“批復(fù)”在新信息時(shí)代下的效率分析——以“批示件”批復(fù)用詞為例

劉 誠(chéng)

河海大學(xué)公共管理學(xué)院，江蘇 南京 211100

在官方組織傳播中，公文是傳播硬件，以“批復(fù)”為例，其特點(diǎn)為“傳播者以組織或團(tuán)體的名義講話；信息大多是指令性、教導(dǎo)性和勸服性的內(nèi)容；具體活動(dòng)是在有組織有領(lǐng)導(dǎo)的情況下進(jìn)行的；傳播活動(dòng)有一定的規(guī)模。”公文往往涉及到組織的運(yùn)行效率，是組織運(yùn)作的“血液”，是為解決問(wèn)題而存在。當(dāng)信息流動(dòng)加快，而其中包含的信息卻不明確，就容易導(dǎo)致信息梗阻，更會(huì)導(dǎo)致后來(lái)的信息層疊受阻，使其破壞力加大，影響系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)。其中以目前社會(huì)上出現(xiàn)問(wèn)題最多、最明顯的、日常辦公使用最多的決定性公文寫作——“批示件”最為引人關(guān)注。

1 “批示件”模糊用詞——“擬同意”現(xiàn)象

根據(jù)文化部2010年3月文件，2009年中央領(lǐng)導(dǎo)同志批示持續(xù)大幅度增長(zhǎng)，全年共收到中央領(lǐng)導(dǎo)批示655件，2008年399件，2007年378件。此文件提到的批示實(shí)指“批示件”。另?yè)?jù)2001年國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，中國(guó)法定的公文有令、決定、公告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等9種，并沒(méi)有“批示件”的概念。

可見(jiàn)，在“批示件”的概念問(wèn)題上，各方面存在不統(tǒng)一。根據(jù)批示件的屬性、功能、作用，本文認(rèn)為“批示件”應(yīng)該屬于批復(fù)的一類，上文所呈現(xiàn)的“批示件”在概念上的不明確性是導(dǎo)致諸多問(wèn)題出現(xiàn)。

在批示件的批復(fù)中我們最容易發(fā)現(xiàn)的3個(gè)字是——“擬同意”?！皵M同意”逐漸成為決策圈里的萬(wàn)能批語(yǔ)，流傳甚廣，并逐步取代上個(gè)世紀(jì)流行使用的“基本同意”，性質(zhì)等同于“對(duì)某某事件感到很遺憾”之套話，最常見(jiàn)于各類官方重大問(wèn)題的決策或者牽連人際關(guān)系的敏感問(wèn)題批示。與“擬同意”類似的常見(jiàn)批復(fù)還有諸如“請(qǐng)酌情辦理”，“按規(guī)定辦理”，“已閱”，等模糊用詞，再或者“畫圈圈”，總之，沒(méi)有明確之意見(jiàn)和建議，辦與不辦全憑下屬的臆測(cè)，此類批復(fù)的結(jié)局往往消失在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的檔案室里。

此類用詞意義上模凌兩可，形式上過(guò)于簡(jiǎn)約，試問(wèn)在某問(wèn)題的處理上如果之前沒(méi)有相關(guān)規(guī)定或者處理案例難道就要擱置不辦？如果下屬將上述批復(fù)理解為領(lǐng)導(dǎo)只是謙虛用詞，而貿(mào)然辦理，一旦決策錯(cuò)誤是否會(huì)被追究相關(guān)責(zé)任？領(lǐng)導(dǎo)層是否可以免責(zé)？ 如果下屬認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)是用“擬”字是表達(dá)自己謹(jǐn)慎的態(tài)度，而擱置不辦，造成重大經(jīng)濟(jì)損失，誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)？ 2008年安徽省某市公交公司在某報(bào)上刊登了“計(jì)劃”開通的公交線路圖，臨刊登時(shí)將“計(jì)劃開通”改成了“擬開通”，實(shí)際至今未開通。市民不解，追究責(zé)任，然而一個(gè)“擬”字順理成章地免去了公交公司的言而無(wú)信之責(zé)。

根據(jù)國(guó)家規(guī)定，“批復(fù)是‘適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)’的指揮性公文。批復(fù)只能針對(duì)下級(jí)單位的請(qǐng)示而用，凡有請(qǐng)示，上級(jí)必須及時(shí)批復(fù)，如果延誤，上級(jí)要擔(dān)責(zé)任。其特點(diǎn)是對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的態(tài)度、意見(jiàn)、必須鮮明、明確、肯定，不能模凌兩可，似是而非，不得要領(lǐng)；不能偏離請(qǐng)示內(nèi)容或者借題發(fā)揮。是同意還是不同意？是部分同意還是部分不同意？為什么？應(yīng)該如何？不應(yīng)該怎樣？這些都必須寫得十分具體、明白、嚴(yán)謹(jǐn)，以利于下級(jí)理解、執(zhí)行?！盵1]批復(fù)如此，同理適用于“批示件”。

另?yè)?jù)《常見(jiàn)公文批示用語(yǔ)》的通知（審便函[2004]7號(hào)）：圈閱即表示同意（簽發(fā)文件除外），審批人在自己姓名上劃圈即代表簽字該通知同時(shí)也表明大陸公文批復(fù)用詞規(guī)范里并沒(méi)有“擬同意”等模糊關(guān)鍵詞，并明確規(guī)定上級(jí)批復(fù)要使用“同意”或者其他意見(jiàn)，值得注意的是——圈閱即表示同意。決策層一旦簽署公文，絕對(duì)沒(méi)有免責(zé)的可能，“擬同意”是不可能的，哪怕你只是畫個(gè)圈。

2 “擬同意”批示現(xiàn)象的歷史原因

這種批示早在建國(guó)之初就見(jiàn)諸文件之上了。

在周恩來(lái)總理所批示的文件中“擬同意”這3個(gè)字出現(xiàn)的頻率很高。1954年12月11日，外交部對(duì)遞交國(guó)書的禮賓程式提出了修改方案，周恩來(lái)批示：“擬同意此項(xiàng)改革方法，請(qǐng)主席批示?！碑?dāng)天，毛主席批示：“照辦?！?970年4月24日，周恩來(lái)書面報(bào)告毛澤東：我國(guó)以三級(jí)火箭試放第一顆衛(wèi)星各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，現(xiàn)“擬同意于今夜發(fā)射，請(qǐng)主席批示”。毛澤東批示：“照辦”。當(dāng)晚，中國(guó)第一顆人造地球衛(wèi)星“東方紅一號(hào)”發(fā)射成功。

一生謹(jǐn)慎的周恩來(lái)直到晚年，依然常常用“擬同意”來(lái)表達(dá)自己的意見(jiàn)。周恩來(lái)作為一國(guó)總理尚且只能“擬同意”，其他國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)然也是一樣。這個(gè)批復(fù)傳統(tǒng)被沿用至今，然而“擬同意”在當(dāng)時(shí)的特殊國(guó)情下意味著謹(jǐn)慎辦事，時(shí)至今日卻被大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)層奉為中庸自保的為官之道。

3 新信息時(shí)代下的“公文”必備的素質(zhì)以及“擬同意”帶給我們的啟示

新信息時(shí)代是各類資訊無(wú)障礙快捷傳播，社會(huì)運(yùn)行越來(lái)越開放透明的時(shí)代，對(duì)組織的運(yùn)營(yíng)要求更高，更加要求處理相關(guān)問(wèn)題的效率，以適應(yīng)不斷全球化的國(guó)際市場(chǎng)和國(guó)際環(huán)境。在過(guò)去的時(shí)代背景下，信息的獲取與掌握呈“倒金字塔”狀態(tài)，而新信息時(shí)代下的傳播是反饋式傳播，迅速?zèng)Q策是其特點(diǎn)，因此，新信息時(shí)代下的公文必須具備的素質(zhì)就是高效率。

古人告訴我們“有法依法、無(wú)法援例、無(wú)例如擬、無(wú)擬交議”，有法必須依法辦事，如果從法律中找不到依據(jù)，那是法律不完善，時(shí)不可待，也不必等法律條文漏洞消除了再作決議，此前的先例是解決這類事件的依據(jù)。倘無(wú)先例，也不是不予處理的借口，可以無(wú)例如擬，由主管者重新擬就一個(gè)處理的辦法。如果事關(guān)重大，新擬的東西不一定得到眾人的認(rèn)可，此時(shí)要批示交付大家商議、討論，最后拿出一個(gè)措施解決前所未遇的難題?？傊忻鞔_的解決辦法，而不能“擬同意”。

公文批示亦可借鑒此法，古人能如此辦事，今人亦能如此。

[1]林一順.新編公文寫作教程[M].河海大學(xué)出版社.

[2]《常見(jiàn)公文批示用語(yǔ)》審計(jì)署辦公廳（審便函[2004]7號(hào)）.

[3]領(lǐng)導(dǎo)批示:微妙技巧與傳閱邏輯.南方周末.