蜂企質量信息管理系統的實踐與解析

康高華 王粉琴 何騰飛

（南京老山藥業股份有限公司，南京 211800）

引言：由于蜂產品加工行業的迅猛發展，以及食品安全認識的不斷深化，應用計算機網絡技術對蜂產品加工企業原輔料檢驗、產品檢驗、包裝材料檢驗、留樣檢驗的數據進行科學、有效的管理，是蜂產品加工企業提高產品質量的必然趨勢，所以需要一套可靠、安全、實用的適于企業質量檢驗應用的“檢驗數據報告管理系統”。

我國蜂產品企業規模都不大，機構設置、人員安排都很精簡，一般都通過紙質媒介出具檢驗報告，在進行檢驗數據分析、月報統計、生產溯源、報告查詢管理等方面有諸多不便，也難于實時進行查詢和統計檢驗數據。同時，紙質化的檢驗報告存在著查詢和統計需要耗費大量的人工、統計分析過程容易有疏漏和錯誤、企業決策者無法隨時獲取準確的質量信息等問題。

Excel是人們很熟悉的辦公和數據處理軟件，Excel網絡化是把Excel文件存到服務器上通過程序變為數據庫，當Excel要同時處理多張工作表中的數據時，能通過SQL Server解決問題[1]。Excel報表生成時可以從數據庫里直接提取出數據，構成企業以Excel為終端界面的一個系統，實現企業信息化[2]。由于勤哲Excel服務器具有將電子表格軟件MS Excel和大型數據庫管理系統MS SQL Server集成為一個網絡數據業務協同工作平臺，進而可以充分發揮Excel的辦公功能，通過圖、表、表間公式，實現管理意圖，快速構建能夠適應變化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系統[3]，它能集成其他軟件產品的數據庫及具有工作流功能，是一個非常實用的企業應用集成工具。

筆者結合蜂產品企業的實際情況，選擇北京勤哲Excel服務器軟件，并以該軟件為基礎自行策劃、設計、實施、實踐，逐步形成了一套適合蜂業加工生產企業的質量信息管理系統——“檢驗數據報告管理系統”，此文闡述其設計方案和應用情況，希望能為蜂產品行業和企業質量信息管理工作提供可借鑒參考的解決方案。

1 設計方案及統計分析的實現

“檢驗數據報告管理系統”是以蜂產品企業化驗室（實驗室、分析室）檢驗工作流程為基礎，將檢驗數據處理模塊化，化驗室員工在現場完成的檢驗數據，通過網絡填寫生成檢驗報告，檢驗初始信息進入數據庫服務器后，各網絡終端能快速準確地共享質量檢驗信息，各部門科室根據各自的需要隨時登錄對數據進行查詢，減少了無意義的重復勞動。簡化檢驗人員的工作上報和傳達的途徑，通過服務器保存檢驗數據也增強了檢驗數據的安全可靠性，且降低了錯誤的發生率，提高了工作效率。檢驗報告系統是圍繞著蜂產品企業檢驗工作展開的，改變了企業可能存在的各個崗位管理相互脫鉤，無法互通有無的狀態，同時也滿足了企業的決策者及時了解和分析第一手的原輔料、產品、包裝材料等檢驗數據信息的實際需要。

1.1 設計方案

質量信息管理系統采用金字塔形構造，如圖1。

1.1.1 質量標準

質量標準為質量管理系統最頂層，是質量信息管理的依據。它作為基本信息，規定質量標準名稱、質量標準編碼以及詳細的檢測項目、檢驗類別、技術要求、結果單位和檢驗依據等。

圖1 金字塔方案

質量標準是根據產品所依據的企業標準、行業標準或者國家標準規定的內容如實填錄，將文本上的產品質量標準信息轉變為電子化、數據化的檢驗產品質量標準信息，它包含標準名稱、標準編號，規定的檢驗項目參數等內容，輸入后形成各項產品、原料、包裝材料質量標準，如圖2。

圖2 質量標準一覽表

用戶輸入的質量標準內容將作為檢驗報告系統的產品檢驗項目的規范參數。在填寫新的產品檢驗報告時，根據檢驗報告出具類別（如出廠檢驗或者是形式檢驗）來調入相關的檢測項目和技術要求等參數（如鉛項目的要求只作為形式檢驗項目，在出廠檢驗報告中將不會調入），檢驗類別是表明該檢驗項目在企業哪些檢驗報告中出具，可輸入多個，用逗號隔開，形成質量標準詳細檢驗項目定義，如圖3。

圖3 質量標準詳細檢驗項目定義

質量標準詳細檢驗項目定義中《蜂蜜-有機蜂蜜》為質量標準名稱，GB 18796-2005為標準編碼，其中規定了檢驗項目、檢驗類別、指標要求等。

1.1.2 物料分類

物料分類為中心層，作為基本信息，定義產品類別，通過歸類，有序管理質量標準，產品清單和檢驗報告。

物料分類根據企業的實際進行設置，本數據管理系統所設計的物料分類表參照了鐵礦企業的鐵礦石原料物料分類方式，為多級樹狀分類模式。通過設置根分類逐級設置枝葉級的分類，這樣可以廣泛應用于各種行業的產品分類，通用性極佳。在該演示的蜂產品企業系統中，產品分為保健品、食品、化妝品等，所以分類中首先定義了頂級分類為：某某保健品、某某食品、某某化妝品；在食品中下分蜂蜜、蜂花粉、蜂王漿類等；在保健品中下分蜂王漿、蜂乳、蜂膠、蜂蛹類等；在化妝品再分類。這樣就形成了物料分類一覽表，如圖4。

圖4 物料分類一覽表

用戶定義好分類名稱，并通過選擇上下級分類，便自動構成了物料分類的全稱，如圖5。

圖5 輸入分類名稱并選擇上級分類，自動生成分類全稱

用戶定義好物料分類的數據之后，便構成了金字塔的中心層，以此規范檢驗報告、產品清單的歸類管理。

1.1.3 產品清單

產品清單為支持數據，作為基本信息，確定產品的類別、名稱、規格、依據的質量標準等，設置產品相關統計參數。

由于產品是品名多樣，規格多樣，包裝多樣，但是所執行的標準卻可能是一個，比如蜂蜜產品，可以有洋槐蜜、紫云英蜜，可以是500g/瓶，350g/瓶，也可以是禮盒裝、簡裝，但他們都是蜂蜜產品，依據的標準都是GB18796。為了保證檢驗報告系統的可靠性，能夠應用更為廣泛，更強地適應企業的實際需要，設計了產品清單來解決多個品名規格對應一個標準的問題。

產品清單同時還包含了物料類別信息，能夠形成樹狀目錄結構，使得數據庫的產品歸類更為清晰、規范，如圖6為產品清單一覽表。

圖6 產品清單一覽表

產品清單模板中包含現行標準、物料類別，產品規格和進行產品檢驗月報統計相關的信息（通過產品簡稱來區別相同品名不同規格的產品）。

1.1.4 檢驗報告

檢驗報告為所應用的報表模板格式，作為報表模板，用戶在此模板中填寫數據，保存記錄，記錄的數據作為提供統計、查詢、分析的數據來源。

1.1.4.1 檢驗報告的設計

檢驗報告是企業應用該質量信息管理系統最直接體現效率、規范的部分，其通用性和可靠性非常重要。檢驗報告同產品清單一樣具有樹狀分類管理的功能，報告模板中實現了檢驗項目參數直接通過選擇產品清單列表之后得到相關的質量標準，并根據檢驗類別獲取相應的檢驗項目參數自動填入報告的空表單中，同時該檢驗報告還實現了工作流程管理，要求本人填報的檢驗報告只能由本人修改，其他用戶只能查看，而且填寫報告之后交由質量主管審核，審核確認的報告將無法進行修改和刪除，保證了檢驗報告數據的準確、規范、安全、可追溯。形成了檢驗報告一覽表，如圖7。

圖7 檢驗報告一覽表

檢驗報告模板可以根據企業實際工作的需要，設計了格式化的報告模板，同時編寫了部分VBA代碼?？梢宰詣犹崛〕霎a品清單中產品的規格信息，在錄入數量時候只需要錄入數字，自動加入規格的量詞，選擇檢驗產品列表時，自動填入出具報告的檢驗單位名稱。為了出具報告的美觀和統一，模板具有自動根據報告表中內容的多少，調整報告格式的大小，使得報告打印在A4紙是協調美觀的。

1.1.4.2 檢驗報告的填報應用

檢驗報告在應用時，可以通過選擇產品清單，自動填入標準執行公司名稱，標準名稱，根據報告類型（出廠檢驗報告或其他各種報告需要）篩選出質量標準的相關檢驗項目及技術要求等參數自動填入到模板中，使得報告內容規范、準確。

填寫完成的報告經過質量主管人員審批之后，該項報告將鎖定，無法再進行撤銷、修改、刪除，從而保證了檢驗報告數據的安全、唯一、可追溯。形成了檢驗報告單，如圖8。

圖8 檢驗報告單應用

1.2 統計分析的實現

用戶填寫所有的檢驗報告數據最終作為月報統計的數據來源，該質量信息管理系統的質量月報表自動歸類統計出來一個月的產品質量檢驗情況，形成質量月報表。極大的簡化并規范了檢驗數據的統計工作，提高了檢驗工作的效率和水平，實現了質量信息管理的規范化、電子化、數據化、可追溯，實現統計分析工作的自動化、科學化。

2 結果

該系統是根據企業自身實際情況，在勤哲Excel服務器軟件的基礎上開發設計的，在運行過程中一旦發現有不足的地方可以馬上進行修正，符合自身的實際需要，這與其他定制成型的數據庫軟件完全不同，定制軟件都是專業開發人員設計，一旦購買，即使以后有部分功能需要進行調整也難以實現，特別是小企業的個性化應用，還無法承受其高昂的收費。通過實踐應用，該系統運行情況非常穩定，成效明顯，其實現前后效果如下附表1。

3、分析與結論

3.1 該質量管理系統的部署、設計、實現過程是一個PDCA循環過程，通過策劃和實施，檢查和改進不斷完善了檢驗報告系統的通用性、可靠性、可操作性，并充分結合了人性化的設計，使得檢驗報告系統完全切合企業的應用實際，起到了規范和簡化檢驗報告填寫的作用，提高了工作效率，使得企業的內部流程得到有效整合和改進，降低成本，增強企業的競爭力。

3.2 檢驗報告的設計是基于金字塔構造。物料分類為中心點，通貫質量標準、產品清單、檢驗報告，構造了清晰有序的分類樹狀目錄；質量標準為總綱，企業在修改標準內容或者改變產品執行標準的時候，只需要修改該產品在檢驗產品清單中所依據的質量標準中相關內容，或者取消它作為現行標準。則后續所開具的檢驗報告中的檢驗項目、依據等內容會保持與其所修改的內容一致。

3.3 質量信息管理系統的實現是基于企業實踐以及ISO9001質量管理體系要求中“質量分析及改進過程”的優化，以實現企業質量檢驗過程的增值，使得企業產品質量管理決策更為科學化，達到持續改進企業質量管理的業績的效果。

（附表1）

圖11 質量管理體系運行過程圖

[1]鄭少蘭：電子表格與 SQL Server的結合應用[J].電腦知識與技術,2006/35

[2]羅明：Excel集成服務器對企業信息管理的創新[J].商場現代化,2008(32)

[3]崔亞軍：中小企業信息化的三大難題[J/OL].賽迪網信息化http://industry.ccidnet.com，2006～3～9