基本建設項目檔案竣工文件編制之我見

王芳莉

（哈爾濱鐵路局辦公室（黨委辦公室） 黑龍江 哈爾濱 150000）

竣工文件是工程建設的真實記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及養護、維修的依據，是改建、擴建和實施質量保修的重要依據。竣工文件從形成、積累、整理、歸檔到檔案的組卷、保管、利用等一系列環節要樹立精品意識，強化、實施全過程的質量控制，才能達到竣工文件的有效利用、研發、咨鑒的作用。本文就基本建設項目竣工文件編制問題談點粗淺的認識，與同行共同商榷。

一、竣工資料編制工作的重要性和必要性

竣工文件是基本設計的重要技術資料，是國家科技檔案的重要組成部分。鐵路在建設過程中逐漸形成了大量的技術資料，并隨著工程的進展而積累。在工程竣工后、驗收前，按照一定的順序做好技術資料的整理和竣工圖紙的繪制是一項細致的、艱巨的工作，其重要性和必要性主要表現在：一是根據國家檔案局《建設項目(工程)檔案驗收辦法》第三條的規定“凡按批準的設計文件所規定的內容新建、擴建、改建的基本建設項目(工程)和技術改造項目的竣工驗收，均應包括對檔案的驗收”。因此，編制符合規范要求的竣工文件是鐵路建設項目竣工驗收的必備條件。二是編制一套高質量的竣工文件也是爭創國優工程的一項重要內容。三是竣工文件是真實記錄工程詳細情況的技術文件，是工程驗收、維護、改建、擴建的依據，是養護、管理部門必須長期保存的重要技術檔案。四是竣工文件編制的工作量十分繁重，對此，必須有足夠的認識，任何忽視、輕視這項工作，以為不足道的思想都會損害編制工作的正常進行，以致影響工程竣工驗收。

二、竣工文件主要質量問題及歸檔質量失控原因

建設項目竣工文件存在的主要質量問題：一是建設工程竣工文件不齊全。一些建設項目缺少重要的前期可研、預可研文件、安裝文件不齊全。由于施工單位管理不善，技術人員對手中的設備安裝文件不重視，隨意亂放，造成文件丟失，而這些隨機文件廠家往往只提供一份。竣工圖文件不齊全。竣工圖文件有漏做現象，有些項目已經改造和維修，但改造和維修后的竣工圖卻未進行歸檔。二是建設工程竣工文件的編制不規范、不統一。用施工圖代替竣工圖，圖中無任何標識說明該圖有無變更情況，圖紙和變更通知單分開立卷歸檔；有些竣工圖雖然按其變更作了修改和標識，但其修改和標識無統一標準；需重新繪制的竣工圖沒有按規定重新繪制。三是書寫材料不統一。個別圖紙變更部分筆跡五花八門，有用純藍墨水，藍黑墨水，炭素墨水，紅、藍圓珠筆、紅、藍鉛筆等。四是竣工圖上所做的變更和實際不符。個別變更通知單未編號，整個工程變更情況不明，甚至沒有執行的變更和已作廢的變更也做入了竣工文件，降低了竣工圖的使用價值。五是無綜合質量評定文件。

建設工程竣工資料歸檔質量失控的主要原因：一是上級主管部門檔案意識薄弱。在我國建設工程領域，長期以來存在著重建設、輕檔案的現象，上級主管部門和領導往往只考核基層領導對其硬件質量的管理，而對其軟件的質量，包括歸檔文件的質量通常不作為重要的考核內容，懲罰措施也不嚴厲。二是施工隊伍素質低，管理水平差是造成竣工文件質量不高的一個不可忽視的因素。三是頒發的有關編制竣工文件的有關標準和規定修訂不及時、管理文件標準不統一，各種文件資料間存在交叉、重復，而時同時一些關鍵文件資料又有不少缺項、遺漏，造成實際操作過程中的混亂，造成竣工文件的編制長期不規范、不標準、不統一。四是部分檔案驗收指導人員對工程知識掌握不全，造成對竣工文件編制指導質量不高。五是建設單位、施工單位、監理單位的質量管理體系不健全、不完善，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施。

三、竣工資料編制質量全過程的控制

竣工文件的整理工作是檔案開發利用的基礎，它的質量直接影響利用效果。竣工文件整理的分類要科學、組卷要合理，整理要遵循科技檔案的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，以保證整理后文件材料之間的完整齊全性、條理化、系統有序，便于保存和查找。同時，竣工文件的整理除了分類、組卷，還包括裝訂及修復工作，需要極大的耐心，因為它的質量好壞直接關系到使用壽命。竣工文件凝聚著施工企業員工的智慧、心血和汗水，是施工技術、管理經驗的總結。做好竣工文件編制工作，對于施工企業科技創新、管理創新、機制創新、工程創優及任務承攬等同樣有著非常重要的意義和作用。首先它是企業科技創新的需要。竣工文件作為企業施工技術經驗的總結，不僅是企業技術儲備的一種形式，而且是企業施工技術的繼承、創新和發展的重要基礎條件。借鑒已有的技術經驗，進行科技創新，創造出新成果、新工藝、新工法，對于促進企業技術進步有著重要的作用。二是企業管理創新的需要。通過借鑒施工組織設計、施工技術總結等工程技術資料，對于改善企業技術管理；通過分析工程項目人工、材料、設備及管理成本資料，對于降低工程成本，完善成本管理體系，提高企業盈利能力有著重要的作用。三是企業體制創新的需要。當前，施工企業進行資產重組，結構調整和體制的改革，其中一項重要的內容就是探索工程項目的組織結構形式，合理配置人力資源和生產要素，推進企業改革有著重要的作用。四是工程創優的需要。竣工文件是工程內在質量的體現，創造一流工程、編制出一流的竣工文件是評選優質工程的必要條件。同時，借鑒以往的竣工文件，完善工程的工期、技術、質量、安全等保證措施，增創更多的優質、名牌工程，是施工企業“以質量求生存，以信譽求發展，以品牌求市場”的迫切需要。五是承攬工程任務的需要。竣工文件是反映企業工程業績、質量評價、資質信譽的有力憑據，對于編制科學合理的標書、優化投標方案，在市場競爭中提高中標率有著重要的作用。所以將竣工文件的形成和積累納入有關管理人員工作，即納入工作程序、納入工作計劃、納入有關人員的職責。把竣工文件的形成、積累納入有關工作制度和計劃中，使其制度化、規范化，加強有關人員的竣工文件編制意識，便于監督、檢查和管理。

四、竣工資料編制的指導工作

各工程技術部門和檔案部門對竣工資料的編制負有監督、檢查與指導責任，加強竣工文件編制的指導服務以保證竣工文件的齊全、完整和準確。工程技術部門要注意了解工程動態信息，及時掌握工程開、竣工日期和工程進度，制定竣工文件編制指導計劃和歸檔計劃，適時組織檢查、指導。檔案人員要從竣工文件形成開始，及時向有關人員宣傳形成文件的質量要求。如，工作中發現有些技術人員不了解技術文件的編寫格式，應將標準印發到技術人員手中。同時在工程進行中，根據計劃隨時檢查文件的完整性、規范性。有關工程技術人員和檔案人員應嚴格竣工文件與工程施工“三同步”的原則，深入施工現場，開展業務指導明確竣工文件編制范圍、整理辦法、驗收標準及歸檔時限；工程施工中，適時對竣工文件的形成、積累、整理工作進行檢查指導，及時發現和糾正問題；工程竣工時，協同公司指揮部或建設單位共同做好竣工文件的驗收交接。工程技術總結、工程竣工驗收報告、工程質量總評定、優質工程證書、工程決算等完成滯后的，應注意跟蹤收集，以保證竣工文件的齊全完整。

總之，竣工文件的內容比較繁雜，因此要求編制人員必須有敬業精神，才能很好地完成這一工作。。檔案部門要從竣工文件的形成開始，積極配合有關業務部門對竣工文件的有效性、系統性和科學性進行控制。在紛繁復雜的事物中，把握竣工材料的精度和準度，提煉出事物的主體，使竣工文件既有“面”又有“點”，更具有前瞻性、科學性、現實性。真正達到理想和現實的科學統一，符合哲學內含所倡導的合理與現實的一致性。

[1]《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2001）.

[2]熊文勝《論竣工文件的質量控制》，《檔案學通訊》，2002（1）.

[3]王爾琳《設計單位編制竣工圖問題的思考》，《中國檔案》，2002（2）.