關于高校文書檔案管理改革的思考

汪小琴

（安徽工業大學，安徽 馬鞍山 243002）

關于高校文書檔案管理改革的思考

汪小琴

（安徽工業大學，安徽 馬鞍山 243002）

基于黨政機關實施《歸檔文件整理規則》的良好效果及發展趨向，分析了目前高校文書檔案分類規范存在的不適應性問題，提出調整高校檔案分類方案的設想，建議將高校文書檔案由現行按問題分類改為按機構分類，簡化高校歸檔文書文件分類整理，提高高校文書檔案管理效能與服務水平。

高校文書檔案；管理規范；改革

經過幾年的實踐，全國黨政機關歸檔文件整理改革上取得了顯著成就，機關文書檔案管理觀念與管理模式發生了較大轉變。在“簡化整理、深化檢索”的新思路引導下，近些年來已有部分高校檔案部門積極探索執行國家文書檔案改革方針政策，采取了一系列舉措，促進了文書檔案管理，但由于高校檔案管理自成系統，高校系統檔案業務規范改革步伐明顯跟不上時代的步伐，大家在改革中過多地顧慮行業規范的制約，檔案管理與服務工作不適應高等教育事業的快速發展和高等學校檔案信息的開發與利用需求。這就迫切需要高校檔案工作與時俱進，大膽改革，及時制定適應時代需求，符合高校發展需要，能夠有效銜接國家標準、行業規范，切合高校實際的文書檔案管理規范。

一、國家文書檔案改革實踐和趨勢

2000年12月6日，國家檔案局頒布實施《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》。作為檔案行業標準，適應檔案管理現代化的需要，《規則》基于辦公自動化和計算機超大檢索功能，對我國傳統的文書立卷方法進行了改革，對歸檔文件整理工作的許多環節進行了調整和簡化，實行文件級管理，使專兼職檔案工作人員從繁瑣、復雜的立卷工作中解脫出來，將主要精力用于深化檢索、提高服務質量上，使文書檔案工作從收集、整理、保管、檢索、利用呈現出全新的面貌。在此基礎上，2006年國家檔案局又頒布實施了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（即8號令），進一步推動了文書檔案改革進程。經過近十年的實踐，黨政機關已普遍實施《規則》，取得了良好效果。隨著辦公自動化軟件與電子政務的逐步推進，文書檔案的管理隨辦隨歸檔，一事一件，簡化整理，深化檢索，利用便捷，最終會走向文檔一體化管理模式。在黨政機關成功實施的新《規則》，最終會向全國各領域推廣開來。科學、有效執行新《規則》無疑已成為新時期高校文書檔案管理改革的必然選擇。

二、高校文書立卷改革中的幾個問題

新的《規則》主要適用于黨政機關，目前對企事業單位允許參照執行但未做強制性要求，近些年來部分高校也開始實施新規則，但大多是在執行高校檔案分類方案的前提下，在黨群、行政這兩類純屬文書檔案范疇里做了些改革，按新的規則改卷為件進行整理。安徽工業大學是從2007年開始在黨群、行政類及教學類的綜合類中實行了新的整理方法，從過去按問題組大卷，三孔一線裝訂，擬寫案卷標題、卷內目錄、全引目錄等繁瑣的環節簡化為按“一事一件”整理，不銹鋼釘簡單裝訂，制作歸檔文件目錄等環節。經過幾年的實踐，確實起到了簡化整理、方便檢索與利用、簡化部門歸檔工作程序等預期效果。但與機關文書檔案管理相比，高校文書檔案的形成、管理皆有著自身的特點，特別是現行高校檔案管理規范與實體分類方案的特殊性，我們高校在執行新的規則中并不能象黨政機關文書檔案管理改革那樣順暢。

（一）文書立卷改革呼喚高校文書檔案由分散走向集中

1993年11月，國家教委辦公廳出臺《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》，并在全國普通高校中貫徹落實，一直延續至今。安徽工業大學從1994年開始實施，并根據學校實際有所改進，但總的原則和分類標準仍遵照執行《高等學校檔案實體分類法》。《高等學校檔案實體分類法》“以高等學校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別”，“把同一類檔案管理性和業務性材料集中在一起”，強調檔案材料的業務性，同時又把同一領域內的綜合類、業務類檔案融為一體，形成高校自身的檔案管理體系。在這一原則指導下，《高等學校檔案實體分類法》把一個全宗內檔案分為十個一級類目——黨群、行政、外事、出版、教學、科研、基建、財會、設備、產品等，每個一級類目下設二級類目，在二級類目中分為綜合類和業務類。從文書、科技、專門檔案三分法的角度，高校的黨群、行政、外事、出版及其它類中的綜合類皆屬文書檔案范疇。這就意味著高校文書檔案是分散于各類檔案之中，這樣就產生了高校檔案與其他企事業單位檔案的特殊性，由此也就產生了高校文書立卷改革中的特殊問題：

每一類檔案采取了不同的整理方法，難以給“件”作出明確的界定。同一類檔案中有件和卷，因為新的《規則》只適用于文書檔案，而其他如科研、基建、設備等科技檔案因其自身的成套性而未改卷為件。

當時高校檔案實體分類法出臺時，是鑒于當時大部分高校檔案管理規模較小，內部人員大多按類分工協作且基本上停留于手工管理階段，如此劃分其目的是便于實行部門歸口立卷和檢索方便。而經過十幾年的快速發展，高校檔案管理規模不斷擴大，計算機在檔案管理中得到應用，為高校打破各類綜合類的壁壘，集中統一管理文書檔案，實行新的《規則》成為可能。

（二）高校的快速發展要求高校文書檔案重新分類

高校內部體制改革，使《高等學校檔案實體分類法》確立的分類單元和依據的“領域”本身已發生了變化。高校檔案按領域范疇設置類目的檔案實體分類法的出臺是與當時以傳統的手工管理為主的高校檔案管理實際和高校當時的職能劃分、黨政、教學等管理實際相適應的，曾有效促進了高校檔案管理的發展。但隨著高校辦學體制的不斷轉變、內部管理體制的不斷改革，這些年來，作為分類單元和依據的“領域”、“職能”本身已發生了變化。況且這里的領域、職能本身就是一個大的框架，在具體分類工作中，很容易造成因人而異的現象。所以現實中就愈來愈多地出現同類檔案形成于眾多部門，一個部門形成不同門類檔案的情況，從而使高校檔案管理在實際的分類和立卷歸口上再也無法按現行規范的既定標準來界定，其中表現尤為突出的是各類的綜合類，經常出現“有類無檔”或“有檔無類”的現象，從而留下材料收集不全、歸類不統一、查找難等隱患。另外，材料跨部門分類增加了兼職檔案員分類組卷難度，最終使部門立卷愈來愈難以落實，轉移到學校檔案機構后，檔案機構需重新整理，不僅增加了檔案機構的工作量，造成重復勞動，更使部門整理組卷機制落空。新的《規則》是基于辦公自動化和計算機檔案管理的基礎上的，許多高校現已安裝運行了網絡版檔案軟件，為部門網上歸檔提供了平臺。筆者認為在集中管理文書檔案的基礎上，按新的《規則》對其采取年代——組織機構——保管期限三分法是切實可行的，不僅有利于部門歸檔、檢索、查閱，更有利于科學整合文書檔案資源。

三、高校文書檔案管理改革之舉措

（一）制定高校文書檔案管理辦法

綜上所述，高校檔案主管部門應組織力量盡快研究修訂高校檔案管理規范，統一規定高校執行新的《規則》。各高校要結合工作實際，科學變通地執行國家標準和高校行業規范，與時俱進地修訂適合本校發展需要和檔案管理發展趨勢的高校文書檔案分類整理規范。

1.調整高校檔案分類方案，將分散于各類中的文書檔案剝離出來，集中為文書大類與教學、科研、會計等檔案并列為一級類目。在此基礎上制定高校統一的文書檔案分類方案，采取新規則中“年代——組織機構——保管期限”三分法對其再進行分類，結合8號令和高校實際，形成全面、詳細、可操作的《高等學校文書檔案分類方案》。

2.根據國家新《規則》制定《高校歸檔文件整理規程》，規范文書檔案歸檔、整理等具體環節的工作程序、方法、步驟等。

（二）建立覆蓋全校的檔案網絡系統

旨在“簡化整理、深化檢索、重在利用”的文書檔案管理改革是以檔案計算機管理網絡系統運行為支撐的，因為只有實行部門網上歸檔、計算機管理與檢索，歸檔文件一事一件的整理方法的優越性才能更充分展現出來，所以新的高校文書檔案管理規范的出臺和有效實施應以建立覆蓋全校的檔案系統為基礎。

總之，以調整高校檔案分類方案，實施《歸檔文件整理規則》等為主要內容的高校檔案文書檔案管理改革已成為國家文書檔案改革和高校文書檔案管理發展的迫切需要。作為信息、技術、人才集中的高校檔案系統理應積極行動，通過宏觀上科學有效的調整，微觀上全面、快速實施，全面、科學整合高校文書檔案資源，不斷提高檔案工作服務高等教育事業科學發展的能力與水平。

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G271

A

1672-0547（2010）01-0098-01

2009-09-20

汪小琴（1969—），女，安徽安慶人，安徽工業大學綜合檔案室副研究館員。