通用管理平臺在企業管理中的應用

唐 靜

（1、大連海事大學，遼寧 大連 116026 2、天津港第五港埠公司，天津 300456）

1 工作流的定義

工作流就是業務流程的計算機化或自動化。許多公司采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統計報表功能則不能實現。而采用工作流軟件，使用者只需在電腦上填寫有關表單，會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，并可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了效率，實現了知識管理，提升了公司的核心競爭力。

3 功能介紹

3.1 定義任意形式的工作流程

強大的自定義功能可以滿足企業對復雜工作流程的定義。在此基礎上所有的請求都將根據定義的規則流轉。

從簡單到復雜的各種企業流程都可自定義，并可隨時根據企業實際情況進行調整，充分滿足企業需求。可被定義的如合同會簽、方案審批、通知公告、新聞發布、資產申請、技術支持等。與組織機構結合，對于人員在組織機構中的地位和角色將是工作流設計的基礎。在此基礎上定義的相互工作匯報關系將保證電子化的工作流程流轉與企業實際操作相一致。提供強大的定義工具，無需掌握專門技術即可快速定義從底層的字段、表單，到流程的路徑、條件等流程元素。

3.2 使用特點

流程管理的分層級。根據企業的需求來分解流程管理權限，對流程管理的權限進行下發和收回，讓分子公司和部門對流程進行分級自主管理。

流程類型定義。根據企業需求定義完整的流程目錄，分類別存放流程，規范化管理。

字段定義。通用信息管理平臺可對組成工作流信息表單的基本元素“字段”進行定義。包括字段名稱、表現形式、字段類型和文本長度等。

動態定義群組。可設置工作流程的每個步驟的操作者：

對工作流程的每個節點，可動態定義操作群組：單獨的操作者；多個操作者組成的單個操作組；多個操作組等對群組的條件定義可以是：以部門、角色、安全級別、職位等條件定義；具體的人力資源；以表單相關字段即時所選的信息定義等。

多節點定義。工作流程從“創建”到“歸檔”，中間需要經歷一個或多個步驟。工作流可定義無限的節點，滿足企業復雜和多步驟工作流程流轉的需求。

流程執行。強大的流程執行功能使得企業電子化工作變得極為高效、便捷，并實現可統計、分析的功能：

可設定的對工作流的執行包括提交、批準、拒絕、重新打開、歸檔。工作流會根據已知的判定條件和當前節點的執行操作設置工作流的下一目標節點。

流程圖顯示：以圖形方式形象的展現當前流程到達的節點，和已操作者及未操作者。

流程賦權：通過流程來對文檔、客戶、項目、流程等進行賦權，賦予其他人對信息查看或操作的權限。

流程轉發和批注：除了影響工作流流轉的執行性操作，工作流允許在工作流流轉的過程中實時進行轉發并添加額外的批注者以保證實際操作者能夠獲得這些批注者的意見。

流程代理：可設定當前節點的代理操作者。此項功能有助于臨時性的把流程的操作權限分配給代理人操作。例如某個流程的某個操作者出國期間，可設置相應的流程代理人，則原來發給他的流程自動轉到代理人中由其代理操作。

流程會簽：本功能解決了把任務分配給一群人處理過程中的受理和反饋問題，所有人同時得到任務指派并正確地完成某項任務。例如，從各部門經理處得到工作計劃、從所有員工那兒得到表格等。定義平行會簽能夠把多項任務轉換成一個步驟。

圖形化工作流程。工作流程的制作過程中，可以利用圖形化工具快速獲取請求流轉的情況。包括當前所在節點、節點操作者、所流經的操作節點和即將流經的操作節點。

4 工作流的具體應用

4.1 工作流流程

分為兩部分流程：一般流程與定制流程）

4.1 一般流程以圖1為例

改，同時可以新建新的工作流程。

注：若新建工作流流程名稱不能為空。

4.2.2 流程設計器圖形設計頁面

該頁面可以提供用戶用于圖形化設計工作流流程，及各流程點的關系。同時可以選擇使用“列表視圖”來修改流程節點。

4.2.3 流程節點新建菜單。

圖3 圖形化流程設計頁面

圖4 圖形化流新建菜單

4.2.4 列表視圖流程設計器。包括（基本屬性，刪除，經辦人）三項功能。

圖5 列表視圖流程設計器

4.2 定制流程

要求用戶可以自定義一個工作流程 (以下簡稱智能流程設計器)。

4.2.1 流程設計器設計頁面

圖2 智能流程設計器新建流程頁面

圖6

該頁面可以對已建立的工作流程進行修

圖7 經辦人修改頁面

4.2.5 基本屬性，經辦人修改頁面如圖6：下一步驟標識當前節點的后一步驟，右邊是可以選擇的步驟。

4.2.6 經辦人頁面如圖7

該頁面修改流程節點經辦人屬性。流程中經辦人是至關重要的每個流程中的節點都應有相應的辦理人。

5 預計成果

5.1 軟件的優點

安全性強；維護成本低，系統可靠性強；擴充性好且開發效率高；使用方便；標準化程度較高

5.2 經濟效益預測

使用此通用管理信息平臺，可以大大提高工作效率，降低成本。大大節約了人力物力，由原來的單純人工的打印，傳遞和蓋章審批，到現在的網絡化傳遞信息，數據庫整理信息歸檔，再加上內容的修改和審核不再需要紙張，我們得到的經濟效益是非常可觀的。

[1]劉、蔡鋒.精通WEB數據庫架設技巧[M].北京：科學出版社，2001，4第一版.

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[3]吳照云.管理學原理[M].北京：經濟管理出版社.