試論高校記賬憑證摘要的填寫方法

摘要：作為一項會計基礎(chǔ)工作，會計憑證摘要的填寫關(guān)系到賬簿甚至是會計報表的質(zhì)量。不僅如此，摘要填寫的質(zhì)量還反映一個單位財務(wù)管理的水平和會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要填制的簡明準(zhǔn)確，可以對財務(wù)分析、查詢起到事半功倍的效果。因此，會計人員務(wù)必要重視記賬憑證摘要的填寫。

關(guān)鍵詞：電算化；記賬憑證；摘要

一、記賬憑證摘要的重要性

在會計電算化環(huán)境下，無論是為了統(tǒng)計、迎檢還是日常的查詢工作，都要求在簡短的會計憑證摘要中盡可能多的透視出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。因此，記賬憑證的摘要的寫法進(jìn)行規(guī)范就顯得十分有必要了。

根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條的規(guī)定，記帳憑證的內(nèi)容必須具備：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要。《現(xiàn)代漢語詞典》里，“摘要”意為“摘錄下來的主要內(nèi)容”。于是，會計記賬憑證的“摘要”就可理解為“從原始憑證中選擇主要內(nèi)容并記錄下來”。

一般而言，高校會計部門都有兩名以上的會計人員，為了使會計憑證的摘要在整體上體現(xiàn)一致性，因此所有會計人員應(yīng)力求編寫摘要時統(tǒng)一語法、統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這樣，既體現(xiàn)了會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范性，更有利于在計算機(jī)財務(wù)系統(tǒng)中發(fā)揮“模糊查詢”的功能。所以，筆者建議，對日常收支業(yè)務(wù)宜采用“主語+謂語+賓語”的句式。即具備經(jīng)濟(jì)行為的主體、對象和內(nèi)容三個最基本的要素。例如：“劉平用現(xiàn)金去商店購買辦公用簽字筆共計150元”這一業(yè)務(wù)，摘要可寫為：劉平報辦公用品費(fèi)。采用這種“主語＋謂語＋賓語”的句式，在需要進(jìn)行賬務(wù)查詢時，只要輸入“劉平”，他當(dāng)年及往年所有由劉平經(jīng)手的業(yè)務(wù)就一目了然地呈現(xiàn)出來。充分體現(xiàn)會計電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性

二、記賬憑證編寫的基本原則

1.摘要的編寫要簡明

所謂簡明，即既“簡單”又“明了”。即在表述準(zhǔn)確而完整的基礎(chǔ)上，盡量用最精煉的語言來表達(dá)。摘要過于簡潔，則無法把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容表述清楚；而過于復(fù)雜，則又無法提高工作效率，不利于計算機(jī)“模糊”查詢。例如：機(jī)電工程系教師宋小明借款8000元去支付北京大學(xué)研修班培訓(xùn)費(fèi)。摘要為：宋小明預(yù)支培訓(xùn)費(fèi)。而不宜寫成：機(jī)電工程系宋小明借款付北京大學(xué)研修班培訓(xùn)費(fèi)。也不宜寫成：宋小明借錢。更不能寫成：借錢。

2.摘要的編寫要準(zhǔn)確

根據(jù)借貸記賬法及各單位會計科目設(shè)置的不同，摘要也要力求準(zhǔn)確，無論一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證，一項業(yè)務(wù)都應(yīng)該對應(yīng)一個摘要，避免籠統(tǒng)使用同一個摘要。

例如機(jī)械工程系的謝三借10000元去北京參加高校機(jī)械工程教學(xué)研討會，回來報賬時，差旅費(fèi)支出了4000元，會務(wù)費(fèi)支付了1500元，資料費(fèi)用去了500元，并且交了“機(jī)械學(xué)會”2000元的會員費(fèi)，退回未用完的2000元余款。其摘要應(yīng)按照每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分別寫為：謝三報差旅費(fèi)；謝三報會務(wù)費(fèi)；謝三報會務(wù)資料費(fèi)；謝三報會員費(fèi)；謝三退回預(yù)支差旅費(fèi)余款。而不能籠統(tǒng)都八摘要寫為：謝三報差旅費(fèi)。

三、會計實(shí)踐中如何填制高校記賬憑證摘要欄

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的多樣化，高校不再是關(guān)門辦學(xué)，其與外界聯(lián)系的越發(fā)緊密決定了高校的新會計業(yè)務(wù)也層出不窮。現(xiàn)結(jié)合高校會計工作的實(shí)踐，對一些常見經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，記賬憑證摘要的寫法分別作一些闡述。

1.一般收支業(yè)務(wù)

(1)收入核算的處理

高校收入來源多種多樣，比如財政的撥款、學(xué)費(fèi)收入、橫向、縱向科研經(jīng)費(fèi)收入、捐贈收入、代管性質(zhì)的收入、銀行貸款等。這類業(yè)務(wù)在日常的財務(wù)管理、分析中經(jīng)常需要查詢、核對等，因此對于這類業(yè)務(wù)的摘要一般要注明該項收入的內(nèi)容和性質(zhì)，必要時?？梢宰⒚鲿r間。如：“收到農(nóng)商銀行西區(qū)支行2季度利息”、“收到財政專戶上半年撥款”等等。

(2)發(fā)放性質(zhì)的業(yè)務(wù)處理

高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的福利、勞務(wù)等政策性費(fèi)用，如按照國家政策規(guī)定發(fā)放的安家費(fèi)、撫恤金、生活困難補(bǔ)助等，這些支出，往往有一些是需要核對和經(jīng)常查詢的。因此，對這樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要，填制時就應(yīng)該注明發(fā)放對象、發(fā)放性質(zhì)。如：“發(fā)放李某某去世撫恤費(fèi)”、“嚴(yán)進(jìn)領(lǐng)引進(jìn)人才安家費(fèi)”等。

(3)日常采購業(yè)務(wù)的處理

在日常工作中，發(fā)生得最多的就是零星或集中的采購業(yè)務(wù)。如購置固定資產(chǎn)、辦公用品、試驗材料、圖書等業(yè)務(wù)。針對這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)填寫為“某人或某單位報某物”。例如：“管理工程系李雪梅購買辦公用U盤用去360元”，摘要為“管理系李雪梅報U盤”等等。如果采購的物品種類雖然比較多，但其中一種所占的金額較大，例如，王五一共外出采購了三種辦公用品，其中訂書機(jī)800元，打印紙張100元，簽字筆100元，為了貫徹既簡單又明了的摘要書寫原則，可將摘要寫成“王五報購訂書機(jī)等辦公用品費(fèi)”。因為訂書機(jī)的金額800元已占此次辦公用品費(fèi)總額的80％，完全能夠反映該項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容。

(4)差旅費(fèi)的處理

在高校日常業(yè)務(wù)中，出差是經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)。包括培訓(xùn)、考察、會議、研討等等。針對這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)盡量詳細(xì)，使即使是不懂財務(wù)的閱讀者看后依然能夠清楚地了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。如“趙林報南京審計年會差旅費(fèi)”、“劉辰報德國訪問學(xué)者考察差旅費(fèi)”等。

2.特殊業(yè)務(wù)

(1)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算的處理

在高校日常會計核算中，常常有一些計提費(fèi)用，內(nèi)部劃轉(zhuǎn)費(fèi)用的發(fā)生，對于這類業(yè)務(wù)的摘要，我認(rèn)為應(yīng)按照日期和性質(zhì)分別填寫。如：“計提某月職工福利費(fèi)”、“計提某季度工會經(jīng)費(fèi)”、“劃6月后勤服務(wù)中心食堂費(fèi)用”如此等等，按照費(fèi)用的性質(zhì)填制比較清晰明了。

(2)工資核算的處理

工資業(yè)務(wù)每月發(fā)生的次數(shù)少，性質(zhì)比較單一。這類業(yè)務(wù)按照工資核算的項目填制比較好，如：“發(fā)放某月在職人員基本工資”、“發(fā)放5月離退休人員工資”等等，這種摘要更容易使讀者理解業(yè)務(wù)內(nèi)容。

(3)其他核算的業(yè)務(wù)處理

除上述業(yè)務(wù)以外的業(yè)務(wù)，比如年終調(diào)賬、年終結(jié)賬等。這類核算業(yè)務(wù)的摘要需要詳細(xì)載明內(nèi)容、性質(zhì)，以備查詢。如：“結(jié)轉(zhuǎn)2009年經(jīng)費(fèi)結(jié)余”等。

四、摘要中有必要注明的數(shù)字

1.需要注明的時間

在高校日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，有一些收支是在時間上有固定規(guī)律的，比如交納的某月的水電贊、網(wǎng)絡(luò)流量費(fèi)、衛(wèi)生費(fèi)、各項保險金、個人所得稅等；提取的職工福利費(fèi)、工會經(jīng)費(fèi)等，務(wù)必在摘要中注明業(yè)務(wù)發(fā)生的時間。這樣不僅便于日后查詢、統(tǒng)計匯總等，也可以有效防止重復(fù)、遺漏。例如：“支付3月份電話費(fèi)”；“七月份收到財政廳預(yù)算內(nèi)撥款”等等。

2.需要注明的人數(shù)

對發(fā)放一些特殊的比較容易發(fā)生查詢事件的業(yè)務(wù)，如發(fā)放教學(xué)名師獎勵、發(fā)放離休人員生活補(bǔ)助、發(fā)放退休人員醫(yī)療補(bǔ)助等、可以考慮在摘要中要注明人次。以便在相關(guān)部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)，編制報表。

例如：徐梅報管理系學(xué)生12人共計1200元的困難補(bǔ)助。摘要：徐梅報管理系學(xué)生12人困難補(bǔ)助、比如離退處荊友楓報退休人員生活補(bǔ)助15人共3000元，摘要就可寫為：“發(fā)放退休人員李某某等15人生活補(bǔ)助”……

3.需要注明的數(shù)量

在高校，“管賬”和“管物”由計劃財務(wù)處和國有資產(chǎn)管理處分別承擔(dān)，因此，為了賬實(shí)相符，便于以后和資產(chǎn)管理部門“動態(tài)”的對賬和查詢，在摘要中最好注明設(shè)備的名稱和數(shù)量。例如：國資處陳國通過政府采購為機(jī)電系實(shí)驗室購買了單價為15000元的學(xué)生實(shí)習(xí)用的線切割機(jī)共3臺，摘要為：“陳國報購實(shí)驗用線切割機(jī)3臺”。同時入固定資產(chǎn)的時候，摘要為：“機(jī)電系購線切割機(jī)3臺入資產(chǎn)”。