檔案條形碼批量制作方法

條形碼是按照一定的編碼規則編制的,用以表達一組數字或字母符號信息的圖形標識符,條形碼與有條形碼識別功能的管理軟件、條形碼閱讀器配套使用具有自動閱讀識別作用,只要用掃描閱讀器掃過條形碼,計算機就可以快速、準確地自動識別并顯示物體的相關信息,具有準確度高、可靠性強、經濟、實用等優點。隨著計算機應用的不斷發展,目前條形碼技術已廣泛應用于商業、郵政、圖書、倉儲、設備管理、工業生產過程控制、交通等領域,檔案管理中引入條形碼技術,可方便檔案借閱存取登記,有利于進一步提高檔案管理的科學化、規范化和現代化水平,同時提高檔案工作效能。

目前條形碼制作一般使用專門的軟件、專用的標簽紙和碳帶、專用的打印機,筆者在工作實踐中發現采用Word與Excel結合,利用code39西文條形碼字體、普通A4激光打印機及A4標簽紙也可以批量生成條形碼,該方法具有簡便易行、方便快捷、成本低廉的特點。

一、高校檔案檔號編制方法

高校檔案檔號的編制采用漢語拼音和阿拉伯數字等相結合的混合號碼制。檔號由年度號、分類號和案卷號(件號)三部分組成,年度號、分類號和案卷號之間用連接符號“-”連接,其主體分類號,一般由一、二級類目組成,少數擴展到三級類目。檔號分為案卷級檔號和文件級檔號,案卷級檔號如2009-DQ13-1代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案,文件級檔號如2009-DQ13-1.001則代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案中的第1份文件。

二、檔號條形碼字體的選定及安裝

條形碼作為一種信息記錄方式,目前編號方案多達四十余種,其中應用最為廣泛的有:code39碼、code bar碼、ITF25 碼、EAN、UPC碼和128碼等一維條形碼,此外,某些領域目前已開始使用二維條形碼。一維條形碼中的code 39碼及code bar碼是可表示數字、字母等信息的條形碼,主要用于醫療衛生、圖書情報、票證等領域的自動識別。其中code 39碼具有編碼規則簡單、誤碼率低的特點,它包含數字(0到9),大寫字母 (A到Z),空格和符號(-,.,$,/,+,%),所能表示字符個數可多達20位,且檢查碼可忽略不計,十分適合檔號條形碼要求。

code39條形碼可從網絡免費下載,下載后先解壓縮成3of9.TTF,復制,再點[開始]-[設置] - [控制面板],雙擊[字體]圖標,將3of9.TTF粘貼到[字體]文件夾中,條形碼字體添加即完成。如果是WINXP系統,則進入[控制面板]后,點擊[切換到經典視圖],再進入[字體]文件夾進行上述字體粘貼。

三、Excel中檔號及檔號條形碼生成

安裝條形碼字體后,Office組件中的條形碼制作非常簡單。為使條形碼閱讀器能有效閱讀,按照code39條形碼規則,我們需在檔號首尾各附加一個*號標識開始和結束位,再將其設為條形碼字體即可。以我校實物檔案檔號條形碼的制作為例,我們在登記其相關信息的Excel表中增加一個檔號條形碼項目,其內容為原檔號前后各加*號,然后將字體設為T3 of 9 barcode即可實現(如圖1、圖2)。

四、Word中檔號條形碼標簽批量制作

檔號條形碼的批量制作,可以采用在Word中制作檔號條形碼標簽模板,使用郵件合并功能在模板中聯接相關Excel數據表并插入檔號域和檔號條形碼域,以便從對應Excel表中提取檔號的方式實現。用此方法制作的條形碼兼有條形碼及其對應檔號,方便與傳統檔案檔號對應粘貼標簽。

1.不帶單位標識的檔號條型碼標簽及其制作

(1)定義標簽尺寸:打開Word文件→點視圖→工具欄→勾選郵件合并,出現郵件合并工具欄,點設置文檔類型工具按鈕→選自定義標簽→新建標簽,在出現標簽選項窗體中自定義標簽尺寸(如圖3)。本例采用卓聯文儀ZL1968標簽,用尺子量好標簽尺寸并設定標簽尺寸如圖4。

(2)模板制作:點打開數據源工具按鈕→連接到要打印檔號的Excel表,點插入域工具按鈕,在第一張標簽中插入二次檔號域,首個檔號域首未各加上*號并設為條形碼字體(如圖5),保存模板文件,點查看合并數據工具按鈕后第一張標簽顯現條形碼和檔號,全選第一張標簽內容,點擴散標簽按鈕,再保存模板,無單位標識的檔號條形碼標簽模板制作完成。

(3)標簽制作:點收件人工具按鈕,在出現的窗體中篩選或勾選要打印檔號的條目,再點合并到新文檔工具按鈕,條形碼標簽批量制作完成,保存好條形碼標簽文件并套打在選定的檔號標簽紙上,將打印的檔號條形碼標簽粘貼到對應案卷或文件原檔號位置上。

2.帶單位標識的檔號條形碼標簽及其制作方法

如果在標簽模板中插入單位標識,則可打印出更為專業的檔號條形碼。其實施步驟與不帶單位標識的檔號不干膠條形碼標簽制作方法類似。制作帶單位標識檔號條形碼標簽,單位標識必須先做好并以jpg圖片格式文件保存,模板制作時先在第一張標簽中插入單位標識圖片,再連接上含檔號的Excel數據表,插入二次檔號域,第一次檔號域首未各加上*號并設為條形碼字體格式,保存模板,查看第一張標簽合并數據無誤再全選第一張標簽內容并擴散標簽,再次保存模板。點合并到新文檔按鈕,保存制作完成的標簽,套打并將條形碼標簽貼到對應卷盒或文件原檔號位置。

供稿人單位:華南農業大學