聯(lián)營項(xiàng)目管理模式的成本管理信息化建設(shè)

李惠萍 鄭夏翊

(1.浙江省建工集團(tuán)有限責(zé)任公司,杭州 310012;2.建研科技股份有限公司浙江分部,杭州 310015)

1 引言

二〇〇七年十月十八日,建設(shè)部建筑市場管理司發(fā)布了《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定實(shí)施意見》(建市[2007]241號),針對施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)提出了《施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)信息化考評表》,對申報特級資質(zhì)的施工企業(yè)的信息化建設(shè)明確提出要求,施工企業(yè)的信息化建設(shè)正式全面展開,各施工總承包特級企業(yè)陸續(xù)開展信息化建設(shè),一部分企業(yè)選擇了自行開發(fā)信息化系統(tǒng),大部分的企業(yè)選擇軟件開發(fā)商合作開發(fā)信息化系統(tǒng),根據(jù)供應(yīng)商原有業(yè)務(wù)主要分為財務(wù)類供應(yīng)商、軟件平臺類供應(yīng)商、建筑專業(yè)類供應(yīng)商,考慮到需求分析和軟件實(shí)施需要了解建筑行業(yè)的專業(yè)團(tuán)隊合作,而且也希望供應(yīng)商能夠提出合理化建議,最終選擇了建筑專業(yè)的供應(yīng)商,所以成本管理系統(tǒng)的調(diào)研主要側(cè)重于施工企業(yè)的業(yè)務(wù)線,開發(fā)的成本管理系統(tǒng)具有明顯建筑企業(yè)特色。

2 聯(lián)營項(xiàng)目管理模式

當(dāng)前國內(nèi)以及省內(nèi)建筑施工企業(yè)的管理模式、經(jīng)營模式比較多。按公司管理模式分類有公司直接管理項(xiàng)目、分公司管理項(xiàng)目;按公司對分公司經(jīng)營模式分類,有聯(lián)營分公司(每年直接上繳管理費(fèi))、公司直屬分公司;按分公司管理項(xiàng)目部分類有分公司直管、分公司聯(lián)營。但是僅從物資的管理進(jìn)行區(qū)分,則有物資集中采購與物資項(xiàng)目部自采。浙江地區(qū)的大部分企業(yè)目前物資采購由項(xiàng)目部自采,經(jīng)濟(jì)責(zé)任主體則為項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目經(jīng)理有較大的自主權(quán)。我們將該模式統(tǒng)稱為“聯(lián)營項(xiàng)目管理模式”,也稱為“承包人管項(xiàng)目”。該模式的特點(diǎn):經(jīng)濟(jì)責(zé)任主體在項(xiàng)目經(jīng)理,物資采購主要為項(xiàng)目部自采。企業(yè)管理項(xiàng)目部主要通過資金、合同、信譽(yù)等手段進(jìn)行管理,管理項(xiàng)目部的核心業(yè)務(wù)是質(zhì)量、安全、進(jìn)度、資金往來。該管理模式雖然優(yōu)點(diǎn)突出,但在實(shí)施中很多企業(yè)存在著過程管理不及時的問題,事后彌補(bǔ)也為時已晚,所以迫切需要采用信息化手段建立過程管理環(huán)節(jié),及時掌握全國各地項(xiàng)目部成本相關(guān)動態(tài)。

3 聯(lián)營項(xiàng)目管理模式的成本管理信息化建設(shè)

3.1 現(xiàn)狀分析

結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況,確定采用以“聯(lián)營項(xiàng)目管理模式”為主的成本管理信息化建設(shè),同時調(diào)研在中了解到在信息化建設(shè)過程中遇到了成本管理模塊開發(fā)和實(shí)施的問題,其中有自身企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對信息化認(rèn)識問題,有供應(yīng)商項(xiàng)目經(jīng)理對于建筑專業(yè)的理解問題,有根據(jù)《特級資質(zhì)信息化考評表》和企業(yè)實(shí)際管理不能找到平衡點(diǎn)的問題,主要企業(yè)自身確實(shí)有一部分現(xiàn)實(shí)的情況:

(1)難以在過程中確定材料價格。如果采用“法人管項(xiàng)目”管理模式,采用大宗物資的是集中采購,讓項(xiàng)目部直接上報物資出入庫情況,實(shí)際采購的價格相對透明,而且經(jīng)濟(jì)責(zé)任的主體在企業(yè),非項(xiàng)目部本身,這樣的物資管理模式相對清晰,浙江傾向于承包人管項(xiàng)目部,物資采購主要由項(xiàng)目部自采,而且部分主要材料價格一般不在合同中體現(xiàn),和甲方的結(jié)算也按地方信息價加權(quán)平均、信息網(wǎng)發(fā)布的價格。

(2)增加項(xiàng)目部的工作量。現(xiàn)場材料管理人員的素質(zhì)較低,項(xiàng)目部工作比較繁重,按照嚴(yán)格的成本管理,必須進(jìn)行全成本核算,每種物資的出入庫、盤盈盤虧、超量審批等等環(huán)節(jié)都需要材料管理人員的及時錄入。在數(shù)據(jù)采集的同時,降低材料管理人員的數(shù)據(jù)錄入量,方便材料員的使用。

(3)數(shù)據(jù)的保密。物資的采購價格比較敏感,涉及到商業(yè)各個方面問題,同時我們在聯(lián)營管理模式的各個環(huán)節(jié)除了經(jīng)濟(jì)責(zé)任的主體以外,無法直接強(qiáng)制要求項(xiàng)目部上報精準(zhǔn)的采購價格數(shù)據(jù),在整個管理環(huán)節(jié)中只需要責(zé)任主體項(xiàng)目部經(jīng)理知道價格即可,其他企業(yè)和項(xiàng)目部相關(guān)人員在管理過程中得到真實(shí)的采購價格采集真實(shí)價格數(shù)據(jù)非常困難,而且又很難核準(zhǔn)上報價格的真實(shí)性。

(4)物資種類較多。是進(jìn)行全部進(jìn)入物資管理體系還是進(jìn)行篩選主要材料,一般情況下需要篩選,如何進(jìn)行篩選,實(shí)現(xiàn)主要材料的控制,主要材料需要細(xì)化到什么程度,確定了物資品種,型號如何劃分,主要材料的細(xì)化程度直接影響到控制的精細(xì)度,越精細(xì),從管控的各個環(huán)節(jié)需要的工作量很大,如果太粗糙,對于管理就降低了風(fēng)險的控制能力。

(5)合同數(shù)據(jù)的綁定。成本的歸集需要一部分?jǐn)?shù)據(jù)重合同數(shù)據(jù)中來,因?yàn)椴糠址职こ淌且淮涡杂嬋氤杀?需要將合同文本進(jìn)行細(xì)化,拿到階段成果數(shù)據(jù)。

(6)每個工作的落實(shí)。增加了管理的環(huán)節(jié),是不是要建立專門的部門進(jìn)行監(jiān)管,雖然建立信息化網(wǎng)絡(luò)提高了信息交換的對稱性和及時性,但是過程管理的審核工作需要落實(shí)到部門,就是工作要落實(shí)到人。

(7)財務(wù)接口建立。在項(xiàng)目管理中的核算體系采用人工、材料、機(jī)械為主要核算對象,但是財務(wù)體系中以財務(wù)科目為核算對象,核算對象不一致如何對應(yīng)。

3.2 解決方案

經(jīng)濟(jì)責(zé)任主體為項(xiàng)目部,無需精確了解項(xiàng)目部的所有發(fā)生的成本情況,主要目標(biāo)是及時掌握項(xiàng)目部的動態(tài),防止項(xiàng)目竣工的時候發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部支出成本已經(jīng)超出甲方確認(rèn)結(jié)算的收入,所有在過程控制中考慮主要材料的出入庫情況。由于項(xiàng)目部主觀不希望公司了解物資實(shí)際采購價格,總體思路:采用量價分離原則,以工程進(jìn)度為主線,部位和時間為核算節(jié)點(diǎn)的成本管理信息化建設(shè)模式。三算對比體系建立的過程中,考慮在成本采集方面要與實(shí)際業(yè)務(wù)相結(jié)合,所以選擇以工程量清單計價方式進(jìn)行成本歸集,由于清單沒有嚴(yán)格的地域限制,而且企業(yè)在實(shí)際的招投標(biāo)過程中都是采用這種模式,在成本模塊中,方便操作人員的使用,由于絕大部分企業(yè)沒有企業(yè)定額,該模式相對比較合理。

財務(wù)接口,考慮到企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn),不采用成本和財務(wù)系統(tǒng)自動對接,采用中間件導(dǎo)入,在成本數(shù)據(jù)進(jìn)財務(wù)之前,需要走審核流程,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如表1所示。

表1 成本科目樣表

合同數(shù)據(jù)的采集,部分分包的分項(xiàng)工程的合同收集,采用合同的暫定價格和暫定量進(jìn)行采集,軟件自動計算前六期的價格加權(quán)平均,作為暫定價。如圖1所示。

重點(diǎn)監(jiān)控體系建設(shè),由于企業(yè)的管理層人員有限,項(xiàng)目分布在全國各地,通過信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析,將在建工程分為三大類:重點(diǎn)監(jiān)控、協(xié)助管理、運(yùn)行平穩(wěn),針對重點(diǎn)監(jiān)控項(xiàng)目需要結(jié)合信息化系統(tǒng)中所有該項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行通盤考慮,每月將信息化系統(tǒng)中成本模塊數(shù)據(jù)進(jìn)行會審一次。

3.3 系統(tǒng)有效性原則

為保證系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)該遵循的原則:

(1)及時性原則。及時性是指在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中將合同信息、預(yù)算信息、合同結(jié)算信息、材料出入庫信息、設(shè)備租賃信息等項(xiàng)目成本相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時錄入;

(2)準(zhǔn)確性原則。準(zhǔn)確性是指項(xiàng)目管理系統(tǒng)信息錄入人員需要將相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)真實(shí)地、準(zhǔn)確地輸入成本系統(tǒng),并由另一員工對錄入的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對,以便得到準(zhǔn)確的成本數(shù)據(jù)。

(3)為了滿足成本項(xiàng)目計算的需求,更加真實(shí)準(zhǔn)確地核算各開發(fā)期成本,成本核算應(yīng)結(jié)合各項(xiàng)目開發(fā)的地塊區(qū)域、總體規(guī)模、開發(fā)周期、功能結(jié)構(gòu)等因素,分別按不同開發(fā)周期設(shè)置成本核算對象。原則上,成本核算對象的確定應(yīng)以施工的不同開發(fā)期為標(biāo)準(zhǔn),同開發(fā)期中,具有明顯差異的也可細(xì)分成本核算對象。項(xiàng)目成本核算對象一經(jīng)確定不得隨意調(diào)整,若調(diào)整則相應(yīng)對目標(biāo)成本進(jìn)行修訂,報子公司審批。

(4)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。項(xiàng)目各期實(shí)際成本的歸集數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)取自不同的業(yè)務(wù)模塊,各相應(yīng)業(yè)務(wù)的成本的準(zhǔn)確性和及時性應(yīng)由各個不同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé);

(5)配比原則

a.誰受益誰承擔(dān)成本:根據(jù)成本的受益主體確定成本的承擔(dān)對象,即凡能夠直接記入施工成本的生產(chǎn)費(fèi)用采取直接記入或從系統(tǒng)直接導(dǎo)入的方法;

b.發(fā)生成本按合理標(biāo)準(zhǔn)分?jǐn)?對于各項(xiàng)目共同成本或無法確定應(yīng)由某一特定主體承擔(dān)的成本在各成本核算區(qū)域,項(xiàng)目人員根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)部門制度將成本歸集到相應(yīng)的主題。

3.4 系統(tǒng)實(shí)施

聯(lián)營項(xiàng)目管理模式的成本管理信息系統(tǒng)主要考慮到項(xiàng)目部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較差,訪問速度慢,盡量減少項(xiàng)目部等待時間,采用 B/S架構(gòu)集中部署在中心機(jī)房,采用 Microsoft SQL Server數(shù)據(jù)庫,.NET開發(fā)工具,軟件采用傻瓜式操作,方便項(xiàng)目部人員使用。見圖2～圖7所示。

圖7 編制企業(yè)定額

4 結(jié)束語

“聯(lián)營項(xiàng)目管理模式”成本管理一直是困擾企業(yè)的問題,必須在信息化建設(shè)過程中抓住項(xiàng)目管理的目標(biāo),提升企業(yè)對于項(xiàng)目的管理水平,幫助項(xiàng)目部發(fā)現(xiàn)在項(xiàng)目管理過程中存在的問題,務(wù)必要將項(xiàng)目部的實(shí)際業(yè)務(wù)和信息化系統(tǒng)結(jié)合起來,盡量減少項(xiàng)目部在開展業(yè)務(wù)之外的工作量,不能讓信息化建設(shè)成為項(xiàng)目的負(fù)擔(dān),同時合作的供應(yīng)商對于企業(yè)的成本業(yè)務(wù)應(yīng)深入的了解,在成本管理系統(tǒng)實(shí)施的過程建立相應(yīng)的原則和制度體系,保證循序漸進(jìn)地推廣,最終該系統(tǒng)即能夠滿足施工總承包特級資質(zhì)企業(yè)信息化考評要求也能夠很好地提升企業(yè)的管理水平。

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