中國科學院聯合機構知識庫的建設與推廣

王 麗 孫 坦 張冬榮（中國科學院國家科學圖書館 北京 100190）

祝忠明 （中國科學院國家科學圖書館蘭州分館 甘肅 蘭州 730000）

隨著科研成果傳播和存儲方式的改變，開放獲取越來越受到關注。機構知識庫(Institutional Repository，簡稱IR)作為開放獲取的一種形式，近年來發展非常迅速。DSpace系統和OAI元數據收割協議更加速了這一發展。以知名國際開放存儲登記平臺（Registry of Open Access Repositories，簡稱ROAR）的注冊成員為例，截至2010年3月8日，已經有83個國家共1 600余個機構注冊[1]。機構知識庫有利于全面搜集機構產出并提供長期保存及在此基礎上增進學術交流、提高機構聲望[2]。我國對于機構知識庫及其相關問題的研究雖有一定的基礎，但尚未形成規模，實際開發比較少。在ROAR注冊機構中，國內的機構知識庫僅有11個[1]。

1 中科院聯合機構知識庫建設推廣背景

1.1 中科院聯合機構知識庫的建設需求

中國科學院(簡稱中科院)是國家在科學技術方面的最高學術機構和全國自然科學與高新技術的綜合研究與發展中心[3]，有著濃重的學術氛圍和豐富的學術產出。隨著科研環境和學術交流方式的變化，中科院正在逐步構建數字知識環境，而機構知識資產管理無疑成為其重要的有機組成部分。中科院聯合機構知識庫的建設正迎合了這種需求。

隨著學術成果的數字化，中科院各研究所的科研產出有著不同程度的流失。除常規文獻逐步數字化外，教學課件、總結報告等也均以電子形式呈現，而自我小規模存儲缺少安全機制、無法長期保存、浪費科研人員的時間且收藏存在無序性和不完整性，許多科研人員都遇到過找不到機構產出甚至自己成果的經歷，不利于科研人員個人知識管理。一個動態綜合的學術資源收繳傳播系統有利于改善這一局面?？蒲腥藛T可根據研究進展隨時登錄系統提交、修改及更正信息。同時系統有豐富的信息類型，如專利、教學課件、預印本、項目申請報告、研究中的報告及學位論文等。

由于科研環境和方式的改變，越來越多的科研人員傾向于閱覽電子文本，機構產出數字化迫在眉睫。僅就學位論文的數字保存來說，大多數中科院研究所仍然只保存學位論文的印本，這樣既限制了其廣泛傳播，又給科研人員的使用帶來了極大的不便。因此研究所有待于建立自我電子資源收集利用系統和上繳傳播機制。

一個良好的展示和統計平臺有利于研究所學術聲望的提高，同時還可以避免許多額外的統計工作。例如，中科院大多數研究所在年終會進行產出統計和論文收錄統計等一系列的統計工作，而建立一個具有統計功能且內容完整的機構知識庫可以節省這部分工作，有利于緩解年底忙碌的總結工作。

機構知識庫的諸多好處只有在實踐中才可以得到驗證。機構知識庫是數字知識環境的一部分，與圖書館建設緊密聯系。圖書館有著大型館藏和文獻保存經驗，并且在數字化進程中積累了豐富的經驗，因此由圖書館承擔機構知識庫的建設任務最為合適。經過縝密的調研，有著中科院特色的機構知識庫的系統開發和建設推廣在國家科學圖書館（簡稱國科圖）的詳細規劃下開始推進。

1.2 中科院聯合機構知識庫的建設目標

中科院聯合機構知識庫建設是國科圖在中科院范圍內發起的。國科圖負責中科院機構知識庫(Institutional Repository，Chinese Academy Science，簡稱CAS-IR)系統開發，而后逐步在中科院研究所中進行建設推廣，最終在研究所CAS-IR建設的基礎上，通過元數據開放聚合建立起中科院聯合的IR網格服務系統(如圖1)，形成中科院知識成果和知識能力集中展示、傳播利用和服務的窗口，借此促進中科院知識成果的共享和交換。

自底向上的建設模式意味著在中科院各個研究所的建設推廣成為了聯合機構知識庫建設的核心部分。機構知識庫推廣的范圍和各研究所的建設成效決定著中科院聯合機構知識庫的最終效果。

1.3 面臨的挑戰

（1）研究所的圖書館員是機構知識庫建設的主要執行人員，研究所科研人員是機構知識庫內容的主要提交人，研究所相關領導是機構知識庫建設的決策者，而這些人群對機構知識庫的了解并不統一，因此，有效的宣傳推廣策略和方式有利于機構知識庫的建設。

（2）對于各種信息類型，相關人員的上繳態度不一，特別是對于學位論文、科研數據、技術報告等非常規文獻的上繳態度，并且對機構知識庫系統的安全性提出了更高的要求。

（3）盡管機構知識庫是基于開放獲取發展起來的，但是相關人員對機構知識庫的訪問模式存在疑惑，對開放的權限范圍認同度不一，因此，多元化的權限管理在現階段是必要的。

（4）機構知識庫是一個知識資產管理與服務的系統，具備全面、豐富的資源是建設的基礎。要保證機構知識庫得到良性的發展，上繳機制、管理維護辦法、質量控制辦法等長期運行機制及知識產權等問題是中科院聯合機構知識庫建設中將面臨的、避免不了的難題。因此，政策機制的建設是機構知識庫建設的核心之一。

（5）有中科院特色的機構知識庫建設必須建立在用戶需求的基礎之上，因此與建設推廣的對象形成良好的溝通機制，有利于項目的順利進行。

（6）如何對中科院百余所研究所進行機構知識庫推廣建設是我們面臨的最大課題。

2 中科院聯合機構知識庫建設推廣策略

中科院的隸屬研究所有百余所，各個研究所相對獨立，并且都有各自的圖書館或圖書資料室。在中科院圖書館系統的創新服務建設中，研究所的圖書館建設是其中一個重要的組成部分。機構知識庫為圖書館數字化建設提供了一種途徑，同時為研究所的圖書館的服務創新與能力提升提供良好的工作平臺。在中科院范圍內進行機構知識庫的建設推廣，有效的推廣策略和建設方案是其成功的保障。

2.1 協同工作機制

中科院聯合機構知識庫的實踐需要堅實的團隊基礎。國科圖作為整體項目的發起單位，負責機構知識庫的系統開發、在中科院層面的建設推廣及項目全局的掌控。國科圖技術團隊承擔了機構知識庫系統的開發和技術支持工作，國科圖學科館員承擔責任研究所（即學科館員所服務的研究所）的宣傳推廣工作，研究所圖書館員成為研究所機構知識庫的主要建設人員。中科院聯合機構知識庫項目在三方的協同工作機制下展開了階段性的建設推廣。

2.2 階段性建設推廣模式

機構知識庫在國內的實踐案例有限，考慮到中科院特色機構知識庫的系統開發需要從用戶實踐需求出發加以測試，中科院機構知識庫的建設推廣最終以“試點→示范→推廣”的模式穩步進行。

試點單位的機構知識庫建設立足于為其它研究所樹立建設榜樣，以便在今后的建設推廣中作參考的范例。在未開展推廣實踐之前，試點單位的需求擬代表中科院研究所的需求，技術部在此基礎上進行機構知識庫系統的基礎開發和調試。因此，具有代表性的研究所的遴選和最終試點也至關重要。試點研究所首先需要具備相對良好的信息環境，以便機構知識庫能夠與其它相關系統進行互操作。其次，研究所對IR的了解、投入、支持等因素也決定著試點的最終選擇。經過前期的調研、推薦、洽談，中科院力學所成為中科院機構知識庫的首個試點單位。經過兩年多的試點建設，力學所機構知識庫已初具規模[4]。

在機構知識庫試點項目取得良好效果之后，中科院各研究所對機構知識庫建設工作的快速響應及其建設成效，對下一步全院機構知識庫推廣建設工作將起到積極的推動作用。在中科院研究所范圍內廣泛進行機構知識庫建設推廣之前，國科圖通過學科館員對責任研究所的建設意愿進行調研發現，多數研究所有建設意愿或需求，但對機構知識庫的了解程度不一。針對這種情況，國科圖學科館員團隊和技術團隊共同組織了一次面向意愿研究所（即有機構知識庫建設意愿的研究所）的宣傳培訓，為推廣工作做前期準備。作為項目的發起機構，國科圖在3個月內迅速搜集存繳2006年以來的機構常規文獻產出并制定了機構知識庫的暫行管理辦法，從建設效率和效果上起到良好的示范作用。而暫行管理辦法也為將來研究所的機構知識庫政策建設提供了參考。

中科院聯合機構知識庫的試點和示范建設都取得了良好的成效，并為中科院其他研究所的機構知識庫建設提供了實例參照。但是，要在整個中科院研究所范圍內進行建設推廣，成功的范例僅是一方面的促進因素，而一套可行的推廣策略則更為重要。

2.3 中科院各研究所機構知識庫建設推廣模式

經過試點和示范項目，中科院聯合機構知識庫的建設推廣于2009年4月30日正式啟動[5]。中科院聯合機構知識庫建設項目整體上采取自下而上的模式，決定了大范圍建設推廣的起點是每個相對獨立的研究所。根據中科院信息服務的現有機制，學科館員成為建設推廣的連接口。在進行具體的研究所機構知識庫建設推廣過程中，我們采取自下而上的推廣策略和自上而下的建設策略（見圖2）。

在機構知識庫推廣過程中，學科館員面對的第一個宣傳對象是研究所圖書館員，由于他們對機構知識庫及中科院聯合機構知識庫建設項目的了解程度不同，學科館員需要將該項目的目的、意義、政策等向研究所圖書館員詳述，并解答他們提出的相關問題。在對中科院聯合機構知識庫建設項目有了全面的把握之后，研究所圖書館員會向主管領導匯報建設意愿。主管領導結合研究所信息服務規劃全面考慮機構知識庫在研究所建設的可行性。最終，由主管領導向研究所主管所長提議建設研究所機構知識庫的意向。這樣自下而上的推廣策略，充分調動了研究所圖書館員的積極性，將慣有的被動接受工作變為主動請求工作的模式，有利于研究所信息服務建設的良性發展。

來自研究所領導層的支持決定著對機構知識庫建設的重視、投入、規劃等，因此獲得領導層的支持，有利于機構知識庫建設工作在研究所內順利開展。就研究所來說，機構知識庫建設工作主要由圖書館承擔，但是機構知識庫建設和維護還需要其他相關部門（如科技處、人教處、網絡中心等）的支持和配合。研究所科研人員作為機構知識庫內容的主要提交者，向他們進行宣傳，鼓勵他們踴躍參與建設是非常重要的，并且上繳機制等規范措施有利于機構知識庫長期發展。這種自上而下的建設策略可以保證研究所機構知識庫建設的成效。

國科圖學科館員、技術人員協助研究所進行IR建設。技術人員主要是為研究所機構知識庫建設提供技術支持。學科館員作為建設推廣的連接口除了提供相關咨詢外，還根據各個研究所不同的需求參與到責任研究所機構知識庫建設的各個環節，如平臺建設、內容建設、政策機制建設等。

2.4 中科院各研究所機構知識庫的兩種建設方案

國科圖鼓勵研究所加入中科院聯合機構知識庫建設項目中。由于研究所各自的信息建設規劃的差異及其他因素的影響，各研究所對機構知識庫建設的意愿和規劃也不盡相同。針對這種情況，國科圖提供兩種建設方案供研究所選擇，即子項目建設方案和試用建設方案。

條件成熟的研究所可以申請機構知識庫子項目建設，國科圖為承擔子項目建設的研究所優先提供技術支持和學科館員支持，協助研究所進行機構知識庫建設推廣，此外還提供建設推廣基金，鼓勵研究所在真正意義上擴充機構知識庫的終端用戶群體，為研究所機構知識庫長期良性運作做好前期工作。

對于還未將機構知識庫正式列入規劃或存在疑慮的研究所，國科圖建議其申請機構知識庫試用建設，并盡量為其提供相關的技術支持。在機構知識庫試用建設過程中，研究所可轉為子項目建設，正式列入中科院聯合機構知識庫總項目中。在研究所機構知識庫建設推廣推進過程中，有些試用研究所在有了初期建設成效后已申請列入正式項目建設，還有一部分研究所在看到機構知識庫推廣建設的成果后也積極加入到機構知識庫建設的大軍中。

3 中科院聯合機構知識庫建設推廣實施現狀

3.1 中科院機構知識庫系統

中科院機構知識庫系統在目前的開發階段，支持對各種常規的文獻類型、知識內容進行采集管理，并提供基本的瀏覽、檢索、定制、推薦、統計等服務功能。注冊用戶可自助提交知識內容，對于機構知識庫建設前期普遍存在的歷史數據收集存繳問題，系統提供批量方式支持這些數據的EXCEL轉換導入。此外，還針對中科院內的信息系統開發批量導出工具以節省管理人員的收集時間。在內容組織與保存管理方面，中科院聯合機構知識庫支持從個人、實驗室或研究室、主題、內容類型、收錄類型或發布渠道等多維度進行邏輯關聯組織所收集的作品。在權限管理上，中科院聯合機構知識庫系統提供站點層級、專題層次、條目層次3種級別的設置來控制機構知識庫的訪問，在研究所IR建設初期，滿足了部分人員對開放獲取程度的要求。在用戶服務功能上，中科院聯合機構知識庫為用戶提供多種形式的內容瀏覽和檢索服務，并提供內容訂閱、RSS（Really Simple Syndication，聚合內容）、檢索結果收藏與導出、訪問統計等擴展服務。

3.2 建設推廣進展

目前，中科院聯合機構知識庫建設推廣處于“推廣”階段。經過半年多的時間，已經有51個研究所通過子項目形式正式加入機構知識庫推廣建設中，9個研究所處于試用建設，其中一些研究所已初見成效。

中科院上海光機所是率先響應機構知識庫推廣建設的研究所之一。經過半年多的建設，中科院上海光機所機構知識庫的平臺建設、內容建設、機制建設日臻成熟[6]。

2009年底，中科院西安光機所通過審核加入建設，在近1個月的時間里就順利完成了OPT-IR軟件平臺搭建和個性化定制，并且開始積極宣傳推廣OPT-IR、擴展終端用戶，還制定了相關的管理辦法規范機構知識庫使用。經過一系列的舉措后，科研人員積極響應。截至目前，OPT-IR數據庫中的數據量約為1 600條[7]。

在研究所領導的大力支持下，中科院合肥物質研究院IR建設工作進展順利，社群分類上傳已達3 000條[8]。在系統日漸完善的情況下，研究院正在制訂相關政策機制以保證機構知識庫長期運行。

中科院軟件所是第一個啟動機構知識庫試用建設的研究所，經過前期的試用目前已正式轉為子項目建設。從試用到子項目建設，軟件所根據自身的情況逐步完善用以保證機構知識庫長期運行的政策機制，使機構知識庫建設在研究所圖書館的嚴密規劃下有序地進行。

此外還有許多研究所在機構知識庫建設上頗具效果，由于篇幅所限不能一一列舉。在建設推廣中，各研究所都積累了許多機構知識庫實踐經驗。國科圖也定期組織培訓交流會，以便研究所之間相互借鑒經驗，共同攻克建設推廣中的難題。

4 結 語

實踐證明，中科院聯合機構知識庫在建設過程中分階段、分層次采取的一系列策略、辦法、政策是有效的。學科館員、技術人員及研究所圖書館員的協同合作機制保障了中科院聯合機構知識庫的建設力量。在研究所內實行的自下而上推廣策略和自上而下建設策略使中科院聯合機構知識庫迅速地在研究所中建設推廣起來。子項目建設方案在很大程度上調動了研究所建設的積極性和競爭性。

目前，中科院聯合機構知識庫僅完成了第一個階段的建設工作，取得了初步成效，仍需要不斷的完善和長期的維護。

中科院聯合機構知識庫系統也將進一步實現對更多內容類型進行捕獲、長期保存、傳播、利用、審計等，同時提高自身的安全性，并逐步支持研究所基于機構知識庫的知識內容分析、知識關系分析和知識能力評估等方面的能力，從而支持研究所開展綜合知識管理，完善機構知識環境，促進知識能力提升，最終實現中科院聯合IR網格服務。

相關的政策機制是機構知識庫長期良性運行的保證。筆者認為，未來需要對建設研究所機構知識庫的相關政策機制進行調研，發現問題、總結成果、促進研究所之間的相互學習和借鑒。在未來的發展中，中科院聯合機構知識庫建設推廣必須繼續推進，在逐步完善已啟動的機構知識庫建設基礎上，進一步擴大推廣范圍，真正建立起中科院聯合機構知識庫。

[1]ROAR:Registry of Open Access Repositories[DB/OL]. [2010-03-08].http://roar.eprints.org/.

[2]Lynch C A.Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age[J]. ARL, 2003(226).

[3]中國科學院院況簡介[EB/OL].[2010-03-08].http://www.cas.cn/jzzky/jbjs/.

[4]中國科學院力學所機構知識庫[DB/OL].[2010-03-08].http://dspace.imech.ac.cn/.

[5]研究所機構知識倉儲推廣建設工作通知[EB/OL].[2010-03-08].http://www.las.ac.cn/subpage/Information_Content.jsp?InformationID=5107.

[6]中國科學院上海光機所機構知識庫[DB/OL].[2010-03-08].http://210.72.9.187/.

[7]中國科學院西安光機所機構知識庫[DB/OL].[2010-03-08].http://210.72.148.106/.

[8]中國科學院合肥物質研究院機構知識庫[DB/OL].[2010-03-08].http://202.127.207.43/.