淺談基于匯文LIBSYS的圖書采訪信息組織

曲智斌 金曉祥

武漢科技大學圖書館

〔湖北省武漢市 430081〕

匯文圖書館信息服務系統(以下簡稱“匯文LIBSYS”)是一款我國自行研制開發的圖書館自動化信息處理系統。該系統自2000年起在全國范圍推廣至今,已被國內300多家知名高校和公共圖書館所選用?，F在該系統的最新版本為4.0。下面,結合我們的實際工作,談談在匯文LIBSYS下對圖書采訪信息進行組織的體會。

一、圖書采訪信息的組成

圖書采訪信息就是所有影響圖書選擇和獲取的信息。現時社會的政治、經濟環境及圖書館現狀(包括經費、技術設備條件、人員素質)等都是圖書采訪信息的組成部分。從圖書采訪學專業角度和直接作用于采訪工作流程來理解,圖書采訪信息主要是指:出版發行信息、現有館藏資源和利用信息、讀者需求信息。出版發行信息反映的是圖書的出版發行動態,即出版社與編輯機構和發行機構出版發行的圖書內容、質量、類型、載體、發行時間、發行方式、獲取途徑等;現有館藏資源和利用信息反映的是圖書館現有的館藏圖書數量(種、冊數)、載體類型、語種、購置時間或儲存時限、專業分類及分布狀況、流通狀況等;讀者需求信息反映的是圖書館所面對不同范圍、不同文化層次讀者的需求內容。

在實際工作中,不能簡單依據一些書目信息選購圖書,還要注意并認真參考其他廣泛的采訪信息。出版發行信息直接提供了采訪的內容,必須及時獲取這些信息,如果掌握的信息不準、不全,就無法選購和獲取適合需要的圖書。圖書采訪的目的是為了滿足讀者的需要,讀者需求是出發點,影響著圖書采訪工作的方向,在圖書采訪中也不容忽視。圖書館的圖書積累、館藏圖書的特色是經過多年努力而形成的,而不是僅憑一二批圖書所能做到的。所以,要想使本館的館藏有別于其他的圖書館,就必須重視和參考館藏資源與利用信息來進行圖書的采訪。這樣,才不會因為人員的更迭和其他因素影響而偏離既定的藏書發展方向,圖書館的藏書結構與特點才會得到保持與發展。

二、圖書采訪信息的組織

信息論的創立人、美國學者申農(C.Shannon)和維納(N.W iener)認為,信息是“不定性的減少的量”。意思是說,我們對某些事物有疑問或缺乏認知,存在“不定性”時,在采用各種方法和手段了解、明確了這些事物后,我們對這些事物的“不定性”就會減少或完全消除了,這時我們就獲得了關于這些問題的信息了。圖書采訪信息的組織實際上是對采訪信息進行收集、整理、篩選,使之有序化、系統化的過程?！皥D1”是我館基于匯文LIBSYS的圖書采訪信息織織示意圖。

圖1 基于匯文LIBSYS的圖書采訪信息織織示意圖

(一)圖書采訪信息收集

基于匯文LIBSYS收集的圖書采訪信息主要有兩方面:一是出版發行信息;二是讀者需求信息。在出版發行信息方面,各個出版社和圖書發行商迫于市場競爭的壓力,為獲得更多的市場份額,都會及時主動地把盡可能多的一些出版發行信息提供給圖書館的采訪部門,加上采訪人員通過各種渠道(越來越繁榮的書市和一些現場圖書訂購會等)主動獲得的一些發行信息,出版發行信息內容將變得十分全面。相對而言,讀者需求信息由于讀者分布面較廣,收集時只能靠平常一點一點地積蓄,所需過程較長,收集難度要大得多,其獲取的方式主要是通過調查、座談、讀者薦購等形式直接聽取讀者意見,或通過對館藏利用信息和讀者需求圖書的背景進行分析、歸納和總結,間接了解讀者的需求?？傊?歸納起來有兩種情況:一種是具體的需求信息(如我需要某某書),另一種則較抽象(如我需要某方面的書)。

(二)圖書采訪信息整理

收集來的采訪信息中有三個問題比較突出。一是信息的存儲格式不一樣;二是信息內容的著錄不標準;三是其中有許多重復的信息。雖說一些大的出版社和實力較強的圖書發行商可以根據圖書館的要求提供標準格式(M ARC,EXCEL)的出版發行信息,但大多數的出版社,特別是一些地方出版社和專業出版社往往只能提供紙質的出版發行信息,即使有電子版的(一般是EXCEL),其格式也不一定符合要求。讀者需求信息由于收集的對象和形式都很多,收集來的信息就更雜亂了,不僅提交的信息格式各異,有的內容還很模糊甚至不準確。圖書館的業務合作商一般都不只一二家,每家提供的信息數據中不可避免地會和別人重復,有時自家的一組信息數據中也會有重復的數據出現。這些亂麻一團的信息,還不能直接用來指導圖書館的圖書采訪工作,還必須對它們進行整理,使之系統有序。首先要將各種信息按其存儲格式分成兩部分:標準MARC格式的直接通過匯文LIBSYS導入生成預訂購訂單(征訂單);其他的都要先轉化成包括圖書的題名、標準號、作者、出版社、簡單的內容摘要、分類、價格、開本等內容的EXCEL格式。特別是對一些讀者所提供的需求信息,其信息內容往往很少,補全它們很費力費時。但是,這項工作又一定要做好。否則一條內容不全的信息導入系統后不僅沒有用,有時還會影響到對其他信息的處理。EXCEL格式的書目信息再通過匯文LIBSYS的數據轉化窗口轉化成M ARC格式的信息,并導入系統生成預訂購訂單。最后利用匯文LIBSYS的ISBN批查重功能,將預訂購訂單與訂購庫和館藏庫進行ISBN比對,刪除其中重復的信息。

(三)圖書采訪信息篩選

經過匯文LIBSYS整理后的圖書采訪信息雖說在形式和內容上都比較標準和系統了,但就每個特定的圖書館而言,其館藏特點和發展方向不完全一樣,面對的讀者也不一樣。這些圖書采訪信息中還有許多是沒有價值的,如高校圖書館就不需要與本校學科設置和科研工作不相關的一些圖書資料。還有,圖書采訪信息整理是對信息進行了排序與查重,但去掉的僅僅是反映同一種圖書的重復信息,而有些信息反映的圖書雖說不一樣,可圖書中所表達的內容大部分卻是雷同的。因此,整理后的圖書采訪信息還要有一個篩選過程,目的是讓圖書采訪信息更加清楚、系統,針對性更強,更加有利于下一步的圖書采訪工作。為此,必須定期利用匯文LIBSYS的數據導出功能導出館藏與利用信息數據,結合學校教學和科研狀況與方向,以及讀者的閱讀需求趨向信息進行技術分析與討論,制定出圖書館的藏書方向、規劃和具體的藏書建設策略,并以此為原則和標準對整理后的圖書采訪信息重新排序比對,挑選符合要求的信息生成訂購單。接著,還要利用匯文LIBSYS的多途徑查重功能,如作者與題名、作者與關鍵詞等,將訂購單再次與訂購庫和館藏庫進行比對,去掉內容相同、利用率不高的訂購圖書信息,生成最終的訂購單。

三、實踐探討

總的來講,基于匯文LIBSYS的圖書采訪信息組織工作自動化程度較高,特別是它的批查重功能能方便地找出訂單中所有與訂購庫和館藏庫重復的信息,并能全部選中刪除,大大提高了對信息數據處理的效率。但是,有的現象必須引起注意。例如,在獲得的一組圖書采訪信息中,第3條數據與第41條重復,第9條與第101條重復,批查重時,即使它們不和訂購庫和館藏庫重復,也會被當成重復信息顯示出來,如果全部選中重復并刪除,也會將它們(也可能正是我們需要的圖書)誤刪掉。解決這一問題的方法有兩種,即分別針對圖書采訪信息格式為M ARC的和非M ARC的:信息格式是MARC的直接導入系統進行ISBN批查重,選中全部重復信息后不要馬上刪除,找出重復信息中批次號相同的全部信息進行選擇,這時第3條數據會顯示與第41條數據重復,第41條數據下會顯示與第3條數據重復;第9條數據和第101條數據也會這樣。這4組重復數據與其他重復數據有一個明顯的區別,就是每組數據中的每條數據的批次號都是一樣的,所以找出它們不會很難(不過這時只能一組一組地逐個地尋找),數據序號是順的(比如第3條數據下肯定會顯示與第41條數據重復,是先3后41)改為不被選中,其他的不變,最后選擇刪除。這樣,第3條和第9條數據就會被保留下來了,而且也保證了本批圖書采訪信息數據的唯一性。其他格式的信息在將它們轉化成EXCEL時就以ISBN為基準進行比對排序查重,保證信息的唯一性,然后再通過系統轉化成M ARC格式進行以后的工作。

四、結束語

圖書采訪信息包含的內容有很多,本文中僅分析了其中主要的三個方面。但是,不論是哪方面的圖書采訪信息,對其進行組織這個過程是必不可少的。信息有序、系統了,才能指對方向,有利于工作。圖書采訪人員應充分認識到各種圖書采訪信息的時效性和針對性,定期及時地收集、整理、分析與處理,為圖書采訪工作做好信息保障。

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