企業(yè)檔案工作面臨的問題與對策

王林芳

（山西西山晉興能源有限責任公司，山西 太原 030000）

1 企業(yè)檔案工作的問題

1.1 檔案管理分散

由于企業(yè)各單位各部門對企業(yè)檔案管理認識深度不一，對其中明確規(guī)定的檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則不明晰，管理制度在很大程度上還停留在自發(fā)性層面上。各單位各部門檔案管理形式不一，給檔案資料的收集、整理、鑒定等工作帶來諸多不便。

1.2 檔案管理意識不強，基礎設施配套不到位

目前我們對企業(yè)檔案管理工作的認識不夠，在企事業(yè)單位中，檔案工作不易得到領導的足夠重視，甚至有時常常被忽略。工作缺乏主動性和創(chuàng)造性，對企業(yè)檔案工作采取了放任自流的態(tài)度。由于企業(yè)員工對“檔案管理”的概念和作用知之甚少，檔案意識相當薄弱，甚至有一些部門領導對加強檔案工作存在偏見，認為加強企業(yè)檔案管理沒有實質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入精力、財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，這在一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。

企業(yè)里檔案管理的基礎設施配套不到位，硬件軟件設施都比較落后，條件一般比較差，不符合檔案室的基本要求。檔案室狹窄、雜亂、“八防”設備不配套，是大多數(shù)企業(yè)單位普遍存在的問題。在庫房、裝具和設備上大多數(shù)企業(yè)的檔案室都不符合有關標準和規(guī)定，溫濕度控制上遠遠達不到對檔案保護的標準。至于檔案庫房管理及相關制度方面更是一片空白。檔案管理的基礎設施配備不到位嚴重影響對企業(yè)檔案工作的開展，甚至直接威脅到企業(yè)檔案的物質(zhì)安全，可能直接導致企業(yè)的檔案受到嚴重破壞。

1.3 檔案人員綜合素質(zhì)有待提升

目前企業(yè)雖然有一支穩(wěn)定的檔案管理團隊，但團隊的文化水平和專業(yè)素質(zhì)還不適應企業(yè)開展檔案工作的需要，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合管理部檔案室等情況時有發(fā)生。

2 企業(yè)工作的發(fā)展策略

2.1 領導重視到位，改善基礎設施建設

領導提高對企業(yè)檔案工作的重視，改變以往對企業(yè)檔案工作的不正確認識，把企業(yè)檔案工作放在企業(yè)各項工作的重要位置，關心企業(yè)內(nèi)的檔案工作的進行情況，要求檔案管理部門定期對領導進行工作匯報和工作總結。應將企業(yè)檔案管理工作納入企業(yè)的建設和發(fā)展規(guī)劃中，保障企業(yè)檔案工作得到足夠重視。企業(yè)的領導層還應對企業(yè)檔案工作進行部署監(jiān)督，企業(yè)每年都應召開檔案工作會議，對企業(yè)的檔案工作進行相關的必要的部署，并且隨時對企業(yè)檔案工作進行監(jiān)督檢查，保證檔案工作的部署安排能夠得到貫徹落實。在監(jiān)督檢查中如果發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出并予以改正。加大資金投入，改善企業(yè)檔案管理的基礎設施建設。在基礎設施建設方面應花費大力氣，因為基礎設施建設是保證企業(yè)檔案管理工作順利進行的基礎。基礎設施建設不到位，企業(yè)檔案管理工作就無從談起。基礎設施建設包括檔案庫房的建設、檔案存放裝具的選購和檔案管理設備的配備以及檔案庫房管理的相關制度建設等各方面。基礎設施建設應該達到相關的標準和要求，確保企業(yè)檔案管理工作能夠順利進行。

2.2 加強檔案隊伍建設，配備高素質(zhì)檔案人才

檔案事業(yè)要發(fā)展，人才是關鍵，將保障人員的配置作為企業(yè)檔案工作的重中之重。信息化社會下的企業(yè)檔案工作需要有一支高素質(zhì)的檔案隊伍。他們既要掌握檔案工作基礎業(yè)務的相關理論知識，也必須掌握現(xiàn)代信息化的一些知識，只有這樣他們才能做好當前形勢下的檔案工作。隨著企業(yè)現(xiàn)代化改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理的手段也隨之進行相應的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚老檔案工作者的優(yōu)良作風，又能根據(jù)工作的需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新。努力加強檔案隊伍建設，需要下工夫、花氣力，通過教育和培養(yǎng)等一些措施來鍛煉檔案工作隊伍，通過做好思想政治工作和開展業(yè)務培訓等方法，不斷提高隊伍的政治理論素養(yǎng)和業(yè)務工作能力。通過教育和培訓，要切實改變檔案工作人員配備不到位、檔案工作人員素質(zhì)不高、業(yè)務知識不熟悉的情況，切實提高企業(yè)檔案人員素質(zhì)，全面提升檔案工作者政治、業(yè)務和技術水平。

此外，要加強對檔案人員隊伍的管理，各企業(yè)單位應該明確一名領導分管，同時按規(guī)定配備檔案管理人員，而且必須是大專以上文化程度具有檔案專業(yè)知識的人員，保證檔案隊伍的素質(zhì)。通過大力整章建制，建立健全嚴格的責任制，建立監(jiān)督制約機制，定期考核，獎懲分明，形成人人向上、個個爭先的良好氛圍。通過競爭激勵機制，按照德才兼?zhèn)湓瓌t，把檔案干部隊伍中的優(yōu)秀人才使用好、提拔好，同時積極創(chuàng)造條件，為檔案干部學習深造、交流鍛煉提供機會，充分調(diào)動和保護檔案干部的工作積極性。

2.3 加大檔案執(zhí)法力度，建立健全自身法律法規(guī)

大力宣傳貫徹《檔案法》，增強檔案法制意識。加強業(yè)務規(guī)范建設要堅持依法治檔，加強《檔案法》宣傳貫徹力度，增強企業(yè)員工檔案意識，明確企業(yè)檔案分管領導，落實專人負責本企業(yè)檔案工作。必要時由檔案行政管理部門會同企業(yè)主管部門，開展集中式的執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查中一經(jīng)發(fā)現(xiàn)損害檔案事業(yè)的行為事實，對極少數(shù)嚴重不負責任的單位和當事人要依法進行處罰。開展以案學法活動，通過對查處案件的通報，維護依法治檔的嚴肅性，提高檔案法制部門的執(zhí)法效能和權威。必要時

考慮制定政府規(guī)章，將企業(yè)的檔案管理工作進一步納入法制化軌道，真正做到有法可依、有章可循。完善企業(yè)檔案管理工作的體制和機制，要完善快速反應的工作機制。對企業(yè)檔案處置中的一些共性問題，檔案行政管理部門要及時研究并提出對策，對少數(shù)企業(yè)存在的一些個性問題，要加強協(xié)調(diào)溝通，按照一企一策、一事一議的辦法加以變通解決。提高認識，依法管理。各級檔案行政管理部門要加強宣傳，提高企業(yè)依法管檔的意識；要依據(jù)法律法規(guī)，對企業(yè)檔案工作實施法治化、規(guī)范化管理；要針對企業(yè)檔案管理中存在的問題和違法行為，加大行政執(zhí)法力度，加強聯(lián)系，積極引導。

要建立健全企業(yè)檔案工作的法律法規(guī)建設。各企業(yè)單位應根據(jù)自身的特點，給本企業(yè)量身定做一套屬于自己的法律規(guī)章制度，這樣今后本企業(yè)單位開展檔案管理工作時就有法可依、有章可循。有了自己的法律規(guī)章制度，就可以應付本企業(yè)的各種特殊情況，有利于更好的開展本企業(yè)的檔案管理工作。

2.4 加快檔案信息化建設，開發(fā)利用檔案信息資源

隨著信息處理技術的不斷發(fā)展以及計算機應用的日益普及與深入，政府機關和企事業(yè)單位信息化進程也不斷加快。因此，要大力推進企業(yè)檔案信息化建設。根據(jù)企業(yè)檔案信息化建設的需要，應把企業(yè)檔案信息化納入企業(yè)現(xiàn)代化建設的總體布局，推進企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設同步進行。充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，逐步實現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng)，資源共享，進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。企業(yè)檔案信息化建設的目標和主要任務是：加快企業(yè)檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，推動企業(yè)檔案信息資源的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，加快推進企業(yè)檔案信息化標準體系。基本實現(xiàn)檔案信息利用服務網(wǎng)絡化、檔案管理工作自動化、信息管理法制化。

總之，檔案工作總則是對企業(yè)檔案工作的根本性判斷和界定，也是企業(yè)檔案工作的原則。這些原則高度概括出企業(yè)檔案工作的作用、意義和要求，是基于相應的社會發(fā)展階段、基本經(jīng)濟制度、法律法規(guī)環(huán)境的要求而形成，是經(jīng)過企業(yè)檔案工作長期實踐的檢驗和提煉，也是企業(yè)檔案工作經(jīng)驗的總結和創(chuàng)新思維的體現(xiàn)，反映出對企業(yè)檔案工作的基本要求。具體體現(xiàn)在日常的工作及管理之中，檔案管理人員對每一位利用者都能做到熱情接待，百拿不厭，百問不煩，想方設法為他們排憂解難，讓每一位利用者希望而來，滿意而去。面對新時期企業(yè)檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)，我們要進一步加強檔案意識，與時俱進，不斷開拓創(chuàng)新，促進檔案管理工作新發(fā)展、新突破，要充分發(fā)揮檔案資源利用，使檔案管理更好地服務于社會，服務于企業(yè)的長遠發(fā)展。因此，做好檔案服務工作主要是做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。