學科特色數據庫項目工作分解結構構建研究

蔡曉來（中國衛星海上測控部 江蘇 江陰 214431）

夏紹模（后勤工程學院圖書館 重慶 400016）

1 學科特色數據庫建設概述

1.1 學科特色數據庫概念

特色數據庫是指依托館藏信息資源，針對用戶的信息需求，對某一地域、某一行業、某一學科或某一專題有利用價值的信息進行收集、分析、評價、處理、存儲，并按照一定的標準和規范將特色資源數字化，以滿足用戶個性化需求的信息資源庫，通常可以分為館藏特色數據庫、學科特色數據庫、地域特色數據庫和特定專題數據庫幾種。學科特色數據庫則是指以某特定學科專業為對象而建立的、以本學科相關信息為基本內容的數據庫。

1.2 建設學科特色數據庫的必要性

目前，國內數據庫建設質量水平較高的萬方數據知識服務平臺、中國知網（CNKI）、維普資訊等數據庫基本包括了基礎科學、農業科學、人文科學、醫藥衛生及工業技術等5個大類的全文文獻信息資源，用戶群體眾多，使用方便，但是在專業文獻方面仍然存在收錄數量有限、收錄年限短等缺陷。雖然這些綜合數據庫的開發規模大、覆蓋范圍廣，在滿足社會信息需求方面處于主導地位，但仍不能完全滿足特定學科專業、特定領域的個性化信息服務需求。因此，高校有必要建設針對本院校學科專業的專題數據庫，此項工作可依托圖書館進行。

對于高校而言，通過特色館藏數據庫的建設開發重點學科、重點科研項目專題數字化資源，可以把館藏管理轉變為知識管理。這是進一步開發利用館藏信息資源、提高高等教育信息化水平的一項重要工作，將對發揮高校的專業特色信息優勢，實現信息資源的共建共享，信息服務的網絡化、社會化以及加強高校重點學科建設、重點科研課題開發起到非常重要的作用。

1.3 學科特色數據庫項目的范圍管理

學科特色數據庫項目涉及眾多理論與應用問題。一些專家、學者對數據庫的選題[1-2]、文獻信息資源類型選擇[3]、建庫的標準規范[4-5]、文獻信息資源的利用與版權問題[6-7]、數據庫的維護與更新[8]、數據庫建設的人員隊伍構成[9]和軟件開發平臺的選擇[10]等問題進行了深入研究，分析了學科特色數據庫建設過程中面臨的問題和困難，并提出了有針對性的應對和解決方案，同時為學科特色數據庫的建設提供了思路，指明了建設重點和相關要點。

項目范圍管理對于學科特色數據庫項目的成功開發是十分關鍵的。確定不了范圍，項目就無法啟動，就無法按項目進行管理；范圍定義不明確，意外的變更就會不可避免地出現，項目的進程和節奏就會被打斷和打亂。而進行有效項目范圍管理的關鍵就是構建合適的工作分解結構。所謂工作分解結構，就是以可交付成果為對象，項目團隊為實現項目目標而進行工作分解之后得到的一種層次結構[11]。工作分解結構在項目范圍界定中具有重要作用，同時應是制定進度、費用等管理計劃的基礎。工作分解結構處于項目啟動和計劃過程的核心地位，由工作分解結構可以得到完成項目的任務清單，從而界定項目的工作范圍，識別最終可交付的項目產品。工作分解結構可以進一步對每項元素分解出的活動估計所需時間、成本、技術、人力及其他資源，便于制訂項目管理計劃，有利于對項目進行有效的跟蹤、控制和反饋，同時工作分解結構提供了判斷項目風險的邏輯結構。此外，工作分解結構還可以充當一個共同的項目信息交換平臺，是信息溝通的共同基礎。

迄今很少有關于學科特色數據庫項目工作分解結構構建的研究成果。筆者結合所開發的軍事物流文獻信息資源系統進行研究，旨在提供一個值得參考的通用模板。

2 工作分解結構構建的基礎理論

2.1 構建原理

美國項目管理專家Haugan G T博士將單個項目的工作分解結構劃分為5種類型的元素，即產品分解元素、服務分解元素、結果分解元素、橫向關聯元素、項目管理元素[12]。這種分解與《項目管理知識體系指南》[11]中的劃分基本一致，實際上就是把項目分為產品型、服務型、結果型3類，不同類型的項目由不同的元素組合而成。其中，產品分解元素是產品的自然結構，它是由相互聯系、相互影響、相互依賴的模塊組成的產品結構形式；服務分解元素是一種對相似和相關的工作、職能或技術進行邏輯分解的元素，表示提供的、執行的或安排的某種服務，如培訓和技術指導；結果分解元素是一系列計劃過、經過定義的標準過程或步驟；橫向關聯元素是提交項目可交付物所需的綜合性、集成性、分析性或過程性元素；項目管理元素是對項目管理責任及管理活動等的分解。

2.2 構建準則

不同類型項目所處的環境、自身特點以及應用領域的專業知識與規章制度等差異較大，因此構建項目的工作分解結構應持一種開放的態度，而且在進行工作分解時應把握幾點原則：（1）面向輸出原則。工作分解結構是面向輸出、面向可交付成果的，而不是面向輸入的，應由項目最終的交付成果（可是某種產品、服務或某一結果）導出（體現出來）。（2）百分之百原則。即一個工作分解結構每一級元素的總和都百分之百代表上一級元素的工作。（3）精益原則，即杜絕負價值活動[13]。所謂負價值活動，是指消耗了資源而又不能創造價值的一切人類活動。在項目工作分解結構中可引申為項目提供的產品功能適當，項目的工作內容正好符合實現這些功能的需要，既不短缺也不鍍金。（4）系統化原則。系統化原則就是項目產品的功能和工作要形成系統性的結構，這些功能和工作的有機聯系可實現項目的系統性目標。（5）無縫化原則。無縫化原則就是指項目范圍規劃中，不同部門之間、各項工作任務之間、前一階段的工作和后一階段的工作之間應是連貫和一體的。

2.3 構建步驟

步驟如下：（1）識別項目目標，并通過識別項目輸出來確定項目的類型。（2）在進行工作分解之前，應確定工作分解結構的組成形式和編碼系統。如果項目是產品型項目，那么工作分解結構應是產品分解元素+橫向關聯元素+項目管理元素，對于此類項目，使用一些指導方針或者采用類比方法都能較好地實施工作分解；如果項目是服務型項目，那么工作分解結構應是服務分解元素+項目管理元素，對于此類項目，一般采用自下而上的方法實施分解；如果項目是結果型項目，那么工作分解結構應是結果分解元素+項目管理元素，對于此類項目，可按照項目實施過程進行分解。（3）審查每一級工作元素，以保證確認了全部的工作。（4）繼續將元素分解到工作包級。由于工作分解結構分解過程中很難把握分解工作的“度”，既不能將工作分解得過分細致，也不能將工作分解得過分粗糙，以致于難以控制，因此在實際分解過程中，應遵循分解到的工作包必須與管理、責任、資源、成本四者對應這一原則。（5）與項目利害關系者一起審查工作分解結構，并進行必要的調整，以確保覆蓋了項目的所有工作。

此外，在制訂工作分解結構時，可以確定具體工作之間的邏輯關系和組織關系，也可對其開始時間和持續時間做預先估計，當然實際操作視具體項目而定。

3 學科特色數據庫項目工作分解結構的構建

3.1 項目目標分析

學科特色數據庫收錄的文獻信息資源要以覆蓋面廣、關聯性強、可用度高為標準，并能夠及時得到更新，同時在建庫過程中應妥善處理與文獻版權相關的問題。同時，采用的軟件平臺應基本具備數字資源的創建與獲取、存儲與管理、發布與傳播以及用戶管理等功能。搭建的硬件平臺應有利于實現網絡數據的安全防護，并留有一定的空間，以備增加文獻資源和數據庫升級。另外，建成后的學科特色數據庫一般應具備如下功能：①支持文獻檢索功能，包括快速檢索、高級檢索和跨庫檢索等功能；②支持論文提交功能，終端用戶可以通過論文提交功能模塊將學科領域前沿的研究文獻提交到數據庫中；③支持資源導航功能，可以采用《中國圖書館分類法》、學科知識體系分類法、網絡分類法或者自建知識導航體系進行知識導航定位；④支持個性化服務，主要是指能夠進行服務定制；⑤具備系統管理功能，包括用戶管理和數據維護與更新。

3.2 項目組成元素

通過項目目標分析，可以確定學科特色數據庫項目屬于產品型項目，其組成元素包括產品分解元素、橫向關聯元素和項目管理元素。

3.2.1 產品分解元素

產品分解元素主要由四部分組成：①學科特色數據庫的支撐平臺，包括軟件平臺和硬件平臺；②學科特色數據庫的文獻信息資源體系，主要是指學科或主題邊界、收錄的文獻信息資源類型、文獻信息資源來源渠道、文獻信息資源遴選原則、數據維護與更新標準、文獻著錄規范、資源共享與調度的接口標準和資源利用與版權保護等；③學科特色數據庫的功能模塊，主要包括終端用戶對資源的檢索、瀏覽、上傳等功能，系統管理人員對數據進行采集、加工、存儲、維護及系統管理等功能；④文檔，包括項目開發文檔和用戶使用文檔。

3.2.2 橫向關聯元素

橫向關聯元素主要包括用戶需求分析、軟硬件需求分析、階段性交付成果評審、系統集成與試運行以及系統測試驗收等項。

3.2.3 項目管理元素

項目管理元素主要包括：項目可行性研究、制訂項目章程、制訂項目初步范圍說明書、項目立項審批、制訂項目管理計劃并指導項目執行、監控項目工作、進行變更控制和項目總結等項。其中，項目管理計劃通常包括范圍管理計劃、進度管理計劃、費用管理計劃、質量管理計劃、人員配備管理計劃、溝通管理計劃、風險管理計劃、采購管理計劃、接收測試計劃等多個計劃。在具體編制計劃時，項目團隊應根據具體情況確定哪些計劃是必須的，哪些是可以忽略的。

3.3 學科特色數據庫項目工作分解結構

通過前面的分析可知，學科特色數據庫項目的輸出是一個有形的軟件系統，屬于產品型項目，那么可以采用多種方式進行分解。按照項目生命周期，單個學科特色數據庫項目可分為項目啟動、項目計劃、項目實施、項目收尾4個階段。其中，產品分解元素、橫向關聯元素和項目管理元素被劃分在各個階段之中。這個工作分解結構采用了大綱式結構和十進制編碼系統，具體內容見表1。

表1 單個學科特色數據庫項目工作分解結構

4 結 語

作者將上述學科特色數據庫項目工作分解結構應用于某學院圖書館的學科特色數據庫建設項目中，較好地輔助了項目實施。通過與之前沒有制訂工作分解結構的類似項目的實施比較，有如下幾點體會：①制訂工作分解結構有利于識別項目的范圍和邊界，不會遺漏其中某項工作；②制訂工作分解結構有利于進行成本預算、資源規劃、責任分工和進度安排；③合理的工作分解結構有利于系統地組織各項工作，不再是隨意、主觀的安排。同時，經實踐檢驗，筆者發現這一工作分解結構具有一定的可復用性，任何學科特色數據庫項目都可以不同程度地引用和參考。

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