圍繞計量認證,不斷完善環境監測檔案
——以云南省環境監測中心站為例

邰 娟

(云南省環境監測中心站,云南昆明 650034)

圍繞計量認證,不斷完善環境監測檔案
——以云南省環境監測中心站為例

邰 娟

(云南省環境監測中心站,云南昆明 650034)

以云南省環境監測中心站為例,闡述圍繞計量認證不斷完善環境監測檔案的過程,分析存在的問題并提出對策和措施。

計量認證;監測檔案;完善

1 概念

1.1 計量認證

計量認證是我國通過計量立法,對凡是為社會出具公證數據的檢驗機構 (實驗室)進行強制考核的一種手段,是由政府計量行政部門對技術機構的計量檢定、測試的能力、可靠性和公證性所進行的考核和證明,也稱實驗室認證。

計量認證的 CMA標志是 “China Metrology Accreditation”的縮寫,中文含義為 “中國計量認證”。取得計量認證合格證書的檢測機構,允許其在檢驗報告上使用 CMA標記;有 CMA標記的檢驗報告可用于產品質量評價、成果及司法鑒定,具有法律效力。在產品質量檢驗和檢測等領域已將計量認證列為檢驗市場準入的必要條件。

1.2 檔案

檔案是一切工作的記錄,可真實還原工作的全過程。環境監測檔案是各級環境監測機構在環境監測工作中形成的各類記錄,它是各級監測機構向各級環保局、各級政府提供決策的重要依據和憑證。

1.3 環境監測檔案的組成

根據《實驗室資質認定工作指南》,環境監測檔案應包括與環境監測工作相關的組織、管理、記錄、校準、采購、審核、人員、方法、設施和環境條件等 19個要素,是決定監測結果的重要部分。

2 云南省環境監測中心站環境監測檔案現狀及管理

云南省環境監測中心站 (以下簡稱省站)自1994年首次通過國家計量認證后,通過多次的復查評審和內審,針對評審中存在的問題,不斷修改環境監測檔案管理的內容,使省站的環境監測檔案日漸完善,不但能達到計量認證的要求,同時也大大提高檔案的使用價值,使環境監測檔案更有意義。

2.1 現有監測檔案數量及使用情況

省站檔案經過不斷積累,數量明顯增加,目前,省站根據工作實際,將檔案分為 8大類約2700卷,19個要素分布其中。

隨著檔案數量不斷增加,內容日漸完善,管理更加規范,監測檔案使用率大幅增加,在各類檢查中也順利通過。

2.2 監測檔案管理工作的幾個階段

(1)通過 1994年的首次計量認證和 1999年計量認證復查,省站對檔案室進行改造,同時將原有檔案打散,按照計量認證的相關要求重新分類,編目。新的檔案分類為一級目錄 8個,二級目錄 26個,約 1000卷。

(2)通過 2004年計量認證擴項/復評審和2006年國家飛行檢查,修改檔案目錄,新增二級目錄 7個,檔案約 2000卷。

(3)2008年,為適應新要求,根據《實驗室資質認定工作指南》將監測檔案按 19個要素重分,使之更符合要求,使用更方便。調整后的檔案分類為一級目錄 8個,二級目錄 56個,約2700卷。

2.3 省站監測檔案工作的幾點做法

(1)領導重視。領導重視是做好檔案工作的關鍵,是檔案工作有序推進的動力。在領導支持下,省站改造檔案室,配備相關設備,考查咨詢,建立管理體系,制訂規章制度等工作有序進行。

(2)明確目的。以符合計量認證要求為目的,對存在的問題限期整改,并核查整改結果,促使監測檔案完整有序,使用方便。

(3)適時調整。結合計量認證評審和內部審核,發現不符合項及時進行調整。如,2008年內部審核發現原來的二級目錄不能清楚體現 19個要素的內容,省站及時進行調整,在二級目錄中將19個要素一一體現,使檔案管理更清晰。

(4)制度保證。在程序文件、質量手冊等管理體系文件中明確規定檔案的歸檔、分類、編目、保管以及不符項整改的方法和要求,以此促進檔案工作的發展。

3 檔案管理存在的問題及解決方法

3.1 存在問題

(1)重視不夠,應付檢查。平時對檔案工作不夠重視,表現為想存檔時就存,清理辦公桌時就存,評審或有檢查前就催,集中歸檔不顧內容。

(2)內容不完整,使用效率不高。存檔時有多少存多少,找著什么存什么,致使檔案內容不完整,不能完整反映工作全過程,如此檔案就失去應有作用,意義不大。

(3)被動整改,過關就行。對于計量認證中的不符合項,整改工作被動,只求過關了事。

(4)檔案電子化程度不高,使用不便。檔案管理電子化程度不高,電子化停留在目錄階段,查閱檔案仍以查找檔案原件為主,使用極為不便,與如今的電子時代極為不符,效率不高。

3.2 解決方法

(1)加強學習,提高認識。通過學習,了解檔案的重要性和它的現實意義,提高對檔案的認識,充分發揮檔案的作用。

(2)圍繞認證,促進管理。緊緊圍繞計量認證,通過認證的不斷深入,調整檔案管理程序,修改檔案類目,使之更符合要求,更實用。

(3)完善制度,完善檔案。以完善的制度不斷促進檔案內容完整,完善、完整的檔案才能有更好的使用價值。

(4)加強電子化,提高效率。與時俱進,加強電子化,適應時代要求,簡化工作程序,提高使用效率。

4 小結

檔案管理的最終目的就是檔案利用。隨著計量認證工作不斷深入,應通過不斷改進和完善,使檔案進入“存得好、用得好”良性循環中,讓檔案真正成為工作的完整反映,成為我們總結工作經驗的依據,成為我們工作的好幫手,成為我們真正的財富。

[1]國家認證認可監督管理委員會.實驗室資質認定工作指南[M].北京:中國計量認證出版社,2008.

[2]本書編寫組.環境監測機構計量認證和創建優質實驗室指南[M].北京:中國環境科學出版社,1994.

[3]本書編寫組.中國環境保護檔案管理 [M].北京:中國環境科學出版社,1989.

Improving Environmental Monitoring Document Management Based on Metrology Accreditation

TA IJuan

(Yunnan Environmental Monitoring Center,Kunming Yunnan 650034 China)

The whole process of improving environmental monitoring document management based on metrology accreditation are introduced by taking Yunnan Environmental Monitoring Center as a case study.The measures are put for ward to solve the existing problems.

metrology accreditation;monitoring document; improve

X83

A

1673-9655(2010)增 1-0119-02

2009-04-30