唱好三部曲做好辦公室秘書工作

朱建梅

（樂山電業(yè)局四川樂山614000）

唱好三部曲做好辦公室秘書工作

朱建梅

（樂山電業(yè)局四川樂山614000）

做好辦公室秘書工作，要強(qiáng)化大局意識(shí)，實(shí)踐奉獻(xiàn)精神和創(chuàng)新精神，發(fā)揚(yáng)精、快、細(xì)的作風(fēng)。關(guān)鍵詞：辦公室秘書工作

辦公室是一個(gè)單位（部門）的參謀部，而秘書工作又是辦公室工作的重要核心。秘書工作是否規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，不僅直接關(guān)系到辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且影響到本單位（部門）重大決策的及時(shí)傳達(dá)和順利實(shí)施。

樂山市電力全系統(tǒng)辦公室秘書工作經(jīng)過多年理論和實(shí)踐的總結(jié)，形成了嚴(yán)格的秘書工作制度和行之有效的管理辦法。近年來，辦公室秘書工作緊緊圍繞國、省電力公司和樂山電業(yè)局的中心工作，改進(jìn)作風(fēng)，優(yōu)化服務(wù)，切實(shí)做到辦文抓規(guī)范，辦會(huì)抓質(zhì)量，辦事抓效率，進(jìn)一步提高了辦事效率、服務(wù)水平和工作質(zhì)量。

但是，新形勢對秘書工作的要求越來越高?？v觀全電力系統(tǒng)的秘書工作，水平發(fā)展還不平衡，還不能很好地滿足工作的需要。主要體現(xiàn)在：一是人員變動(dòng)頻繁，新手多，業(yè)務(wù)不熟；二是有關(guān)制度還不盡完善，工作欠規(guī)范；三是工作主動(dòng)性不夠強(qiáng)，超前服務(wù)意識(shí)不夠濃；四是習(xí)慣于照章辦事，創(chuàng)新意識(shí)不夠強(qiáng)；五是參謀助手作用發(fā)揮不夠，服務(wù)水平還有待提高。

為了適應(yīng)新形勢的需要，全市電力系統(tǒng)辦公室秘書工作應(yīng)唱好“三部曲”（即強(qiáng)化一種意識(shí)，實(shí)踐兩種精神，發(fā)揚(yáng)三種作風(fēng)），努力創(chuàng)造新業(yè)績，為樂山電力事業(yè)實(shí)現(xiàn)新跨越做出貢獻(xiàn)。

一、強(qiáng)化一種意識(shí)——“大局意識(shí)”

提起秘書工作，在許多局外人的意識(shí)之中無非就是收收發(fā)發(fā)、接轉(zhuǎn)電話、打字校對、跑腿辦事。但是秘書工作人員如果也這樣膚淺地認(rèn)識(shí)秘書工作的性質(zhì)、地位和作用，是絕對搞不好工作的。應(yīng)通過組織學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、分析辦文辦會(huì)辦事實(shí)例、總結(jié)工作等方式，使秘書工作人員深切體會(huì)到秘書工作雖然非常平凡，干的都是一些不引人矚目的小事，但如果這些小事干不好，就會(huì)直接影響到整個(gè)辦公室工作的運(yùn)轉(zhuǎn)、影響決策的順利實(shí)施，就是大事；秘書工作雖然普通，干的都是一些服務(wù)性質(zhì)的工作，但是其政治性、政策性極強(qiáng)，收文、核文、辦文、辦會(huì)、打印、文件管理任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會(huì)產(chǎn)生難以估量的后果；秘書工作實(shí)際上是集樞紐作用、助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用、窗口和門面作用于一身的事務(wù)性較強(qiáng)的服務(wù)工作。通過學(xué)習(xí)和教育，秘書工作人員要牢固樹立“秘書工作無小事”的觀念，不斷增強(qiáng)大局意識(shí)，使之能自覺地把平凡的工作放到全局工作中來，擺正位置，增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感，從促進(jìn)電力事業(yè)發(fā)展的高度認(rèn)真細(xì)致地搞好每一項(xiàng)具體工作。

二、實(shí)踐兩種精神

秘書工作人員應(yīng)努力實(shí)踐兩種精神：即奉獻(xiàn)精神和創(chuàng)新精神。

（一）奉獻(xiàn)精神

秘書工作是一項(xiàng)非常平凡、非常清苦，不顯山不現(xiàn)水的幕后工作。被動(dòng)性強(qiáng)，日常的事務(wù)性工作多，繁雜、單調(diào)、瑣碎，最不容易出成績，稍有不慎就要出差錯(cuò)，而且責(zé)任重大。因此，從事秘書工作不僅需要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)、較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且還需要有顧全大局、甘為鋪路石的品質(zhì)，有熱愛秘書工作、愛崗敬業(yè)的情懷，有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。由于以上諸多因素，許多人都不愿意干這一行。但秘書工作又苦中有樂。因?yàn)槊貢ぷ魇清憻捜说娜蹱t，是通向任何職業(yè)的階梯，是人生騰飛的翅膀。因此，要十分重視在秘書工作人員中加強(qiáng)愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的教育，使他們認(rèn)識(shí)到自己所從事的工作的重要性，鼓勵(lì)他們把從事秘書工作當(dāng)作自己人生中難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)、磨煉的機(jī)遇、寶貴的閱歷，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，使他們勤奮積極，盡心盡責(zé)地搞好本職工作。

（二）創(chuàng)新精神。

秘書工作是辦公室最原始、最古老的工作，天長日久、日積月累，已形成了一套固定的工作模式和標(biāo)準(zhǔn)，一些工作帶有很強(qiáng)的習(xí)慣性、被動(dòng)性和事務(wù)性。但秘書工作并非一潭死水，它又是一項(xiàng)常干常新的工作。新的形勢、新的任務(wù)、新的要求，迫切需要秘書工作有新的思維、新的舉措、新的業(yè)績。因此，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)思維，絕不能因循守舊。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和總結(jié)，認(rèn)真研究和把握秘書工作的特點(diǎn)和規(guī)律，努力改變那種單純應(yīng)付的被動(dòng)局面，實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，即轉(zhuǎn)變思想觀念、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念。一是由習(xí)慣性思維向適應(yīng)性思維轉(zhuǎn)變。即不能按部就班、墨守陳規(guī)、照本宣科，按老習(xí)慣、憑經(jīng)驗(yàn)辦事，一味地沿襲過去。要不斷分析研究，適應(yīng)變化發(fā)展了的新形勢。二是由滯后思維向超前思維轉(zhuǎn)變。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性，做到看在前、想在前、干在前，超前預(yù)測，主動(dòng)出擊。想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急、辦領(lǐng)導(dǎo)之所需。

2.轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。一是要由即期服務(wù)向超前服務(wù)轉(zhuǎn)變。不能只滿足于做好當(dāng)前工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，應(yīng)深謀遠(yuǎn)慮，超前預(yù)測、超前服務(wù)。實(shí)現(xiàn)“領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思、領(lǐng)導(dǎo)未問有所知、領(lǐng)導(dǎo)未示有所為”。二是由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。即在工作中不能被動(dòng)地坐等領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，習(xí)慣于圍著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒轉(zhuǎn)。要努力扭轉(zhuǎn)這種被動(dòng)局面，積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)、為部門和單位的各項(xiàng)工作順利推進(jìn)提供服務(wù)，提前做好工作。變等事干為找事干，變要我干為我要干。

三、發(fā)揚(yáng)三種作風(fēng)

秘書工作始終要堅(jiān)持辦文講規(guī)范、辦會(huì)講質(zhì)量、辦事講效率，同樣也必須大力發(fā)揚(yáng)三種作風(fēng)：即“精”、“快”、“細(xì)”的工作作風(fēng)。

（一）“精”

所謂“精”就是指秘書工作應(yīng)始終堅(jiān)持精品意識(shí)。

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)要精通。每個(gè)崗位都要高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，克服“過得去”“差不多”這種小進(jìn)則滿、自我陶醉的思想，杜絕固步自封、夜郎自大現(xiàn)象。要勤學(xué)苦練，刻苦鉆研，力爭成為本行業(yè)、本崗位的行家里手。

2.辦文精確快捷。熟悉上情，吃透下情。收文后，及時(shí)登記，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工，準(zhǔn)確提出分送范圍，發(fā)揮參謀助手作用，實(shí)事求是地提出切實(shí)可行的擬辦意見，及時(shí)轉(zhuǎn)辦，加強(qiáng)催、督辦。

3.核文精雕細(xì)琢。嚴(yán)把“五關(guān)”：政策關(guān)、法律關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)、體例關(guān)。反復(fù)推敲，字斟句酌，仔細(xì)核對，做到政策上不出偏差，文字上不出紕漏，格式上不出洋相，堅(jiān)持出精品。

4.辦會(huì)精益求精。從擬發(fā)會(huì)議通知、打印裝訂、分送會(huì)議材料到會(huì)場布置，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要一絲不茍，精心安排，細(xì)致周密，精益求精。

5.辦事精明能干。要積極轉(zhuǎn)變思想觀念和服務(wù)方式，進(jìn)一步增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、預(yù)見性和超前性，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思維和意圖，開動(dòng)腦筋，積極主動(dòng)地服好務(wù)。同時(shí)要加強(qiáng)與上上下下、對內(nèi)對外的聯(lián)系，強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)，妥善處理關(guān)系，優(yōu)質(zhì)高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。

（二）“快”

“快”就是要加快工作節(jié)奏，高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率。

辦文要加快。辦文流程要科學(xué)規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)高效，實(shí)行平件急辦、急件快辦、特件特辦，限時(shí)辦結(jié)。

辦事要勤快。承辦事務(wù)性工作要勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手、勤動(dòng)口、勤動(dòng)腿，盡快辦結(jié)，及時(shí)反饋。

（三）“細(xì)”

秘書工作無小事，必須要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，實(shí)行精細(xì)化管理，不能有絲毫馬虎。辦文要細(xì)心，核文要細(xì)致，辦會(huì)要細(xì)密。

1.辦文要細(xì)心。收文要細(xì)心清點(diǎn)，詳細(xì)登記；轉(zhuǎn)辦急件時(shí)，還要仔細(xì)登記具體收到和辦結(jié)時(shí)間，履行簽收手續(xù)，保管好登記本，以作備查。

2.核文要細(xì)致。校核文稿時(shí)，要仔細(xì)核對，摸清背景。是上級已發(fā)同類文件，還是黨委、行政決定下發(fā)的。如涉及機(jī)構(gòu)、編制、經(jīng)費(fèi)、表彰問題的，相關(guān)職能部門是否協(xié)商一致。

3.辦會(huì)要細(xì)密。細(xì)節(jié)決定成敗，因此從擬發(fā)會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議材料、會(huì)場布置、音響調(diào)試、會(huì)議食宿安排等每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)致周密，加強(qiáng)銜接，密切協(xié)作，不允許有任何疏漏和差錯(cuò)。每次會(huì)議都要做到會(huì)前準(zhǔn)備充分，會(huì)中服務(wù)周到，會(huì)后總結(jié)全面，不斷提高辦會(huì)水平。

總之，辦公室秘書工作要追求“快”，辦求“精”，務(wù)求“細(xì)”。同時(shí)，還應(yīng)堅(jiān)持“嚴(yán)”字當(dāng)頭，狠抓內(nèi)部管理，著力加強(qiáng)制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、組織建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)，做到制度嚴(yán)格、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，努力培養(yǎng)和造就一批政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、成績佳的辦公室秘書工作隊(duì)伍。

責(zé)任編輯：劉國春

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C93

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10.3969/j.issn.1009-6922.2010.05.10

1009-6922（2010）05-36-02

2010-11-11

朱建梅（1976-），女，四川峨眉山人，現(xiàn)就職于樂山電業(yè)局。主要研究方向：辦公室文秘工作。