試論企業會計檔案鑒定銷毀中存在的誤區及對策

陳洪遠 李海雁

摘要:《會計檔案管理辦法》對各門類會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規定。但因為過期會計檔案鑒定銷毀工作政策性、業務性、責任性很強,自油田建立以來從未組織過鑒定銷毀工作。目前,保管在各單位的過期會計檔案數量很大,為保管這批檔案擠占了庫房容量,浪費了人力物力。本文在分析存在誤區的基礎上,對癥下藥,提出了一些有建設性的措施,比如轉變觀念,堅持經濟效益與社會效益的辯證統一;制定更為細致、量化的檔案鑒定制度,增加可操作性;創新檔案鑒定銷毀機制,提高管理效益等。

關鍵詞: 企業 會計檔案 鑒定銷毀

河南油田成立于1972年,經過三十多年的發展,成為國家特大型企業。目前館藏檔案達30.8萬卷、10.7萬件,永久檔案14.7萬卷、2.9萬件。其中到期檔案以案卷為單位的占30%,以件保存的占15%。雖然成立了檔案鑒定銷毀委員會和領導小組,開展過幾次檔案鑒定銷毀活動,但主要是針對到期的短期普發性文書檔案和一些到期及無法再利用的科技檔案,比如1980年以前測井原圖及模擬帶已經轉換出數字帶,測井儀器已經更新,原帶讀帶機無法讀取使用,所以銷毀不影響生產;還有1973-1991年的單井綜合記錄(藍圖)利用率低,并保存有底圖,到期銷毀不影響生產利用,隨著技術發展以打印的形式,不再曬圖;還有是油田產能建設1993年以前的有兩套,其中一套不齊全的鑒定銷毀了,總計各類檔案鑒定銷毀不超過1萬卷(件)左右。那么還存在大量到期沒有利用價值的檔案為什么沒有鑒定銷毀呢?這部分主要是會計檔案。雖然國家財政部、國家檔案局1998年聯合頒發了《會計檔案管理辦法》,對各門類會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規定,但因為過期會計檔案鑒定銷毀工作政策性、業務性、程序性、責任性很強,自油田建立以來對過期會計檔案只做鑒定從未銷毀。目前,保管在各單位的過期會計檔案數量很大,為保管這批檔案擠占了庫房容量,浪費了人力物力,很有必要進行調研,分析其原因,采取一些有建設性的措施,加以解決。

一、企業會計檔案鑒定銷毀滯后原因分析

1.檔案鑒定銷毀工作責任性強,企業領導有所顧忌

在《檔案法》、《檔案法實施辦法》中對未到期的會計檔案或到期但仍有憑證、參考價值的會計檔案銷毀要追究法律責任,有時對到期的會計檔案重新鑒定時不能做到百分之百的準確,萬一以后要做憑證使用呢,所以一般一律從長,另外《會計檔案管理辦法》中并沒有對不開展過期會計檔案鑒定銷毀活動的行為追究責任,出于避害趨利的心理,企業領導一般選擇不支持也不在過期會計檔案鑒定銷毀審批表上簽字。

2.國有企業缺乏效益觀念, 不計成本

保管檔案需要很多方面的費用支出,如保存空間、裝具、人力等,包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用,大約以每份檔案保管費用在100至200元/年之間計算,目前油田到期檔案以案件為單位的占30%,以件保存的占15%,其中過期的會計檔案數量在7-8萬卷之間,則每年需支付700-1400萬元的費用。對于年產值過百億元的國有企業來說不算什么,如放在私人企業或股份制企業,肯定不行,這是國有企業缺乏效益觀念所致。但隨著油田的發展,會計檔案數量的急劇增長,檔案庫容趨于飽和,面臨檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾,這個矛盾的最終解決將是檔案管理的效益問題。鑒定檔案時,必須考慮檔案的利用價值與保存成本之間的比例。因此,在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點,要考慮一下每份檔案是否值得保存,值得保存多久。

3.檔案管理部門出于自身利益,工作積極性不高

按照勞動人事部、國家檔案局1985年頒布的《地方各級檔案館人員編制標準(試行)》的規定,檔案館人員編制是按照館藏檔案(包括具有檔案價值的資料)數量計算的,即以館藏檔案一萬卷確定編制基數:地、縣(區)及縣級市檔案館五人,館藏不足一萬卷,編制適當減少,但不少于三人;地區級城市檔案館七人;省、自治區、直轄市及其他大城市檔案館十人。如果館藏超過一萬卷不足三十萬的,其超過部分每五千卷增配一人;超過三十萬卷的,其超過部分每七千卷增配一人。那么國有企業檔案部門出于自身利益考慮就不會積極、主動開展對到期會計檔案的鑒定銷毀工作。這個標準已經試行20余年,存在如何使檔案館人員編制標準更趨于科學化和合理化問題。一是目前檔案現代化管理水平提高;二是此標準不符合“精減、效率”的原則;三是標準設置幅度應該調整,社會發展迅速,每年形成的檔案數量倍增,如果還按每七千卷增配一人,已經與實際不適應,也會造成編制部門不能對檔案館人員合理配置。

二、企業會計檔案鑒定銷毀中的對策

1.轉變觀念,堅持經濟效益與社會效益的辯證統一

首先,轉變企業和檔案管理部門的觀念。檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種效益,所存檔案若不能滿足社會的需求或者保存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失,那么保管檔案就變成了無效勞動。特別是在市場經濟發展的今天,在檔案部門財力有限、庫房緊張的狀況下,更需轉變只重視社會效益而忽視經濟效益的觀念和做法,在對到期會計檔案的鑒定銷毀工作中重視保管費用等因素,積極開展鑒定銷毀活動,這對優化館藏,提高效益具有重要意義。

2.制定更為細致、量化的檔案鑒定制度,增加可操作性

加強檔案鑒定理論的研究,使其更有利于指導實踐。檔案部門應注重研究一些操作性強的工作規范和工作標準,并在制訂會計檔案的鑒定銷毀細則時考慮到保管費用因素,如可修改現有保管期限表,將保管期限的劃分進一步細分為1個月、3個月、6個月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等,在確定該文件究竟該保存多久時,應將費用因素考慮進去,這樣在鑒定的具體工作標準中減少了人為因素的干擾,使其更具有科學性,更能體現效益原則。

3.創新檔案鑒定銷毀機制,提高管理效益

(1)把檔案鑒定工作納入企業內控制度

要把會計檔案的鑒定銷毀工作落實到位,有必要納入企業內控制度,每年按內控流程定期開展對過期會計檔案的鑒定銷毀工作。鑒定銷毀工作不是可干可不干的事情,而是必須要干的工作,在流程中明確規定各環節人員的工作職責和應承擔的權利和義務,通過程序的合理性、科學性,盡可能地減少人為因素對會計檔案鑒定銷毀工作產生的風險。

(2)建立檔案專業鑒定銷毀中介機構

企業內部自己審核自己的會計檔案是否應該銷毀也存在其風險性,如同現在審查醫療事故,醫療系統自己查自己,存在可信度和公正度問題一樣,國內外目前趨向的做法是交給第三方暨中介機構來評價比較合理。作者認為在會計檔案鑒定銷毀方面也可以創新機制,建立中介機構專門來做這件事,一可以解除企業領導不必要的心理負擔,二可以較科學地進行會計檔案銷毀工作,三可以帶來新的經濟增長點,當然這需要國家制定出臺相關政策允許。

(3)在各級政府檔案管理機構中成立檔案鑒定銷毀機構

應在各級政府檔案機構中成立檔案鑒定銷毀機構,定期對企業過期會計檔案鑒定銷毀工作進行指導。由檔案行政管理機關、檔案館的鑒定專家以及富有實際工作經驗的人員組成的檔案鑒定銷毀機構,因是政府行政部門更具權威性和法律依據,也符合政府職能轉向為企業服務的大方向。因其專職負責檔案鑒定、存留與銷毀問題的研究及經常性的檔案鑒定銷毀工作,可以保證企業過期會計檔案鑒定銷毀始終處于被選擇的狀態中,從而提高管理效益。

參考文獻:

1.黃小斯.會計檔案鑒定銷毀中出現的問題及處理.湖南檔案,2002(10).

作者單位:河南油田檔案館