提高學校檔案管理人員 業務處理綜合能力的思考

慕智敏

摘要:檔案工作管理水平、檔次高低的核心取決于業務處理綜合能力,檔案人員業務處理綜合能力培養與提升是檔案事業的百年大計,應當引起我們高度的重視。本文就檔案管理人員應該具備的能力以及如何提高進行了探討。

關鍵詞:檔案管理人員 業務處理能力

學校檔案工作是一項專門性的業務工作,它集專業性、技術性、科學性于一體。在信息化社會中,學校檔案管理人員必須是一個綜合型的人才。然而,在普通高中學校的檔案管理人員中,能夠適應這一要求的從業人員卻是鳳毛麟角。如何提高學校檔案管理人員業務處理綜合能力,發揮學校檔案在學校工作中應有的作用,值得我們深入研究和思考。

一、檔案管理人員應具備的能力

1.協調能力

學校檔案從內容方面而言,囊括了上級有關文件、學校黨務和行政管理、教學管理、科研管理、學生管理、后勤管理等各個方面,如此復雜繁多的內容,涉及到學校各級領導、各個處室,乃至各個學科,一個有責任心的檔案管理人員,要想方設法把它們收集到案頭,必然要和相關人員打交道。因此,在實際工作中,檔案人員協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。如何才能得到各方面的支持,除了靠有關的規章制度外,更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮,通過兢兢業業的工作達到各部門檔案管理的協調與統一。

2.寫作能力

檔案人員的工作常與文字打交道,因此必須要有較高的文字書寫能力和較強的文字系統概括能力。只有具備了一定文字修養,才能將零散的文件與各種各類材料編纂成黨政管理、教學活動、教育科研等活動中需要的文件、匯編、校志、年鑒等編研材料,為學校各項工作服務。

3.信息處理能力

信息技術在檔案工作中廣泛應用,計算機替代了傳統的手工操作。檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質檔案,而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等煩瑣低效的工作,而是負責將豐富的檔案信息數字化,通過專用網絡向教職工乃至社會傳播,使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識,能保證檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理,能迅速有效地收集信息,完整安全地保護信息,及時準確地提供信息,最大限度地運用信息,使利用者在短時間內尋找到所需信息。

4.創新能力

當前,學校各種門類、各種載體的檔案呈現多樣化的趨勢,因此需要檔案工作者善于在工作中發現問題、分析問題、解決問題,在思路上創新,在工作方法上創新,提高工作效率和質量。一是要積極思考問題,不滿足于一得之功,一孔之見,不斷進行檔案工作的探索和創新。二是準確地把握檔案事業發展面臨的新形勢、自身發展的新情況和所處的新環境,用求實創新的精神,把握規律,勇于探索和實踐。三是對看準了的問題大膽嘗試,腳踏實地,一步一個腳印,力爭取得實際成效。

5.學習能力

檔案工作涉及的知識范圍比較廣,檔案人員除了學習掌握檔案學基本知識外,也要學習其他社會科學和自然科學知識,了解國外檔案工作及其發展情況,以開闊視野,增長見識,做到厚積薄發,舉一反三;還要了解一些文秘、文學、文物鑒賞、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關學科知識,具有一定的漢語言文學水平,包括古代漢語和現代漢語水平,并具有較強的閱讀、寫作能力和一定的書法及裝裱技能。

二、如何提高檔案人員業務處理綜合能力

1.強化創新意識

新時期學校檔案工作所呈現的新特點需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經驗和成果,又要敢于創新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物,以新對策對待新問題,才能不斷推進學校檔案事業向前發展。

2.善于學習新知識

信息時代,學校檔案工作和整個社會發生著千絲萬縷的聯系,新問題、新情況不斷出現。因此,每一個檔案管理人員都要善于學習新知識,不斷提高自己的科學文化和專業理論水平;不管學歷高低、資歷長短,都應不斷地“充電”, 努力增長新知識、新技能,不斷提高自身的綜合素質。學校領導應鼓勵、支持檔案管理人員在干中學、在學中干,同時對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育,不斷更新他們的知識結構。

3.改善有關運行機制

改善檔案人員管理的運行機制,鞏固并提高檔案人員的職業技能素質。準入機制方面,增加該職位必需的檔案職業技能考察環節,保障檔案人員基本的職業技能素質。激勵機制方面,將物質與精神激勵相結合,給技能創新人員以更好的物質待遇;采用目標、尊重、情感激勵等方式,對檔案人員實施人文關懷。在維護信息的完整性、憑證性及檔案信息深度開發利用方面,開發擁有自主知識產權的技能。管理技巧方面,發揮技能帶頭人的作用,激勵和帶動檔案人員積極性、主動性和創造性,提高檔案職業技能開發的效益。

4.加大合作力度

學校檔案管理適應現代知識經濟發展的標志,就是要走出一條檔案資源開發的創新之路。本著這一目標,檔案工作人員要注意不斷擴大自己的交際面。通過交流,多學習兄弟單位和科(室)利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗,改變目前協作僅只局限于坐在一起傳達文件、座談表態的交流方式,采取引進來與走出去的動態交流方式,把科教作為檔案發展之本,運用網絡、現代通訊等高科技手段,不斷增加檔案人員的信息源和創新思維,逐步走出檔案事業發展的創新之路。

5.注重提高外語水平和計算機運用能力

外語是當前檔案專業技術人員在評聘和晉升檔案專業技術職務時的一大考試“難關”,大多數學校檔案管理人員的外語水平尚未達到初級等級證書水平,急需“掃盲”。有關部門應利用各種教育方式,提高檔案管理人員學習外語的興趣,鼓勵他們克服學習中遇到的困難。

同時,熟練掌握計算機技能并提高其應用能力,對增強檔案管理和提高服務效率, 具有十分重要的意義。檔案信息化運用了大量的新技術,如數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術等。檔案人員必須努力學習掌握這些新技術,熟練地運用現代技術手段管理檔案,才能適應新形勢發展的需要。

作者單位:山東省蓬萊第一中學