談新形勢(shì)下現(xiàn)代企業(yè)檔案工作建設(shè)

張榮珠 張繼紅

（1.齊齊哈爾市道路運(yùn)輸管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場(chǎng)管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

經(jīng)過(guò)30多年的改革開(kāi)放，我國(guó)原有的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式已被打破，單一的“公有制”經(jīng)濟(jì)模式不復(fù)存在，各種經(jīng)濟(jì)模式的企業(yè)風(fēng)起云涌，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正在逐步完善和發(fā)展，建立與完善現(xiàn)代企業(yè)檔案工作已成為必然。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的法制條件

《中華人民共和國(guó)檔案法》第三條規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。”《憲法》、《公司法》、《會(huì)計(jì)法》、《統(tǒng)計(jì)法》、《著作權(quán)法》等法律都有檔案工作的相應(yīng)條款規(guī)定。《檔案法實(shí)施辦法》、《民法通則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》等法規(guī)規(guī)章也都有具體的要求。原則上說(shuō)這些規(guī)定同樣適用于現(xiàn)代企業(yè)，特別是由國(guó)有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的。國(guó)家檔案局、體改委、經(jīng)貿(mào)委、國(guó)資局等四部委制定的《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》作出過(guò)明確具體的規(guī)定。《檔案法》頒布以后我國(guó)檔案工作逐步走上了“依法治檔”的軌道，日益形成了以《檔案法》為核心，由檔案行政法規(guī)、規(guī)章組成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的有機(jī)體系。同時(shí)，對(duì)于檔案法規(guī)的研究也日益深化。

現(xiàn)代企業(yè)檔案是企業(yè)各方股東共同擁有的資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)真實(shí)可靠的原始憑證，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。依法管理現(xiàn)代企業(yè)檔案，是維護(hù)股東資產(chǎn)與權(quán)益的重要保障。對(duì)于保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和國(guó)家秘密是至關(guān)重要的。在政治、經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化的進(jìn)程中，全社會(huì)的檔案法制觀念還比較薄弱，特別是企業(yè)高級(jí)管理層監(jiān)督管理企業(yè)工作的政府部門(mén)、應(yīng)聘的中介機(jī)構(gòu)等人員的檔案法制觀念與企業(yè)改革發(fā)展的要求還存在著一定的差距。一些股份制企業(yè)涂改偽造損毀檔案的現(xiàn)象亟待依法規(guī)范和解決。

二、現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)前檔案工作的基本情況

依照檔案法律法規(guī)和檔案行政管理部門(mén)對(duì)檔案工作的要求，當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)存在以下主要問(wèn)題。

（一）絕大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有獨(dú)立或明確的檔案管理機(jī)構(gòu)和體系，沒(méi)有明確的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)設(shè)立后其檔案往往由大股東的檔案機(jī)構(gòu)繼續(xù)管理，既不在公司層面設(shè)立機(jī)構(gòu)、配備人員、分立全宗，也沒(méi)有辦理委托大股東管理的協(xié)議手續(xù)。由于是兩家法人單位，大股東的檔案機(jī)構(gòu)在對(duì)股份公司檔案的收集整理提供利用上缺少法律依據(jù)，對(duì)檔案工作的進(jìn)度、質(zhì)量要求、經(jīng)費(fèi)保障和管理手段等往往難以控制。股份制企業(yè)二級(jí)單位的專兼職檔案人員配備力量不足，素質(zhì)和能力的提高也缺少途徑。如果以大股東的身份將股份公司納入到監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的范圍，存在工作程序和相互關(guān)系上分不清義務(wù)和責(zé)任。

（二）國(guó)有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的公司，沒(méi)有按照規(guī)定處置檔案。國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置，原則上應(yīng)分類進(jìn)行：基建技改檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬。產(chǎn)品、科技（其中含專利、商標(biāo)、專有技術(shù)等檔案）按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒(méi)有規(guī)定的由雙方商定處理。會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案由雙方商定，可移交接收方亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門(mén)或寄存所在地國(guó)家檔案館。《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》規(guī)定：“國(guó)有企業(yè)以其全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。國(guó)有企業(yè)以部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，進(jìn)入股份制企業(yè)的部分，其改組前后的檔案分立全宗，由股份制企業(yè)管理；未進(jìn)入股份制企業(yè)的部分，其檔案由原企業(yè)自行管理。”實(shí)際上股份制企業(yè)檔案管理秩序混亂的狀況與大股東直接相關(guān)，很多問(wèn)題是大股東造成的。

（三）大股東控股的股份制企業(yè)都沒(méi)有設(shè)立規(guī)范的檔案全宗。根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA／TI—2000）關(guān)于全宗的定義：“一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”來(lái)評(píng)估，大多數(shù)企業(yè)的行政管理檔案由大股東檔案機(jī)構(gòu)代為收集，單獨(dú)進(jìn)行整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作；但與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)技術(shù)改造等直接相關(guān)的科技檔案并沒(méi)有從大股東的原檔案中分離獨(dú)立出來(lái)，相關(guān)檔案不僅在改制重組上市時(shí)未能確定檔案的歸屬和流向。而且，在上市之后也不另立全宗，建立全字卷。若要統(tǒng)計(jì)一個(gè)股份公司到底有多少檔案，是一筆糊涂賬。

（四）一些股份制企業(yè)的檔案在沒(méi)有約束機(jī)制狀態(tài)下移交接收困難重重，檔案門(mén)類不完整、收集不齊全、程序不規(guī)范。股份公司檔案的形成積累移交放任自流，歸檔范圍、期限無(wú)明確規(guī)定，即使有規(guī)定也是一紙對(duì)付檢查的空文。

（五）很多股份制企業(yè)沒(méi)有符合建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房。大股東和股份公司的檔案往往集中放置于同一個(gè)庫(kù)房，這些企業(yè)一般由大股東代為管理股份制企業(yè)的檔案，如果沒(méi)有協(xié)議，一旦企業(yè)經(jīng)營(yíng)困難或出現(xiàn)危機(jī)，這些涉及企業(yè)商業(yè)秘密、專利、專有技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案信息資源與企業(yè)資產(chǎn)實(shí)體就有可能涉及糾紛或訴訟，對(duì)大股東和股份制企業(yè)都會(huì)帶來(lái)不利影響。

三、依法管理，切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案法制建設(shè)。現(xiàn)代企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)的重要生力軍之一，股份制企業(yè)特別是國(guó)有控股企業(yè)的檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)應(yīng)制定有針對(duì)性的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理規(guī)定和歸檔辦法，堵塞一些企業(yè)尋找種種借口，拒絕執(zhí)行檔案工作的法規(guī)、規(guī)章，維護(hù)檔案法規(guī)、規(guī)章的嚴(yán)肅性。

（二）檔案行政管理部門(mén)要加大對(duì)企業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查和指導(dǎo)的力度。積極爭(zhēng)取人大法制部門(mén)的支持,進(jìn)行企業(yè)檔案工作認(rèn)證和執(zhí)法檢查,從保障企業(yè)歷史記錄的真實(shí)性完整性入手維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，避免企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的滋生，保護(hù)投資者的合法利益。

（三）企業(yè)監(jiān)管部門(mén)和中介機(jī)構(gòu)要確認(rèn)企業(yè)檔案信息來(lái)源的合法渠道。企業(yè)特別是上市公司、擬上市公司聘請(qǐng)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所、律師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)、審查和監(jiān)管部門(mén)的檢查，要通過(guò)企業(yè)檔案管理部門(mén)實(shí)地查證股東大會(huì)、董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)的會(huì)議記錄、決議，董事長(zhǎng)簽名的中報(bào)年報(bào)，公司會(huì)計(jì)檔案等重要?dú)w檔文件材料，防范一些公司董事會(huì)秘書(shū)和相關(guān)人員長(zhǎng)期拒不移交，甚至私自藏匿應(yīng)當(dāng)歸檔保存的企業(yè)檔案，防止一些公司為申報(bào)項(xiàng)目、應(yīng)對(duì)檢查或貸款、發(fā)債、發(fā)股等目的而任意偽造、篡改公司文件材料。

（四）國(guó)有改制企業(yè)的大股東要嚴(yán)格按照檔案法規(guī)和行政規(guī)章的規(guī)定，主動(dòng)為股份制企業(yè)創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境和條件。在企業(yè)改制重組時(shí)要切實(shí)按照《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)僅變動(dòng)檔案處置暫行辦社》的規(guī)定，確定檔案的歸屬和流向，該移交的移交，該分立全宗的分立全宗，該辦理委托管理的辦理委托管理。同時(shí)要以大股東的身份提議、督促股份制企業(yè)自覺(jué)按照國(guó)家檔案工作法律、法規(guī)建立健全檔案工作體制，保障企業(yè)檔案信息資源的安全和有效利用。

（五）積極完善和規(guī)范檔案事務(wù)所、檔案代理保管中心等檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。針對(duì)股份制企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)缺失、檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏、檔案保管條件落后等實(shí)際情況，通過(guò)企業(yè)與中介機(jī)構(gòu)的雙向選擇，由企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)或者由中介機(jī)構(gòu)派出技術(shù)力量，為企業(yè)檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在保障股份制企業(yè)政治秘密、商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上代理保管企業(yè)檔案。股東作為企業(yè)的出資者，有權(quán)通過(guò)檔案查閱企業(yè)除涉及商業(yè)秘密之外的檔案信息，為股東是否持續(xù)進(jìn)行投資提供合法的幫助。同時(shí)也是防止公司內(nèi)部人控制或一股獨(dú)大吸引股東長(zhǎng)期投資、維護(hù)公司穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展的重要措施和手段。