地方院校檔案數(shù)字化建設(shè)的若干思考

謝 鵬

(重慶交通大學(xué) 檔案科 重慶 400074)

高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛深入的應(yīng)用，對(duì)我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)文化等許多方面產(chǎn)生了巨大的影響，也帶來了諸如知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)化、科學(xué)發(fā)展觀等許多管理理念的創(chuàng)新。在這種大環(huán)境下，高校檔案事業(yè)的地位和作用愈來愈突出，檔案工作涉及的范圍越來越廣泛，檔案工作在檔案數(shù)字化、檔案法制建設(shè)、檔案職業(yè)道德與素質(zhì)等方面出現(xiàn)了許多新事物和新問題，檔案管理、檔案利用以及檔案管理體制和工作方式等都在經(jīng)歷重大的變革。地方院校在人力和財(cái)力上與部委所屬的重點(diǎn)高校有一定差距，按照踐行科學(xué)發(fā)展觀的要求，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌兼顧，資源共享，有所為有所不為。

一、設(shè)計(jì)方案

高校檔案數(shù)字化建設(shè)不可能一蹴而就，需要有組織有計(jì)劃地進(jìn)行。上級(jí)部門要總結(jié)部委所屬重點(diǎn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，制定高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作規(guī)范，用來指導(dǎo)地方院校高校檔案數(shù)字化建設(shè)。各學(xué)校要明確一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定具體部門和人員來實(shí)施這項(xiàng)工作。根據(jù)自身情況制定科學(xué)的建設(shè)計(jì)劃,計(jì)劃既要有長(zhǎng)期計(jì)劃，也要有短期計(jì)劃；既要有整體規(guī)劃，又要有項(xiàng)目實(shí)施方案。逐步使學(xué)校館藏檔案資源數(shù)字化，檔案工作自動(dòng)化，檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。把學(xué)校檔案建設(shè)成為信息資源中心，

二、建立制度

地方院校要根據(jù)自身特點(diǎn)制定:檔案管理辦法、檔案實(shí)體分類實(shí)施辦法、歸檔范圍和保管期限表、不歸檔范圍及處理辦法、立卷歸檔流程、電子文檔管理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案管理考核辦法、文檔一體化工作制度、文件保密制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。制度建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、立卷、檢索、交換和傳播流通、保密和安全等各個(gè)方面。只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速、高效地推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

三、目錄體系建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)目錄體系是檢索和整合信息資源的平臺(tái)，在目錄體系建設(shè)中，按照學(xué)校隸屬建制關(guān)系和電子校務(wù)相互關(guān)系，整體構(gòu)建目錄體系，對(duì)二級(jí)目錄要與時(shí)俱進(jìn)地不斷完善，通過科學(xué)合理的目錄體系推進(jìn)檔案信息資源整合，提高檔案信息服務(wù)水平。

四、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要的組成部分，要求軟硬件的配置要標(biāo)準(zhǔn)化和通用性，在數(shù)字化的不同階段要保持一致，保證數(shù)字化技術(shù)、軟硬件配置的可繼承性，達(dá)到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備兼容、數(shù)據(jù)庫(kù)共享、文檔一體化“無縫連接”等要求。

有了數(shù)字化的檔案信息資源還不夠，還必須建立與之相匹配的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)字化的檔案信息有序化地存入數(shù)據(jù)庫(kù)中。主要包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。為方便利用，要建立專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如:科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)、精品課程和教學(xué)團(tuán)隊(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生學(xué)籍和成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、專家人才數(shù)據(jù)庫(kù)、論文數(shù)據(jù)庫(kù)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)數(shù)據(jù)庫(kù)、校友數(shù)據(jù)庫(kù)等，地方院校可根據(jù)自身實(shí)際情況選擇性的建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)。

五、注重安全性和保密性

檔案數(shù)字化建設(shè)要注重檔案信息的安全和保密。檔案由封閉走向開放，在開放性服務(wù)過程中存在不安全因素和保密問題，面臨各種各樣的安全威脅與攻擊，主要包括竊取機(jī)密攻擊、非法訪問、惡意攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等。

數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館相比，不僅起步晚，而且其內(nèi)容也受到很大的限制。圖書是公開出版物，而檔案則不同，它涉及到安全性和保密性等諸多問題。確定數(shù)字化檔案信息開放的范圍，應(yīng)該著重考慮它的保密性和實(shí)用性因素，認(rèn)真審定開放范圍，建立對(duì)外開放與內(nèi)部控制兩個(gè)完全斷開的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。將檔案中未解密的檔案材料單獨(dú)建庫(kù)，作為內(nèi)部控制系統(tǒng)嚴(yán)格控制利用。所以檔案信息要按公開、限制、保密等不同等級(jí)來區(qū)別對(duì)待，采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)，為不同用戶、不同數(shù)據(jù)和信息設(shè)置不同的使用權(quán)限。架設(shè)軟件或硬件防火墻、對(duì)于常見的病毒、木馬等進(jìn)行自動(dòng)更新和自動(dòng)攔截，建立攻擊者黑名單、日志記錄等機(jī)制。對(duì)于所有采用數(shù)字化的信息采用雙機(jī)熱備機(jī)制，以確保所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不被丟失，并定期做備份，都是有效的手段。

六、館藏檔案按需要進(jìn)行數(shù)字化處理

館(室)藏檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，在工作中應(yīng)避免不必要的資金浪費(fèi)以及增加管理和維護(hù)的負(fù)擔(dān)，以科學(xué)性和實(shí)用性原則進(jìn)行館(室)藏檔案數(shù)字化。地方院校館(室)藏檔案數(shù)字化工作必須從實(shí)際出發(fā)，對(duì)館(室)藏檔案有重點(diǎn)、有選擇性地進(jìn)行篩選，確定范圍，分清輕重緩急，分層次、分階段、分步驟進(jìn)行。比如說:珍貴檔案、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值的檔案、具有特色的檔案、利用率高的檔案、對(duì)外開放的檔案，可先進(jìn)行數(shù)字化處理。

七、實(shí)現(xiàn)人員轉(zhuǎn)型

地方院校檔案工作者須實(shí)現(xiàn)思想上的轉(zhuǎn)變與工作方式的更新，由原先的“檔案實(shí)體管理”模式擴(kuò)展為“檔案信息處理”模式。檔案信息資源的形成、收集、傳輸、整理、存儲(chǔ)、檢索、保管、保護(hù)、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等全過程都在發(fā)生巨大變化，檔案工作人員所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧矔?huì)隨之發(fā)生重大變化，他們不再是單純意義上的檔案保管者，他們應(yīng)當(dāng)成為:信息資源的管理者；信息資源的分析與組織者；信息提供與傳播者；信息利用的導(dǎo)航者。檔案管理技術(shù)的發(fā)展和檔案管理者角色的轉(zhuǎn)變，必然要求檔案工作人員不斷調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)和掌握檔案數(shù)字化工作崗位應(yīng)該具備的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，成為檔案工作的復(fù)合型人才。[1]

八、做好檔案的利用、編研工作，服務(wù)于師生和社會(huì)

檔案信息數(shù)字化建設(shè)為實(shí)現(xiàn)檔案信息發(fā)布、全社會(huì)共享，提高檔案利用率的目標(biāo)提供了有效的途徑。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，館藏超時(shí)空化，服務(wù)有線化，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文”。[2]大宗的檔案信息由“藏”變“用”，更好地滿足了檔案利用者的需求，體現(xiàn)了檔案的服務(wù)特色，改變了檔案工作的“神秘”色彩，實(shí)現(xiàn)檔案公開化、大眾化，由封閉式管理逐步走向開放。

主動(dòng)提供利用，將檔案部門建設(shè)為豐富、完備的信息資源庫(kù)。定期公布數(shù)字檔案目錄。由于檔案存放在學(xué)校檔案館，學(xué)校大多數(shù)人對(duì)于檔案的內(nèi)容都不是很了解，檔案館人員應(yīng)通過各種途徑、方式，定期公布最新的檔案目錄，讓全校師生了解檔案的內(nèi)容，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。從主要提供檔案原件服務(wù)轉(zhuǎn)到提供經(jīng)過摘錄或綜合的檔案信息服務(wù)上來；從主要提供原始信息服務(wù)轉(zhuǎn)到提供經(jīng)驗(yàn)成果上來；從主要為研究歷史服務(wù)轉(zhuǎn)到更多地為領(lǐng)導(dǎo)決策、為教學(xué)科研服務(wù)上來；從單純提供信息服務(wù)保障轉(zhuǎn)到開發(fā)檔案信息產(chǎn)品、發(fā)展文化功能作用上來。同時(shí)，要充分發(fā)揮檔案館自身特色優(yōu)勢(shì)，開展檔案咨詢、展覽、縮微、掃描、寄存、修裱和多媒體制作等多樣化服務(wù)，增強(qiáng)建館、養(yǎng)館的造血功能。[3]

健全的檔案數(shù)字化工作體系一是學(xué)校范圍內(nèi)的局域網(wǎng)式的自動(dòng)化集成管理，面向檔案館(室)的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等主要業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)，使檔案業(yè)務(wù)管理在自動(dòng)化的基礎(chǔ)上形成一個(gè)整體；二是通過校園網(wǎng)面向?qū)W校各教學(xué)、科研、管理和服務(wù)部門，提供用戶在各自辦公室甚至住宅、宿舍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)工作站上對(duì)館藏檔案進(jìn)行網(wǎng)上利用等服務(wù)。三是通過校園網(wǎng)連接教育網(wǎng)，開展合作業(yè)務(wù)。實(shí)現(xiàn)教育網(wǎng)內(nèi)全國(guó)高校檔案資源共享，并通過國(guó)家教育網(wǎng)絡(luò)接通國(guó)家信息網(wǎng)絡(luò)，參與全國(guó)性資源共享。建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展發(fā)揮出不可估量的作用。

[1]袁琳.試論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報(bào)，第24卷第1期,2004年2月.

[2]羅伯特·B·丹哈特，珍妮特·v·丹哈特．新公共服務(wù):服務(wù)而非掌舵[J].中國(guó)行政管理,2O02，(1O):66-69.

[3]饒永.簡(jiǎn)論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].電子科技大學(xué)學(xué)報(bào)社科版,2004年(第6卷)第2期.