電子資源發展政策探討——以山東大學圖書館為例

□隋移山

今天的圖書館館藏發生了巨大的變化,電子資源已成為圖書館文獻資源的重要內容之一。以山東大學圖書館為例,目前用于電子資源建設的經費已達數百萬元,占總經費的40%以上,其數量和使用的增長已超出傳統紙質文獻。但是,在電子資源不斷發展的同時,也遇到了傳統文獻資源建設中從未遇到的一些問題。由于圖書館還沒有制定相應的電子資源發展政策,電子資源的發展、管理仍然存在較大的隨意性和盲目性。以下將著重探討制定電子資源發展政策在電子資源建設過程中的指導作用。

1 問題提出

山東大學作為“211”綜合性大學,現有全日制在校生5萬余人,其中研究生7000人,另有成教生2.5萬人,4000多名專職教師。本科生和研究生層次教育涵蓋了文、理、工、醫等11大學科門類。面對龐大的文獻資源用戶,圖書館電子資源建設經過十幾年發展,已經取得了長足的進步,購置經費不斷上升,數量逐年增加,類型日益豐富。迄今為止山東大學圖書館購置使用的中外文數據庫共計193個,包括電子圖書數據庫 10個,其中:中文5個,外文5個;全文電子期刊數據庫19個,其中:中文電子期刊7個,外文電子期刊12個;二次文獻數據庫71個;其他類型數據庫93個。電子資源的學科分布涉及山東大學所有相應學科。然而,與傳統文獻資源相比,電子資源的建設缺乏相關政策引導,無法有效地解決發展過程中出現的新問題。從整體上看,電子資源館藏建設缺乏系統、完整的長遠規劃和發展目標。究其原因,主要是缺乏科學的電子資源發展政策的指導。山東大學圖書館在制定電子資源發展政策時,認為需要重點解決以下幾個問題:①制定電子資源發展政策的必要性,②明確電子資源經費投入,③調整電子資源采訪策略,④今后的發展方向。

2 研究回顧

山東大學圖書館在制定電子資源發展政策時,對國內外大學圖書館進行了充分的調研。20世紀末,美國許多大學圖書館就已經開始制定圖書館電子資源發展政策。如1997年,美國賓夕法尼亞州哈里斯堡圖書館(Penn State Harrisburg Libraries)是一個較早制定電子資源發展政策的圖書館[1]。該發展政策用于哈里斯堡圖書館選擇電子資源的指南,引導電子資源建設,為館藏提供更多的資源。國外圖書館在電子資源建設政策制定方面已經形成了共識,其普遍性之高足以引起國內圖書館界的重視。

針對電子資源發展政策問題,我國研究人員從國外圖書館電子資源建設內容入手,不斷探討我國如何制定電子資源政策。如李平、初景利撰文分析了近幾年國外圖書館電子資源建設政策的現狀,探討了電子資源建設政策的主要內容,并結合我國實際提出了我國圖書館建立電子資源建設政策的策略。認為在制定過程中,要遵循電子資源建設政策制定的若干原則。同時要選擇符合我國實際情況的電子資源建設政策模式,充分考慮電子資源建設所涉及的各方面重要問題,力爭使政策既是綱領文件,也是細則規范,對電子資源建設具有實際的指導意義[2]。章紅在《傳統館藏與數字館藏發政策淺議》中指出:在數字館藏日益增多之際,應將數字館藏納入館藏發展政策之中,以便建立一個完善的、結構合理的館藏發展體系[3]。索傳軍、馬越在“論高校圖書館數字館藏發展政策”一文中指出制定數字館藏發展政策的必要性與緊迫性,以期引起對數字館藏發展政策理論研究與實踐的重視[4]。總之,上述理論探討結合國外的實踐,明確了電子資源發展政策的基本內容,認為圖書館應根據電子資源發展的實際情況,制定與本館文獻資源建設相適應的電子資源發展政策,以便指導今后圖書館電子資源的發展。

3 問題探討

3.1 電子資源發展政策

圖書館電子資源建設初期,由于品種單一(光盤),數量少,經費投入占總經費的比例小,電子資源的采訪一般采用傳統文獻采訪的方式、方法。隨著電子資源的發展,傳統文獻采訪已經不能適應電子資源發展的需要。正如香港大學電子資源發展政策中提到的:“在電子資源建設中,遇到了傳統圖書館資源建設中從未遇到過的挑戰,例如,訪問權、界面、技術支持和許可證協議。因此,圖書館需要編制一個獨立的電子資源館藏發展政策來解決這些問題。”[5]為了適應高等教育的發展、教學科研需求和電子資源與日俱增的新形勢,該館根據電子資源與傳統資源的區別,制定了相對獨立的電子資源發展政策,規劃圖書館電子資源的發展,調整電子資源采訪,完善電子資源管理與服務。

電子資源發展政策是一個規范的政策性文件。基本內容包括:圖書館的任務和電子資源的發展目標,電子資源的選擇標準,許可證協議,采訪工作以及電子資源的管理與服務等。

從可持續性的角度講,制定電子資源發展政策,能夠使電子資源發展有科學依據,可以有效地解決發展中存在的問題。山東大學圖書館經過長期實踐,認為制定電子資源發展政策的目的在于:使電子資源建設符合學校的辦學理念,滿足教學科研需求,為用戶需求提供最大限度的服務。明確提出,建成具有館藏文獻、電子資源和異地文獻獲取三位一體的適合山東大學教學、科研的文獻資源體系,使電子資源保障率和使用率達到國內先進水平。在制定電子資源發展政策過程中,將原有的電子資源發展目標、采購原則、評價標準及制度、法規和條例,進行重新審定、整合,融入到電子資源發展政策之中。山東大學圖書館電子資源發展政策主要分為四部分:第一部分闡述制定電子資源發展政策的目的和發展目標。第二部分政策施用范圍。第三部分是電子資源采購原則、任務和程序。第四部分電子資源發展規劃。與此同時還組建了電子資源評價工作組,對電子資源的試用、采購、續訂等工作進行調研和評價,確保電子資源采訪、管理、服務的每個環節,能夠達到發展政策的要求。這樣既能對政策實施起到監督作用,又能夠從制度和程序上保證電子資源建設的科學性和合理性。

3.2 明確電子資源經費比例

電子資源發展目標主要包括:電子文獻與紙質文獻經費的比例;電子文獻發展的總體數量;電子文獻體系結構;重點電子資源發展目標;優先度,即在經費出現波動時,各種結構之間,重點電子資源的優先建設程度。

圖書館館藏文獻結構中,電子資源已經與圖書、期刊形成文獻資源的三大主體資源類型,圖書館文獻購置經費的多少決定著館藏發展規模、館藏結構、資源類型滿足讀者需求程度。文獻資源類型的變化,必然導致文獻購置經費比例的調整。然而,在圖書館經費緊張的情況下,如何協調電子資源與紙質資源之間的經費比例關系,也是圖書館無法回避的一個問題。

經費比例關系是應當控制在一個合理的范圍之內,還是根據實際情況減少其他資源經費,增加電子資源經費?國內同類高校情況表明:一方面,大型綜合性院校圖書館,在文獻資源建設中,電子資源經費投入不斷加大。香港大學的電子資源經費目前已經達到總經費的 50%,而發展目標將達到 70%～80%。內地的高校圖書館近年來,在減少紙質文獻的同時不斷加大電子資源經費投入。另一方面,省內高校圖書館普遍存在經費緊張的問題,大多數圖書館將電子資源經費穩定在比較合理的水平上,這也是當前國內大多數高校圖書館的做法。據調查資料顯示:高校圖書館電子資源經費在文獻資源總經費中所占比例,有68%的圖書館電子資源經費占總經費的比例在25%～35%之間。這些圖書館認為將電子資源經費控制在文獻資源總經費的20%～35%之間是比較合理的[6]。

經過論證和分析,在電子資源發展政策中,規定今后用于電子資源的經費,確保在目前基礎上每年增長10%,實現電子資源采購經費逐年增長,目前每年電子資源經費已經達到總經費的40%。為電子資源今后發展打下良好基礎。

3.3 電子資源采訪策略的調整

根據電子資源發展目標,確定重點電子資源發展方向,明確指出:現階段電子資源采訪重點放在與學校發展密切相關的綜合性學科數據庫上,在經費允許的前提下,立足重點學科教學科研的需要,兼顧其他學科,確保綜合性學科電子資源的采購,并且保持其延續性,形成自己的館藏特色。對專業性較強的數據庫,圖書館應結合紙本期刊訂購情況,與需求單位進行協商,采取共建、共享的原則,需求單位購買所需專業數據庫,圖書館保證必要的技術支持。這樣即可以解決圖書館經費不足的問題,又可以實現電子資源在學校范圍內的共建共享。

在實踐中,山東大學圖書館改變過去那種普遍滿足需求的采訪策略,加大了綜合性學科數據庫的采購,較大程度上滿足科研需要,尤其是二次文獻數據庫,2008年采購的Science Citation Index Expanded(簡稱SCIE),為學校的學科發展和人才培養,都發揮了重要作用。由于受到政策調整和經費等因素影響,為了學科建設發展的需要,對專業性較強的數據庫,我們遵循已經制定的采購原則,采用共建、共享方法滿足某些專業性學科對電子資源的需求。如山東大學法學專家認為國外法律數據庫中,HeinOnline(法律全文數據庫)比較適合我校法學專業。如果是電子資源建設初期,圖書館可以采購這個數據庫,但是,在我們制定出相關政策之后,只能由需求專業購買,圖書館提供技術支持,供全校師生使用。圖書館文獻資源建設統籌協調的作用更加突出,共建共享真正能夠落到實處。

3.4 合理的電子資源體系

在電子資源發展政策的引導下,山東大學圖書館電子資源建設更加科學、合理。首先從電子資源總量上看,比紙質文獻更為豐富的電子資源,特別是全文電子期刊數據庫的增加,使館藏資源結構發生了明顯的變化。由于受到發展政策、采購策略調整、經費減少、價格上漲等因素的影響,紙質期刊逐年減少,電子資源憑借自身優勢,越來越受到讀者認可,全文電子期刊數量迅速增加。其次從電子資源體系結構上看,依據電子資源發展目標,完備的電子資源保障體系正在形成,電子資源的文種、學科、學術水平、類型、和級別趨于合理。電子資源的學科分布涉及我校11大學科門類,全文數據庫能夠滿足重點學科教學科研的需求,各類文摘索引數據庫已基本覆蓋學校所有學科。

3.5 電子資源使用效果

電子資源發展政策的實施,使館藏電子資源數量迅速增長,文獻類型極大豐富,用戶需求得到更多的滿足。依據制定的電子資源評價標準,評價館藏電子資源使用情況,判斷電子資源發展政策預期效果,為今后電子資源建設的深入發展提供科學依據。以下是電子資源進行評價的幾個重點實例。

①根據瀏覽/下載數量統計,了解電子資源使用的情況。

表1 2005-2008年數據庫使用統計單位:次

②計算單次使用成本。

圖書館在使用電子資源時,除了要了解總成本外,還應該掌握單位使用成本。它可評價圖書館購買電子資源的有效性。

表2 2008年電子期刊數據庫使用效益分析

③與其他同類圖書館進行比較,了解與其他館讀者利用同類電子資源的差距,分析原因并有針對性地采取提高利用率的措施。

從館藏電子資源使用情況中可以看出,用戶在使用圖書館文獻資源時,更多選擇電子資源。根據電子資源使用績效評價,可以看出大多數電子資源成本較低,尤其是大大低于紙質外文期刊的成本,說明圖書館電子資源經費投入有效性高。另外,通過與CALIS成員館進行比較,可以發現某些數據庫使用過程中的問題。如果數據庫的使用與圖書館的預期目標出現偏差,使用率逐年降低或利用效果與同類高校相比差距較大,電子資源評價工作組應當進行分析,找出解決問題的辦法。在此基礎上,如果使用率仍然無法提高,那么,圖書館將考慮停訂數據庫。因此,通過實施電子資源發展政策,強化了電子資源建設和管理的科學性。

4 今后工作重點

電子資源發展政策是一個綱領性文件,它不僅為圖書館電子資源建設提出具體要求,還能夠明確電子資源發展方向。根據圖書館電子資源發展規劃,今后山東大學圖書館電子資源建設工作重點在以下幾方面:

4.1 最大限度擴展電子資源使用

根據電子資源許可證協議授權的合法用戶使用規定,合法用戶訪問圖書館電子資源包括三種途徑:一在圖書館中,二在校園里,但不在圖書館中,三在校園外。利用“電子資源校外訪問系統”,將電子資源的使用延伸至校園外。根據許可證協議授權,最大限度擴展電子資源使用范圍。

近年來,山東大學圖書館推出“電子資源校外訪問系統”,其目的就是擴展電子資源的使用范圍,使電子資源效益最大化,為用戶使用館藏電子資源提供便利條件。一方面,將館藏電子資源的使用擴展到校外,為用戶提供多途徑使用條件。另一方面,提供校內共建共享電子資源的平臺。例如:山東大學法學院購買的HeinOnline美國著名的法律全文數據庫,可以利用圖書館“電子資源校外訪問系統”,為用戶在校外進行科研提供了便利條件。

4.2 整合電子資源,建立統一的檢索平臺,實現跨庫檢索

電子資源的整合:如何改變電子資源的無序狀態,必須將館藏電子資源進行整合。圖書館今后將會把全文電子期刊的期刊名稱按字順排列,將數據庫按學科內容分類,把大型綜合數據庫按子庫拆分歸類等。使電子資源從無序變為有序,方便用戶,從而提高電子資源的利用率。

建立統一的檢索平臺,實現跨庫檢索:電子資源的整合,為用戶提供了更全面的檢索服務。通過網絡為用戶提供高效跨庫、無縫連接的服務。建立這些不同平臺、不同存儲方式的電子資源的統一檢索查詢界面,可以將各類高質量的數據庫實現互聯,提高資源的利用率。館藏電子資源內容經過圖書館深入的報導和提示,可以在目次、全文、引文以及相關文獻之間建立可無限延伸的鏈接,最大限度地滿足用戶的需求。

4.3 進行二次開發,提供增值服務

圖書館購置的數據庫檢索平臺,附帶各種先進的整合館藏資源功能,對其進行二次開發,提供各種增值服務功能。

5 總結

目前電子資源已經渡過快速增長階段,進入相對穩定的發展時期,圖書館應結合本館發展規劃,制定電子資源發展政策,將電子資源與傳統資源融為一體,不斷深化文獻資源建設。還應當考慮到電子資源發展政策的階段性,要依據電子資源評價標準進行分析,隨著時間和情況的變化而不斷調整。

1 強自力.電子資源發展政策研究報告.見:戴龍基.文獻資源發展政策研究.北京:北京大學出版社,2007:93

2 李平,初景利.國外圖書館電子資源建設政策及啟示.大學圖書館學報,2006(5):51-55

3 章紅.傳統館藏與數字館藏發政策淺議.圖書館研究與工作,2004(1):15-16

4 索傳軍,馬越.論高校圖書館數字館藏發展政策.圖書館理論與實踐,2006(6):88-90

5 Electronic Resources Collection Development Policy.[1999-12-08].http://lib.hku.hk/cd/policies/erp.html#Sect1

6 李曉娟.文獻經費預算與分配研究報告.見:戴龍基.文獻資源發展政策研究.北京:北京大學出版社,2007:125