構建電子環境中的可信任文件管理框架

摘要:本研究的目的在于構建一個電子環境中的可信任文件管理框架。通過文獻研究和最佳實踐,對可信任電子文件管理的有關標準進行整理,并將這些標準進行專家測試,建立了構建電子文件可信任管理所需的因素,即監管、文件保管系統、檔案、技術、人員技能和素質。這個框架為良好的文件管理實踐奠定了基礎。

關鍵詞文件管理 管理要素 專家調查

文件管理是在文件生命周期的不同階段對機構文件的記錄信息進行系統、有效控制的專業原則。實施有效的文件管理對機構來說特別重要,無論是制定正確的決策以及采取行動,還是維護機構的可信任性和可靠性,都需要可靠的文件。但是,在電子環境中,電子文件的可信任性受到挑戰,文件管理需求在機構信息系統和信息管理戰略中沒有得到足夠的認可。因此在電子環境中需要構建可信任文件管理框架,加強可信任電子文件管理相關要素的重要性認識,迎接電子文件可信任的挑戰性。

一、可信任電子文件管理的要素結構

在基于文獻研究和最佳實踐的研究基礎上,筆者將可信任文件管理要素分為五個主要內容:監管、文件保管系統、檔案、技術,以及人員技能和素質。

1. 監管要素

監管是以法律、政策以及法規的形式提供權威的說明。監管的內容包括:法律和法規基礎建設,機構政策以及機構文件保管責任與義務。

(1)法律和法規基礎建設

主要是指《文件與檔案法》,它為建立機構文件管理的框架提供指令,強調了保管與維護通過可靠方式產生的文件的重要性。

(2)機構政策

機構政策是對機構文件管理原則、實踐與程序的概括。首先,政策是用來確保機構擁有必要的信息能夠形成和重構發生的活動與業務。第二,政策是來確保信息的定位和存取。第三,政策是用來建立文件的背景,即誰產生的文件,在什么業務活動中產生的以及與其他文件的聯系。只有業務流程中的確使用過和產生的信息才能夠證明文件的完整性和真實性,并且只有文件在軟、硬件以及數字媒體間遷移中仍能得到維護的情況下,文件才具有可信任性。

(3)機構文件保管責任與義務

它是一個有組織有結構的責任體。機構內的個人或者群體在管理文件中進行具體的目標和責任分配,這對于確保高素質的專業人員對管理負責具有基礎作用的,也會為機構文件管理的權威建立一個清晰的脈絡。

2.文件保管系統要素

文件保管系統將文件的產生和捕獲構建入機構業務流程,并按照法律規則的要求提供業務證據的利用。文件保管系統內容的視角集中于以下方面:文件管理運轉,文件保管功能需求以及文件保管元數據需求。

(1)文件管理運轉

文件保管運轉是文件管理項目的核心內容。包括以下活動:將文件捕獲入文件系統,確定文件保管期限,文件登記,文件分類,存儲以及處理流程,利用和檢索,以及記錄文件管理流程。

(2)文件保管功能需求

確認與記錄機構產生和保管業務活動的證據需求,對于產生、維護和處置文件的理論至關重要,它也是設計和形成文件管理系統的基礎。

(3)文件保管元數據需求

元數據是需要與電子文件一起捕獲的信息,它是用來描述產生于業務活動中的文件的特性、真實性、內容、結構以及管理需求。文件保管元數據是一個工具,用來充分地記錄鑒別、控制和文件描述,以作為日后機構活動的可靠證據。

3.檔案要素

檔案要素是指對機構的集體記憶進行保存并提供利用。機構以檔案文件產生、維護和保護的形式,來篩選和保存記憶,并確保它們的可獲取性和可利用性,這個流程就是檔案要素的焦點。它包括的內容主要有:鑒定實踐,電子文件保管,保管戰略以及存儲管理。

(1)鑒定實踐

它是指決定產生什么樣的文件以及文件保管多久來滿足機構義務的行為。鑒定是提升機構業務活動的過程,它決定了將什么樣的產生并捕獲到文件保管系統中,而且它也決定了文件需要保存多久才能滿足機構義務的需求。(NSW State Records Office, 1998)

(2)電子文件保管

電子文件保管是指按照文件價值的具體和預設的期限將電子文件保留在電子存儲載體上,對文件進行處置或者永久保管。(Stephens and Wallace, 1997)。一個清晰的文件保管以及處置項目對于一個機構的財政健康、合法生存和業務連續具有基礎作用。

(3)保管戰略

保管戰略是確保電子文件隨著時間變化仍具有可獲取性和可利用性的方法。用于處理電子文件的技術會隨著時間變化,保管戰略需要將那些與任何技術變化有關的風險降到最小,并確保文件的完整。此外,保管戰略還需要確保電子文件一直能有相關的背景,而且即使組織機構發生變化電子文件也能具有可理解性。

(4)存儲管理

文件的存儲必須既能使文件得到充分利用又能得到安全保管,不受環境損害的影響。另外,對于電子文件,其存儲管理還與文件格式和存儲載體有關。采用的文件格式必須在許多年后仍可利用,而且存儲載體必須選擇那些符合行業標準的主流載體。

4.技術要素

技術要素是指確保電子文件在不同的電子環境中具有可用性、可信性和真實性的戰略。主要要素包括:電子文件系統管理和電子系統安全。

(1)電子文件系統管理

電子文件系統管理包括電子郵件的管理、電子文檔和目錄的管理、產生于數據庫的文件管理和網絡環境中的文件管理,以及文件管理的原則和規范。產生于這些環境中的文件通常依賴于系統性能,而很少考慮文件管理。

電子郵件信息并未總是被當成業務文件,即使電子郵件是大部分機構和政府機構的重要交流渠道。一個機構需要滿足各種法律和責任要求、管理要求,還要保護它的權利和聲譽,為此電子郵件的有效管理是基礎的工作之一。電子郵件需要結合文件的分類和管理,并將電子郵件作為關鍵資產來捕獲、管理以及保管。適當的文件管理規范有助于確保有關電子郵件信息得到保管、及時的鑒定和利用。在訴訟案件中,只有讓法官相信作為證據的電子郵件以及產生和管理電子郵件的過程是可靠和可信的,他們才能具有證據可采性。

電子文檔管理系統應該確保機構文件保管的充分安全。他們需要有能力捕獲并管理電子文件,以滿足可信性、完整性、可用性、法律可采性和耐久性的法律要求。

網站是用來傳播信息、提供服務并且為客戶辦理業務的,所以會反應出機構運轉的證據、機構使命以及功能。機構網站使用的日益增加,使機構面臨的電子文件管理問題的范圍更加復雜,包括存儲、保存、使用以及真實性。由于大部分的網站信息只是以電子格式存在,無法通過其他途徑獲得,所以需要用與其他文件保管系統一樣的方式來管理網站:確保符合有關產生、保管以及提供文件持續利用的法律要求。

(2)電子系統安全

電子系統安全是指那些保護機構文件和分類信息的信息安全控制要素。它需要保護文件管理基礎設施以及個人文件不被更改、誤解或者丟失。電子文件以及信息經常受到威脅并且很容易受網絡襲擊。

5.人員技能和素質要素

單單有文件保管系統基礎設施還不足以確保一個可信任的環境。人的因素同樣重要。沒有知識、技能以及專業人士恰當的態度,整個系統就會土崩瓦解。文件專業人士正受到不斷變化的技術的挑戰。人員技能和素質內容的焦點在于文件與檔案素質以及有關技能。

(1)文件與檔案素質

文件專業人士所需要和期望具有的素質包括提供信息和文件管理項目服務,捕獲信息和文件,組織與描述信息和文件,提供文件和信息的利用,存儲與保護信息和文件,處置信息和文件,提供電子服務。(加拿大國家檔案館,2002)

(2)有關技能:

其他技能要求加強專業化,包括電子系統交付技能,信息系統分析與設計,業務與管理技能,人際與個人技能等。

二、專家意見調查及結果分析

這項研究通過電子郵件的方式給全球范圍內此領域的40位專家發放了結構調查問卷。專家需要填寫他們對于選項標準重要性的傾向,依照1-9的李克特量表來排列它們。1-3范圍是指較低重要性,4-6范圍是指重要,7-9范圍是指最高重要性。專家還需要對于列出的現象給予他們的評價,以擴展他們對于主題的看法和評價。

1.專家情況說明:

來自于亞洲、澳大利亞、加拿大、歐洲以及美國的40位專家中,有18位專家對問卷作出回應。表I提供了一些有關參與專家的信息,這些專家的參與采用匿名方式。

2.結果與分析

問卷分析結果表明:專家全體一致地認可了問卷中的各要素,并給予了很高的評價,對于有關要素的評分都在“7”或者“8”分,即“很重要”。專家對各要素的評價具體可見下面的表及評述。

表II中的分數說明監管要素對于管理電子環境中的文件是很重要的。專家們相信,沒有這些標準,任何機構建立文件管理規劃時都不可能建立自己的指令。如果沒有適當的文件或者檔案法規,機構便沒有義務將文件管理政策納入機構總體戰略,這也就導致了管理文件的責任沒有得到落實。

表III的分數說明了此要素的重要性。專家總體上認可文件管理運轉需要詳細說明才能在機構內進行系統的文件管理實踐。文件管理運轉的內容最好在手冊或指南中提供,來統一機構人員的認知程度。在開發新的信息系統或者完善現有系統的過程中需要明確的文件保管功能需求和文件保管元數據需求。否則,會導致機構文件的非系統處理并引起重要的和有價值資產的損失,以及容易陷入訴訟和安全問題,這些問題又可能危及他們的長期完整性和可信性。

表IV中的分數反映了檔案要素在維護電子文件可信任管理的重要性。專家們認為只有具有系統的鑒定實踐和一個電子文件保管計劃,機構才能避免對文件不恰當的處置。另一方面,保管戰略對于確保有價值的文件得到長期保管具有基礎作用。有效的存儲管理是最大化節約空間的關鍵。不考慮電子文件管理的檔案要素將帶來的最大影響就是機構有價值信息資產的損失。文件長期的可獲取性和可利用性很大程度上取決于當前所采取的行動。

表V的分數反映出專家們對這些要素重要性的高度贊同。他們認可電子文件管理系統的可信任性很大程度上取決于這些文件是從文件管理角度被管理,而不只是采用現有的技術的觀點。文件管理戰略需要在電子文件系統的規劃階段就提出來,這樣才能確保這些產生于系統中的文件符合文件保管功能需求和元數據需求。此外,電子文件系統易受網絡襲擊,具有脆弱性,這迫切要求電子系統安全政策和指南的實施。這些要素的缺失會導致電子環境的不可信任,影響電子文件的完整性和真實性。

表VI表明,文件與檔案素質的重要性是毫無疑問的。簡言之,可以說文件管理需要一個有素質的專業人士。在這個領域受過培訓的專業人士應該在機構中被認可并錄用。不容置疑,他們的角色和職能對于確保機構文件的專業管理具有基礎作用。

三、結論

總之,對于現今的機構來說,建立一個可信任的電子文件管理平臺是基礎的工作。文件從穩定的紙質物體遷移到不穩定的電子物體后,他們的物理屬性受到威脅,而物理屬性對于建立文件證據的真實性和可靠性具有重要意義。機構如何成功地實現電子文件的可信任將會較大地影響公司治理、法規遵循以及有效業務流程。世界很多地方文件與檔案當局的經驗表明高超的技術不是解決電子文件問題的答案,解決方法存在于可信任環境中的戰略文件管理中。本研究中清晰指出的這些要素需要被實踐并作為機構信息戰略的一部分。但是在機構中理解并接受完整、系統的文件管理方法,不僅要求他們擁有完全的決心和堅強的意識,而且要求領導對于在全機構加強良好的文件管理實踐擁有信念和承諾。

*文章來源:《文件管理》(Records Management Journal)2009年19卷:P135-146

譯者單位:中國人民大學信息資源管理學院