醫用耗材網上采購系統設計的思考

呂光磊

山東大學第二醫院 設備部，山東濟南 250033

醫用耗材采用傳統的采購模式已經運行了多年，實踐證明這種方式存在不少缺點：采購過程為手工操作，采購雙方之間的溝通主要通過電話、傳真形式，沒有必要的文字記錄，數據不斷的被重復輸入、確認，延長了采購周期，也大大增加了業務成本。若用網上采購方法來完成采購，不僅能夠很好地完成上述任務，還會更有效、更方便、更快捷、更規范，因此，我院擬開展醫用耗材網上采購。下面將我院醫用耗材網上采購系統設計的總體思路闡述如下。

1 系統總體需求

山大二院醫用耗材擬設計網上采購系統是一個醫院進行醫用耗材采購供應的業務管理系統，其主要任務是對醫院各個科室的醫用耗材需求信息進行采集處理，并與醫院耗材采購業務工作流程結合起來，以滿足醫院各科室對醫用耗材計劃、采購、庫存、財務等信息的登記、查詢、采購、統計、維護的需要。全院各個科室、審批主管部門、采購部門等通過應用本系統，實現信息共享，數據輸入入口唯一，可追溯性強，從而達到理順管理程序，降低管理成本，提高管理水平的目的。

具體系統實現過程描述如下：

(1)申請人登錄申請模塊填寫申請表并提交；

(2)設備部依一定次序進行審批處理，此過程通過數字簽名對主管部門人員進行身份識別；如若審批未通過，則反向通知申請者；

(3)設備部檢查審批情況，匯總并發布需要采購的信息；

(4)供應商通過網絡瀏覽發布的采購信息，若感興趣則需填寫供應商信息表，以便于采購部門及時收集其信息；

(5)設備部對涉及其業務范圍內的供應商進行網上智能評估或人工評估，決定可參與競標的供應商；

(6)投標信息收集，并不斷擇優評審，對其進行優先級排序(防止意外情況發生：如最優中標者退出)選定中標對象；

(7)約定中標對象參與網上簽約，此構成需有第三方(認證中心參與)，使合同的履行不可否認，作為受法律保護的依據；

(8)設備部與中標對象簽約完成以后則供需雙方根據合同履行訂單。當然，此時雙方都可以跟蹤訂單履行情況：

(9)等待合同如期履行后，雙方則進入網上采購的最后一個環節——網上支付。至此采購完成。

2 系統的技術要求

醫院的網上采購系統只有安全、穩定、有效運行，才能保證醫用耗材網上采購的有序進行，因此，對系統的技術方面做出以下要求：

⑴ 強適應性 具有多種業務處理功能，能夠適應業務需求在一定范圍內的變動，系統可提供多種業務規則供選擇。

⑵ 先進性 采用先進技術開發，適應計算機網絡技術發展趨勢，運行在Windows環境下，界面友好、操作方便。

⑶ 可靠性 信息輸入唯一入口，確保信息的準確、可靠。

⑷ 安全性 通過對用戶的身份鑒別并實施相應的訪問控制策略，使用戶只能完成得到系統授權的數據訪問功能操作。

⑸ 共享性 數據交換采用XML標準，為各部門之間的數據共享及數據交換奠定良好的基礎。

⑹ 可擴展性 醫院耗材采購的業務流程不是一成不變的，要考慮到系統完成后的擴展性。本系統留有接口，允許再進行功能擴展或者功能的重新解釋和實現。

3 系統初步設計

根據系統分析結果，并結合實際應用環境，將網上采購系統劃分為以下8個模塊，如圖1所示。

圖1 網上采購系統模塊結構圖

3.1 采購申請模塊

采購人員的申請通過瀏覽器登錄網上采購站點提交，或者通過醫院內部系統自動傳遞。采購申請模塊主要作用如下：

(1)接受部門申請人的采購申請。

(2)接受醫院內部系統自動提交的原材料采購申請。

(3)接受管理人員、后勤服務人員低值易耗品方面的采購申請。

本模塊主要功能包括：申請注冊，采購單的填寫，申請采購單查詢、瀏覽、修改、刪除等，其中，查詢采購申請單部分提供按申請表單號查詢，按申請人員查詢，按申請表單日期查詢，按申請表單狀態查詢，按申請材料查詢等，同時，提供了精確查詢和模糊查詢、單項查詢和多項查詢等功能。

3.2 采購審批模塊

采購審批模塊的主要功能是根據預設的審批規則自動審核所接收的采購申請。待審批采購申請單被自動送到有關領導(審批人員)的文件夾中，供他們在網上審批。審批人員應當首先通過身份驗證才能進行審批工作，否則，得提出注冊申請。采購申請單的審批有時僅僅需要某個審批人員參與，重要審批需經過復雜審批流程和若干個審批人員逐級審批。

對于審批未獲通過的申請單，系統立即通知或郵件通知申請者未獲批準的原因。通過自動審批無法確定是否批準或否決的申請，郵件通知申請者的主管領導，由領導登錄采購系統，審批申請。對于己通過的采購申請，郵件通知申請者；同時，提交給采購信息發布模塊。

3.3 采購信息發布模塊

采購信息發布模塊主要功能是通過Internet 發布己通過審批的采購信息。Web頁面信息與后臺數據庫系統緊密相接，供協作方通過網絡詳細查詢有關信息。采購信息在Internet 上發布，任何團體或者個人都可以瀏覽到。對于與自己(包括各類供應商)相關或者感興趣的采購信息，供應商可以查詢(包括單項查詢和復合項查詢，精確查詢和模糊查詢)，隨后做出響應(轉入到供應商信息收集模塊)。

3.4 供應商信息收集模塊

此模塊通過因特網填表方式，收集并維護物資供應商的有關信息，如公司名稱、聯系地址；公司業績：欲投標采購項目及物資名稱、價格、質量保證等信息。各類供應商通過身份驗證，登錄成功后才可以參與供應商信息表的登記。如果此供應商是臨時或者是新客戶，就必須參與登記。登記完成后，此供應商可僅對屬于自己的一系列信息進行必要的增加、刪除或者修改等補充工作。系統在信息提交給數據庫前作必要的合理性檢查。最后把所收集信息存儲在中心數據庫服務器中，以便進行必要的處理及其維護。

3.5 供應商輔助評估模塊

供應商綜合評價指標體系是對供應商進行綜合評價的依據和標準，不同行業、醫院、產品需求、不同環境下的供應商評價應是不一樣的。但都會涉及到供應商的業績、設備管理、人力資源開發、質量控制、成本控制、技術開發、用戶滿意度、交貨協議等可能影響供應合作關系的方面。

供應商輔助評估模塊根據存儲在數據庫服務器中的供應商信息，從產品價格、信譽、質量等方面自動生成對供應商綜合信息評估表及其評估的各類統計圖，并排出相應的名次，供有關部門選擇供應商時參考。

3.6 招標/投標管理模塊

此模塊執行前提是供應商已經過篩選，招標信息已通過Internet 發布。供應商可通過登錄網上采購系統檢索自己感興趣的信息并下載標書，申請參與競標，在得到系統管理員確認后，供應商提交標書。在所有經過篩選的供應商都完成提交標書后，競標工作開始。中標者被決定后，向所有其他供應商的自動競標系統發出競標結束信息，同時形成評標結果并顯示在網站上。

3.7 網上洽談簽約模塊

這個模塊由網上洽談和網上簽約兩部分組成，網上招/投標工作完成后，就可進行網上洽談簽約。簽約合同起草可由采購方或供應方撰寫員起草，登錄后撰寫合同。合同撰寫完成后發送到對方，對方對合同進行審核，提出修改意見，并生成一個副本，發送回去。雙方反復對合同進行修改，直至意見統一，最后生成一個雙方認可、且不能再修改的合同版本，完成網上簽約過程。

3.8 系統管理模塊

此模塊由超級管理員負責，管理系統日常維護與咨詢、用戶身份授權，某項審批所涉及審批人員及其流程定制。具體包括：一般數據設置、供應商管理、審批流程管理、采購單管理、用戶管理、角色管理、密碼修改等。

本系統建設目標是：山大二院耗材網上采購系統能夠符合醫療機構耗材采購的實際流程，并能夠準確無誤實現各個階段的業務信息處理及報表打印統計匯總等功能。通過系統的使用，大大縮短網上采購的周期，減少人工干涉，降低采購成本，通過信息加密和自動處理手段，進一步提高耗材招標的信息化水平，使耗材招標更加公開、公平、公正。同時還應為以后更深層次的信息化建設提供可快速進行功能擴展、信息共享、資源整合的接口。招標采購監督部門可以很方便的通過該系統進行交易監督，及時、有效、準確性強的查詢、統計功能，能為監督部門提供更全面的查詢，而且可以快速實現各種不同的特殊需求，成為衛生行政主管、監督部門實現網上交易監督的好幫手。我院目前正按照此設計思想，與山大聯潤公司共同開發耗材網上采購系統。

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