加強高校干部人事檔案管理的思考

王秀文 孟慶霞

(黑龍江林業職業技術學院 黑龍江 牡丹江 157000)

一、人事檔案

1、什么是高校人事檔案

所謂高校人事檔案是指高校在人事檔案活動中形成的，記述和反映教職工個經歷、德、能、勤、績、工作表現，以教育職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其它各種材料形成的歷史記錄。

2、人事檔案的特點

(1)現實性

人事檔案在現實生活中具有現實效力和作用，力求反映教職工的現實面貌，是人事檔案的重要特點。

(2)真實性

它是人事檔案能否正確發揮作用的基礎和賴以存在的前提。

(3)動態性

人事檔案必須根據形勢的發展和各個歷史階段對每個人實際表現的記載不斷補充內容，并隨人員的流動而流動，始終處于“動態”之中。

(4)保密性

人事檔案只能由組織上掌握與保存，它屬于國家機密，任何人不得泄露和私自保存他人的人事檔案材料。

3、高校人事檔案管理現狀

由于歷史原因和傳統習慣，人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現實內容的補充更新，目前，高校人事檔案工作的政策依然是20世紀九十年代制定的《干部檔案工作條例》，2002年進行了一次干部人事檔案改革，將干部檔案由原來的八大項改為十大項。將原有的項目進行細化，對四類學歷和九類工資進行了細化。在管理方面，有的高校成立了檔案館，人事檔案與文書檔案、科技檔案統一在檔案館管理，是檔案館下設的一個分項；有的高校是在人事部門管理，為了利用方便，人事部門隨時撐握人員情況；有的高校是副科級以上人員人事檔案要在組織部門管理。一般干部和工人檔案在綜合檔案室管理；還有的高校干部檔案在組織部門管理，工人檔案在綜合檔案室管理。一般本科院校都成立了檔案館，人事檔案納入了統一管理，專科院校沒有檔案館，人事檔案管理五花八門。

早在1991年，董德臻同志就認為:“人事檔案應納入高校檔案綜合管理”。陳蓉輝同志則指出，“如果把文書檔案和科技檔案綜合管理作為高校檔案管理改革的第一次飛躍，那么，把人事檔案和專業技術人員業務檔案納入綜合管理的范疇，就實現了高校檔案管理改革的第二次飛躍。”但隨后有人提出了不同看法。一方面，他們肯定了在建立檔案館的高校，人事檔案由人事部門移交檔案館；實現了高校檔案全部由檔案部門綜合管理的格局；另一方面，他們對在高校規模不大，只成立了綜合檔案室的高校，人事檔案移交檔案室的管理做法提出了質疑。

4、高校人事檔案工作的重要性

干部人事檔案是客觀記載干部個人經歷和德、能、勤、績、廉的文字材料，是選拔使用干部的重要依據。干部人事檔案工作，是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，做好干部人事檔案管理，是做好干部工作的基礎和前提，對于領導全面了解干部、準確選用干部具有十分重要的作用。加強干部人事檔案規范化管理，充分發揮干部人事檔案在實際工作的作用，是干部管理的一項重要任務。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質量，同時也是衡量一個地區、一個部門、一個單位干部工作水平的標志之一。

二、高校人事檔案管理存在的主要問題

1、制度基本健全、但管理意識不強

高校人事檔案管理部門對人事檔案管理工作重要性有一定認識，強調檔案管理制度建設，但在工作中重視不夠，對必要的收集、歸檔、借閱、安全保管、提高利用等規章制度監管力度不夠，隨時代變遷改革不夠，一套制度應用終身現象，缺乏系統性、科學性的規章制度。人事檔案采取封閉式管理，只注重保密，忽視利用，使高校人事部門對檔案管理意識比較薄弱，在某些高校對人事檔案的管理工作，從領導到教工仍然存在認識不足、重視不夠、支持不夠的問題，停留在“一般工作”狀態，不能很好的把這項工作列入議事日程。在人、財、物的投入上也明顯不足。

2、高校人事檔案開發利用不充分

人事檔案信息的提供是高校人力資源管理的重要途徑。人事檔案除了政審、調資、晉升等工作中提供服務之外，還要積極主動地提供各種有關信息資料，為人才選拔、培養、開發、預測提供有效服務，促進高校人力資源的合理流動。由于缺乏開發利用意識,存在局域及本位思想,以至于凡歸了檔的材料即成為秘密,客觀限制了人事單干資源充分利用與開發,因此利用率極低，使得財力、人力和物力的投入與產出不成比例，不適合發展規律的要求，人事擋案的管理應逐步改變目前審批手續,嚴重收藏輕利用的狀況。樹立開發和利用檔案信息觀念.充分挖掘人事檔案的潛在能力,在執行《檔案法》確保安全(嚴格保密規定要求)的情況下,可以為教師或社會提供利用,最大化地提高其利用率。

3、高校人事檔案的安全保密問題

人事檔案的保密性決定了人事檔案的安全問題，現在是信息時代，人事檔案在上網利用等方面就要嚴格注意。人事檔案在利用過程中泄密現象時有發生，保密工作作為一項重要的人事制度，必須根據時際情況準確把握。在高校人事檔案管理中，如果人事檔案信息可以上網，就必須對用戶權限進行控制。為了避免人事檔案的丟失、改動必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格簽批手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便、提供準確，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。

三、高校人事檔案管理的幾點思考

1、更新觀念

干部人事檔案工作必須適應干部人事制度的深入改革和經濟建設發展的需要。檔案內容應由過去單純注重干部的政治歷史轉到注重干部的德、能、勤、績、廉、信息的全面情況，服務方式和內容由單純滿足你查我找以檔案原件提供時間的單一服務方式轉到深入研究和研發檔案信息資源，為組織人事部門準確地進行以及促進人才合理流動最大限度發揮人才效益提供服務。

2、走現代化信息化之路

以計算機技術為核心，還用于干部人事檔案管理的全過程。切實改變過去傳統的手工操作為主的繁重瑣碎的管理方式把管理人員從手工勞動中解放出來，提高工作效率。中組部與各省、市、自治區的組織人事部門研發的檔案軟件為現代化工作的切入點。如中組部批準和監制，由中共深圳市委組織部人事中心開發的《全國組織干部人事管理信息系統》江蘇省的《干部人事管理信息系統》，這些軟件系統的主要功能是，既建立起人員信息庫提供檔案信息的優質服務又解決干部認識檔案工作的自動化和現代化管理。

干部人事檔案工作是一項專門業務，是一項科學性、服務性、政治性強的工作。只要廣大的干部人事檔案工作者解放思想，更新觀念與時俱進開拓創新，干部人事檔案工作一定能夠適應干部人事制度改革和經濟發展的需要。棉隊現代化改革的新形勢高度重視高校人事檔案工作。充分理解高校檔案工作的重要性，從管理現狀出發，更新檔案管理觀念走現代化信息化之路。從只著重個人歷史信息記錄轉向重開發利用加強信息化建設。嚴把安全關，把人事干部檔案工作做到實處，為提高人事檔案的利用，開發充分發揮高校人才的利用，促進社會經濟的發展提供更好的服務。

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【1】郭賽玉高校人事檔案管理的若干思想寧德師專報2008.1

【2】李長江 高校人事檔案管理中心問題及對策 晉中學院學報2007.8

【3】魏微加強高校干部人事檔案管理工作的思考大眾文藝

【4】徐英高校人事檔案管理探析青海社會科學2006.11

【5】鄧紹興干部人事檔案工作改革路在何方檔案與建設2005.7