增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí) 加強(qiáng)檔案管理

張 薇

(哈爾濱市軌道交通建設(shè)辦公室 黑龍江 哈爾濱 150080)

檔案事業(yè)要持續(xù)前進(jìn)，我們的政策措施、思想觀念、工作方法就必須適應(yīng)這種變化而不斷發(fā)展和勇于創(chuàng)新。在檔案工作中大力倡導(dǎo)和弘揚(yáng)創(chuàng)業(yè)精神，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。

一、創(chuàng)新是檔案事業(yè)快速發(fā)展的關(guān)鍵

所謂創(chuàng)新，就是人們根據(jù)預(yù)定的目的，調(diào)動(dòng)已知信息、已有知識(shí)開展創(chuàng)新思維，產(chǎn)生出某種新穎、獨(dú)特、有社會(huì)價(jià)值的新概念，或者新設(shè)想、新理論、新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品、新成果的智力活動(dòng)過程。也可以說，創(chuàng)新是使創(chuàng)新思維變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)成果的過程。創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，同樣，沒有創(chuàng)新，檔案工作就不可能在新的世紀(jì)贏得更大的發(fā)展；沒有創(chuàng)新，檔案工作就沒有生機(jī)和活力。

(一)創(chuàng)新是檔案管理部門適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的客觀需要

檔案事業(yè)的創(chuàng)新是一個(gè)系統(tǒng)工程，在檔案事業(yè)中最為關(guān)鍵，處于核心地位。作為重要信息收集、貯存和開發(fā)利用的檔案部門，面臨著信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息資源開發(fā)利用多樣化和管理現(xiàn)代化、以及文檔一體化等方面的挑戰(zhàn)。要適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案管理部門必須深刻認(rèn)識(shí)創(chuàng)新的重要性，并加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新和創(chuàng)新能力及創(chuàng)新服務(wù)的研究，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，啟發(fā)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)新能力，勇于創(chuàng)新實(shí)踐，用創(chuàng)新拓展檔案管理發(fā)展空間，適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案工作的需要。檔案管理部門只要堅(jiān)持創(chuàng)新，就能取得新的成績，得到新的發(fā)展。

(二)創(chuàng)新將有利于提高檔案管理人員的研究能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)

創(chuàng)新是一個(gè)過程，是一種能力的體現(xiàn)。能力是人的素質(zhì)在實(shí)踐中表現(xiàn)出來的實(shí)際本領(lǐng)、能量和熟練水平等，如檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研，以及檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的操作能力等等。創(chuàng)新能力與人的思維方式、認(rèn)識(shí)水平、人格素質(zhì)有著密切關(guān)系。當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理人員只有自身素質(zhì)提高了，才有創(chuàng)新的愿望和追求，才有創(chuàng)新的智慧和本領(lǐng)。

二、增強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)

(一)檔案工作管理思路的創(chuàng)新

創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識(shí)，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動(dòng)力。科技要?jiǎng)?chuàng)新，體制要?jiǎng)?chuàng)新，檔案工作也要?jiǎng)?chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對(duì)于市場(chǎng)需要哪方面的檔案材料，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展需要等等，卻一無所知，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此要改變檔案工作既無動(dòng)力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使檔案部門變成先行者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作概念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)贏得利用者的滿意。因此，要使檔案管理部門創(chuàng)新成功，必須培養(yǎng)創(chuàng)新思維，只有具備了創(chuàng)新思維，才能為創(chuàng)新打下基礎(chǔ)。

(二)檔案工作管理模式的創(chuàng)新

我國檔案工作有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

(三)要不斷地加強(qiáng)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，不僅要在服務(wù)手段、服務(wù)方式、服務(wù)范圍上有新的發(fā)展，同時(shí)還應(yīng)探索檔案工作體制上、工作方法上的創(chuàng)新。日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用檔案，而對(duì)檔案如何主動(dòng)為外單位、為社會(huì)服務(wù)，怎樣利用外單位檔案為本單位服務(wù)做得就很不夠，考慮的也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門服務(wù)，檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案財(cái)寶。

(四)創(chuàng)新應(yīng)以信息為基礎(chǔ)

信息是人們財(cái)富的標(biāo)志，信息也是創(chuàng)新的材料和依據(jù)。檔案的現(xiàn)代化應(yīng)與的信息化同步，檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。檔案部門還要建立上下左右的暢通信息網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段獲得社會(huì)上其他廣博信息，為創(chuàng)新提供依據(jù)。要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，通過網(wǎng)絡(luò)搞信息化建設(shè)，因?yàn)闆]有信息化建設(shè)，就很難與外界交往。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”到“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求，我們正處在一個(gè)偉大變革的時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，是時(shí)代賦予我們的崇高使命，是檔案工作者永不放棄的努力，是檔案工作者鍥而不舍的追求。檔案工作者要繼續(xù)弘揚(yáng)創(chuàng)新精神，銳意進(jìn)取，創(chuàng)造出更多無愧于我們這個(gè)偉大時(shí)代的業(yè)績。只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作者才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要從本部門的檔案工作的實(shí)際出發(fā)，不斷研究新問題，探索新思路，采取新舉措，進(jìn)一步拓展工作思路，牢固樹立服務(wù)第一和創(chuàng)新第一意識(shí)，勇于突破前人，突破自我，將檔案工作提高到一個(gè)新水平。