論新時期醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理

李曉玲 王 玥

（1.齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市房地產產權市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著我國社會轉型和市場經濟的發(fā)展，醫(yī)院的建設與發(fā)展也處在一個非常的時期，因而醫(yī)院的檔案管理也面臨新的問題，準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，做好新形勢下的醫(yī)院檔案管理工作，讓醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)療臨床和醫(yī)院管理以及社會服務，是我們目前所要面臨的新任務、新課題。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院是以醫(yī)療業(yè)務為中心的技術性事業(yè)單位，以滿足社會和廣大人民群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需求為已任，同時也是醫(yī)療教學和科研的場所。因此醫(yī)院檔案豐富多樣，內容繁雜。但一直以來醫(yī)院普遍存在著重醫(yī)療技術發(fā)展，重經濟效益，重病歷檔案管理，而對醫(yī)院文書資料和綜合性的其他檔案比較忽略等現(xiàn)象。

（一）檔案管理意識比較淡薄，檔案人員專業(yè)素質不高

表現(xiàn)為領導不夠重視，群眾檔案意識淡薄，檔案人員專業(yè)素質不高。有的醫(yī)院領導認為檔案管理不直接產生經濟效益，要花費很多的人力物力財力得不償失。有的醫(yī)院只求經濟效益上去了、職工福利提高了，而不注重醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。職工注重醫(yī)療專業(yè)技術的提高，注重專業(yè)論文的發(fā)表，而對重大的醫(yī)療活動卻缺乏文字記載和史料，即使對形成的資料也不注意保存或歸檔。檔案管理人員專業(yè)知識面較窄，學歷偏低，以及有的檔案人員還是照顧性地從別的崗位轉崗過來。同時，醫(yī)院對檔案人才的培養(yǎng)和繼續(xù)教育不夠，在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少。這些形成了醫(yī)院檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展，醫(yī)院檔案工作缺乏活力和創(chuàng)新。

（二）檔案資料收集不全，檔案管理格局混亂

醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院工作的方方面面，醫(yī)務工作者在醫(yī)療過程中形成病歷檔案，同時在醫(yī)療活動中通過總結經驗和開展科研形成的論文和科研成果，醫(yī)院在管理中形成的各種文字資料，醫(yī)院引進的新技術、新項目，購置的新設備，以及醫(yī)院的基礎設施建設等，這些構成了醫(yī)院檔案的基本內容。隨著科技的進步、社會的發(fā)展，檔案的內涵和外延都在發(fā)生變化。醫(yī)院檔案的范圍由原來的文書檔案、會計檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案已發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、電子文件檔案等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等都分屬各個業(yè)務部門自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

（三）病歷管理規(guī)范化不夠，病歷資源開發(fā)力度不強

由于醫(yī)患關系的變化和醫(yī)療糾紛的增多，醫(yī)院對病歷檔案已經越來越重視。但醫(yī)生們對病歷書寫的重視不夠，在思想意識上還是覺得只要手術做好了，技術提高了，病人治好了就行了，病歷無足輕重。在病歷書寫中存在書寫不規(guī)范、字跡潦草、項目填寫不全、記錄不及時等。在病歷上交病案管理部門中拖拖拉拉，歸檔不及時。病歷檔案借閱制度執(zhí)行不嚴，歸還不及時。甚至還有改寫病歷的個別現(xiàn)象，違反了醫(yī)療管理規(guī)定。同時，病歷作為記錄醫(yī)療活動的資料，為科研和社會服務不夠，病歷資源有待開發(fā)。

（四）檔案設施不全，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理手段缺乏

由于醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院檔案的種類和數量也在不斷增加。一方面檔案增加了，檔案管理工作的負擔加大了。但醫(yī)院的檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊。致使醫(yī)院檔案管理在很多地方不符合檔案管理要求。特別是近年來，隨著科學技術的發(fā)展，醫(yī)院管理手段不斷進步。計算機網絡技術在醫(yī)院管理中得到了廣泛應用，電子文檔應運而生。但檔案員普遍沒有受過專門培訓，對電子文檔的整理排序，信息安全，計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力。

二、適應新形勢，加強新時期醫(yī)院檔案管理工作

（一）加強檔案意識，提高檔案人員專業(yè)素質

加強《檔案法》的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的一項基礎性工作，也是醫(yī)院管理工作的一項重要內容。它涉及醫(yī)院工作的方方面面，與每個職工的生活息息相關。領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。領導要把檔案工作擺到議事日程做到思想發(fā)動、組織落實和目標管理三到位。思想到位就是針對醫(yī)務人員檔案意識不強，輕視檔案管理的傾向，加強對醫(yī)院檔案管理人員的愛崗敬業(yè)教育，幫助他們解決實際困難做到政策留人、感情留人、事業(yè)留人。組織到位就是要通過各項組織落實的措施，使醫(yī)院檔案工作有人管有人抓，每個科室部門要明確分管領導，確定醫(yī)院檔案管理人員，逐步形成比較健全的檔案管理網絡。目標到位就是要通過目標責任制考核，將檔案了作納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃和年度工作目標，以及有關人員的崗位職責，使醫(yī)院檔案管理工作做到有布置有檢查、有總結、有表彰。其次要提高人員的素質。

（二）建立健全醫(yī)院檔案管理制度，科學規(guī)范醫(yī)院檔案管理分類

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關鍵。首先要建立完善的歸檔制度，確立檔案收集的范圍。各部門各科室要指定兼職檔案管理員，負責本科室檔案資料的收集，并定期向綜合檔案室移交。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。

（三）加強病案的規(guī)范化建設，提高病案的開發(fā)利用

要加強對醫(yī)務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫(yī)務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓，實行專人負責，定期抽查，有獎有罰。病案必須實現(xiàn)統(tǒng)一收集，統(tǒng)一整理，統(tǒng)一管理。做到病案書寫規(guī)范，收集完整，歸檔科學，排列有序，調閱方便。要實現(xiàn)出院病歷歸檔制度化，嚴格執(zhí)行病歷的借閱登記制度，及時催交歸還。

（四）加強檔案基礎設施建設，對影像及其他數字資料嘗試先進的管理手段

檔案必須有專門的辦公用房和專門存放的庫房，并配備好檔案架、病案消毒設施、溫濕度計、空調機等。定期檢查陳列的檔案資料，防止老化變質，保證檔案的安全保管。同時還應配備相應的現(xiàn)代設備如計算機、打印機、復印機等。

（五）加強醫(yī)院檔案信息一體化建設，實現(xiàn)檔案信息綜合管理

檔案信息綜合管理是指按照集中統(tǒng)一管理的原則，對醫(yī)院工作中形成的文書、病歷、科研成果、人事、會計、基建、設備、聲像、榮譽等檔案進行收集、整理、鑒定保管開發(fā)、利用，并對這些工作進行綜合管理。對醫(yī)院檔案進行綜合管理，首先，要建立綜合檔案室，將文書、人事、業(yè)務考績檔案、科研、會計、設備、聲像、榮譽等檔案進行統(tǒng)一管理，讓醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院發(fā)展建設同步。其次要用活檔案，服務醫(yī)院，注重檔案的開發(fā)利用工作，邊整理邊開展服務，而醫(yī)院檔案實行綜合管理又名利于全面、系統(tǒng)地提供利用能起到省時省力的效果。第三，要在各項工作中充分利用檔案資料集中后的豐富檔案信電資源體現(xiàn)出檔案信息的整體優(yōu)勢和潛在價值。第四要確保年度歸檔文件材料按時歸檔，做到收集齊上完整、分類明確前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準確、排列科學合理、編目清楚實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。