館際協作共建特色數據庫之探討①

喻萍萍 吳智勇

(長江大學圖書館,湖北 荊州 434023)

館際協作共建特色數據庫之探討①

喻萍萍 吳智勇

(長江大學圖書館,湖北 荊州 434023)

建設特色數據庫是網絡時代滿足用戶個性化信息服務的需要。圖書館之間必須真誠合作共建特色數據庫,實現優勢互補和資源的優化配置。館際協作共同建庫應遵循獨特性原則、標準化原則、合作性原則、用戶至上原則,在充分了解館藏資源結構、用戶需求等基礎上,利用TPI系統合作建庫,組建策略性聯盟進行管理。建庫中,要加強成員館的溝通與利益協調,完善規章制度,權責明確,加強數據庫的宣傳力度和數據質量控制,重視知識產權保護問題及用戶研究。

圖書館;特色數據庫;館際協作;資源共建

特色數據庫是指依托館藏信息資源,針對用戶的信息需求,對某一學科或某一專題有利用價值的信息進行收集、分析、評價、處理、存儲,并按照一定標準和規范將本館特色資源數字化,以滿足用戶個性化需求的信息資源庫。[1]當前,國內許多圖書館都自建或參與CALIS專題特色數據庫建設項目并取得一定成就,如國家圖書館的中國年鑒數據庫與方志類數據庫、上海圖書館的家譜數據庫與中文報刊數據庫、中國農業大學圖書館的棉花文獻文摘數據庫、華中科技大學的機械制造及自動化特色數據庫等。但各館分散建庫、局部使用現象非常嚴重,追求數字資源的“大而全”,低水平重復開發嚴重,浪費了大量的資金、人力和物力。

一、館際協作共建特色數據庫的必要性

圖書館之間協作共建特色數據庫是信息時代發展的需要,是圖書館生存與發展的需要。

第一,真誠合作才能有發展。面對商業信息服務機構的挑戰,圖書館逐漸邊緣化。圖書館只有積極尋求支持與合作,進一步完善館藏資源,減少經費開支,提高圖書館的服務質量和用戶滿意度,才能重拾圖書館的核心競爭力。

第二,建數據庫是一項較大的工程,要耗費大量的人力、財力、物力,也必然會受到技術、資金、信息資源等的制約,因而單館建庫難以保證其質量及規模化發展。館際協作共建特色數據庫有利于彌補單館的不足,保證特色數據庫的質量和規模。

第三,館際協作建庫有利于加大資源整合力度,發揮群體力量,實現優勢互補,減少重復建設和浪費,實現協作館之間的互贏互利。

第四,館際協作建庫有利于優化資源配置,推進信息資源的共享,打破了各自為政、自建自用的局面,實現信息資源的社會價值,為科技創新、技術發展和社會進步提供強有力的智力支撐。

二、館際協作共建特色數據庫應遵循的原則

第一,獨特性原則。在共建特色數據庫時,圖書館應避免“大而全,小而全”的現象,要集中力量有重點地開發某一領域或某一品種的數據庫,選題必須是在館藏基礎上充分體現地域特色、學科特色、專題特色等。

第二,標準化、規范化原則。規范數據庫建設的標準,是建設高質量數據庫的重要保障之一。在特色數據庫建設中,盡可能采用國際、國內通用的數據著錄標準、數據格式標準、數據標引標準、規范控制標準及協議進行系統化、邏輯化組織。[2]

第三,合作性原則。在建庫過程中,要“統一協調、分散建設、規范加工、聯合上網、統一檢索、資源共享”,避免選題重復,并根據各校特色館藏資源和學科建設需要,對各館資源進行統籌規劃和分工,以資源的共建共享為目的。

第四,用戶至上原則。建立特色數據庫是為了更好地發揮特色化信息資源的價值,最大限度地滿足用戶的個性需求。因此,建庫時應遵循“用戶至上”的原則,充分調查研究用戶的信息需求,全面分析數據庫的實用價值、社會效益和經濟效益,保證所建數據庫能面向讀者、面向社會需求,能進行深層次開發,實現增值效應。

三、協作建設特色數據庫的內容

館際協作建設什么樣的特色數據庫,首先要了解“特色”的內容,即學科特色、專題特色、地方特色、民族特色等。例如,著名的特色數據庫有潮汕地方文獻數據庫、特區文獻數據庫、珠三角房地產數據庫、佛山石灣陶瓷世界數據庫、“朝鮮—韓國學”文獻資料中心、藏學文獻資料中心、孫中山全文數據庫等。其次,要了解數據庫的類型。按數據庫存儲描述方式可分為全文型、數值型、事實型等源數據庫和目錄、題錄、文摘等書目線索型參考數據庫。協作館可根據實際需求選擇所建數據庫的類型。再次,要充分了解各館館藏資源結構和用戶需求。各協作館館藏資源結構要彼此透明,以用戶需求為導向,有利于把握各協作館的優勢和劣勢,便于統籌規劃,面向用戶需求建設特色數據庫。例如,為滿足院校學科建設的需求,若各館在某一學科資源建設方面共俱優勢,各協作館可考慮共建這一學科特色目錄數據庫,整合協作館的資源。各館利用有限的資金負責某一部分內容的建設,而對于本館未購買的資源,可以通過文獻傳遞來獲取,保證該學科的文獻保障率。總之,協作館以共建共享為理念,積極協商達成共識,統籌規劃,避免資源浪費和重復性勞動,保證建庫工作的推進。

四、協作共建特色數據庫的工作流程與運作模式

(一)協作共建特色數據庫的工作流程

TPI系統是為圖書館數字化及特色數據庫的運作管理提供的一套全面的解決方案,包括全文檢索服務器程序、電子圖書制作、元數據加工、內容發布數據轉換、遠程教育等子系統。利用TPI軟件建庫的步驟如下:(1)管理員設置權限。(2)數據加工人員設置數據庫模板。(3)數據的采集。以成員館現有的資源為基礎,同時收集網絡資源或其他資源,進行整理、組織、加工、錄入系統。(4)數據的錄入。人工錄入即用掃描儀把文獻資料加以掃描,采用TPI中的電子書加工工具將其轉換為圖形格式或文本格式,通過TPI系統中內容加工與發布工具將其上傳至建立的數據庫中。(5)數據的發布,包括內容的發布和訪問權限的控制。TPI系統提供多種數據庫發布類型(TPI、CN KI、GOOGLE、IMA GECARD及VIDEO等13種不同的類型),可適應不同用戶的檢索習慣。為方便用戶的檢索需要,應根據不同的數據庫模式來選擇發布類型。例如在發布會議論文數據庫時選擇CN KI格式,它是期刊網數據庫的檢索方式,這是大多數文字型數據采用的發布格式。它可以將發布界面分為“概覽區”和“細覽區”,在“概覽區”可選擇論文集的名稱、文章題名、主要責任者的姓名作為檢索詞;在“細覽區”可選擇論文集的名稱文章題名、主要責任者的姓名及關鍵詞等作為檢索詞進行進一步的檢索。在利用TPI建庫過程中,要統籌規劃,平衡協作館的利益,在了解各協作館的優勢和缺陷基礎上分配不同的權限和不同的任務。

(二)協作共建特色數據庫的運作模式

作為企業管理理論的一個重要概念,策略聯盟(Strategic Alliances)是指兩家或兩家以上企業為了共同的目標,通過交換彼此的關鍵資源,在一定時期內攜手合作以創造競爭優勢的一種經營行為及合作方式。[3]該理念強調合作雙方的資源互補以及戰略目標的實現。策略聯盟不是組織性的聯合或合并,只是一種營運上的聯合策略。為保證特色數據庫的共建共享,協作館可采用策略聯盟運作模式進行管理。在協作建庫前,首先由各館協商建立聯盟委員會,聯盟委員會主要負責聯盟戰略目標的確定、聯盟制度的建立、聯盟成員的價值觀認同、資金的籌措一系列機制的建立及聯盟的正常運行等。然后在各館抽調館員成立合作研究小組,合作研究小組由項目負責人、數據采集員和系統維護人員組成,主要負責數據的采集、錄入和維護等業務工作。

同時,協作建設特色數據庫的工作流程與運營方式必須要與軟件開發商合作,共同開發與管理適應合作體的自動化系統,并在實踐中不斷升級、完善系統功能,使合作體中的工作按照既定系統程序順利運行。

五、協作建庫中應注意的問題

(一)加強成員館之間的溝通,建立信任機制

在館際協作建設特色數據庫的過程中隨時會出現技術問題與觀念分歧,所以實時而有效的溝通格外重要。各成員館之間、成員館與協調機構之間、工作人員個體之間的有效溝通,是保證合作中通暢的信息交流、促使各館達成共識的有效手段。OCLC (Online Computer Library Center,聯機計算機圖書館中心)的高層管理人員就曾指出,OCLC的成功取決于其為成員館提供的優質服務及相互間的良好溝通與合作。[4]合作中溝通的形式可多種多樣,如定期組織學術交流及館長會議、舉辦各專項問題研討會等,利用網絡論壇、電子郵件、QQ等進行實時溝通,及時通知及解決各種問題。

(二)及時協調成員館的利益

如何平衡合作體中各方利益關系、如何充分調動成員館的積極性、如何保障整個合作體的共同利益以達到共贏,是館際協作建庫首先要解決的問題。雖然在合作過程中各館之間也制定了一些協議,但缺乏具體的操作辦法,對一些實際問題缺乏明確的規定,促使有些圖書館對合作缺乏信心,從而產生許多顧慮,影響了合作的積極性。特別是當本館利益與整個合作體利益發生沖突時,很多館難以顧全大局,難以協調個體與個體之間及個體與集體之間的利益關系。[4]

(三)統籌規劃,完善規章制度,明確權責

在“統一標準、集中培訓、分散加工、聯合建庫”的方針下,各館要統一思想認識和技術規范,統籌分配各館的工作和任務,通過協作以提高開發和利用特色資源的綜合能力,從而實現特色資源的合理配置和有效利用。完善的制度是成功的合作的保障。建立組織機構、資金管理、資源建設與使用等方面有配套的實施細則與監督制度,明確成員館的權責,才能確保特色數據庫的順利建設與共享。例如,美國華盛頓研究圖書館聯盟(Washington Research Library Consortium,簡稱WRLC)的存在及發展也得益于合作協議和法規的制定,其協議中明確規定了WRLC成員的權利和義務,并制定了一系列有利于組織穩定及資金投入的特殊規定,這些制度既保證了聯盟成員的連續性,也確保了聯盟組織結構的穩定性。[5]

(四)加強數據質量控制

標準化是建設特色數據庫的原則之一,也是數據質量控制的關鍵。聯合建設特色數據庫如果缺少統一遵循的標準和規定,存在著數字化信息資源開發和利用標準不統一與數據標引混亂的現象,易造成數據質量低下、資源無法共享。數據質量控制主要在于數據采集和數據錄入的標準化。采集數據時應注意以下三個方面:第一,確定合理的收集范圍,包括學科范圍、時限范圍、地域范圍、文種范圍等;第二,確定信息源的種類,包括圖書、期刊、會議錄、論文集、專利文獻、產品說明、科技報告及網上信息;第三,確定收錄信息的形式,包括文字、圖片及多媒體信息等。對于數據錄入的標準化,可按照《UMMARC格式和手冊》、《中國機讀規范格式》等國際國內的有關標準和要求進行建設,實現標引的規范化和著錄的規范化。

(五)加大特色數據庫的宣傳力度

為了最有效地發揮資源的社會效益,各館必須加大宣傳特色數據庫的資源。第一,在圖書館主頁進行宣傳。主要是在圖書館的主頁上對該數據庫的內容和使用方法進行簡單的介紹。第二,定期舉行數據庫使用方法的培訓或者講座。可在校內定期舉行數據庫的使用方法的培訓或者講座,普及數據庫使用方法和知識,幫助用戶掌握數據庫使用的技巧,提高數據庫的利用率。第三,主動推介給主要的用戶群。可以采用E-mail等形式,將該數據庫的內容、特點、使用方面的信息主動推送給潛在的用戶群。特別是學科專指度較高的數據庫,可以針對其學科特點,向相應專業的老師和學生進行推介。

(六)重視知識產權保護問題

知識產權問題是目前建庫中較為突出的問題從信息采集的主要3個途徑來看,建設特色數據庫必然涉及文獻資源數字化版權問題、數據庫知識產權保護問題及網絡信息傳播權等問題。建庫中,圖書館如何在適應知識產權國際秩序的基礎上,通過合理適度的法規調整,解決好特色數據庫建設與知識產權保護的關系。一方面。要尊重他人的研究成果,“合理使用”。要解決好“下載”和“復制”所帶來的侵權問題,解決作品的著作權問題;在使用有關的信息資源時,盡可能標明出處;對于已購買數據庫的資源,要尊重其獨創性,而對不能取得使用權的數據庫資源,可在自建數據庫中建立題錄,標示網絡地址,然后建立超文本鏈接,為用戶提供網絡導航。另一方面,要做好自我保護工作。在研制特色數據庫之初,要著眼于與國際接軌,不僅保證信息資源的共享,而且要做好數據庫上網后被套錄、被盜版的防范工作。

(七)加強用戶研究

為滿足用戶深層次需求,作為一種由獨特性資源與信息服務組成的整合性產品,特色數據的專指性和實用性往往能夠向用戶提供更具針對性的資源與服務,有效降低用戶的決策成本。[6]因而,要建好特色數據庫必須加強用戶研究,主要包括用戶群、用戶類型、用戶使用心理、用戶使用行為等方面的研究,從而明確特色數據庫的建設定位。

六、結語

在信息時代,特色數據庫的建設不僅要注重特色資源的搜集和整理,更要重視特色增值服務的開展,不斷完善和提高特色數據庫的規模和質量,滿足用戶的個性需求,凝聚圖書館的核心競爭力。

[1]李三鳳.我國高校圖書館特色數據庫建設研究[D].湘潭大學, 2006.

[2]鄧蓉,等.湖北省高校圖書館特色數據庫調查與分析[J].新世紀圖書館,2006(5).

[3]陳麗納,熊靜.圖書館聯盟運作模式的發展趨勢——公司制聯盟和策略聯盟[J].情報資料工作,2008(1).

[4]張力,王維.近年來我國圖書館區域合作問題的思考[J].情報理論與實踐,2007(4).

[5]張海燕.數字圖書館實現資源共享的對策研究[J].情報科學, 2006(6).

[6]劉秀英.高校特色數據庫建設之定位——基于商業性文獻數據庫目標市場策略的方案[J].西南民族大學學報(人文社科版),2009 (8).

責任編輯 袁麗華 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G250.7

A

1673-1395(2010)05-0114-04

2010-07-10

喻萍萍(1983—),女,湖北荊門人,助理館員,碩士,主要從事信息資源管理研究。

① 本文屬長江大學優秀中青年科技創新團隊資助計劃項目(長大校發[2007]85號)產出論文。