高校檔案管理的現代化建設研究

李長江

（長治學院 院長辦公室，山西 長治 046011）

高校檔案管理的現代化建設研究

李長江

（長治學院 院長辦公室，山西 長治 046011）

高校檔案工作是高校教育事業重要的組成部分，是高校發展、社會發展的需要，在信息量不斷增長的現在，怎樣通過先進的管理方式才能高效、超前、迅速地為高校教學、管理和各項工作提供優質服務，這必然給高校檔案管理工作提出了更高的要求。文章根據高校檔案管理中面臨的現狀和問題，分析了高校檔案管理現代化建設的意義和可行性，提出了高校檔案管理現代化建設的策略和初步構想，以適應目前高校檔案管理現代化的發展需要。

高校檔案；檔案管理；現代化

隨著信息時代的來臨，信息作為一種資源越來越受到人們的重視，同時，人們對信息作用的認識水平也在不斷提高。而高校的檔案資料作為影響高校發展的重要的資源之一，它的價值和作用也越來越被更多的高校工作者所認識。然而，檔案管理工作實踐中由于受到時間、地域的限制，高校檔案信息經常無法及時地滿足用戶的要求，無法真正實現檔案的信息資源共享和使用最大化。因此，為了滿足信息化時代中高校發展對高校信息資源儲備和使用“廣、快、精、準”的要求，高校檔案管理建設必須與時俱進，借助先進的現代化通訊設施和技術手段，建立高校檔案信息網絡管理體系，以實現檔案信息管理的現代化建設。

一、高校檔案管理現代化建設的研究意義

2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動。目前我國高校檔案管理已經進入信息化、電子化階段，計算機技術和信息技術的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰。如何適應新形勢，對檔案工作進行科學化管理，提高高校檔案管理現代化水平，成為擺在我們面前的一個新的課題，具有十分重要的理論價值和研究意義。

（一）適應經濟社會和高等教育發展的需要

一般來說，傳統的檔案材料主要的載體紙張，輔以各種其他的書寫材料。因此，傳統型的檔案的基礎和基本方法是通過手工管理的模式，采用的也是以手工服務的主要手段來實現檔案管理的目標和任務。在高校檔案管理的電子化浪潮下，計算機等信息設備也逐漸被高校檔案部門廣泛應用，高校檔案管理工作也逐漸由手工作坊式轉變為計算機管理模式，甚至有條件的部門和單位率先完成了計算機網絡化管理，但是在本質上，計算機等信息設備仍然局限在檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式也大部分是單機型的，從根本上沒有建立起動態的系統化的信息數據庫功能。換句話說，目前大部分高校的檔案管理即便實現了微機操作，但功能仍只限制在檔案目錄的存儲檢索，只是電子化的手工管理，計算機只是作為一種檢索工具或者只是取代了老式的檔案柜而已。要實現真正能向用戶提供機上檔案內容信息服務，或由用戶自行上機檢索檔案信息的現代化檔案管理功能還有很長的路要走。如前所述，我國教育和科研網的建立，以及高校電子信息網絡平臺的完善使得高校過去形成檔案的文件、通知、規章制度等主要材料，現在大部分都采用了電子文件的形式在網上發布，有的教育行政管理部門甚至形成了電子信息網絡平臺，同時，一些重要的或者保密性質的文件信息也繼續采用了傳統型的即以紙張為載體的同一文本材料。這種既發揮了網絡信息的快捷又吸收了傳統手工管理的安全優點的現代化檔案管理的發展趨勢，對以后的高校檔案管理工作提出了新的要求和任務。只有積極轉換思想，主動求變，才能適應高等教育發展的新趨勢和新要求。

（二）提升高校檔案管理工作的服務功能和水平

高校檔案管理現代化建設改革發展以來，利用信息網絡技術的強大技術手段，極大地提高了高校檔案管理工作的服務范圍和水平。就傳統的檔案管理內容而言，安全性保密性程度較高，但其缺點和弊端也隨著信息化管理的發展而日益突出。但是從目前我國高校發展的水平和要求來看，結合國外的先進經驗和教訓，從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，可以而且一定會同時為高校發展服務和貢獻各自的力量。用管理學的理論來說，傳統型檔案主要采用手工管理，比較容易受到客觀條件的制約和認為因素的影響，檔案管理的實踐也已經證明，因檔案管理人員個人的水平、能力、責任心等諸多因素可以使檔案管理工作質量和水平產生很大差異。與之相比較，以電子式文件為代表的新形式的檔案，雖然也采用人來管理和操作，但是這種管理的基本手段和方式是通過編制計算機管理程序來實施管理，其產生的管理和運用差異以及操作誤差都會小很多。同時，基于模式化和程序化管理特點的高校檔案管理減低了傳統檔案管理工作人員的重復簡單勞動，減少了由于手工操作而帶來的誤差和損耗，現代化的信息網絡平臺可以動態地利用高校各職能部門形成的各種電子式文件檔案材料，利用信息網絡技術進行科學匯總和系統整理，按照現代管理要求和模式，結合信息管理技術成果，及時將高校發展的信息和檔案資料規范化和系統化。總之，信息網絡的強大功能結合傳統檔案管理的先進經驗可以極大地改造和促進高校檔案管理工作的現代化進程。

（三）提高檔案管理工作的資源共享和利用效率

與傳統的檔案管理手段而言，現代化的檔案管理系統的最大優點就是可以實現真正意義上的高校檔案資源共享利用。傳統的方式和手段來講，只能解決一般檔案信息的檢索查找（如檔案目錄的檢索），而現代化檔案管理手段來說除了效率更高，誤差更小以外，更加可以通過一定的用戶密碼指令進行聯機檢索查找和打印輸出服務，從而可以使得檔案管理信息資源的的利用不受地域和時空限制，將信息的接受群體發揮到最大，而相應的成本降低到最小。在配套的安全過濾系統輔助下，只要是系統允許的合法用戶，就可以隨時從網絡檔案管理系統和平臺下體驗到現代化信息管理的體驗。

二、高校檔案管理實行現代化建設的原因探析

（一）檔案管理的現代化是信息時代發展的要求

美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。高校檔案信息數字化、網絡化和現代化是提高檔案注意力的有效手段，它可使高校的所有利用者不受任何時間、空間等客觀條件的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦，即可進入檔案管理系統按照自己的條件和喜好隨時查閱和拷貝自己需要的檔案信息，將信息網絡技術的先進成果及時轉化為科研動力。傳統的檔案管理中大量的工作內容被繁雜的文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作所替代，而最核心的檔案數據整理和系統化工作卻得不到重視。其次，在目前高校的發展過程中，基本實現了各部門的網絡化管理和電子設備操作，很多的部門材料和文件資料都以電子數據的形式進行交換、使用、修改和儲備，這些基礎工作使得現代化條件下高校檔案業務工作變得更加方便、快捷、高效。只要建立和完善了教育系統內部電子信息網絡平臺，就可以非常便利地和高校地將數字化檔案信息及時歸檔和科學整理，并盡快地反饋給用戶并提供幫助。在信息網絡平臺管理體系下，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分部門分級別分渠道傳閱自己相關的文件，并批示處理意見和處理結果，最后統一將文件資料等數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫就基本完成了高校的教育檔案數據錄入工作，既省時省力又安全高效，而且減少了檔案管理人員的人事配置，既精簡了檔案管理機構又提高了檔案管理服務水平。

（二）計算機等信息化工具為檔案管理現代化提供了物質保障

隨著高等教育與電子信息技術的日益結合，大量的計算機等信息工具被當作先進的教育手段和工具來使用，越來越多的高校建設了大量的多媒體教室，越來越多的電腦被作為教育教學的基本工具來使用從而形成了大量的數字化教育教學信息。同時使得傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，以數字格式進行交流和使用。很多高校也建立和完善了校園網等信息網絡平臺的使用，結合權威的期刊著作搜索引擎和工具，為高校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，老師和學生都可以從中受益，信息網絡化的教學教學已經逐漸演變成一種新的工作和學習方式。

（三）高校檔案現代化的軟硬件已經基本成熟

1、我國計算機網絡技術的迅速發展 在我國與國際互聯網方興未艾之際，各高等院校積極引進高新科學技術和理念，紛紛著手建設校園網，各高校的校園網由不成熟到陸續建成再到不斷被進行完善提升，實現了我國計算機網絡建設的迅速崛起，為我國高校檔案現代化建設打下了堅實的物質基礎和技術條件。

2、高校檔案館自動化建設初見成效 歷史證明，自動化是高校檔案館走向現代化的必由之路，是高校檔案管理工作的階段性發展目標和方向。我國的高校檔案館自動化建設經過三十多年的努力，已經開發研制出數百個自動化專用軟件。大部分高校的檔案管理工作已經可以基本實現收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。同時，自動化改革的成果也包括了高校檔案人員思想的轉變和觀念的更新，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。這些先進理念和人才為檔案館現代化建設提供了軟件和強有力的技術保證。

3、高校發展的經費支持得到初步解決 長期以來，經費不足是影響高校發展的瓶頸問題，更是高校檔案管理走向現代化的最大障礙。實踐證明，網絡化的優越性和作用是巨大的，其產生的效益和影響更是不可以用金錢來簡單衡量的。作為學校信息服務中心的檔案管理部門，其地位和作用在高校的現代化發展中應當更加突出，更加應該得到經費的加大投入。同時，在轉變觀念的前提下檔案管理部門自身通過多種創收渠道增加收入，也增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，并在人員配置和培訓上給予經費支持，使得檔案管理工作得到全面提升打下了堅實的基礎。

三、目前高校檔案管理現代化建設中主要的障礙問題

（一）檔案管理觀念落后

目前，高校檔案工作的基本管理模式，大多是以原有的手工管理模式為原型，以計算機等信息化工具為輔助，雖然也采用了電子信息化技術，但是這種管理模式的核心仍然是以檔案信息載體為核心，而不是以檔案信息為核心。主要的工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等信息的載體材料。在這種管理模式下，根本無法形成現代的科學管理觀念，依然采用舊的檔案管理理念，導致信息化工具非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。

（二）檔案管理模式陳舊

檔案信息管理模式目前僅局限于檔案工作內部的編目和檢索等環節發生局部作用，檔案管理仍然以手工錄入和編輯為主要技術前提，具體的檔案信息無法納入到檔案管理的范疇中來，換句話說，信息化工具的實際目的仍然是為了服務于人工操作和查閱，本末倒置，急待引進先進的檔案管理模式。

（三）檔案信息服務范圍過窄

檔案信息管理更多的局限在部門或單位內部，拒絕與外界發生關系，很大程度上只是為個別部門內部服務，作用只是是輔助檔案工作人員手工管理檔案實體。失去了檔案信息的外部交流和共享功能。因此，通過計算機網絡技術及早建立起現代化的檔案數據庫和網絡平臺，這將大大提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發利用檔案信息的能力，促進圖書館檔案工作的提高與發展，來實現高校檔案管理的現代化。

四、完善高校檔案管理現代化建設的對策

（一）建立健全現代化的檔案管理制度

要實現檔案管理工作的現代化，首先是檔案管理意識的現代化。因此，在樹立和加強檔案管理現代化意識的前提下，建立健全現代化的高校檔案管理制度，是搞好高校檔案工作的基礎。根據《檔案法》和國家有關檔案文件規定，結合高校目前檔案管理工作的實際情況，迫切需要制定出適合高校發展的檔案管理制度，一是更新檔案管理理念，轉變守舊思想，與時俱進，以科學發展觀為統領，形成符合高校教育教學發展規律和要求的科學的高校檔案管理指導思想。二是建立科學的檔案組織管理運作機制，不僅要把科學的管理制度形成文件，更要在檔案管理的各個環節都要實現制度化、規范化和現代化；三是建立和落實各級檔案管理工作責任制，明確個人職責，使圖書館檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實處。

（二）加強高校檔案信息資源的外部開發

高校檔案的開發利用是高校檔案工作的重要發展動力。在開發利用方面，檔案人員應做到以下幾點：首先，要加強高校檔案工作的信息化建設。針對學校師生對于信息需求的快捷、方便、準確等特點，高校檔案管理人員應利用現代技術對檔案進行科學管理和深層次的開發。其次，日常管理中檔案管理人員應及時準確的匯總和整理檔案材料，積極輔助配合領導決策，為高校各級各部門領導作出指令給予數據和信息支持。同時，要搞好檔案管理現代化建設的宣傳工作，利用自身優勢，發掘部門潛能，使高校的教師和學生成為高校檔案信息的忠實用戶，充分認識到高校檔案資料的存在價值。

（三）做到科學分類，同步歸檔

按照《高等學校檔案管理辦法》，根據高校的實際情況，按部門、內容等形式上的異同，分成若干類別：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類。同時，可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。并且，高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。

（四）提高信息資料利用水平，擴大檔案工作服務范圍

隨著高校辦學規模不斷擴大，辦學層次不斷提高，高校的外部環境也發生了很大的變化。很多地方的經濟社會發展非常依仗于高校的各種服務功能的改進，就檔案管理工作而言，加強基礎設施建設，加大信息咨詢等服務功能，傳播高校已存檔的教學業務活動記錄、科研活動成果狀況等，通過有效形式在社會外部宣傳、介紹、交流，提升高校的影響力及檔案信息資源的利用率。結論高校檔案管理的現代化建設是目前高校管理工作的重點內容，不僅對全國高校檔案管理工作的發展起積極的推動作用，更為重要的是對高校和社會的其他各項工作也會產生積極的影響和作用。因此，應把高校檔案管理的現代化建設納入高校發展的重要組成部分，切實做好調查研究等相關工作，積極促進其現代化建設，以適應高校和經濟社會發展的需要。

（責任編輯 單麥琴）

G271

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1673-2014（2010）04-0084-04

2010—04—11

李長江（1965— ），男，山西武鄉人，碩士，主要從事檔案管理學研究。