好地管理會計電算化檔案，使其發揮更大的作用，企業必須制定一套切實可行的檔案制度。此制度應包括存檔手續，分類管理辦法，使用審批手續，保存期限及銷毀手續等內容，以使對會計電算化檔案實施制度化管理。別處，我們還必須對整個計算機系統的安全性、穩定性做些工作，如計算機病毒的防范等。

3.企業應確保檔案的真實性、可靠性和完整性。企業應實行紙質檔案和電子檔案雙重保管。一方面，應定期將會計電算化系統產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據用統一紙質打印并裝訂成冊進行存檔，由專人負責向檔案室移交。在交接時要認真清點，保證歸檔數量準確，確保電算化會計檔案真實、完整。另一方面，應定期將會計電子檔案拷貝并且加密后進行保存。

4.企業應確保檔案的安全管理。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，因此，對這些檔案進行保存時應根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時取雙備份的形式進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，盡量使用存儲量大、優質的光盤備份會計數據。

5.企業應健全約束機制、合理設崗。會計工作內容繁雜，只有科學地進行崗位分工，使之規范化、科學化，并落實崗位責任制，才能使整個會計系統高效、協調地運作。同時，企業應健全約束機制，防止有些會計人員圖省事，違犯操作規定，從而導致會計檔案原始資料不真實等情況的發生。

6.企業應培養電算化會計檔案專業管理人才。針對會計電算檔案管理的特殊性，企業應培養既有豐富的會計業務知識和檔案管理專業知識，又要精通信息技術，能夠熟練應用會計電算化軟件，這就要求在人才培養上下功夫，有針對性地加強“會計一計算機—檔案管理”的復合型人才的培養，為電算化會計檔案的規范、安全、科學管理提供人才保障。

7.按照一定程序對電算化會計檔案進行銷毀。保管期滿的會計電算化檔案，應該按照一定的程序由檔案保管人員向單位負責人提出銷毀意見，然后編制會計電算化檔案銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限等內容。單位負責人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見，實施銷毀時，應當由單位檔案機構、會計機構及主管部門派人監銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后監銷人員在銷毀清冊上簽字，并將監銷情況報告單位負責人。