新時期海西林業檔案管理的發展前景及對策

劉敏

(海西州森林病蟲害防治檢疫站,青海海西817000)

1 引言

我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作,這實質上客觀地規定了由單位內部建立起來的基層檔案管理部門來承擔本單位現行林業科研文件的管理。隨著林業科研事業的發展,科研成果及信息技術不斷出現,科技檔案管理需不斷改進和完善。

2 實現林業檔案管理現代化的內涵

2.1 實現林業檔案管理現代化的必要性

林業檔案管的理現代化是當今世界檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程,是新時期檔案事業發展的必然趨勢。也是檔案事業快速發展的必由之路。推動管理現代化,就必須建立新的管理機制和管理體系,以適應持續、全面發展的需要。隨著信息化時代的到來,信息化從理論方式到技術手段,都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程,不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。由于數字林業的興起,目前,林業檔案管理模式已不適應需要,原因有以下幾點。

(1)檔案數量急劇增加,必然使檔案的效率和質量相應提高,那末管理的物質條件與技術手段也要相應地加以改善。

(2)隨著科學技術的發展,出現了許多新型信息介質,如磁盤、光盤、錄象帶、錄音帶、照片等好多材料要求原介質報送。當今社會經濟建設是社會發展的主導潮流,而檔案工作則是這股潮流中唯一可鑒定歷史成因的構件因素,隨著經濟的發展,國家林業六大重點生態工程的全面實施,為林業檔案管理工作提出了新的更高的要求,為此,走林業檔案管理現代化的道路成為解決檔案工作發展中突出問題的必經之路。

2.2 實現現代檔案管理的意義

2.2.1 提高儲存能力

目前現代技術,特別是縮微技術、光盤技術的應用,為日益增多的檔案存貯和管理提出了有效的解決途徑,從而增強了檔案部門的收藏能力。

2.2.2 提高信息處理能力

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點,在文件的管理上,運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還,以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。

2.2.3 提高工作效率

運用計算機進行林業檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域,以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統的紙質檔案載體,在檔案領域占主導地位,給檔案工作注入生機和活力。

2.2.4 提高人員素質

運用計算機管理檔案工作,須加速實現檔案工作人員素質現代化,檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識,就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才,又是管理型人才,只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍,檔案事業才能不斷興旺發達。

3 林業檔案管理現代化建設的對策

3.1 檔案人才的科技化

現代化的管理需要現代化的人才,現代科學技術手段和先進科學管理方法的掌握和應用,人是決定因素。在檔案管理現代化的進程中,檔案干部不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質,還應具備作好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。檔案工作人員要熟悉檔案業務,認真學習、深刻領會和掌握檔案行業標準,樹立高度的工作責任心,做好檔案數據的錄入工作,積極參與檔案學術研究,不斷提高理論研究水平,掌握處理電子文件、電子檔案的技術。如計算機技術、光盤技術、多媒體及數據通訊、網絡技術,才能適應現代化管理的需要。同時檔案工作者應肩負著歷史的職責,有義務將接收的所有檔案運用計算機管理,豐富科技信息資源,推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平,也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。

3.2 檔案資源信息化

21世紀,信息化已成為各行各業現代化的核心與主導,以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐,是將檔案資源和檔案各項管理過程,通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸,實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用,實現檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現代化的核心內容。

(1)檔案信息資源建設,即通過數字化、網絡化技術手段,建立起各級各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫。

(2)檔案基礎平臺建設,包括檔案網絡建設和管理系統開發利用,建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺,實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。如海西林業檔案于2000年開始檔案信息化建設工作。2002年建立了局域網,實現了局內五臺計算機的資源共享,建立了案卷級、文件級目錄數據庫。

3.3 林業檔案管理現代化

(1)管理對象及其特點不同,紙質檔案是傳統檔案管理的主體,其信息與載體不可分割;而檔案管理現代化條件下,其對象更多的是數據化形式的檔案,具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特征。

(2)管理模式的不同：傳統的檔案管理是手工管理模式,包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統計和提供利用等諸環節。現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主,工作環節以監控信息為核心。因此要實現檔案管理現代化,就要改變檔案管理模式,提高檔案管理水平,針對檔案管理工作的特點,必須努力克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式,改變傳統的手工檢索查檔方法,以智能化的計算機管理檔案,以數字化的信息技術提供利用服務,充分發揮庫存現有檔案的信息資源,為區域經濟發展、為領導決策、為社會各界群眾提供最優質的服務,以提升檔案管理工作的社會地位,提高檔案現代化管理的整體水平。

3.4 檔案管理標準化

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。在信息時代,信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范,如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等,都需要通過制定和建立各類檔案管理標準,形成檔案管理標準體系,來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

3.5 林業檔案的現代化利用

保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發展,以數字化、網絡化手段提供優質高效的檔案信息服務,已經成為檔案工作的方向和重點。在實現檔案管理現代化的情況下,電子計算機技術、現代通訊和網絡技術的應用將逐步突破檔案館之間利用者的嚴格界限,改變檔案館坐等上門,被動提供利用服務的現狀。利用檔案網站宣傳檔案界的最新動態,公布已開放檔案的全宗名冊、目錄索引及政府公開的現行文件,并與政務網聯通,與各省、市、自治區的館網實現館際互聯、互訪、互通信息,真正做到檔案信息資源的共享,使網上查閱檔案變為現實,使檔案館的利用者范圍不斷擴大。未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網絡聯系起來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉,從有限開放到全面開放,為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。同時檔案網站也將成為宣傳檔案、認識檔案的一個窗口,提高檔案的社會透明度和知名度,增強全社會的檔案意識。可見檔案利用現代化將是檔案管理現代化的最終目的。

4 結語

檔案是歷史的真實紀錄,是社會主義精神文明建設的重要組成部分,在建設有中國特色社會主義道路上,落實“三個代表”重要思想,永葆共產黨員先進性,體現我們黨始終“代表先進文化的前進方向”,必須實現檔案管理現代化。以檔案現代化管理為突破口,理順管理機制、強化管理意識、創新管理方法和管理手段,提升管理質量和管理水平,使檔案管理工作與時俱進,緊跟信息化發展的步伐。真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平,使之更好地服務于經濟建設、服務社會的發展和進步,服務于我國改革開放和建設有中國特色社會主義的偉大事業。

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