加強醫院檔案管理的探討

張淑娟 張玉穎

（1.大慶市中醫醫院 黑龍江 大慶 163111；2.哈報集團 黑龍江 哈爾濱 150001）

醫院檔案是指醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的信息材料。醫院檔案的種類有:文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、科研檔案、聲像檔案、病歷檔案等。雖然隨著經濟和社會的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，但是作為醫院管理的一個重要組成部分，醫院檔案工作仍無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應。因此，研究醫院檔案管理具有重要的理論意義和現實意義。

1醫院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

醫院的中心工作是醫療，在醫院管理中重視醫療工作、輕視檔案管理工作的現狀較為普遍。醫院中大都存在檔案意識淡薄、認為檔案管理工作可有可無的觀念，導致醫院的檔案資料零星不全，不能真實準確地反映歷史。

1.2 檔案管理制度不健全，缺乏統一的管理

在醫院管理中，各家醫院一般都按照衛生管理部門要求制定適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，未有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也將檔案管理納入目標考核。因此醫院檔案還未有統一的管理制度和方法，管理格局混亂，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊

目前我國檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為檔案專業出身的人員較少，而且專業知識老化，知識面較窄，結構不合理，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展。檔案管理是專業性較強的學科，管好用好檔案需要有一定專業知識的人才，特別是在長期管理過程中所積累的知識與經驗，這對檔案管理很重要。而在醫院人才培養中，重視醫療技術人員素質的提高和教育，對檔案管理人員素質的提高和教育未納入計劃和要求，導致許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。

1.4 檔案門類分散，載體單一

目前，醫院檔案基本上分為文書、科研、基建、財會、設備、醫療(病志)六部分。這六部分的門類又多分散在幾個業務部門管理，加之檔案載體復雜，業務部門無法長久保管。而且在檔案室保管的大多是文書檔案，其他載體的檔案較少。由于對《檔案法》認識和執行不夠，未能認清檔案管理在醫療事業發展建設中舉足輕重的作用，一些部門單純強調工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認識到:一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認證和參考作用。這種現狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量。

1.5 檔案的利用不充分

主要是由于檔案室工作人員不能積極主動為部門、科室提供服務。加之一些部門未意識到在科研實踐中利用檔案進行研究、分析、總結經驗教訓，有助于加快各項工作進程，取得事半功倍的效果。使得檔案資源得不到充分利用，不能很好地為臨床醫療、科研和教學服務。

2對加強醫院檔案管理的幾點設想

2.1 加強對《檔案法》學習與宣傳，增強檔案法規觀念

當前，全國各級檔案部門都在根據《檔案法》的規定，積極推行檔案的綜合管理，并將其作為企業升級的一項重要指標。醫院也應加強對《檔案法》的學習與宣傳，除檔案工作者加強宣傳教育外，還需要領導重視，尤其要求各業務部門負責人增強法律觀念，使人們認識到文件材料歸檔，也是各科室的職責范圍是執行國家法規的需要從而增強依法治檔的積極性使各部門在抓檔案工作中，顧全大局，為檔案室的綜合管理提供資料，為豐富檔案室藏創造條件。

2.2 制訂合理的檔案管理制度，綜合管理醫院檔案

檔案集中統一綜合管理是國家檔案管理工作的制度和基本原則，也是《檔案法》以法律形式所確定的內容。但是醫院檔案工作內容繁多復雜，部門眾多而又分散，專業性、技術性強，檔案管理要求及機密程度要求差異懸殊。因此應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷完善。首先，建立與科技的發展、檔案管理手段的更新、管理水平的提高相適應的科學的檔案管理體系及健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。明確職責，并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理、統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價、同步發展。其次，要建立有效的激勵機制，將檔案建設作為各科專、兼職檔案員的年度考核內容之一，以激勵他們的工作熱情，促進檔案事業的完善發展。

2.3 轉變觀念，提高檔案管理人員素質

首先，檔案管理人員要解放思想，改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式。由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變，將檔案工作同醫院的社會效益和經濟效益聯系起來，在主動服務、跟蹤服務和開發利用上狠下工夫，適應外部環境和內部變革的需要。其次，檔案管理人員要刻苦學習專業知識，掌握信息處理、計算機操作等現代化管理技術，以適應檔案管理現代化的需要。另一方面，醫院應將檔案管理人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等繼續教育途徑，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，以適應檔案業務發展的需要，推動檔案管理水平的提高。

2.4 開發檔案資源，為醫院工作服務

檔案資源的的開發利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發，可以提高檔案的使用價值，為醫院業務、科研、教學、醫院管理及患者提供更好的服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益。醫院檔案管理人員要增強創新意識，強化服務觀念，不斷完善檔案檢索工具，以滿足醫院各部門及醫護人員對檔案利用的需求，通過提供熱情、細致、快捷、簡便的檔案服務，樹立醫院檔案部門良好的服務形象，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

2.5 加快檔案信息化建設，提高醫院檔案管理工作效率

醫院檔案科學化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、科學化、現代化的高標準系統工程。醫院要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，實現檔案管理網絡化。目前，計算機是現代化管理手段不可缺少的工具，具有檢索快捷、方便、高效等優點。針對醫院檔案門類較多，須保留大量的業務歸檔材料，醫院應從實際情況出發，創造條件，使檔案信息在現代化機器設備中準確、方便地再現，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果，實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。

總之，在現代社會信息化快節奏的今天，對檔案管理的要求越來越高，為適應發展迅速的形勢，應切實提高檔案管理水平。同時，醫院要加強開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，推動檔案工作發展，利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，必須并重視醫院檔案管理人員的培養，力爭實現醫院檔案管理的規范化、標準化、科學化、現代化。

[1]章文，田曉瓊.淺談醫院檔案管理的思路[J].醫學信息，2008，21.

[2]王偉國，李清.淺析如何實現醫院檔案管理現代化[J].黑龍江檔案，2007，28.

[3]王小菁.醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].中國現代醫生，2008，46.