合并高校圖書館期刊編目現狀及對策①
——以長江大學圖書館為例

周愛蓮

(長江大學圖書館,湖北 荊州 434023)

合并高校圖書館期刊編目現狀及對策①
——以長江大學圖書館為例

周愛蓮

(長江大學圖書館,湖北 荊州 434023)

長江大學圖書館合并后,對期刊書目數據進行了簡單的系統合并。因為沒有進行嚴格的人工判重,數據重復現象比較嚴重,且書目數據不夠完善,加之館藏布局發生變化,過刊由合并前的多校區多地點收藏改為合并后的集中一個庫收藏,沒有制定統一的排架標準,致使過刊排架沒有依據。必須組織人工判重合并,刪除重復記錄,完善書目數據,確定統一的排架號。

圖書館合并;期刊編目;現狀;對策

一、期刊編目現狀

(一)書目數據簡單

期刊數據經過系統自動判重,部分重復記錄實現了合并,但是無論是已合并還是未得到合并的期刊數據,仍然保持原貌,基本上屬于簡編記錄,沒有套錄CALIS數據進行完善,這樣,就大量存在必備字段缺省的情況,有的對刊名刊號的變更沒有作詳細的說明,檢索起來不方便,回溯建庫中,常遇到要連續用三個檢索途徑才可能找到要找的記錄的現象,影響工作效率。

(二)記錄重復

因合并前各館期刊書目數據的質量、期刊著錄的詳簡級次有差異,書目數據的側重點不同,加之期刊本身信息的變動較大,經常出現改刊名、改刊號或改變ISSN號的現象,以及ILAS系統本身的原因,由ILAS系統自動判重合并,不可能對數據庫中的重復數據實現完全合并[1],所以,目前,我館的期刊書目數據還存在大量的重復現象。如,中國病理生理雜志,ISSN1000-4718,合并前有兩館收藏,應該說,這條記錄也實現了合并,因為它的905字段是重復的,反映出前農學院和醫學院的館代碼,但是合并的記錄又出現兩條,一條簡單,一條較詳細,兩條記錄上都有館藏。如,編輯學報,現有兩條記錄,一條有館藏,一條無館藏,反映的書目信息不完全一致,見表1。

表1 目記錄重復實例

在回溯建庫中遇到重復記錄,目前還不能簡單地刪除,還來看上面的例2,2-1只有書目信息,沒有館藏信息,筆者以為是一條多余的數據,欲實行刪除,結果,系統提示:

該書目記錄有連接內容

有訂購信息…

有記到信息…

有裝訂信息…

不能刪除!!!

(三)館藏點普遍發生變化

圖書館合并前,各館的過刊分別存放在各自的過刊庫,每個過刊庫都是按照本館的過刊排架體系進行排架;合并后,所有的過刊歸并到一個庫,有的期刊,通用性較強,可能各館都訂,這種情況下可以以某一個館的排架為準,但是有些期刊專業性強,可能只有一個館收藏,這種情況勢必造成一會兒按此排架體系排架,一會兒又按彼排架體系排架,可能在同一個庫房中有多種排架體系并存,無論是工作人員排架還是讀者查找,都會莫衷一是,無所適從。

(四)過刊排架號問題

館藏點變化引出排架號問題。書目數據合并,對于圖書部分,在索取號的編制上作了明確的詳細的規定,而對于期刊,只是重復了905字段,即保留合并前各館的期刊排架號,以后增訂了新刊怎么取號,沿用哪個館的排架號,館藏點變化后以哪個館的排架號為準,這些都沒有作規定。

例如:經濟研究,ISSN0577-9154,長江大學合并前,原各校圖書館對這種刊均有收藏,書目信息中對應的館藏索取號分別為:

905@aJ PUL@fF/1/S-191 J PUL——江漢石油學院圖書館

905@aJ ZTC@fF/9 J ZTC——荊州師范學院圖書館

905@aHN@fF/2-1 HN——湖北農學院圖書館

905@aHY@fF/1 HY——湖北衛生職工醫學院圖書館

館藏信息中對應的條碼號分別以各館的原代碼開頭。

圖書館合并后,過刊集中存放在一個庫里面,那么,到底應該以哪一種排架體系為準呢?這個問題應該是在過刊合庫以前就加以規定的,但是由于種種原因,至今還懸而未決,因而過刊排架無統一的依據,給讀者查找造成相當大的不便。

二、期刊編目對策

(一)人工合并,刪除重復數據

發現重復數據后,宜將所有相關的信息集中到一條書目記錄上,即對多余數據的訂購信息、記到信息、裝訂信息、館藏信息進行剝離,然后刪除。

(二)完善期刊書目數據

人工判重合并,刪除重復數據后,對所有的期刊書目數據以CALIS數據套錄。這個過程是由系統自動完成還是由人工逐條實現,有待商榷。筆者認為,由人工完成比較穩妥。還是因為同樣的原因,期刊著錄不規則、不完善、不準確,若自動套錄,不可能實現完全的套錄,需要操作員逐條比對、反復確認[2]。

(三)設計長江大學圖書館的過刊排架號

在對期刊書目數據廣泛調研的基礎上,圖書館領導曾經組織過刊編目業務人員討論原各館各種排架體系的意義,比較其優劣,從中汲取有用的部分,以此為基礎設計出適合長江大學圖書館的過刊排架號,前提是便于檢索、排架、查找。

(四)明確工作責任劃分

目前,我館的期刊數據涉及到三個部門的業務工作,采訪部門訂購用,典藏部門記到用,閱覽部門過刊回溯建庫用,當多條記錄存在時,可能出現一個部門用一條的情況,每一條記錄上都掛有必要的信息,那么,要是哪一個部門想要刪除重復記錄都不可能。因此,應加強部門間的協調與溝通,梳理工作流程,明確崗位分工,責任落實到人。按照ILAS系統的功能設計,在連續出版物子系統下,設有訂購編目、現刊管理、過刊管理等功能,很顯然,期刊編目屬于訂購;現刊管理負責對每一期刊物驗收記到,我館歸典藏部管;過刊管理負責對下架裝訂后的期刊合訂本進行回溯建庫,主要反映期刊的館藏財產號(條碼號)、價格、卷冊信息、裝幀形式、館藏點等。

(五)加強學習,提高素質

明確的分工是必要的,但是在實際工作中應該提倡互相幫助,凡是可接觸到期刊的書目數據的職工,都應加強相關的業務學習,了解連續出版物編目各字段的含義并能應用之,這樣,無論是誰在工作中發現了問題,都有能力解決,而不至于相互推諉。

[1]周貴族,張學海.ILAS II系統的期刊數據合并缺陷及解決方案[J].情報雜志,2000(4).

[2]范佩芬.關于期刊書目數據維護的幾點思考[J].圖書館雜志, 2004(11).

責任編輯 袁麗華 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G255.2

A

1673-1395(2010)05-0101-02

2010-07-10

周愛蓮(1964—),女,湖北沙市人,副研究館員,主要從事文獻編目研究。

① 本文屬長江大學圖書館科研基金第二批項目(200903)產出論文。