國外機構倉儲建設危機及對策研究

姜 穎 （北京師范大學管理學院 北京 100875)

孫 坦 （中國科學院國家科學圖書館 北京 100190)

肖 明 （北京師范大學管理學院 北京 100875)

黃國彬 （北京師范大學管理學院 北京 100875)

大學圖書館目前正處在學術交流界重大改革的交叉口。首先，網上可以搜索到的期刊論文數量正處在急速的增長當中，這種發展態勢提升了迅速獲取研究所需信息的簡易程度。為了提高信息獲取的便利性，圖書館往往需要增加投入，這將在很大程度上增加大部分大學圖書館的成本預算。其次，圖書館除了充當起信息的采集者、組織者、保護者和傳播者的傳統角色之外，目前正在從事著知識普及和方便資源獲取的工作。在某種意義上講，圖書館已逐步發展成為一個可以不受傳統出版模式限制就能收集、組織、保存和廣泛傳播信息的機構。這種趨勢即清楚地指向了數字出版業。作為數字出版業中的一種重要出版模式，開放存取的影響日益廣泛、深入，其結果也推動了機構倉儲的建設與發展，進一步方便公眾獲得和保存信息[1]。

學者Lynch C A強調機構倉儲是數字世界中學術研究的基礎設施。機構倉儲已經成為數字圖書館建設進程中增長最快的元素之一[2]。由于機構倉儲在改革現存學術交流系統和引領開放存取運動方面的巨大潛力，許多大學圖書館已經投資了人力和技術資源去建設這個能夠通向精神、文化等多方面入口的強大的科技設施。盡管教師是機構倉儲最主要的資源提供者，但是很多研究表明，真正參與其中并重視機構倉儲發展的教師比例是相當低的。因此，一些研究也同時指出圖書館員不要陷入盲目追求機構倉儲的夢境中。本文即針對機構倉儲目前所處的以上現實情況進行深入剖析，希望有助于機構倉儲事業的進一步發展和完善。

1 機構倉儲的含義和工作流程

1.1 機構倉儲的含義

很多專家學者都針對機構倉儲給出了各種定義，由于本文主要是以大學為機構倉儲的主要戰地進行分析的，所以針對機構倉儲的概念問題，我們采用Lynch C A對機構倉儲的解釋：“所謂機構倉儲，即是指大學為了方便管理與促進交流，將本單位教員或其他單位教員所創建的學術成果以數字形式存儲，并提供給教員獲取的一系列服務的組合。”[2]

1.2 數字圖書館和機構倉儲的區別

數字圖書館是為大學發展提供新服務的平臺或框架。數字圖書館是一個可以以數字形式獲取、存儲和傳播資源的虛擬實體，一般意義上的數字圖書館平臺都會提供多種格式和涉及多個學科領域的資源[3]。其具體結構如圖1所示。

機構倉儲和數字圖書館的不同在于：數字圖書館通常將來自更大范圍的不同用戶作為服務對象。這里的用戶，不僅包括大學內部的教員與學生，還包括校外的用戶。由于服務對象的廣泛性，數字圖書館服務的設計與實施都會涉及多方面的因素；相反，機構倉儲的服務對象更加明確，比如，主要是面向本機構的內部人員提供開放獲取，因此，在服務與設計方面需要權衡的因素相對單一。

1.3 機構倉儲的工作流程

學者Lynch C A關于機構倉儲的定義強調了服務的理念[2]。其研究成果指出，一個成功的機構倉儲必須超出基本的數字圖書館模式的限制并向機構內的特定團體提供服務。例如，Lynch C A在關于機構倉儲的調研中指出，提供電子論文服務是最受歡迎的服務之一[2]。其服務對象應該鎖定為本機構內最需要這些服務的用戶群，包括研究生院的管理員、在校學生等。盡管電子論文對研究生院的管理員和學生們非常有吸引力，但是整個服務對于教師們的價值卻并不是特別明顯。一個成功的機構倉儲需要對整個用戶群有一個清楚的認識并能夠為這些團體提供獨一無二的工作流程[4]（見圖2）。

2 機構倉儲的地位研究

Jantz R C和Wilson M C等學者在以美國研究型圖書館聯盟中的所有成員圖書館為研究對象的在線研究結果中表明，有56%的圖書館在自己的網站上與其機構倉儲進行了鏈接[5]。相比之下這個比例還是相當低的，也就是說有近一半的圖書館并沒有鏈接，嚴重缺乏對機構倉儲在圖書館資源建設中重要地位的認識。另外，在有鏈接的圖書館網站中，鏈接到機構倉儲的方式也是多種多樣的，例如，有的是從圖書館主頁或者其他相對明顯的位置例如“關于”頁面鏈接到機構倉儲；也有的是從“學術交流”、“新聞大事記”、“數字項目”、“信息服務”、“關于圖書館”、“電子資源”、“全體教員”、“查詢信息”等欄目中鏈接到機構倉儲。觀察發現，其中有2/3的機構是通過以上這9個主要途徑鏈接到機構倉儲的頁面中，也就是說，1/3的機構并沒有或者通過其他方式完成從圖書館網站到機構倉儲的鏈接。可見，各大圖書館不僅對于機構倉儲的關注力度存在很大差異，對于機構倉儲的定位也有很大不同，進而導致了其經營管理模式也呈現出多樣的景象。鑒于目前很多研究結果表明機構倉儲在市場營銷方面十分薄弱，有效的營銷手段必然會提高教師們對于機構倉儲的關注度，甚至可以說直接影響著教師們向機構倉儲存儲論文的數量[6]。 從上面的調查結果中我們可以看到，在圖書館網站上建立與機構倉儲的有效鏈接其實也是一種很好的推銷手段。

3 機構倉儲庫面臨的危機及其應對策略

3.1 存儲內容目前是機構倉儲面臨的最大障礙

學者Ware M B從世界各地挑選了45個比較有代表性的機構倉儲網站進行研究，結果發現每個機構倉儲庫的平均資源數目僅僅為1 256個，并且大部分是論文和灰色文獻（技術報告和工作底稿）[7]。Shearer K通過調研指出，在加拿大圖書館聯盟的7家機構倉儲中，有5家機構存儲的數據量少于200項[8]。可見，在各大圖書館中，內容的補充仍舊是機構倉儲實施的最大障礙。通過對美國研究型圖書館聯盟認可的數家機構倉儲所收集的5 140項資源的學科領域進行分析，結果表明，有約67% 的資源內容屬于自然科學，約27% 的資源內容屬于社會科學，只有約5% 的資源內容屬于人文科學[3]。從這些統計數據中可以明顯看出，機構倉儲存儲的資源數量依據學科不同有較大差別，其中人文科學的教師存儲數量最少。 這主要是由于人文科學的研究人員未能意識到機構倉儲的學術交流價值，同時也是由于圖書館對機構倉儲的宣傳力度不夠等原因造成的。學者Daly R 與Organ M甚至發現用戶對于人文資源的利用恰恰是最多的[9]。 Mark T和Shearer K對康奈爾大學的機構倉儲也作了類似的調查，分析結果指出康奈爾大學的機構倉儲幾乎未被本校教師所了解和使用，其所收集的論文數量非常少，有些院系的機構倉儲甚至沒有任何實質內容。多數教師還是習慣于使用機構倉儲的代替品，比如個人網頁和自認為比本校機構倉儲更具有學術價值和更高認知度的學科存儲庫。通過調研，Mark T和Shearer K概括出教師們不愿意使用機構倉儲的部分原因，如機構倉儲的信息傳播模式與其他信息傳播模式雷同；機構倉儲在版權保護政策上過于模糊，從而使版權作品面臨被剽竊的風險；提交給機構倉儲的論文往往未經同行評議，因此學術價值難以有效體現[10]等。

3.2 針對存儲內容方面的危機解決策略

從上面的分析我們可以看到機構倉儲在內容方面所面臨的嚴重危機。要解決這些危機，重點是要制訂能夠有效提升機構倉儲知名度和利用率的策略[11]。調查發現，教師們對于機構倉儲的關注程度存在一定的差別，正如日常中所使用的很多商品一樣，如果用戶喜歡使用那自然無需贅言；但是如果用戶不喜歡、不習慣使用該商品，則需要花費相當大的精力來說服他，而且仍然會出現不盡如人意的結果。一個相對完善的機構倉儲庫內容管理模式應該包含以下幾個方面：

首先是掌握從資源提供者手中獲取所需要資源的方法、技巧[12]。當然，解決這個問題的前提是機構倉儲的管理者需要和學者們進行密切溝通，在這里我們可以具體化為圖書館和教師們要保持良好的溝通。這種溝通包括：學者們能夠提供何種數字資源給機構倉儲、希望機構倉儲建設者以何種方式來組織與提供基于機構倉儲的信息、機構倉儲建設者希望學者們以何種方式將較為有利于促進學術交流的數字資源提供給機構倉儲。比如，機構存儲建設者事先把存儲內容分門別類（如可以按照學科性質分類，也可以按照教師姓名分類），以使工作更加清晰明了。

其次是具有控制和剔除非學術型資源的政策和能力。首先要在資源的上傳和提交過程中加強控制。目前的提交方式有直接提交和間接提交兩種。直接提交更適合具有大量資源提供者的機構創建機構倉儲，其優點是縮減了資源提供者與第三方交涉的環節，但是這種方式涉及到版權問題，康奈爾大學的研究員們在針對來自不同學科領域的11名教師的深入訪談中發現，教師對于機構倉儲中的版權問題還是相當關注的，甚至于有些過度謹慎。沒有一定的法律約束，確實會讓機構倉儲的資源提供者對此產生質疑，因此為了避免法律上和道德上的雙重困擾，有些機構只能選擇推遲資源上傳時間來確保版權問題。相比之下，間接的提交方式將會排除這方面的困擾，能夠有效地保證資源上傳時間和內容的控制[13]。

第三是努力實現機構倉儲的共享。共享的很多優勢是顯而易見的，不僅可以提高各子機構資源的購買能力，還可以促進各機構多種資源的融合。通過兩個或者更多機構的聯合建設，必然可以增加機構倉儲的建庫資金投入，并在技術、人員等寶貴資源上實現共享，提高機構倉儲的建設效率[14]。另外，采取定期郵件提問和訪談等形式密切關注機構倉儲內容提供者和用戶的意見反饋[15]、在內容中增加與文獻作者和參考文獻的鏈接、設置一些如“精選資源”的板塊、提高本機構的機構倉儲網頁在Google競價排名中的位置等手段，都是增加機構倉儲知名度和利用率的有效措施。

4 機構倉儲建設存在缺失的根本原因和補救措施

4.1 機構倉儲庫建設存在缺失的根本原因分析

顯而易見，教師們對于機構倉儲缺乏興趣的原因主要是其沒有意識到機構倉儲對于他們學術研究成果所體現出的巨大價值。當然，究其原因，首先是機構倉儲平臺的不成熟性，其次就是機構倉儲與學術交流兩者之間的內在關聯存在很大的缺失[16]。

機構倉儲平臺的缺失是雙重的：內容上的不充足和沒有提供支持學科分類的服務。正如Lynch C A所給的定義中指出的，在21世紀，目前的重點是提供支持學術資源的服務。學術資源正在逐步地被數字化，圖書館員們也應該意識到學術資源正在由紙質資源向數字化資源轉變的過程中所面臨的風險。數字化資源的生命周期比較短暫，并且還存在很多不利于數字化資源存儲的條件，如硬件設備過時導致存儲于其中的數字資源無法被讀取。許多學科領域的研究方法和工具均有較強的學科性，甚至與機構倉儲的資源組織和服務提供形式有著本質的不同，但是數字對象只要存儲于機構倉儲之中，圖書館就可以提供完善的歸檔和保存服務。盡管對于該領域的探討和研究層出不窮，至今在保護數字對象方面還是缺乏完善的政策和措施[9]。另外，還可能存在一些服務形式，主要包括與環境部門的合作，獲得各方面的支持還有元數據的創新方面。如果這些基本服務項目到位的話，數字資源內容還是很有可能被延續下去的。

在學術交流領域發展進程中圖書館員的角色定位和機構倉儲的價值二者的整合方面也存在著一定缺失。Budd T曾在其著作中深入分析了信息專業人士及時掌握新技術的必要性。他指出我們不僅僅需要掌握新的技術，更要明白新技術能起到多大的改革力度。確實，圖書館員們在對機構倉儲的態度方面是具有一定的矛盾性，他們可以提供從圖書館網站到機構倉儲的鏈接，也可能會完全忽略機構倉儲的存在[17]。因此，圖書館就需要探究一種使得機構倉儲能夠最有效促進學術資源發展的可靠方式。教職員工們也經常是把機構倉儲僅僅視為一個存儲的地方而沒有看到它能夠提供全面服務的潛質。對此，有效處理這個問題的首要步驟就是讓教職員工們在理念上將機構倉儲和學術資源建立關聯，讓其一提到機構倉儲就能夠聯系到學術資源。

4.2 機構倉儲庫建設存在缺失的補救措施

4.2.1 真正明確機構倉儲的含義

開放存取作為一種新穎高效的中介工具，很迅速地在學術界贏得了信任和支持[18]。但是，正如之前所指出的，在目前的大學機構倉儲的建設中，教師們以個人名義參與進來的比例相當低甚至可以說基本是不存在的。在目前的機構倉儲所保存的數字資源中，不同學科領域的資源量并不均勻，尤其是在人文科學領域占據的比例更低。并且，由于缺乏大學圖書館和機構倉儲之間正式的鏈接途徑，也使很多人并不清楚機構倉儲到底代表什么。Lynch C A把機構倉儲定義為一個服務的集合[2]，Johnson I M研究發現很多學術圖書館把機構倉儲看作是自己擴展數字資源的一部分[19]。因此對于機構建立和完善而言，給予機構倉儲一個確切的定義是非常必要和重要的。圖書館員們對于機構倉儲本質的理解直接決定了機構倉儲的發展和對全體教職員工的推廣。

4.2.2 加強高校教師們的參與度

讓教師們接受把機構倉儲作為存儲研究成果的主要途徑自然還需要一個過程。首先，在機構倉儲的建設與推廣過程中，建設者應親身體會教師們的研究過程，而不是如當前這樣，等到機構倉儲建設完成后再考慮教師的需求。通過嵌入教師的研究過程，才會知道他們真正缺少什么，真正需要什么。同樣，體會不同學科體系的學術文化也很重要。其次，圖書館員們需要應用市場細分理論提供定向服務，像退休教師或者早期應用機構倉儲的人員有可能成為支持這種改進的直接推動者，在機構倉儲的發展中起著舉足輕重的作用。圖書館員應該認識到他們的價值并充分加以利用。第三，強制性措施在有些時候也是必要的，雖然“強制”二字與教師研究的獨立自主性原則相悖。 Harnad S在最近的研究中指出，只有當強制管理實施到位時，建構機構倉儲的技術改革才有可能得以順利實施，否則，機構倉儲將永遠都不會成功[20]。但是，在大學中缺乏激勵機制的強制性要求對于教師們而言是完全沒有效果的，他們根本不可能按照機構倉儲庫的要求去存儲他們的文章。當然，如果這種思路被接受，那么，對處于大學行政機構和教師之間的圖書館員而言，要更好地吸引教師們向機構倉儲提供個人研究成果，依然需要付出更大的努力。

4.2.3 加強資金投入，擴大資金來源。

對于學術研究型機構倉儲而言，要想從根本上繁榮起來，最快捷的方式莫過于與營利性的投資商們合作并且大量引進各種資源入庫[21]。在資金允許的情況下，這種方法完全可以使學術圖書館的存儲量迅速達到驚人數量。英國信息研究情報網的最新研究數據表明，人們所利用的發現信息資源的工具其實除了大家較為熟悉的Google之外，其他工具雖然也有很多，但是被利用的次數很少[21]。正如Anderson C所說，雖然其他工具數量上真的很多，但是如果人們不去使用它，它同樣也是沒有任何價值的廢品[3]。因此，機構倉儲只有在各大機構的學術資源輸出方式中流行起來，才能真正發揮作用。 Neal J指出，學術研究的未來必然緊密圍繞在全球網絡周圍，學術圖書館必然也是重新定義信息價值鏈的主要參與者。機構倉儲可以為科研人員、高校學者等信息產品生產者提供一種獲取信息與知識產品的嶄新且至關重要的渠道[22]。

5 機構倉儲建設的意義和啟示

從上面的討論中我們可以看到機構倉儲建設和實施過程中面臨的眾多潛在危機和巨大難度，但是正如任何事物的發展過程一樣，前途是光明的，道路卻是曲折的。機構倉儲也必然要經歷這樣一個過程。當然，每一次成功并不是一次結束，而是另一個開始，每一個機構倉儲的建立都意義重大[23]。

首先，在項目實施方面——這里重點指的是時間和預算兩方面。一個相對完善的機構倉儲計劃的成功實施，其時間框架的建構將會是接下來同類項目實施的模板，工程的成本估計和預算也是很值得同類工程借鑒的，從而達到節省人力、物力、時間及充分提高效率的目的，可以說是一個一本萬利之舉。

其次，在學習經驗方面——這里重點指的是建庫知識的獲取方面[23]。在機構倉儲的建設過程中，工作流程中的每一個細節都會被詳細記錄下來，包括建設中的亮點和所有的難點問題。這對于以后機構倉儲項目的建立和實施都是一筆巨大的財富，同時也可以起到很好的延續作用，工程的亮點問題可以保持下去，同時還可以激勵接下來的研究者們對難點問題提出更好的解決方案。

第三，在大眾的接受程度方面——這里主要指的是市場營銷和反饋兩個方面。眾所周知，在目前，機構倉儲的資源很大一部分來源于教職員工和在校學生。針對這個群體的有效的知識推廣（也就是所謂的機構倉儲市場的營銷）是非常急迫的。如何做好圖書館與這些主要資源撰稿人之間的溝通活動，將是拓寬機構倉儲普及程度的重要環節，也是目前比較薄弱的環節，我們需要在每一個機構倉儲的建設實施過程中積累經驗，厚積薄發。

第四，建立機構倉儲庫可以帶動相關領域的研究，豐富學術研究成果。雖然機構存儲有利于推動開放存儲的建設與研究，但機構倉儲并不可等同于開放獲取，這種相異性也為研究人員提供了更為寬闊的研究視野。另一方面是關于如何決定本身就是數字化形式的條目和數字化條目之間的比率問題，針對這個問題的研究對于研究機構倉儲未來的服務需求是非常有幫助的。再者，當機構倉儲作為教師們存儲的主要陣地時，對于存儲在機構倉儲中資源的影響力的研究也是未來研究很重要的一部分。

6 結 語

從以上對機構倉儲的研究中可以看出，國外的機構倉儲建設尚處于發展的初級階段，還存在很多亟待解決的問題[24]，但是發現問題并不是壞事，這可以幫助更快地解決建設中存在的問題，更快地完善機構倉儲的架構，而由此引發更多、更深入的研究，豐富整個研究的理論體系。

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