高校院系辦公室管理工作初探

摘要：本文分析了高校院系辦公室管理工作的特點和現狀，對如何進一步做好辦公室工作提出了初步的分析和見解。

關鍵詞：高校；辦公室；管理

隨著“科教興國”發展戰略的實施，高等教育由“精英教育”向“大眾教育”轉變，我國高等教育管理體制、管理模式、管理理念等方面的改革也在不斷深入。高等教育在國家和社會生活中的作用和地位日益提高。在高等教育改革與發展步伐不斷加快的今天，我國高校建設正面臨諸多方面的挑戰。學校的改革和發展是一個龐大的系統工程，涉及到管理工作的方方面面。作為服務于學校各項事業發展的重要組織環節——院系辦公室，是學校工作中設置的行政管理組織，它起著溝通上下協調左右的中樞作用，它的職能作用是否充分發揮、它的工作質量高低、它辦事效率如何，直接關系到學校各項工作目標的實現和學校的社會形象，必須引起高度重視。

一、高校院(系)辦公室管理工作的特點

高等學校的院(系)辦公室是高校內部重要的管理部門。它位處教學、科研的第一線直接為校領導和廣大師生員工服務，其工作特點可從以下幾方面加以概括：

1.政策性。正確地貫徹執行政策，科學合理地制定正確政策是各級領導和領導機關的一項最根本性的大事。辦公室工作作為領導的參謀和助手，既要學習、研究上級的政策、協助領導收集、匯總、處理來自各方面的信息，供領導制定政策參考，并參與本單本部門政策性文件的撰寫。同時，辦公室工作每天都要接觸大量的具體實際問題，大批紛繁復雜的問題的處理，無不涉及這類那類的政策，一切都要以政策為依據來解決，時時事事都要執行政策，體現政策，任何背離或違反政策的做法都會帶來嚴重后果，出亂子，給事業造成損害，給工作帶來麻煩。可以說，辦公室的工作與政策有著不可分離的關系，所以說政策性是辦公室工作的根本特點。

2.服務性。管理就是服務。高校院(系)辦公室作為重要的管理部門毫無疑問要把服務擺在特別重要位置，是整個辦公室工作的中心點、出發點和落腳點。為領導服務、為部門服務、為教學服務、為師生員工服務、為上下左右四面八方服務!而這一切又不能光停留在口頭上、表面上，每天必須面對大量的麻煩的、具體的、瑣碎的問題逐一妥善加以解決，還要辦的好、辦的快，既要耐心、細致，又要熱情周到。在繁瑣平凡的工作中衛高校的教學、科研、人才培養默默耕耘。從而達到管理育人、服務育人的最佳效果。

3.協調性。院(系)辦公室作為一個溝通上下、協調左右的綜合管理機構，它既要統籌教學、科研、外事等工作，又要協調其他工作，上至校級領導，院系部門，下至教師、學生均需辦公室來溝通協調。如果說整個學校管理工作是由相關職能部門來分管，而院(系)辦公室則是這些職能部門的具體執行機構，其作用是多層次、全方位的、綜合性的，是其他部門無法代替的。它不僅要協調好各部門之間的關系，還要協調好領導之間的關系，協調好領導與教師之間的關系，協調好教師與學生之間的關系。只有這樣，才能為領導分憂，為師生員工解難。

4.綜合性。院(系)辦公室工作相對于其他職能管理部門，它還有一個顯著的特點就綜合性。它是對院校各項工作具體實施管理的綜合性辦事機構，統籌承擔學院的教學、科研、學生工作、人事、總務、財務、行政、對外聯絡等各項工作。總的說院領導要管的工作、辦公室都得要參與、協助。還有那些領導不能親自干的，如文秘、檔案、機要、收發等辦公室都得管起來。甚至送往迎來，電話聯系等雞毛蒜皮的事，辦公室都得處理好，稍有不慎，都會影響院校的外部形象，影響上下內外的關系。

5.時間性。學校的教育教學工作、教育科研工作，都有嚴格的時效性，作為為之服務的院系辦公室必須有極強的時間觀念，任何時候，對任何一個工作環節的麻痹松懈、玩忽職守、都會帶來不可彌補的損失。院(系)辦公室在日常管理工作中，必須嚴格遵循教育教學規律，不失時機地把握好每一個環節不出差錯，以保證學校教育教學工作正常健康運行。

二、辦公室管理工作現狀

根據辦公室管理工作的特點。它的職能作用發揮得如何，直接牽涉到學校這部復雜的機器能否高效運轉，理應受到領導的高度重視。但長期以來，由于受傳統思維方式，傳統管理模式的影響，絕大多數院校一直沒有把加強辦公室建設提到應有的高度，使辦公室管理工作面臨諸多問題。

1.職能作用沒能充分發揮。本來高校院(系)辦公室是整個學校管理的樞紐機構，是校領導的參謀部，起著承上啟下，溝通左右的重要作用，既是學校內務總管，又是學校窗口形象，可現在大多數院校辦公室工作的主要任務仍是“辦事、辦會、辦文”，主要工作還是“接接聽聽、收收發發、抄抄寫寫”，嚴重地降低了辦公室的應有職能。

2.領導對辦公室重視不夠。由于對辦公室的職能定位不準確，把辦公室的當成跑腿打雜的事務部，所以在人員配備上，就不可能將精兵強將放在辦公室，一般情況下，領導認為，辦公室工作人員只要聽話就行、和自己貼心就行、勤快點就行、心細一點、不出大的差錯就行，甚至將一些關系戶照顧對象都塞到辦公室來。

3.工作任務繁重。從辦公室的職能看，既要當好領導的參謀、助手、參與政務，又要面對大量具體工作，掌管事務，還要協調好上下左右關系搞好服務，任務之繁重，可想而知。再加上有些領導習慣就近指揮，讓辦公室去做“越俎代庖”的事，代替相關職能部門去行使職權，使辦公室不堪重負!

4.綜合素質不高。高校辦公室要真正發揮管理職能，提高工作效率，提高管理水平，工作人員的綜合素質是關鍵。但目前一般高校由于領導認識沒有到位，在人員配備上就很難將德才兼備的優秀人才選撥到辦公室崗位上來，湊合型的較多，而復合型的高素質人才較少，這在很大程度上制約了高校院(系)辦公室職能的發揮。加之平時窮于應付日常事務，辦公室工作人員很難有進修提高的機會，難以在崗位工作中獲得較大的管理水平、管理能力的提高。

5.工作積極性不高。絕大部分辦公室工作人員工作積極性不高，其原因，一是平時工作繁忙、任務繁重、整天奔忙，而又很難得到別人理解。二是辦公室的工作雖然崗位重要，但在學校中卻地位不高，人們普遍以為是打雜的和專業教師相比，有低人一等的感覺，出現許多辦公室工作人員不安的本職工作的現象。三是工作中較難發揮主動性、積極性、創造性、沒有成就感。四是缺乏明確的考評標準、缺乏激勵機制，賞罰不明。

三、強化管理、加強辦公室隊伍建設

管理出效益。高校要提高辦學質量，辦學水平，必須狠抓管理。對學校管理中樞機構一院(系)辦公室必須加強建設，院(系)辦公室管理水平高低對全校工作有舉足輕重的影響，院校領導必須將加強院(系)辦公室建設納入高校管理的重要議事日程。為此，筆者提出如下建議。

1.轉變舊有的觀念，對辦公室工作合理定位。校領導必須轉變辦公室工作僅僅是跑腿打雜的事務性工作的舊有觀念，要使院(系)辦公室成為校領導管理學校這部復雜的機器的中樞管理機構。既要掌管事務，搞好服務，還要參與政務，當好領導的參謀和助手。辦公室的工作每天都要和教學一線的師生員工打交道，面對大量的具體實際問題、他們最了解師生員工的訴求，及時的向學校領導反饋信息，讓領導及時了解新情況、新問題，及時針對情況調整完善管理規定，更好地為教學科研服務，為師生員工服務。上下溝通渠道暢通，整個管理工作就不會出問題；全校上下一心，就沒有克服不了的困難!團結和諧的集體是攻無不克、戰無不勝的1

2.選賢任能，抓隊伍建設。辦公室工作的重要性，工作任務的繁重性、工作性質的復雜性、決定領導在配備辦公室工作人員時必須選拔調配精兵強將，要按照德才兼備的標準將優秀人才調配到辦公室崗位上來，他們頭腦要清醒、思維要敏捷、行動要快捷、能力要全面、盡可能要選擇復合型人才。同時要進行合理搭配，考慮到人員的年齡結構、知識結構、能力結構、閱歷、氣質與諸方面因素形成合理科學組合。

3.抓制度建設，提高工作效率。管理工作很重要的一環是抓制度建設，制度建設是管理之本。按制度辦事，才能使管理規范化。辦公室是綜合部門，內部崗位很多，必須制訂嚴格的崗位責任制，明確崗位的工作職責，要把工作分解落實到每個具體人，讓每個人各盡所能，發揮自身最大的潛能，實現優質管理。所訂制度，一定要切實可靠，便于操作，能量化的盡量量化，一定要搞階段考評，學期、學年考評、獎優罰劣、獎勤罰懶、杜絕大鍋鈑。只有這樣才能大大提高辦公室工作效率。

4.提高業務素質、提高人員待遇。辦公室管理人員的業務素質越高，辦公室的管理水平、管理質量也就越高。因此，如何不斷提高辦公室管理人員的業務素質是校領導必須十分重視的問題。要改變“重使用、輕培養”的觀念，要加強各種形式的培訓、送出去、請進來。讓辦公室工作人員有機會經常和外界同行切磋辦公室工作的經驗，經常交流，同時多參加社會上的學術交流活動、開闊視野、增強活力、提高水平。校領導要多關心辦公室人員的工作學習和生活，提高他們的待遇，不能讓辦公室工作人員終年辛苦工作，辛勤付出卻得不到大家承認，要營造尊重平凡勞動、尊重各種人才、尊重平凡崗位的良好范圍，使辦公室工作人員安心平凡工作、在平凡崗位上創造不平凡的業績、使他們和專業教師同樣有成就感。

5.充分利用校園網絡，實現辦公室管理新突破。

計算機的普及和互聯網的飛速發展，為辦公現代化提供了重要的物質基礎。充分利用計算機和校園網絡，可大大提高辦公效率。辦公室采用計算機網絡辦公，可擺脫長期以來基于紙質的傳統辦公方式，逐步實現向依據計算機網絡和電子數據庫的無紙化、無線化辦公方式轉變。實現辦公室工作事務的信息化、自動化、系統化、網絡化、真正體現辦公室工作的方便、快捷、高效。最大限度地提高辦公室工作效率和工作質量，實現辦公室管理方式上的新突破!

總之，高校院(系)辦公室管理是一個重要的課題，必須在新的歷史條件下不斷創新機制，改變方式方法，讓它煥發勃勃生機，為高校的改革發展作出應有的貢獻!

參考文獻：

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