采編業務深加工外包中出現的問題與解決對策——以河北理工大學圖書館匯文系統為例

李亞君 朱淑南 高 源 宋進英 （河北理工大學圖書館 河北 唐山 063009）

近幾年，業務外包理念已在我國圖書館界興起，業務外包所彰顯的優勢已吸引許多大中小型高校圖書館相繼開始不同程度業務外包嘗試和實踐，其中尤以采編業務外包最為突出和普遍[1]。河北理工大學圖書館（以下簡稱我館）自2004年12月由丹誠圖書館集成系統更換為江蘇匯文文獻信息管理系統（以下簡稱匯文系統）之后開始粗加工外包的嘗試。隨著采編工作人員的減少和紙質圖書購置量的小幅上升，我館從2007年10月開始嘗試深加工外包，并持續至今，已先后和中國教育圖書進出口公司、北京百萬莊圖書大廈（原機械工業出版社）、北京人天書店、武漢三新書業有限公司等多家館配商合作深加工外包業務。通過調查了解到，截至2009年末，我國采用匯文系統的圖書館已經達到440家[2]。匯文管理系統的特性決定了其采編業務流程區別于其他系統的采編業務流程。本文以河北理工大學圖書館匯文系統為例，對采編業務外包中遇到的實際問題進行詳細探討，以期探索出對其他匯文用戶采編業務外包有益的應對方法。

1 采編業務深加工外包中出現的問題

采編工作的核心業務是采訪、驗收、編目、分類和典藏，非核心業務主要指書刊的物理加工（即貼磁條、條碼，加蓋館藏章，按文獻類型或典藏地貼區別型色帶等）。粗加工外包多指采編工作的非核心業務外包，因其簡單、技術含量較低，館配商基本都能達到要求。而深加工外包則因各館圖書管理系統的不同，外包的程度各有差異。極端的例子是核心業務及非核心業務全部外包，即“全加工外包”，是指圖書從采訪到上架流通全部由館配商負責。這不僅要求實行全加工外包的圖書館制訂并出具非常詳細完備的采訪細則、加工細則，而且還要制訂嚴格的圖書到館驗收細則，對館配商的要求非常高，館配商必須有相當雄厚的加工實力，否則根本無法達到圖書館的采編業務要求。由于匯文系統以關系型數據庫Oracle作為數據庫服務平臺，因此大多數使用匯文系統的圖書館的深加工外包多是將編目和其他非核心業務外包，采訪、驗收、分類、典藏等核心業務仍由圖書館來完成。深加工的“深”是指比粗加工多了貼索書號書標這道工序。對使用匯文系統并使用分類號和種次號作為索書號的圖書館而言，理順匯文系統下采編業務深加工外包的各個流程非常必要。

匯文系統涉及到的采編業務有四大模塊：采訪、編目、典藏和系統管理。我館匯文系統下的采編工作流程如下：

考慮到匯文系統下采編業務模塊的特點，我館對圖書采訪、驗收、分類、典藏四大核心業務未實行外包，而是由本館采編人員完成。外包給館配商的業務主要包括：編目數據，貼磁條、條碼，加蓋館藏章，用自動打號機打財產號（登錄號），用鉛筆在每本書書名頁右上角抄寫索書號；我館圖書的復本數一般為2-3冊，要為每種書的最小財產號加蓋“此書不外借”的章，并在書脊的索書號標簽上方加貼“此書不外借”標簽；為隨書光盤標注該書的索書號，并隨圖書批次一并處理；外文原版圖書及影印版圖書書脊上加貼色帶且合并一個批次處理，等等。相對其他館的深加工外包，我館外包的加工工序較多且復雜，加工的細化程度對館配商的加工能力是很大的考驗。目前，大多數圖書館都在搞業務外包，筆者在近3年的外包加工實踐中發現，基于匯文系統的采編業務加工外包普遍存在以下問題。

1.1 重書的出現導致分批次加工不順暢

盡管工作流程中有3次圖書查重，但在匯文系統編目模塊中分類、配索書號時仍有重書問題。出現重書的原因大致有3點：（1）館配商配送的MARC（Machine Readable Catalogue，機器可讀目錄）數據處于“真空時期”。我館目前的圖書采訪仍采用以現采為主、訂單為輔的采購模式。現采通常使用館配商提供的便攜式數據采集器，由于采集器的存儲量有限、館藏數據導出繁瑣、現采多以新書為主，采訪人員一般會在采訪前將近幾年的館藏數據導入到采集器中，加之現采現場大多有2臺或多臺采集器同時工作，各館配商之間的訂單配給時間間隔短，不可能實現在有限的時間內將采訪數據合并、將現采新書的MARC數據加工處理并導入到匯文系統中，采訪人員在做預訂查重時就可能由于MARC數據“真空”而重復訂購圖書，以致采訪人員查到的查重數據有誤[2]。（2）館配商的MARC數據著錄有誤。館配商一般在現采完成后先提供采訪的MARC數據，一般為簡單編目數據，即只提供ISBN號、書名、著者、出版社等最基本的圖書信息。采訪人員一般采用ISBN號和書名（ISBN號和書名是邏輯“與”的關系）進行查重，如果館配商的書名著錄有誤或與館藏書目信息的MARC數據不符，則批查重時不能顯示與館藏重復，一旦編目時將MARC數據更正過來，就會發現是重書。例如，《電路學》一書分上、下冊，館配商的著錄人員將MARC數據著成“200$a電路學（上冊）$h上$f某某某著”，那么查重時就不會顯示與館藏記錄重復。（3）圖書出版的不規范導致“一號多書”或“一書多號”（即一個ISBN號對應幾種不同的書, 或是同一個ISBN號對應不同版次的書，或是一套叢書共用一個ISBN號, 或是一種書有幾個不同的ISBN號）[3]。“一號多書”的情況多存在于單行本著作再版書、叢書、多卷書、不同開本的書的著錄中，如果不加以注意，也會導致重書的出現。另外，題名著錄中易混字、繁體字的使用及對有附加題名認識上的差異等導致MARC數據不一致，也會導致查重時的漏檢。

1.2 西文圖書的界定不一致

我館對西文圖書的界定、驗收、著錄有明確的標準，并且與中文圖書的采訪、編目及加工各自歸口，分區典藏，其排架方式和借閱規則與中文圖書也不一樣。如果是西文原版圖書，則直接按西文圖書驗收加工，按USMARC標準著錄；如果是影印版西文圖書，則界定為西文文獻，按西文圖書驗收并按USMARC標準著錄；如果是國內出版的西文學術專著、各專業文獻匯編或選讀、學科專業外語教學用書（包括雙語專業教材）、專業外文文獻導讀等，則界定為西文文獻，按西文圖書驗收并按USMARC標準著錄[4]。但實際操作中，盡管給館配商出具的《圖書加工外包細則》中對西文圖書的界定有專門的說明，但館配商在加工過程中仍不能準確挑選、著錄西文圖書。其主要原因在于：館配商在圖書分揀環節配備的加工人員大多沒有接受過界定外文圖書的培訓，對于國內出版的西文學術專著、學科專業外語教學用書等僅根據圖書的外表特征（圖書封面或書脊上的中文書名）按中文圖書處理，待圖書進入編目環節，編目員不加以界定，按照CNMARC標準著錄，并將編目數據混在中文圖書的批次中配送到館。而我館的西文圖書驗收、著錄、分配館藏地、上架流通等業務是與中文圖書明確分開的，館配商將西文圖書數據混淆在中文圖書批次中的做法將導致成批次加工的不順暢。

1.3 館藏記錄信息不能與圖書一一對應

館藏記錄信息是指每本圖書對應的財產號和條碼號。對一個采編工作歷來科學規范、嚴謹細致的圖書館來說，圖書的財產號是非常重要的。但是因為現在的圖書流通是條碼識別模式，因此有些圖書館認為圖書的財產號可有可無，這給館配商也造成了財產號可有可無的印象。我館在給館配商的加工細則中明確規定必須用打號機打印財產號，如果出現跳號或打印有誤等問題，一定要覆蓋后重打，而不能隨意涂改。如果圖書的館藏記錄信息（即財產號和條碼號）不能和圖書一一對應，出現張冠李戴的現象，那么在匯文系統中批量驗收時系統就會報錯，并顯示財產號或條碼號“違反唯一約束條件”，使驗收工作無法完成。如果只是因為馬虎而使館藏記錄信息出現錯誤（即未與系統現有館藏信息重），則批量驗收時就很難檢驗出來。在圖書進入流通環節后一旦發現錯誤，就很容易造成讀者借還書時與館員發生矛盾。因此，館配商在配送需要我館分類人員分類的編目數據前需將財產號和條碼號與每本書一一對應，確認準確無誤后才能按匯文系統設定的館藏字段錄入圖書的MARC數據。可見，館配商對館藏記錄信息的不重視容易導致在匯文系統采訪模塊中批量驗收圖書時不能導入館藏數據。

2 匯文系統下采編業務深加工外包問題的解決對策

我館采編部現有采訪人員1名、分類人員3名，每種圖書復本一般控制在3冊，年購書量約4萬冊。在決定實行深加工外包后，我們根據以往的經驗及我館對圖書加工的要求制定 了詳細的加工細則。細則涉及編目規則、著錄格式、分類主題標引、圖書的加工裝飾、隨書光盤或附件的處理等，并為每家合作館配商均提供一本按照我館加工要求裝飾加工的樣書。我館在給館配商的加工細則中明確規定，將每個批次的編目數據控制在300-350條左右，這樣每個批次大約可容納圖書1 000冊（約30包）。根據分類人員的數量和每個分類人員日均分類數量測算，每批次圖書如果控制在這樣的規模，館配商給圖書館編目數據的配送速度和圖書館分類人員配完索書號返回給館配商的速度都會比較快，雙方都能認可彼此的工作強度。對于館配商來講，業務外包的難點在于MARC數據的著錄、主題標引這兩大技術層面；而對圖書館來講，實行深加工外包后采編工作的重心應在圖書分類這一技術層面。因此，控制好館配商編目數據的配送進度和圖書館分類人員分類配索書號的進度是判斷一個批次圖書整個加工過程快慢的決定因素。除去圖書采訪過程中出版社按訂單配送圖書這一環節所占用的時間，一般一個批次的圖書從編目數據到物理加工直至發貨到館，全部完成的周期大約是兩周。

通過近幾年匯文系統的使用實踐發現，“批次”是匯文系統采編業務整個流程中至關重要的主線。從采訪的“批查重”到“批量自動驗收”，再到“批次送編交接”，最后到“批次送交典藏”與“批次送交流通”， 都是一個批次一個批次地按照采編業務的整個工作流程順序下來的。如果不分批次，分編完的圖書在匯文系統導出MARC數據時就不能導出索書號和典藏地完整的館藏MARC數據，以致館配商無法按返回的數據完成既定流程，外包業務無法正常完成。館配商將帶有館藏信息的編目數據分批次送達到館后，在匯文系統的采訪模塊下由“批量自動驗收”按批次導入本館著錄庫中，經送編交接后分類人員就可以分類配索書號了。如果在分類過程中發現有重書、授權影印版西文圖書及國內原版西文圖書混入到中文圖書中、館藏記錄信息有誤的圖書混在其中，就必須及時將這些圖書替換下來，一旦批次確定，館藏記錄信息的MARC數據就無法從系統中導出。由于授權影印版西文圖書、國內原版西文圖書及館藏記錄信息有誤的圖書不用退還館配商，只是換成符合分編要求的圖書即可，所以除了對加工流程有影響外，不會對館配商造成成本損失。而對于重書而言，因為這部分圖書已經經過了前期加工并加蓋了館藏章，所以其退換是館配商最不愿意接受的。同時，圖書館在已經送編的批次中換書就需要相應更換替換書的MARC數據，等于無形中增加了工作量，同樣會影響分編的速度，進而影響整個加工流程的進度。對于上述問題，可通過如下方法予以避免。

2.1 關于重書的處理

2.1.1 制訂好采訪規劃，控制好不同館配商間的采訪時間間隔。

通常由招標產生的館配商不止一家，對于采訪經費穩定的圖書館，采訪人員應該制訂周密的采訪計劃，采用現采和訂單相結合的方式，控制好各館配商之間的訂單配給時間間隔，最好在獲得訂單的館配商將比較規范的MARC數據配送到館后再更換另一家進行采訪。

2.1.2 多途徑組合查重

在匯文系統的批查重中，可以按題名、責任者、ISBN號、出版社及叢編項等任一途徑進行查重，也可以任選其中的幾項按邏輯“與”的方式組合查重。通過工作實踐發現，單途徑查重往往會導致成套書、多卷書的漏訂及重書的漏檢。例如，用“叢編項”查重，如果MARC中沒有加注225及410叢編項字段，那么就會出現漏檢。而如果采用“題名+ISBN”的組合方式查重，在MARC數據準確無誤的情況下則可有效地減少重書的出現。

2.1.3 增加查重的次數

在工作中我們發現，僅僅依賴于在采訪時對導入采集器的館藏信息查重，不可避免會出現重書，這可能是因為館藏MARC數據不規范或采訪數據不規范。如果增加查重的次數，則可有效地避免重書的出現。因此，在MARC數據到館前應分別進行采訪時查重和訂購前查重，在MARC數據到館后進行送編交接前查重，在送編后進行分類時查重。如果館配商提供的編目數據基本規范，這樣的4次查重可以明顯減少重書的出現。

2.1.4 嚴格規范館配商的自查重和MARC數據的質量

在工作中會出現同一館配商的同一種書在不同批次中重復配送的情況，嚴格規范館配商的自查重非常重要。另外，MARC數據的質量也直接關系到查重的準確率，因此在采購合同或加工細則中要明確館配商因自查重不當而導致出現重書的責任問題，同時也要明確規定加工人員對MARC數據著錄不規范的具體罰扣措施，嚴格規范每一個加工環節。

2.1.5 配置圖書外采系統

匯文外采系統可以滿足圖書館采訪人員外出采購時不能連接圖書館書目數據庫而又需要進行書目查重的需求。其原理是：在圖書館建立一個外采服務程序，外采系統客戶端通過與服務程序的通信實現與數據庫保持實時的數據交流，遠程數據同步將書目及訂購數據寫入圖書館的數據庫并通過無線網絡將現場采購數據傳回圖書館數據庫，從而實現現場采購，不必回館后重新進行訂購數據的處理，減少了重復工作量，并可滿足圖書館的多訂戶實時訂購。有條件的圖書館完全可以通過購買外采系統實現采訪的優化。

2.2 關于西文圖書的處理

2.2.1 在加工細則中明確制訂西文圖書的界定標準

西文圖書混雜在中文圖書的批次中并按照CNMARC著錄導致的圖書加工不順暢，其根本原因是館配商的加工人員搞不清楚西文圖書如何界定。因此，在加工細則中要明確界定西文圖書標準并要求加工人員熟練掌握。但是因為館配商對加工人員多是計件付酬，并同時進行多家圖書館的加工外包業務，如規模大的館配商往往是同時和上百家圖書館合作，因此要求館配商遵守西文圖書界定標準，往往是說起來容易做起來難。這時除了要經常和館配商加工部的負責人多溝通外，還可要求館配商在做編目數據前由專人負責對已分好批次的圖書重檢一遍。

2.2.2 中西文圖書分開采訪

我館目前對西文圖書館藏、排架、采編歸口等業務是與中文圖書區分開來的，但采訪一直以來與中文圖書混在一起。對于加工外包而言，館配商的加工人員對西文圖書界定不清多見于影印版圖書或國內出版的西文專著等，這類圖書外表特征的中文化使分揀人員按照中文圖書而錯分。近兩年的實踐表明，盡管在加工細則中明確標明了西文圖書的界定標準，但也不可避免錯分情況的發生。因此，就目前對于按文種分散典藏、排架的圖書館來講，規避中西文圖書交織在一起的較適宜方法是將中西文圖書分開采訪，并在訂單處理時要求館配商單獨提供西文圖書征訂目錄。對于現采時因未及時判明文種而造成的錯選，除了在確定最終訂單時剔除以外，還可以要求館配商在加工、分揀和編目著錄時對“疑似”西文的圖書全部篩出并制成詳細電子表格發給圖書館，由圖書館采編人員最終確認后再加工處理。

2.3 關于館藏記錄信息與圖書錯位的處理

館藏記錄信息一旦和相應圖書錯位又在驗收或典藏中未被發現，那么圖書在流通環節勢必會出現問題。匯文系統設置的“唯一約束條件”可以避免在MARC數據導入時和已存在的館藏記錄信息重復，但是如果不是和已有的館藏記錄重復，系統則無法識別，當然也就不能糾錯。通過實踐我們發現，避免或盡量減少出現這種情況的途徑有兩種：

2.3.1 規劃好提供給館配商的財產號區間和條碼號區間，確保準確無誤。

加工外包的合作館配商一經確定，圖書館采編部門就要根據年度采購計劃或已購圖書數量劃分財產號區間和條碼號區間，并分配給館配商。如果和幾家館配商合作，就需要分成幾個部分。因此，必須規劃好提供給館配商的財產號區間和條碼號區間，確保準確無誤且不會交織串段，否則后果不堪設想。如我館目前與兩家館配商合作，那么就要分別劃分出兩個區段，并提供給館配商。匯文系統將館藏記錄信息設置在906字段的$a財產號、$d條碼號，由于每種圖書有幾個復本就有幾個906字段，所以館配商在做數據時必須按該字段設置錄入館藏記錄信息，否則不能批量驗收。所以導數據這一流程也可以作為驗收把關的一個重要步驟。圖書館在進行“批量自動驗收”時可逐個記錄瀏覽906字段的館藏記錄信息，確認財產號和條碼號無誤后再執行“導入”操作。這要求分配財產號和條碼號區間及負責導數據的人員非常認真仔細，一絲不茍地把好每一關。

2.3.2 把好圖書到館驗收的最后一關

館配商將加工好的圖書按批次送貨到館后，采編人員在采訪模塊中的統計菜單下打印財產帳清單。在“個別登錄帳清單”下選擇“按種打印”，檢索出要打印的批次后，再對照該批次的財產賬清單中列出的每種圖書復本的館藏記錄信息逐本仔細核對。如果有錯號或與圖書錯位的現象，就需要在匯文系統典藏模塊中及時更正過來，使圖書和館藏記錄信息一一對應，切實把好圖書從采訪、編目、典藏、驗收到流通之前的最后一關，確認無誤后再送交流通。

3 結 語

任何一種新生事物的出現都是既充滿風險又極具挑戰的，但決不能因噎廢食。圖書館界對圖書館業務外包所持的意見不同：先行者大膽實踐，積極探索；保守者本能抵制，詬病不絕；觀望者按兵不動，躊躇不前。盡管如此，圖書館業務外包已如決堤之水，大有勢不可擋之勢[5]。業務外包也體現了傳統圖書館向現代化圖書館轉型過程中圖書館非核心功能社會化的發展趨勢。隨著圖書館編目業務外包的發展和日趨成熟，越來越多的圖書館將會接受這種業務管理模式。筆者拙見，在探索實踐的過程中發現問題并及時解決問題以使后來者少走彎路，乃做事之根本。根據我館的外包經驗，除了上述問題的解決對策外，作為實施外包主體的圖書館還可以根據本館實際情況探尋解決外包中出現問題的其他方法。例如，適度減少合作館配商的數量，如果是深加工外包，合作館配商不宜超過3家；有條件的圖書館可要求館配商派員進館加工1-2個批次，理順、搞清本館的加工流程和管理系統的特點后再回館配商處指導加工，這樣可以減少雙方的磨合時間，加快工作進程；慎重選擇館配商，最好選擇一些實力雄厚并具有兩年以上深加工經驗的館配商進行合作。這些也是優化加工外包質量行之有效的方法和措施。

[1]余 紅,饒思軍.外包制勝——華中農業大學圖書館編目業務外包的實踐與思考[J].圖書館雜志, 2006(3):51-54.

[2]童 旭.使用數據采集器進行圖書查重常遇問題探討[J].圖書館建設, 2007(2):61-62.

[3]吳 珍.圖書編目查重工作的探討[J].農業圖書情報學刊, 2008(2):123-125.

[4]張雪媛, 牛貴蘭.談近年來西文圖書驗收工作的變動及應對策略[J].寧波教育學院學報, 2009(2):80-82.

[5]程煥文.圖書館業務外包:一種無法抵擋的發展趨勢[J].圖書情報工作, 2006(1):5.