試析人事檔案代理制度

梁慕林

摘要:人事代理制度是為了適應社會主義市場經濟的發展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。與之相關的人事檔案代理制度需要通過下列措施來進一步完善:提高對人事檔案的重視程度,實現人事代理人員的知情權;及時收集代理人員的檔案材料,全面真實地反映其個人現實情況;明確代理機構與用人單位的職責;增強服務意識,提高檔案管理人員自身素質;實現代理人員人事檔案信息化管理。只有如此,才能真正發揮人事檔案代理制度的優勢,打造堅實的人才服務平臺,為企事業單位的改革和發展服務。

關鍵詞:檔案代理 知情權 服務意識

1995年國家人事部首次提出“人事代理”, 這是人事管理大膽改革的舉措,是為了適應社會主義市場經濟的發展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。與之相關的代理人員的人事檔案管理工作由人事代理機構負責,則標志著人事檔案管理的規范化、系統化、社會化,改變了人事檔案純屬單位所有的弊端。但是隨著人事代理制度的進一步推行,人事檔案在代理的過程中逐漸出現了一些問題。如何使人事檔案代理制度更加完善,是擺在我們面前的一項新任務。

一、目前人事檔案代理過程中存在的問題

1.代理人員對人事檔案重要性認識不足

有些人事代理人員對人事檔案的重視程度不夠,認為只要有一份好工作就行了,檔案可有可無,對個人檔案采取忽視的態度,有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚,還有的認為自己的檔案不在本人所屬的單位,而由檔案代理機構管理,覺得不放心,甚至有些人還認為自己和非人事代理人員不一樣, 沒有歸屬感。代理人員不重視個人檔案只會使自己的權益無法得到保障,代理人員的這些思想觀念如不轉變,必然會給人事檔案代理工作帶來負面影響。

2.人事代理機構對代理人員的檔案材料補充、收集、更新緩慢

社會實踐活動日新月異,人事代理人員的經歷不斷變化,其人事檔案的內容也需要連續不斷地補充與更新,才能真實地反映其現實面貌。而目前的狀況是人事代理機構對代理人員的檔案補充、收集、更新緩慢。各類代理人員在工作中形成的業績考核、職稱考評、繼續教育、獎懲、工資晉升等方面形成的材料十分豐富,如果這些材料收集工作不到位、不及時,就會導致許多歸檔范圍內的材料流失,破壞人事檔案的完整性。自2004年以來,我單位對招收的200多名醫務人員實行人事代理,在查閱這些人員的人事檔案時,我們發現不少人員的檔案材料中缺少年度考核表、轉正申請表,晉升工資表,資格考試報名表等原單位材料,大多數有的只是學生檔案、人事代理人員關系托管表等材料,而且大多數檔案是散裝的,很容易造成材料丟失。這不僅給我單位的聘用工作帶來很大的困難,而且直接影響了代理人員的職稱評定、工資套改等。

3.人事代理機構與用人單位職責不明確,檔案管理制度不健全

人事代理機構與用人單位工作職責不明確,在具體操作實施時不能落實協調機制,就會造成銜接工作的斷層。這在不同程度上影響了代理人員的人事檔案管理,以致不能充分發揮人事檔案的作用。代理機構檔案管理模式仍側重于一般的接收保管、存放,代理機構與用人單位銜接不緊,對代理人員的檔案重接收,輕開發利用,檔案大多以原有結構存在,而且檔案裝訂不及時,檔案材料散亂無章、雜亂無序,利用極不方便。由于人事檔案是個人成長經歷的真實記載,具有連續性的特點。如果代理機構的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時, 用人單位對個人的情況就會“一無所知”,從而延誤相關工作。例如在我單位2008年招收的醫務人員中,有一位同志在原單位入了黨,成為預備黨員,這在檔案中有記載,但是代理機構沒有及時把信息提供給我單位,所以該同志預備黨員預備期的正常轉正就受到了影響。

4.人事檔案代理機構未能轉變服務觀念

現如今部分人事檔案代理機構始終未能轉變“你求我”的觀念,對代理人員動向掌握不明,與代理人員缺少溝通聯系,有高高在上的思想,服務態度過于生硬。用人單位和代理機構之間常常在材料收集、歸檔時產生誤差,因為檔案存在代理機構,用人單位管檔人員對檔案內容缺乏了解,而代理機構在接收用人單位轉來材料時基本不審不看,責任心不強,服務意識差,這就造成檔案內容不全或信息偏差,嚴重影響了檔案信息質量。很多具體繁瑣的事務讓用人單位檔案員代辦,如催繳代理費、催促代理人員回學校或生源地轉遞學生檔案、代理人員流向匯報、轉正定級通知等。

二、加大對人事檔案代理中存在問題的整改力度

1.提高對人事檔案的重視程度,實現人事代理人員的知情權

切實執行現有規章制度,大力宣傳人事檔案代理機構及其職責范圍,將有關人事檔案代理政策和規章制度讓代理人員知曉,讓更多的人知道人事檔案代理機構及其職責,人事代理人員檔案管理原則、管理范圍、對象及轉遞、收集、整理利用規定等,讓更多的人事代理人員了解檔案托管的實際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案代理機構的人才能享受到某些應有的待遇,如身份保留、工齡連續計算、轉正定級等。在一定范圍內將不屬于保密范疇的檔案內容向代理人員公開,實現公民知情權,讓當事人對自身的檔案狀況有清晰的了解,認識到檔案是自己的業績、信用等方面的一個體現,逐步改變代理人員對檔案的神秘感和漠視感,增強代理人員的檔案價值意識,提高對人事檔案的重視程度,從另一方面對人事檔案的真實性和完整性也起到很好的監督作用。

2.及時收集代理人員的檔案材料,全面準確真實地反映其個人現實情況

如何全面和及時地收集材料,是檔案工作的重中之重。代理機構與用人單位要注意溝通信息,建立健全人事檔案信息交換聯系制度,建立人事檔案材料收集網絡,代理機構把需歸檔材料的內容及范圍以書面形式發到用人單位,定期聯系,用人單位對代理人員在工作中形成的人事材料及時收集、鑒定、登記,年終和代理機構進行檔案移交, 以保證代理人員的人事檔案真實性和完整性,全面、準確、真實地反映代理人員的現實情況,以提升人事檔案的利用價值。

3.明確代理機構與用人單位的職責,規范檔案管理的操作程序

代理人員的人事檔案管理工作須由用人單位和人事檔案代理機構合作才能完成。所以這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉變,用人單位要積極配合人事檔案代理機構做好檔案材料的收集工作,人事檔案代理機構也不能僅僅停留在檔案保管上,雙方都要在檔案管理方面做好協調工作,著力解決職責不清、代理范圍不明、關系不順、程序不規范、信息反饋不及時等問題,弄清楚哪些是代理機構的職責、哪些是用人單位的職責。制定出可操作的具體措施,明確人事代理機構和用人單位的職責范圍、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉遞、與代理人員和用人單位定期聯系等方面的規章制度。做到有章可循,有法可依,規范管理,使人事代理人員的人事檔案管理逐步實現法制化、規范化和科學化。

4.增強服務意識,提高檔案管理人員自身素質,優化人事檔案代理機構的服務質量

檔案管理工作是一項政策性、專業性很強的工作。檔案管理人員是人事檔案工作的主體,必須熟悉國家人事政策和法律法規,了解人事代理制度,掌握人事檔案專業知識和業務技能。檔案管理人員一定要不斷提高自身素質,切實轉變工作作風,增強服務意識,提高服務質量,特別注重解決或多或少地存在的官僚思想和居高臨下、服務態度生硬等現實問題,由現在的被動式服務向主動服務轉變,不斷拓展、延伸服務功能,主動與用人單位及代理人員溝通、聯系,搭建一個雙方充分了解的平臺,營造一個和諧的工作環境,為用人單位和人事代理人員提供優質、方便、快捷、高效的服務。

5.實現代理人員人事檔案信息化管理,發揮人事檔案的信息功能

人事檔案信息開發是促進人力資源合理配置的重要手段,人事檔案代理機構在處理好開發利用和保密的前提下,建立代理人員人事檔案管理信息系統和相應的信息連接,實現網絡共聯,憑借網絡優勢,以現代化的網絡化管理模式,實現個人基本信息的聯機網絡檢索和聯網查詢,提高實際利用率,實現信息共享,向企事業單位和政府決策等提供人事代理人員的基本信息。用人單位可以借助網絡平臺,不受時間、地域的限制,快捷方便地查閱本單位所屬人事代理人員的電子檔案,諸如社會保險繳納、學歷、職稱、履歷等信息,實現人事檔案信息資源共享,既減少了檔案人員工作量, 又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進人力資源的合理配置提供有效的途徑,為用人單位在發展、培養、選拔使用人才上提供堅實可靠的材料。

實行人事檔案代理制度是人事制度改革過程中的新事物,這項制度的出發點是正確的,關鍵要進一步細化措施,分清職責,規范操作。只有如此,才能真正發揮人事檔案代理制度的優勢,打造堅實的人才服務平臺,為企事業單位的改革和發展服務。

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作者單位:河北省唐山市第二醫院