淺談聲像檔案管理

黃惠娟

廣東省東莞廣播電視臺，廣東東莞 523129

0 引言

隨著科技的發展，以聲、光、磁為介質的聲像檔案的產生越來越普遍，數量也越來越多。檔案的原始記錄性質，賦予了檔案重要的價值。我們要開發利用這些生動、形象的特殊載體檔案信息資源，首先就得保住它的完好性。現階段，聲像檔案保管部門環境條件較差、制度不健全，管理人員意識薄弱等問題造成聲像檔案管理混亂，直接影響了檔案的完整及利用，嚴重制約了檔案工作的整體發展水平。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

1 聲像檔案的定義及其意義

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的具有保存價值的資料或文獻以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、光盤等不同磁性材料或感光材料為存儲載體，以聲音和錄像為主要反映方式，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案可以通過靜止、動態的畫面和真實的聲音客觀、直接、形象、生動地記錄及再現過去發生的活動，具有強烈的空間感和時間感；聲像檔案通過先進的科學技術和快速的傳送手段，把工作中具有重要意義、保存價值的事件以最直觀的畫面記錄下來，能夠起到現實的查證和利用作用，對歷史研究具有重要的參考利用價值。具有信息記錄密度高、信息傳遞準確逼真、信息受眾覆蓋面廣等特點起到文字記錄材料所起不到的作用和效果，因此，聲像檔案是開發社會各項檔案信息資源的重要途徑，是檔案的重要組成部分。

2 當前聲像檔案管理存在的問題

隨著經濟的發展，社會辦公條件得以改善，在工作中攝像機、攝錄機及數碼相機等使用越來越廣泛。隨之產生大量的聲像文件，但是在對聲像檔案的實際管理中，還存有以下問題：

1）聲像檔案制度不健全或制度落實不到位

很多立檔單位對聲像檔案管理工作沒有制定健全的聲像檔案的收集、整理、利用制度及兼職檔案員的崗位職責制度，使聲像檔案管理資料的管理處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。很多聲像檔案存放在科室或個人內部保存，不移交統一管理保存，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。同時立檔單位沒有制定檔案使用的制約機制，檔案使用混亂，久而久之容易丟失，造成檔案資料失去完整性。另外，有的單位雖有制定相關制度，但落實不到位，使制度成了擺設，沒有發揮制度管理的應有作用。

2）聲像檔案保管環境條件差

由于聲像檔案大都以感光材料、化學磁性材料為載體制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響而發生劣變，失去保存價值和利用價值。因此，聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，需要具備防磁、防光和恒濕、恒溫等條件的保管專柜。但是從目前情況來看，很多立檔單位未能嚴格按照要求配備專業的聲像檔案專柜，而造成一些照片變黃退色，底片粘連變質，磁帶受損、圖像模糊不清、效果差等問題，不利于聲像檔案的長久保存和利用。同時，對多次使用和已污損的聲像檔案沒有及時修整、復制并更換保管環境，造成檔案資料的更多流失。

3）檔案管理人員的保管意識薄弱

由于現行聲像檔案從收集到歸檔的機制不完善，聲像檔案的歸檔工作很大程度上取決于管理人員保管意識的高低。一些聲像檔案長期存放在科室內部或個人，也未做相應的記錄說明，導致時間過久后對大量的照片、磁帶或電腦內照片、錄音、錄像，不能整理出資料的來龍去脈，給日后歸檔帶來麻煩，特別是隨著人員變動和機構調整，更容易造成聲像檔案的失控或流失。同時，有的管理人員對部分因時間較長、利用率相對較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗掉改錄其他內容的現象較多。如事后發現又需用這些聲像檔案時而再進行補拍、補錄，因為它已經失去了資料的真實性和凝重的歷史感。甚至會導致聲像檔案大量流失，造成檔案部門聲像檔案館藏匱乏，而且不能全面完整反映當時業務活動的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。

3 加強聲像檔案管理對策

1）加大管理部門聲像檔案管理的投入，提供檔案資料數字化存儲載體保管聲像檔案

立檔單位可將現代管理理念和計算機技術相結合應用于聲像檔案管理，通過先進設備進行資料數字化轉換，如：對錄像資料進行計算機視頻捕捉、采集及數碼格式轉換、制作、編輯、刻錄成光盤；對照片、珍貴紙質檔案材料等進行計算機掃描、修整、復原及數碼格式轉換。再將數字化檔案資料綜合集中存儲，避免紙質檔案磨損問題，方便檔案存儲，避免因科室保管環境惡劣而導致檔案資料的損壞和丟失。同時，將檔案資料數字化存儲后，檔案管理部門可以通過網絡系統建立一個專門保管聲像檔案的數據庫，設置程序實現檔案資源共享和網絡傳播遠程查詢，構建數字化檔案館，方便檔案資料利用和保存，提高檔案管理效率。將數字化聲像檔案保管可以通過兩個途徑實現：

（1）刻錄聲像檔案光盤保管：將數字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤或VCD光盤，減少重要聲像檔案的人為損害，并且方便查閱；

（2）“硬盤式”聲像檔案保管：固態硬盤是由控制單元和存儲單元（FLASH芯片）組成，簡單地說就是用固態電子存儲芯片陣列而制成的硬盤。“硬盤式”聲像檔案保管就是將已經數字化的聲像檔案通過共享的辦公信息管理系統即時傳送到檔案管理部門，由檔案管理人員將收到的原始聲像檔案通過技術手段改為“只讀性”聲像檔案，從而識別和保護聲像檔案的原始結構，保證其可靠性。最后將聲像檔案存入硬盤，并在其他計算機上進行備份，實現聲像檔案“硬盤式”存儲管理。而且以目前市場主流計算機硬盤技術參數來看，硬盤體積并不比普通錄像帶大，而且使用安全、壽命較長，成本較低，在保管上可以大大節省檔案裝具和庫房空間，可以充分發揮硬盤存儲數字信息量巨大的優勢，從而降低保管成本。同時硬盤傳輸數據的速度非常快，可以在網絡上直接查找已公開的聲像檔案信息，并能方便快捷地調用、復制和存儲。

2）改善檔案保管環境

上面談到將聲像檔案數字化存儲管理，但是如果立檔單位不具備計算機和互聯網技術，則必須改善檔案的保管環境。我們首先要對聲像檔案獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放。其次要建立符合聲像保管條件的裝具和符合聲像檔案保護條件的庫房， 嚴格控制庫房的溫度和濕度，保持適宜的溫度（即14℃～24℃）和相對濕度（即40%～60%）；磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場。以此保持庫房恒溫、恒濕、防磁、防潮、防塵、防磁、防光、防火、防蛀，以免發生霉變及磁性消失。 對正常保存的磁性載體檔案，可每10年復制一次并檢查有無問題， 對錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。長期保存且不常用的錄音帶、錄像帶每隔3.5年重繞一次，對使用頻率高或已經污損的聲像檔案要及時復制、修補，以免造成圖像損失。最后接觸保管檔案時管理人員要戴清潔的手套，以防汗漬污染底片。

3）加大檔案監督指導力度，健全檔案保管制度，指導和規范檔案保管程序

立檔單位要加大對聲像檔案保管的監督指導力度，并將其列入目標管理，在實際工作中要敢抓、敢管，加強檢查，對專業攝錄人員及產生聲像檔案部門的檔案管理跟不上的，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督。對于歸檔的音像成品，要進行系統整理，制定有效的配套措施，按照分類方案科學規范地排列檔案。要將照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤分別裝盒，垂直放置，專櫥保管。錄音帶、錄像帶可采取定期倒帶檢查等保護措施，促使其逐步規范管理，促進聲像檔案工作才能健康發展。同時要改變聲像檔案管理混亂的狀況，立檔單位必須健全檔案保管制度，規范檔案保管程序。對聲像檔案的日常保管、借閱和利用要作出明確規定，加大規范化管理，對平時形成的聲像資料從收集、歸檔到移交制定一套完整、嚴格的規章制度。同時立檔單位要制定聲像檔案的歸檔范圍、收集制度、管理標準以及相關人員崗位職責，加強與有關科室的人員溝通聯系，把分散在各部門和個人手中的檔案材料以及散失在外的檔案資料收集齊全進行存檔。減少資料流失，保證聲像檔案的完整、系統。另外檔案管理部門針對聲像檔案流失嚴重的現狀，應立即通知檔案行政管理部門派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重檔案資料得以及時、齊全地歸檔，統一管理，方便各方面利用。

4）提高管理人員的保管意識

現代化聲像檔案管理工作，迫切需要一大批既負責又精通檔案業務的高層次管理人員。為此，檔案部門要堅持以人為本，把檔案人員的培訓提高，納入專業技術人員培訓的整體規劃，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新知識結構，提高業務水平，同時立檔單位要依照《檔案法》和《著作權法》正確履行應盡的和享有的權利義務，通過宣傳教育，切實端正檔案管理人員的思想認識，牢固樹立起聲像檔案是檔案不可分割整體的意識。另外，立檔單位在工作中還可以運用板報、展覽、知識競賽等多種形式，強化聲像檔案重要性的宣傳教育，提高管理人員對聲像檔案的認識，提高管理工作的熱情，自覺關心、支持、參與對聲像檔案的管理工作，進而提高聲像檔案管理效率。

5）做好聲像檔案的開發利用

檔案管理人員同時應積極主動到科技人員和經營管理人員中去聽反映、做參謀、跟蹤咨詢，為他們積極提供有用的聲像檔案材料，把有限的聲像檔案充分利用起來，發揮它們的保管作用。檔案人員還要積極參與公開展覽、學術交流等各種社會活動，利用各種聲像材料，服務于社會各類建設事業，使聲像檔案真正發揮切實有效的作用。此外，在聲像檔案的開發的利用上，還要重視信息交流、合作。信息時代的特征就在于信息交流、合作，資源共享。適合公開的聲像檔案完全可以拷貝、復制，提供給用戶。

4 結論

綜上所述，在信息技術時代，照片、錄像等不同載體的檔案將會越來越多，如不重視和解決聲像檔案管理利用上面臨的問題，勢必會嚴重影響新時期檔案工作的開展。因此希望有關部門尤其是檔案管理部門要把聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。

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